ISO 9001 2008 GUIA DE AUDITORIA Nº 03 Auditoría a la Alta Dirección SERIE MANUALES DE CALIDAD 1
NORMA INTERNACIONAL ISO 9000 MANUAL DEL AUDITOR de SISTEMAS DE CALIDAD GUIA DE AUDITORIA Nº 03 Auditoria a la Alta Dirección Cómo auditar los procesos de la alta dirección No podemos negar que cuando hablamos de la Auditoria a la alta dirección se dispara cierta preocupación de los auditores para poder planificar la auditoria de manera que salga muy bien, esa planificación por momentos se hace muy extensa y abunda en notas a auditar y por momentos se resume a algunos pocos puntos. Mucho depende si la auditoria es externa o es interna, generalmente en el primer caso siempre queremos dejar demostrado a la empresa que nos contrata, que nos ceñimos o ajustamos al mayor profesionalismo y conocemos técnicamente de que estamos hablando, mientras que en el caso de una auditoria interna tratamos de demostrar a nuestra Dirección que tenemos una buena planificación para que la auditoria sea efectiva, no quite tiempo productivo y aporte el mayor valor agregado. Pero aclaremos algo muy importante, si realizamos una buena planificación de la auditoria a la alta dirección y aplicamos criterios 2
adecuados y sentido común, el buen aporte del auditor en esta área tendrá casi siempre un muy buen efecto a lo largo de toda la cadena, ya que es el lugar indicado para poner en juego todo nuestros conocimientos y agregar valor a la organización. Reconociendo que la auditoria de los procesos de la alta dirección es un asunto sensible, este documento brinda una guía para esta categoría de auditoría. Inicio Es recomendable que los auditores involucren a la alta dirección en la auditoría, es decir, invitarlos a las reuniones de apertura y cierre, programar tiempo suficiente en el plan de auditoria para entrevistar a los altos directivos, discutir los hallazgos de la auditoría directamente con ellos, buscar evidencia de su compromiso, etc. Es importante que el centro de atención deje de estar sólo en el responsable de calidad, o del director de calidad y pase a la alta dirección de la organización. Se recomienda que el auditor considere las actividades de la alta dirección como procesos y los audite de acuerdo a ello. Etapa de planificación Esta es una etapa muy importante en el desarrollo de una buena Auditoria, ya que nos va a permitir obtener una buena organización y poder seguir un hilo conductor de los procesos y áreas de la empresa evitando que podamos desviarnos de nuestros objetivos. 3
En el requisito 5 Responsabilidades de la Dirección, se encuentran descriptos los compromisos y responsabilidades de la Alta Dirección. 5 Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la dirección La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia: a) comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, b) estableciendo la política de la calidad, c) asegurando que se establecen los objetivos de la calidad, d) llevando a cabo las revisiones por la dirección, y e) asegurando la disponibilidad de recursos. Es necesario que el auditor identifique los procesos de la alta dirección y: a) Entienda a la organización y su estructura de gestión revisando información como por ejemplo, manuales organizacionales, informes de calidad, producción, planes de negocios, sitios Web y toda aquella información que nos permita visualizar el perfil de la compañía. b) Disponga en el plan de auditoria la recolección de información pertinente con respecto al compromiso de la alta dirección, verificando 4
el cumplimiento y evolución de los objetivos de calidad, directamente desde y a través de entrevistas a la alta dirección. c) Entienda la cultura de la organización y de su alta dirección para determinar su impacto en el plan de auditoria - y hacer los ajustes adecuados. d) Planificar el tiempo de la entrevista con la alta dirección para garantizar la conveniencia y puntualidad. No es recomendable asignar a un auditor con poca experiencia en auditoria para entrevistar a la alta dirección. Conducción de la auditoría Los métodos comunes para evaluar el compromiso de la alta dirección incluyen: 1. Entrevistas con la alta dirección El auditor puede, usando terminología de negocios apropiada para la alta dirección, hacer preguntas pertinentes que: a) Intenten obtener evidencia de la conciencia y el compromiso de la alta dirección con la calidad y su importancia para los objetivos globales y el sistema de gestión de la organización, b) Establezcan evidencia del cumplimiento de los requisitos de ISO 9001 para la responsabilidad de la dirección. 2. Recolección y corroboración de la evidencia 5
El auditor/equipo auditor debería buscar constantemente las oportunidades para corroborar las respuestas obtenidas de la alta dirección cuando se realizó la entrevista. Esto incluye: a) disponibilidad y pertinencia de las políticas y los objetivos; b) establecer el vínculo entre las políticas y los objetivos; c) obtener evidencia de que estas políticas y estos objetivos son eficaces y se entiendan en toda la organización. d) determinar si las políticas y los objetivos son adecuados para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad y para el logro de la satisfacción del cliente. e) determinar si alta dirección está involucrada en las revisiones por la dirección. Pueden ser necesarias entrevistas y recolección de evidencia adicionales para obtener la corroboración necesaria. El equipo auditor debería asegurar que también se recolecta toda evidencia adicional del compromiso de la alta dirección. El auditor/equipo auditor debería revisar la evidencia recolectada para asegurarse de que la información es completa y exacta, y dar confianza en las conclusiones obtenidas. Informe de auditoría Los auditores deberían preparar sus informes de auditoria para que sean adecuados para la presentación a la alta dirección de las 6
Organizaciones. Puede ser apropiado presentar un resumen ejecutivo del informe de auditoría adecuado para su presentación ante la alta dirección y las partes interesadas clave de la organización. El resumen ejecutivo debería subrayar los hallazgos importantes, tanto positivos como negativos, e identificar las oportunidades para la mejora. Luis Sarmiento Director Manuales y Normas de Sistemas de Gestion. Bibliografía +Manuales de Auditor de ISO 9000 y Sistemas de Gestión. +International Standard Organization (ISO). +Norma Internacional ISO 9001:2008. +ISO/TC 176/SC 2. 7