MANUAL BASICO DE WEBEX Webex es un servicio de web conferencias y soluciones de colaboración, lo que significa que nos permite crear una conferencia por internet en la cual además de vernos los unos a los otros podemos también compartir documentos y trabajar en ellos de forma segura es decir, sin que nadie más que los participantes puedan tener acceso a la información que se está compartiendo. Puede parecer muy complicado, pero en realidad es un sistema muy fácil de usar y en este tutorial veremos cómo. Entrando a nuestra cuenta Primero debemos entrar a nuestra cuenta, Webex no es un servicio gratuito por lo que debemos ingresar en el sitio seped.com.mx en el cual debemos estar previamente dados de alta. En esta página ingresamos nuestro nombre de usuario y contraseña Planeando nuestra conferencia Una vez adentro damos clic en My Webex para poder comenzar a planear nuestra conferencia Nota: dependiendo de si se ha usado Webex previamente o no en la computadora en la que estamos trabajando, se nos pedirá que instalemos algún programa o que se ejecute alguna aplicación, no hay ningún riesgo con ella así que debemos dar siguiente o aceptar a lo que nos vaya pidiendo.
La forma más rápida y fácil de planear y crear una conferencia es con la opción Iniciar una reunión de un clic Al dar clic en esa opción veremos lo siguiente: La opción que debemos escoger es En la red Ahora lo que vamos a hacer es planear nuestra conferencia, se nos piden alguna información para la conferencia siendo lo más importante el tema y la contraseña
Después de eso damos clic en Guardar e iniciar sesión que está en la parte de debajo de la pantalla Y listo! Ya estamos en una conferencia por internet donde veremos lo siguiente: Descripción de la aplicación Ahora explicaremos las partes que componen la interfaz o página de Webex Del lado derecho tenemos las opciones de comunicación que tenemos en la conferencia: Participantes: todos los que están conectados a la conferencia y que por tanto pueden participar en ella
Con nuestros participantes podemos comunicarnos de dos maneras, por chat o por audio y video Una opción útil es la de poder seleccionar a quien enviamos el mensaje de chat Ahora la opción más viva y útil para comunicarnos que es el video, ahí podemos ver a los que están conectados usando cámara web.
Configurando audio Para poder usar la videoconferencia de forma correcta necesitamos configurar el audio de la computadora donde trabajamos lo que haremos de la forma siguiente: En el menú Audio escogemos la opción Asistente para la configuración de audio Aquí debemos seguir las indicaciones que nos indica el asistente: Una vez configurado vamos al menú Audio y escogemos Entrar en la audio conferencia Nos saldrá una pequeña pantalla en la cual escogemos la opción Usar auricular de la computadora y luego en Llamar usando la computadora para así poder usar el micrófono de la computadora ya sea que esté integrado o que sea de escritorio No daremos cuenta de que todo funciona bien por dos cosas:
En nuestro nombre de participante ahora aparece el dibujo de unos auriculares: En la parte de abajo a la derecha aparece el dibujo de un micrófono y la leyenda Hablar Invitando participantes a la conferencia Hasta ahora solo nosotros estamos conectados a la conferencia, para invitar a más participantes podemos hacerlo de dos maneras: En la parte de abajo a la derecha de la ficha participantes vemos un pequeño dibujo de una silueta humana y un signo de más. Damos clic en él para que nos despliegue la opción de invitar participantes usando correo electrónico y usando Webex. Nos saldrá una ventanita donde podremos escribir los correos, separados por comas, de todos los participantes que queremos invitar (hasta 500).
La otra forma es hacerlo desde el menú Participantes que funciona de la misma manera que acabamos de ver Los participantes invitados deben haber recibido un correo como el siguiente: Podemos ver que tiene la información de la conferencia como es el nombre y la contraseña, una lista de pasos de cómo podemos entra a esta conferencia y el link que hay que usar para poder acceder a ella.
Agendando la conferencia La otra forma de crear una conferencia es agendandola, de tal forma que no necesitamos ingresar a ella de inmediato sino la agendamos para un día y hora en particular. Para ello vamos a Meeting center Y veremos la siguiente pantalla: Como podemos observas a la izquierda tenemos una serie de opciones que podemos usar, en este caso iremos a la opción Planificar una reunión
En Planificar reunión veremos un formulario que hay que llenar con la información de nuestra conferencia, es aquí donde indicaremos cuando ya que hora se realizará la conferencia así como el asistente a ella los cuales especificaremos anotando sus correos. Esta información les llegara por correo a los invitados, igual al que vimos anteriormente, además una ves iniciada la conferencia tambien podemos invitar a mas asistentes, como ya hemos visto. Soluciones de colaboración Webex tiene varias herramientas de colaboración que tiene por objeto que los asistentes a la conferencia puedan ser testigos de la presentación de un tema y además poder ellos mismos participar en la conferncia y ser ellos mismos los presentadores. Lo primero es ver quien es el presentador En la imagen anterior vemos que tenemos dos participantes, uno de ellos es el organizador de la conferencia, es decir es quien la creo e invitó a más participantes. El organizador es el organizador por defecto en la conferencia, esto lo sabemos por el circulo azul y verde que está a la izquierda del nombre del organizador. Cualquier participante puede ser el presentador y tener control de la reunión, para ello debe pedir al organizador, ya sea por chat o por video, que le pase la bolita, esto se puede hacer arrastrando la bolita con el ratón hasta el nombre de quien queremos que sea el presentados.
Webex nos pide que confirmemos este cambio de presentador Ahora podemos ver que la bolita ha cambiado a otro participante, este a su vez puede pasarle la bolita a otro participante. Sin embargo, el organizador puede regresarse la bolita o pasársela a otro participante aunque alguien más sea el presentador. Este es un privilegio del organizador, ya que él es efectivamente el moderador de la conferencia. Ahora que ya sabemos quién es el presentador, veremos que podemos compartir con los demás, estas opciones están en el menú compartir Presentación o documento Esta opción como su nombre lo indica nos permite compartir algún documento que queramos que los demás vean para ello debemos solo escoger el documento y este se compartirá con los demás en la parte izquierda de la pantalla
Una opción interesante es que podemos realizar anotaciones o subrayar partes del documento con las opciones que están debajo del nombre del documento, solo el que es presentador puede hacerlo Compartir una aplicación Esta opción permite compartir con los demás una aplicación desde nuestra computadora, desde el procesador de texto hasta el explorador de internet. Nos saldrá una pantalla en la cual podemos escoger la aplicación y que además da la opción de abrir otra aplicación. Al compartir una aplicación los participantes podrán ver una pantalla donde se ve la aplicación compartida, pero ellos no la pueden modificar solo observarla Algo importante que señalar es que tenemos varias opciones al compartir la aplicación, estas opciones están en la parte inferior izquierda de la pantalla. Con esas opciones podemos seguir viendo a los participantes, chatear con ellos y verlos por video
El que comparte la aplicación tiene más opciones, entre ellas un botón de stop para terminar de compartir la aplicación Pizarra blanca Esta opción permite poner una representación de un pizarrón blanco donde el presentador puede hacer anotaciones y al pasarles la bolita a los demás participantes, ellos también pueden hacerlo. Compartir escritorio Esta es una de las opciones más interesantes, ya que literalmente podemos compartir todo lo que hacemos en nuestra computadora, visualmente no parecer muy diferente de compartir aplicación, pero da al presentador la posibilidad de cambiar de una ventana a otra sin tener que compartir una por una, de tal modo que la presentación puede ser muy vivida. El presentador debe ser consciente de que todo lo que hace, los demás lo pueden ver, por lo que debe ser discreto con las cosas personales que tenga en su computadora.
En la parte inferior derecha, vemos la opciones que tenemos, e igual que antes, podemos ver que rol estamos teniendo, en este caso estamos viendo el escritorio CONCLUSIONES: Webex es un servicio muy útil, pero para poder aprovecharlo al máximo hay que practicar un poco. Las opciones aquí revisadas son las más básicas, asi que el lector tiene que dedicarle tiempo a la herramienta para poder comprender todo su potencial.