DIRECTIVA Nº01-2009-UTRE/OGP-UNC DIRECTIVA PARA LA FORMULACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES (MOF) DE LAS DEPENDENCIAS DE LA UNC REFERENCIAS Cuando en la presente directiva se mencione las siguientes abreviaturas y/o palabras, se entenderá que se está haciendo referencia a: MOF : Manual de Organización y Funciones ROF : Reglamento de Organización y Funciones CAP : Cuadro para Asignación de Personal UNC : Universidad Nacional de Cajamarca Estatuto : Estatuto de la UNC Reglamento : Reglamento General de la UNC ROF : Reglamento de Organización y Funciones Dependencias : Oficinas Generales que dependen del Rectorado, o Vicerrectorados, éstas actúan en calidad de órgano de apoyo, de asesoramiento, de línea o de otra naturaleza. La Oficina General de Planificación, a través de su Unidad Técnica de Racionalización y Estadística es la responsable de elaborar el MOF institucional, así como de orientar y asesorar a dependencias en la elaboración de los MOF y de otras acciones dentro de los Sistemas de Racionalización y Estadística. (1) I. OBJETIVOS 1.1. Normar el proceso de formulación y actualización del MOF, en las dependencias de la UNC. 1.2. Asegurar que las dependencias adopten un procedimiento, estructura y contenido uniforme en la elaboración del MOF. II. BASE LEGAL 2.1. General: Normas Generales del Sistema de Racionalización R.J. 182-79- INAP/DNR. Resolución Jefatural Nº 095-INAP/DNR del 10.07.95 que aprueba la Directiva Nº 001-95-INAP/DNR: ''Normas para la formulación del MOF. Decreto Supremo N 043-2006-PCM(2). Leyes vigentes, sus modificatorias y reglamentos emitidos por los órganos rectores de cada uno de los Sistemas Administrativos sobre la Gestión Pública, cuando corresponda. (ver anexo 1). ( 1 ) Según artículos: 14 Ley Universitaria, 192 y 207 Estatuto y 343 Reglamento ( 2 ) Se precisa que la presente propuesta de organigrama se ha considerado lo establecido en la quinta disposición complementaria del D.S. N 043-2006-PCM, el cual textualmente indica: "las Universidades Públicas deberán tomar en cuenta las disposiciones establecidas en estos lineamientos únicamente para la conformación de los órganos y unidades orgánicas con responsabilidades administrativas Página 1 de 8
2.2. Específico: Constitución Política del Perú, Art. 18, párrafo 4. Ley de creación de la UNC, Nº14015. Ley Universitaria Nº23733. Estatuto (R.R.A.U. N 008-2006-UNC). Reglamento (R.R.C.U. N 1895-2007-UNC). ROF UNC (R.R. N 194-2008-UNC). III. ALCANCE Las normas y procedimientos contenidos en la presente directiva son de aplicación por todas las dependencias de la UNC. IV. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. La jerarquía de los documentos de gestión en materia de organización, es como sigue: Ley orgánica o de creación. Estatuto Reglamento de Organización y Funciones (ROF) Manual de Organización y Funciones (MOF) Cuadro para Asignación de Personal (CAP) 4.2. MOF, documento normativo que describe las funciones específicas a desarrollar a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el ROF. 4.3. El MOF es útil por que: a) Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad, y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia. b) Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que corresponda. c) Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa proporcionando información sobre las funciones que le corresponden desempeñar al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los procedimientos. d) Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de capacitación. 4.4. El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de las establecidas en el CAP. Página 2 de 8
4.5. El MOF se elabora independientemente en cada unidad orgánica hasta el segundo nivel organizacional (Oficinas Generales y Unidades Técnicas). V. DISPOSICIONES SOBRE EL PROCESO DE FORMULACION DEL MOF 5.1. Elaboración 5.1.1 Las jefaturas de cada una de las dependencias, elaboran los correspondientes MOF s en base a la presente directiva. 5.1.2 El responsable de la elaboración del MOF, dispondrá la recopilación de la información relacionada con la ubicación, funciones, líneas de autoridad y responsabilidad e información adicional sobre cada cargo o puesto de trabajo, a través del denominado Formulario de Descripción del Cargo (Anexo 2), para efectos de análisis. La información recopilada podrá verificarse y complementarse a través de: La investigación documental en los archivos Entrevistas con los trabajadores; y, La observación directa del desarrollo de los trabajos. 5.1.3 Una vez analizada la información, las funciones de los cargos serán descritas en HOJAS DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES individuales (Anexo 2), teniendo en cuenta los siguientes elementos: a) La acción a realizar, expresada en verbo infinitivo b) Asunto sobre el que trata la acción; y, c) El ámbito formal del asunto cuando una mejor comprensión de la función lo hace necesario Ejemplo: Emitir (acción) reporte de techos presupuestarios (asunto) de las dependencias de la UNC (ámbito formal). 5.1.4 Formulado el proyecto de MOF de la dependencia respectiva, éste será enviado a la Oficina General de Planificación, la que efectúa el análisis técnico correspondiente y formula las recomendaciones a que hubiera lugar y lo devolverá para su corrección final de ser el caso o para su aprobación. 5.2. Aprobación 5.2.1. El MOF institucional es consolidado por la Oficina General de Planificación y remitido al Rectorado para su aprobación respectiva mediante Resolución. Página 3 de 8
VI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 6.1 El proceso que se ejecute para la elaboración del MOF servirá simultáneamente para actualizar o desarrollar el Proceso de Clasificación de Cargos en las Dependencias. 6.2 Las dependencias que se encuentren en pleno proceso de actualización y/o modificación de sus MOF se adecuarán a las disposiciones de la presente Directiva. Cajamarca, febrero de 2009 Página 4 de 8
ANEXO 1 NORMATIVIDAD DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SOBRE LA GESTIÓN PÚBLICA Normas Generales para la ejecución de investigaciones estadísticas que realice el Sector Público, R.J. N 265-95-INEI. Normas Generales del Sistema Nacional de Personal, Resolución Jefatural N 052-80-INAP/DNP. Normas Generales del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 27209 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado Ley Nº 29142 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008 Normas Generales del Sistema Nacional de Tesorería. R.D. N 026-80- EF/77.15. Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Ley N 25323 crea el Sistema Nacional de Archivos. Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Archivo General de la Nación Decreto Supremo Nº 013-90-JUS Dictan normas técnicas para el almacenamiento y respaldo de la información que se procesa en las entidades del Estado Resolución Jefatural Nº 340-94-INEI Ley N 24680 aprueba Ley del Sistema Nacional de Contabilidad Directiva N 001-2005-EF-93.10 Ley N 27312 - Ley de Gestión de la Cuenta General de la República Ley del Sistema Nacional de Control, D.L. N 26162. Ley de Cooperación Técnica Internacional, D. Leg. N 719. Decreto Ley N 22056, Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento. Ley N 26850, Ley De Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y sus modificatorias. Texto Único Ordenado de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 083-2004-PCM. Reglamento del T.U.O de la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. Nº 084-2004-PCM, modificado mediante D.S. 063-2006- EF. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de La Gestión del Estado. Decreto Supremo Nº 030-2002-PCM, Aprueban Reglamento de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Página 5 de 8
ANEXO 2 FORMULARIO DE DESCRIPCION DEL CARGO 1. IDENTIFICACION DEL CARGO 1.1 Titulo del Cargo:... 1.2 Nombre y Apellido del trabajador:... 1.3 Oficina General, Unidad Técnica: 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1 Funciones específicas: 2.2 Funciones eventuales o periódicas: (Frecuencia) 2.3 Qué funciones a su criterio deben delegarse a puestos diferentes o de menor nivel?: 3. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1 Ejercida: 3.2 Recibida: 3.3 Sugerencias: 4. INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL JEFE INMEDIATO 4.1 Requisitos mínimos: 4.1.1 Nivel Educativo: 4.1.2 Capacitación: 4.1.3 Experiencia: 4.2 Omitió: 4.3 Consideró demás: 4.4 Sugerencias: Página 6 de 8
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL ANEXO 2 NUMERAL 1: IDENTIFICACION DEL CARGO 1.1 Titulo del Cargo: Anotar la denominación del cargo correspondiente 1.2 Nombre y Apellido del trabajador: El trabajador que desempeña el cargo anotará su nombre completo. 1.3 Oficina General, Unidad Técnica: Indicar la ubicación del cargo dentro de la estructura orgánica de la dependencia NUMERAL 2: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 2.1 Funciones específicas: Describir las funciones específicas que desarrolla el trabajador durante un ciclo normal de trabajo, y en orden de importancia o en la secuencia en que se desarrollan, señalando el tiempo que se dedica aproximadamente a cada función. 2.2 Funciones eventuales o periódicas: (frecuencia) Describir las funciones menos frecuentes, periódicas y/o eventuales que se desarrollan en el ejercicio del cargo. Ejemplo: cada semana, quincenalmente, una vez al año. 2.3 Qué funciones a su criterio deben delegarse a puestos diferentes o de menor nivel?: Indicar a su criterio y con el propósito de una mejor distribución del trabajo en su dependencia, qué funciones del puesto deben delegarse a puestos diferentes o de menor nivel por no corresponder al cargo. Indique cuáles funciones y a qué puesto. NUMERAL 3: LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 3.1 Ejercida: Indicar el número y denominación del cargo de los trabajadores que supervisa 3.2 Recibida: Indicar de qué nivel superior recibe supervisión 3.3 Sugerencias: Indicar algunas sugerencias que crea conveniente, sobre los aspectos tratados en este cuestionario para el mejor cumplimento de su trabajo. 4. INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL JEFE INMEDIATO 4.1 Requisitos mínimos: indicar la información referente a los requisitos mínimos, que se requiere tenga el trabajador que ocupe el cargo. 4.1.1 Nivel Educativo: (primaria, secundaria, bachillerato, titulado, maestría o doctorado) 4.1.2 Capacitación: (estudios relacionados con el cargo y/o complementarios) 4.1.3 Experiencia: (expresar en años) Página 7 de 8
4.2 Omitió: Señalar las omisiones en que haya incurrido el trabajador al describir sus funciones. 4.3 Consideró demás: Indicar las funciones que el trabajador haya indicado y que no correspondan al cargo. 4.4 Sugerencias: Anotar sus sugerencias para luego ser analizadas y tomadas en cuenta en la elaboración institucional del MOF. Al terminar, indicar la fecha correspondiente y firmar el documento. Página 8 de 8