Aplicación de la Tecnología BPMS en la Gestión de los Procesos Relacionados con la Actividad Docente en un Centro Universitario Application of BPMS Technology in Process Management Related to Educational Activity in a University Center Pardo JE 1, Mejías AM 2 Abstract This paper presents a research project that is developing in order to analyze and foster the use of technology BPMS in processes management related to educational activities that involve a University School. It is intended to briefly reengineering management process through this technology in the management and maintenance tasks in the computer rooms. The aim is to achieve increased efficiency and improve the perception of those agents involved, whether they should develop these processes as those that are the recipients services offered through them. Resumen En esta comunicación se presenta el proyecto de investigación que está desarrollando con el objeto de analizar y fomentar el uso de la tecnología BPMS en la gestión de los procesos relacionados con la actividad docente a los que tiene que hacer frente un centro universitario. A través de esta tecnología, se pretende realizar una breve reingeniería del proceso de gestión de las aulas informáticas. El objetivo es de conseguir incrementar su eficiencia y mejorar la percepción de los agentes implicados, tanto los que deben desarrollar estos procesos como aquellos otros que son los receptores de los servicios que se ofrecen a través de los mismos. 1 Juan E. Pardo Froján ( e-mail: jpardo@uvigo.es) Grupo OSIG. Dpto. de Organización de Empresas y Marketing. Escuela de Ingeniería Industrial. Universidad de Vigo. C/Maxwell 9, Campus Lagoas-Marcosende, 36310 Vigo. 2 Ana Mª Mejías Sacaluga ( e-mail: mejias@uvigo.es) Grupo OSIG. Dpto. de Organización de Empresas y Marketing. Escuela de Ingeniería Industrial. Universidad de Vigo. C/Maxwell 9, Campus Lagoas-Marcosende, 36310 Vigo. 1178
Keywords: Business Process Management System (BPMS), Process Reengineering, Modeling. Palabras clave: Procesos de Negocio, Reingeniería de Procesos, Herramientas BMPS, Modelización. 1 Introducción La actividad empresarial, en particular la industrial, se caracteriza por la existencia de dos clases de procesos fundamentales: los productivos y los relativos al negocio. Durante mucho tiempo los procesos productivos han ocupado el foco de atención principal en sus estrategias, al considerar que en éstos reside una buena parte de su productividad. En este escenario, no es de extrañar el auge que han tenido las herramientas orientadas hacia esta actividad, como ha ocurrido con los sistemas ERP. Sin embargo, es importante reflexionar sobre uno de los principales problemas de la economía española, la incapacidad para lograr el crecimiento económico a través de mejoras en la productividad. Esto se debe, en gran parte, a la poca importancia que se ha dado a los procesos de gestión o de negocio. Cada vez más, las empresas son conscientes de que los procesos de gestión consumen una gran cantidad de recursos y son poco eficientes y, por tanto, repercuten de forma negativa en sus resultados. Otra realidad que se detecta es que existe un gran desconocimiento en las organizaciones de qué se hace, cómo se hace, por qué se hace, quién lo hace, Este aspecto, si cabe, se presenta en mayor medida en aquellas organizaciones o instituciones, como las universitarias, con una clara orientación al desarrollo de procesos, lo que no deja de ser una aparente contradicción. En los últimos años, la gestión de los procesos se ha convertido en un enfoque indispensable en la estrategia de las empresas/organizaciones al considerarse como un factor clave para la innovación y para el aumento de la productividad de su actividad. Por dicha razón, la aparición de la tecnología BPMS representa una gran oportunidad para la consecución de estos dos objetivos. La visibilidad que se tiene de los procesos, la automatización de los mismos y el control y seguimiento, son algunas de las claves que permiten a las empresas innovar y desarrollar procesos eficientes (Fingar et al., 2003). Los beneficios no son solamente de carácter económico, sino que además consiguen una mayor implicación del personal; saber lo que se hace, para qué sirve y qué consecuencias tiene en el resto de la organización supone un gran estímulo para cualquier trabajador. Por otra parte, la imagen que proyecta una empresa que desarrolla sus procesos de una manera ágil y eficiente le confiere un plus que diferencia a las empresas líderes. 1179
2 Objetivos del Trabajo El objetivo de este trabajo es aplicar la tecnología BPMS en algunos de los procesos relacionados con la actividad docente de un centro universitario. La realidad de los centros educativos, en particular los de enseñanza universitaria, se caracterizan por una gran diversidad de procesos, algunos con una enorme complejidad, y por una falta generalizada de recursos para acometer dichos procesos de una forma satisfactoria. No es de extrañar que, ante este escenario, algunas instituciones universitarias vean en las herramientas BPMS un gran potencial para mejorar la eficiencia de sus procesos y se hayan marcado una estrategia orientada hacia el uso de estas herramientas. Otro aspecto, sin duda de gran interés, es la necesidad de visualizar los procesos de una manera clara para llegar a comprender el alcance de los mismos. Existe una percepción generalizada de que las tareas que se llevan a cabo dentro de las instituciones educativas no están bien definidas y que consumen una cantidad enorme de recursos, con unos resultados y un nivel de eficiencia muy bajos, sin entrar en el bajo nivel de satisfacción que generalmente manifiestan los usuarios de estos servicios. Para alcanzar este objetivo es necesario entender el alcance de la orientación hacia los procesos de negocio y los beneficios que ésta pueden suponer para la institución. Por ello, dada la enorme cantidad y diversidad de procesos a los que se ve sometida la actividad docente propia de un centro universitario (configuración del plan de horarios, calendario de exámenes, organización de grupos, gestión de recursos tales como laboratorios y aulas informáticas, ) es necesario elegir, en una primera fase, aquellos procesos que permitan entender claramente las ventajas de este enfoque y la utilidad de la tecnología BPMS, para luego extenderlo al resto de los procesos de la organización. 2.1 Ámbito del Trabajo Este proyecto de lleva a cabo en un centro universitario con más de cuatro mil alumnos, lo que hace que la dimensión de los procesos sea de una gran complejidad ya sólo por el importante número de agentes que suelen intervenir en ellos y la enorme variedad de situaciones que se presentan. Una de las características de este centro, al tratarse de una Escuela de Ingeniería industrial, es la existencia de una considerable actividad relacionada con la docencia en su acepción práctica, es decir, aquella que se realiza al margen de las sesiones magistrales. La docencia práctica presenta, de forma resumida, dos tipologías: aquella que desarrolla en laboratorios propios de las materias básicas de corte experimental y, las segundas, las que tienen lugar en aulas informáticas apoyadas por programas generales y/o específicos, donde los alumnos aprenden a manejar herramientas que les permiten 1180
aplicar aquellas conocimientos desarrollados en las clases de teoría. Es en la gestión de estas últimas donde se centra este trabajo. El Centro cuenta con 15 aulas informáticas, con una capacidad media de 30 puestos, que debe gestionar para atender las necesidades de los contenidos desplegados en las titulaciones que se imparten en la misma de forma satisfactoria atendiendo todas las peticiones demandas de los docentes que van a hacer uso de las mismas a lo largo del curso académico. 2.2 Características del Proceso Si bien el Centro cuenta con una dotación de equipos y de programas que establece en función de unas necesidades, a lo largo del curso se presentan peticiones particulares por parte de los docentes para que se lleve a cabo la instalación de ciertos paquetes o programas informáticos que van a utilizar en el desarrollo de sus prácticas. Estas peticiones son canalizadas a través de un responsable que las analiza y determina la viabilidad y la aprobación de las mismas. En último término, la instalación de los programas se lleva a cabo a través del personal destinado a las labores de mantenimiento de las aulas (generalmente becarios informáticos). Debido al importante número de peticiones y al elevado número de equipos, es imprescindible disponer de un enfoque que sea adecuado pero, además, es necesario contar con un cierto soporte que permita su puesta en práctica. Por otra parte, además de las peticiones de software, están las incidencias que se producen a diario como consecuencia de la actividad que en ellas se desarrolla. La enorme carga que se tiene de peticiones a lo largo de todo el curso se ve agravada por dos cuestiones: el responsable de estas tareas es un miembro del equipo directivo que tiene que compatibilizar esta tarea con otras de la dirección y con las docentes. Por otra parte, el personal que atiende en último término las tareas a realizar es personal con una dedicación parcial y de alta rotación. Por ello, es muy importante definir un modelo de funcionamiento que sea ágil y que las personas puedan entender de forma rápida para que el proceso de adaptación sea lo más reducido posible. 3 La Tecnología BPMS. Características Principales Los sistemas BPM (Business Process Management), también conocidos como Sistemas para la Gestión por Procesos, constituyen un enfoque moderno de la tecnología de software empresarial para abordar la automatización y optimización del funcionamiento de las organizaciones de toda índole, ante la necesidad de dotarse de una eficacia que permita sobrevivir, prosperar y dar el adecuado servicio en un contexto de intensa competencia y constantes cambios. 1181
La finalidad de un BPM es descomponer la actividad global de una empresa u organización en un conjunto de Procesos (entidades de funcionamiento relativamente independiente, aunque conectadas con las demás) que pueden ser analizadas con detalle y cuyas acciones repetitivas puedan ser automatizadas, tanto en lo concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen, para optimizar tiempos, oportunidades y costes, sin perder la capacidad de adaptación constante y rápida a los cambios y conservando la coexistencia de métodos seguros con la necesaria flexibilidad para facilitar la intervención activa y fundamental de las personas en los procesos (Freund et al., 2011). Sin entrar demasiado en el detalle de lo que es la tecnología BPMS, en este apartado y para situar nuestro escenario, daremos unas breves referencias sobre los aspectos más relevantes de estas plataformas de trabajo utilizadas para dar soporte a la gestión de los procesos y permitir su automatización. Generalmente, estas herramientas se caracterizan por disponer de un modelizador o workflow que permite la construcción del diagrama que define un determinado proceso (construir el mapa del proceso). Conviene señalar que la gran mayoría de los BPMS ha adoptado para la modelización de sus Clases de Procesos el estándar internacional, llamado BPMN (Business Process Modeling Notation) definido por la organización OMG (Object Management Group). Esta notación permite ser mapeada a BPEL4WS (Business Process Execution Lenguaje for Web Sevices), también llamado BPEL, que es el lenguaje XML estándar para la ejecución de procesos. Esta cuestión es muy importante ya que permite exportar/importar el modelado de los procesos de unos sistemas a otros evitando así una atadura a una determinada herramienta. 3.1 Principales Alternativas. Solución Adoptada Aunque el Centro Universitario donde se lleva a cabo este trabajo ha materializado un acuerdo de colaboración con una de las principales compañías de desarrollo de esta tecnología a través de su producto Sistema Empresarial AuraPortal (uno de los más valorados por la prestigiosa consultora Gatner), dado el escenario actual de importantes restricciones presupuestarias en el que se mueven las universidades españolas, parece más idóneo un planteamiento basado en la utilización de sistemas de perfil libre. Para este trabajo se ha realizado una breve revisión de este tipo de herramientas encontrándonos con algunas soluciones de gran alcance. Sin pretender ser exhaustivos, entre los principales sistemas existentes encontramos tres que podrían encajar en el desarrollo de este trabajo: BonitaSoft, Intalio y BizAgi. Conviene matizar que las alternativas de software libre no son, en general, completamente gratuitas. Si bien suele existir una versión comunitaria (con prestaciones más limitadas, o alguno de los componentes sin ningún coste), las versiones de corte más empresarial están sujetas al pago de un licenciamiento o de algún 1182
tipo de abono, aunque con unos costes bastante asequibles. Para este proyecto se ha optado por la suite de BizAgi. Este sistema ofrece el componente modeler de forma libre. Este componente es básico dentro de un proyecto de estas características, una de las principales razones por la que se ha seleccionado. Otra de las razones es que BizAgi utiliza la notación estándar para Gestión de Procesos de Negocio (BMPN) a la que anteriormente nos referimos. Además, el modelado de sus procesos es relativamente sencillo y a partir de esta notación se puede definir un diagrama de procesos de negocio sin necesidad de ser un experto en tecnologías de la información. Por último, dentro de la complejidad que presentan estos sistemas, BizAgi muestra un entorno de trabajo, en general, bastante amigable. 3.2 Principales Características de la Herramienta Al margen de poseer un buen modelizador basado en la notación estándar BPMN, el software BizAgi presenta otras características que le confieren una gran versatilidad y lo colocan en una buena posición dentro de las soluciones existentes en el mercado. El concepto BPM de Bizagi consiste en generar automáticamente una aplicación Web partiendo del diagrama de flujo del proceso sin necesidad de conocimientos de programación. BizAgi maneja el ciclo de vida completo de los procesos de negocio: Modelización, Ejecución y Mejora Continua. Cada una de estas etapas es administrada mediante distintos componentes que permiten, mediante un entorno gráfico y dinámico, construir una solución basada en procesos. Fig. 1 Ciclo de Vida de los Procesos contemplado por BizAgi. Entre las principales características cabe señalar las siguientes: Las reglas de negocio se manejan en base a un estándar xpath basado en XML. Este lenguaje permite el manejo de tareas complejas. 1183
Potente manejo de expresiones. Condiciones o reglas que se deben cumplir dentro de la organización. Manejo de políticas. Las políticas son las reglas empresariales que se aplican para los procesos de negocio. Definición de vocabulario. Se pueden ir agregando de forma dinámica todas las expresiones que se requieren para el funcionamiento de los procesos de la organización, construyéndose su propio vocabulario. Se puede establecer la estructura jerárquica de la empresa, se pueden dar de alta las áreas, la ubicación geográfica, la posición dentro del organigrama y los roles que desempeña una persona en la organización (cada usuario puede tener una o más posiciones). Existen validaciones para asegurarnos que los datos introducidos sean los correctos. Además, la solución BiZagi presenta una serie de ambientes que permiten ir dando los pasos de una manera estructurada. El primer ambiente es el de desarrollo, en el que se define el modelado del proceso. Tras esta primera etapa, se pasa al siguiente nivel, el de prueba, donde se puede visualizar el resultado del proceso de modelización anteriormente realizado. Una vez superado el nivel de prueba, el siguiente paso es pasar al ambiente de producción, donde realmente está preparado para funcionar en toda su extensión con todas las funcionalidades. Fig. 2 Diagrama del modelado de un proceso a través del modeler de la herramienta BiZagi. 1184
4 Enfoque metodológico Para llevar a cabo la aplicación de la tecnología BPMS al proceso de gestión de las aulas informáticas de un centro universitario, cuyas características han sido descritas en epígrafes anteriores, es necesario contar con un planteamiento metodológico adecuado. Para este trabajo se han seguido, teniendo en cuentas las recomendaciones de los expertos en este campo (Jeston and Nelis, 2008), las etapas que se recogen en los siguientes apartados: Análisis detallado del proceso a desarrollar. Construcción del Diagrama de Procesos basándose en la notación estándar (BPMN). Datos del Proceso. Debe identificarse de una manera clara y precisa toda la información que afecta al proceso estudiado. Identificación y creación de formas. Establecimiento de las Reglas de Negocio que afectan al proceso. Asignación de recursos (qué se va a hacer, quién, cuándo y cómo lo va a desarrollar). Posible Interconexión con otros sistemas (SOA). Verificación del proceso. Comprobación del modelo en un ambiente de prueba. Puesta a punto del proceso. Realizar el paso de la etapa de producción. Aplicación Web de Implementación. Establecimiento de Indicadores de Gestión del Proceso. 5 Primeros Avances y Conclusiones A pesar de que el proyecto todavía se encuentra en fase de desarrollo y, por tanto, debemos ser prudentes, los resultados obtenidos hasta el momento permiten poner de manifiesto una serie de aspectos que consideramos muy interesantes. Todavía existe un gran desconocimiento de este tipo de herramientas en los entornos de las instituciones universitarias donde, paradójicamente, el volumen de procesos que se desarrollan es muy elevado. Además, con el nuevo marco al que se ven sometidos los centros universitarios por los procesos de acreditación, hacen necesario desarrollar un enfoque orientado hacia los procesos. Tras la construcción de un primer modelo se ha podido comprobar como los usuarios entienden mejor las tareas que hacen y el sentido de las mismas. Quizás la mayor aportación de este trabajo es que ha puesto la primera semilla para crear una cultura de trabajo orientada hacia los procesos y se ha despertado la sensibilización hacia estos temas. Fruto de este proyecto de han derivado una serie de acti- 1185
vidades formativas que está previsto acometer en el futuro con el objeto de manejar estas herramientas. 6 Referencias Business Process Modeling Notation (BPMN) Information. OMG & BPMI. http://www.bpmn.org/ Fingar H, Smith H (2003) Business Process Management. The Third Wave. Meghan-Kiffer Press Freund J, Rücker B, Hitpass B (2011) BPMN 2.0. Manual de Referencia y Guía Práctica. BPM Center. Edición Hispana Jeston J, Nelis J (2008) Business Process Management. Practical Guidelines to Successful Implementacions, 2 th Edition, Elsevier 1186