. EXPERTO CONTABLE: El Sistema Contable CONTASIS ofrece al Usuario dos formas de ingreso De Datos: METODO TRADICIONAL (Ingreso De Asientos): Requiere de conocimientos contables, el ingreso es más lento, la utilidad de esta opción radica en la libertad que da al usuario para que pueda ingresar los asientos utilizando las cuentas que crea conveniente en el registro de una operación. METODO EXPERTO (Ingreso De Datos Básicos): No requiere de conocimientos contables, es más rápido ya que se trabaja con Plantillas de las operaciones más comunes en contabilidad, el Usuario tiene solo tiene que ingresar los datos del Documento Contable. Objetivo Método Experto: Esta opción sirve para registrar operaciones de forma rápida y sencilla, no requiere de un personal contable para ello ya que trabaja mediante plantillas diseñadas con las operaciones contables más comunes, esta opción trabaja en línea con las plantillas creadas en la opción Base de Conocimientos del Menú Archivos. Formas de Acceso: Menú Procesos/ Experto Contable. Presionando los comandos CTRL + X. Panel Principal Menú Registro Transacciones/Experto Contable.
Ubicación en la Barra de Menús: Ubicación en el Panel de Control:
Ventana Principal: Descripción de los Campos: Campo / Opción Descrip Datos de Cabecera Descripción Esta opción permite buscar la plantilla a registrar, se tiene las siguientes opciones de búsqueda: Presionar CTRL +L, para que el sistema muestre la lista de Plantillas.
Digitar la descripción de la operación + ENTER: La descripción es referente al tipo de operación a registrar. Eje. Compras, Ventas, provisión, pago, Cobro, Planillas, etc. Ingresar la cuenta contable relacionada a la operación a registrar.
También se puede visualizar la configuración y descripción de la plantilla para ello presionar Doble Clic en. Este campo muestra el código y descripción de la plantilla seleccionada por el Usuario. Código Si el Usuario desea realizar alguna modificación en la Plantilla debe de guardar la descripción de la plantilla o el Código, luego dirigirse a la base de conocimiento para buscarlo.
Glosa Este campo muestra la glosa de la operación, el cual en un primer momento es la descripción de la plantilla, el Usuario puede cambiarlo si lo ve conveniente. Glosa2 Este campo se habilita en la opción propiedades de la empresa.
Este campo permite ingresar una descripción especial adicional a la Glosa. Fecha Campo para ingresar la fecha de registro de la operación Contable. En este campo solo se puede ingresar la fecha según el Mes y Año de Proceso.
Campo para elegir el Tipo de Moneda registro. Moned a Ingrese el tipo de cambio aplicable a la operación. Este campo trabaja en función al Tipo de Moneda. Cuando el registro es, se tiene que Tipo de Cambio colocar su respectivo. Cuando el registro es, considerar el. Este campo trabaja en línea con la opción Tipo de Cambio del Menú Archivos, si el Usuario coloca los tipos de cambios para cada fecha el Sistema tomara el tipo de cambio
correspondiente, ahora si el Usuario quiere seleccionar un tipo de cambio diferente al de Tipo Comercial, presionando CTRL + L, en el campo puede seleccionarlo. Sub Diario Campo no editable, muestra el sub diario donde se va a registrar la operación contable. El Sub Diario se configura en la plantilla Base de Conocimientos.(Ver Manual Base de Conocimientos/Menú Archivos)
El Usuario podrá visualizar el asiento generado en el sub diario ingresado en la plantilla. Campo no editable, muestra el número de asiento que se generara Al momento de Grabar la operación. Asiento Cuando este grabe la operación el Sistema muestra el Sub Diario y numero de asiento que se ha generado el cual se
podrá modificar mediante la opción Ingreso de Asientos. Botones de Ayuda: Botón Clic en el botón, el sistema muestra el formulario de Ingreso de Datos, según la configuración de la cuenta contable y en el orden de la plantilla configurada en la Base de Conocimientos. Las cuenta de Gastos o Ingresos no se muestran ya que son cuentas que no tienen detalle, pero si el Usuario habilita el Centro
de Costos, Presupuestos, Opción Despliega, el sistema si o muestra para ingresar dichos datos. Algunas cuentas tienen configurado en la base de conocimientos como, lo que significa que el Usuario puede elegir la cuenta contable en relación a la cuenta ingresada parcialmente. Vamos en el Experto Contable.
Cuando el Usuario selecciona la cuenta, el Sistema muestra el formulario de Captura de Datos, algunos campos están habilitados otros no, esto debido a la configuración de la cuenta en el Plan de Cuentas.
Algunas cuentas se muestran con los datos predefinidos, como es el caso de Flujo de Efectivo, Medio de Pago, etc, los cuales están ingresados en la plantilla, el Usuario puede modificarlos.
El botón, también valida las inconsistencias de la Plantilla, referente a la cuenta contable y formula.
Veamos la Plantilla.
Descripción de Campos Formulario Captura de Datos Cabecera Este campo muestra la cuenta contable y la descripción. También se observa el concepto asignado a la cuenta, esto configurado en la plantilla. R.U.C.
En este campo se ingresa el R.U.C del Cliente/Proveedor. Este campo trabaja con la tabla Entidades del Menú Archivos. El R.U.C, puede predefinirse en la Plantilla en el campo NIT RUC, para las cuentas de análisis Documentos, Análisis y Detalle. Para seleccionar el R.U.C, el Usuario puede optar por las siguientes opciones: Si la Entidad Existe en la Tabla Entidades, digitar el número (parte o todo + ENTER), el sistema muestra la lista con las posibilidades: Si la Entidad Existe en la Tabla Entidades, digitar la descripción de la Entidad (parte o todo + ENTER).
Si la Entidad NO Existe en la Tabla Entidades, digitar el número de (R.U.C + ENTER), el Sistema muestra el mensaje de advertencia para crear la Entidad. Clic en NO, para cancelar la creación. Clic en SI, Para confirmar la creación, el sistema muestra el formulario para crear la Entidad. Si la Entidad NO Existe en la Tabla Entidades, presionar (* + ENTER), el Sistema muestra el formulario para crear la Entidad.
Descripción de campo Ingreso Modificación de Datos de Entidades R.U.C Campo T/Persona Descripción Permite el ingreso del número de RUC, DNI, etc. Permite al Usuario seleccionar el Tipo de persona, esto según el número de documento ingresado. Ap. Paterno En este campo se ingresara el Apellido Paterno del Cliente/Proveedor. Este campo se habilita cuando se trata del T/Persona: Persona Natural. Sujeto no Domiciliado Adquiriente Ticket
Ap. Materno En este campo se ingresara el Apellido Materno del Cliente/Proveedor. Este campo se habilita cuando se trata del T/Persona: Persona Natural. Sujeto no Domiciliado Adquiriente Ticket Nombre1 En este campo se ingresara el primer nombre del Cliente/Proveedor. Este campo se habilita cuando se trata del T/Persona: Persona Natural. Sujeto no Domiciliado Adquiriente Ticket Nombre 2 En este campo se ingresara el segundo nombre del Cliente/Proveedor. Este campo se habilita cuando se trata del T/Persona: Persona Natural. Sujeto no Domiciliado Adquiriente Ticket Razón Social Dirección En este campo se ingresara la Razón Social del Cliente/Proveedor. Este campo se habilita cuando se trata del T/Persona: Persona Jurídica. Este campo permite el ingreso de la Dirección del Cliente/Proveedor.
Teléfono Este campo permite el ingreso del Teléfono del Cliente/Proveedor. T/Documento El usuario tiene que ingresar el tipo de Documento según el T/persona seleccionado. Ejemplo: -Persona Jurídica 11 dígitos RUC. -Personal Natural 8 dígitos DNI. Tipo El Usuario tiene que elegir tipo de Cliente/Proveedor, para ello presionar CTRL + L, en el campo. Ejemplo: -RUC ingresado en una operación de Ventas Cliente. -RUC ingresado en una operación de Compras Proveedores. Botones situación El Usuario puede completar los datos Fiscales del Cliente/Proveedor:
Botón Botón Clic en este botón, para guardar los datos en la Tabla Entidad. Clic en este botón, para cancelar la operación y retornar a la ventana anterior. Descripción del Botón Clic en el botón, el sistema muestra el siguiente formulario, esto siempre y cuando esté conectado a Internet. Este formulario permite importar los datos de la Entidad mediante la página de SUNAT.
Botón Campo Descripción -Hacer clic en el Botón para que el Sistema muestre todos los datos de la empresa, los cuales están consignados en la Ficha RUC. -El sistema puede tardar varios minutos, esto depende de la capacidad del Internet, si demora mucho hacer Clic en el botón, el cual muestra la página de SUNAT Consulta RUC. -Algunas veces se muestra el siguiente error:
Botón Esto es debido a la saturación de la página Consulta RUC de SUNAT, se recomienda esperar o ingresar directamente a la página de SUNAT, mediante el botón. Muestra la página de Consulta RUC de SUNAT. Botón Este botón permite exportar los datos obtenidos al Sistema (a la ventana de Ingreso-Modificación datos de Entidades). Clic en Agregar para guardar los
Botón Cambios. Cierra el formulario. Si el Usuario no cuenta con Internet, se tendrá que completar todos los datos de forma manual. Documento Este campo contiene el código del documento que sustenta la operación contable, es por ello que está vinculada con la tabla Documentos del Menú Archivos. El Tipo de documento se puede predefinir en la Plantilla, en el campo: DOC. Para seleccionar el código el Usuario puede optar por: Presionar CTRL + L en el campo, el sistema muestra la tabla Documentos.
Ingresar la descripción del Documento. Ingresar el código del Documento. Numero En este campo se ingresa la Serie y el Número del Documento que sustenta la operación separados por un Guion. *Los Usuarios generadores de Libros Electrónicos, deben de considerar las reglas de los Comprobantes de Pago, para evitar las inconsistencias al momento de la validación. Si está activado en la Plantilla el Sistema buscara en la tabla Menú Archivos/ Numeración de Documento, el documento indicado en el campo de la Base de Conocimientos "DOCINC" con la serie "SERIEINC" e ira incrementándose el número en función a lo que se indicó en la tabla Numeración de Documento. (Si se deja en blanco los campos DOCINC y SERIEINC el sistema no realizará el auto numeración). Primer Paso: En la base de Conocimientos marcar la opción AutoNum, ingresar la Serie y el Documento.
Ingresar los datos del Documento en la Tabla numeración de Documentos. Registrar la operación, para verificar la auto numeración del Documento y serie.
Número. Final Este campo se muestra oculto, para poder visualizarlo el Usuario tiene que configurar en Propiedades de la Empresa. Esta opción habilita el campo para ingresar el número final. El número final solo se ingresara en las operaciones de Ventas (Para el detalle de la cuenta de IGV) y para los siguientes documentos:
00: Otros 03: Boleta de Ventas 12: Ticket 13: Documentos emitidos por empresas del sistema financieros. 87: Nota de Crédito Especial. *Según las normas Contables, se puede acumular las ventas realizadas, para ello se utiliza campo Número final, el cual se informara al momento de enviar el Libro Electrónico, mas no en los libros impresos 234. C/Costos Este campo se habilita según la configuración realizada a la cuenta contable selecciona. Este campo trabaja con la tabla centro de costos del menú Archivos. Presionar CTRL + L, para seleccionar el centro de costos. Se puede predefinir el Centro de Costos en la plantilla, campo C/Costo.
Tener en cuenta que el Centro de Costos solo se puede ingresar en la cuenta de Ingresos y Gastos. C/Costos2 Este campo se habilita en la opción propiedades de la empresa, además también se debe de configurar en el plan de cuentas. Plan de cuentas Este campo trabaja con los datos ingresados en el Menú
Archivos/ Centro de costos 2. Para seleccionar el código presionar las teclas CTRL + L. Los reportes registrados con Centro de Costos 2, se visualizan en la siguiente opción: El Centro de Costos 2, se puede predefinir en la plantilla, campo C/Costo2.
F/Docum En este campo se ingresa la fecha de Emisión del Documento, esta puede ser diferente a la fecha de Registro del Asiento (puede ser Menor o igual). F/Vencimiento Se ingresa la Fecha de Vencimiento según la configuración de la cuenta. Si la Empresa controla sus vencimientos, tanto Deudor como Acreedor, y/o genere Flujo de Caja, este dato es indispensable, debe ser igual o posterior a la fecha del documento. Este campo se habilita para las cuentas de análisis por documento. Diferido Es utilizado para operaciones diferidas, Ejemplo para cheques diferidos; al activar esta opción el sistema nos pedirá la fecha a partir del cual devengará el documento. El campo se activa para las cuentas de Bancos.
Glosa En este campo se ingresa una descripción breve de la operación, el Sistema por defecto copia la descripción de la Plantilla seleccionada. Glosa 2 Este campo se habilita en la opción propiedades de la empresa. Este campo permite ingresar una descripción especial adicional a la Glosa.
F/Efectivo Este campo solo se mostrara para las cuentas del elemento 1, siempre y cuando en Propiedades de la empresa este como dato obligatorio. Para elegir el código del flujo de efectivo, presionar en el campo Ctrl+ l.
También se puede seleccionar ingresando el código del Flujo de Efectivo + ENTER. * El código de flujo de Efectivo es muy importante para obtener el Estado de Flujo de Efectivo. El Usuario puede predefinir el Código de Flujo de Efectivo, en la plantilla, campo: FLUJO/E
Med/Pago Este campo solo se mostrara habilitado para las cuentas del elemento 1. Para elegir el Medio de Pago, presionar en el campo CTRL+ L. *Mediante los Libros Electrónicos de Compras se informa a SUNAT si la operación se realizó utilizando algún Medio de Pago. El Usuario puede predefinir el Código del Medio de Pago, en la plantilla, campo: M/PAGO
Patri/Trib En este campo se ingresara el código del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Tributario, el usuario tiene que seleccionar un código para que el Sistema genere de forma automática dicho Estado Financiero (Para la Impresión y generación de Libros Electrónicos). Este campo solo estará habilitado para las cuentas del elemento 5, además el usuario tiene que configurarlo en Propiedades de la Empresa.
Para seleccionar el código, presionar CTRL + L. La selección del Código se realiza según el conocimiento y experiencia del contador, se puede predefinir el código en la plantilla: Campo PATRI/TRIB Patri/Cnv En este campo se ingresara el código del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto según SMV, el usuario tiene que
seleccionar un código para que el Sistema genere de forma automática dicho Estado Financiero (Para la Impresión y generación de Libros Electrónicos). Este campo solo estará habilitado para las cuentas del elemento 5, además el usuario tiene que configurarlo en Propiedades de la Empresa. Para seleccionar el código, presionar CTRL + L.
La selección del Código se realiza según el conocimiento y experiencia del contador. Se puede predefinir el código en la Plantilla, campo: Patri/Conasev Presup Este campo permite seleccionar el rubro del presupuesto asignado al tipo de operación Ingreso o Gasto. Este campo se habilita según la configuración de la cuenta contable. Este campo trabaja con la tabla Presupuestos del Menú Archivos. Para seleccionar un código el Usuario tiene que presionar la tecla CTRL + L.
El código del presupuesto se puede predefinir en la plantilla, campo: O/Conc Este campo trabaja con la tabla Otros Conceptos Cuentas Corrientes del Menú Archivos, que guarda los códigos de vendedores. El campo solo está habilitado para las cuentas de análisis por documentos. Para seleccionar un vendedor, presionar CTRL + L, en el campo.
Doc. Can y Nro. Can El campo guarda el tipo de documento y número, del comprobante que dio origen al Régimen especial. (Para las operaciones no afectas a régimen especial no se muestra). Cuándo se guarda el dato? Cuando se provisiona una operación afecta al régimen especial. El Usuario visualiza los datos en los campos, al revisar el asiento generado en la opción Ingreso de
Asientos. Cuando se paga/cobra una operación afecta a un régimen especial (Formulario de cancelación de documentos) Vista del documento pagado.
Este formulario muestra todos los datos del documento afecto a un régimen especial. Clas. ByS Este campo se muestra activo cuando se ingresa el Detalle de la Cuenta de IGV, al momento de registrar una Compra o una Venta. Presionar la tecla CTRL + L, en el campo para seleccionar el concepto.
Este campo muestra los datos de la TABLA 30: CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS, los cuales se mostraran en el campo: 34 del Libro Electrónico 8.1 Registro de Compras 26 del Libro Electrónico 8.3 Registro de Compras Simplificado. La selección de un concepto es obligatorio para el Usuario cuando: Aplicable solo a los contribuyentes que hayan obtenido ingresos mayores a 1,500 UIT en el ejercicio anterior. Botón Clic en el botón, para que el sistema muestre el formulario de Registro del Régimen Especial.
Descripción del formulario Regímenes Especiales Campo Descripción Regímenes -Detracción: Si el Usuario marca esta opción el sistema habilita el campo Producto, para elegir el producto afecto a Detracción. -Percepción: Si el Usuario elige esta opción el sistema habilita el campo., marcar cuando la percepción está dentro del Documento de Pago, dejar en blanco si la percepción tiene su propio comprobante. -Retención y Renta 4ta, muestra los mismos campos. % El Usuario tiene que ingresar el % del régimen especial. Libro El Usuario ingresar a que libro pertenece el régimen especial (C= Compras y V= Ventas). Serie Ingresar la serie del Doc régimen especial, caso contrario la del Documento de compromiso.
Numero Monto Fecha Guía de Remisión S/. O $/. Botón Botón Ingresar el número del Doc régimen especial, caso contrario la del Documento de compromiso. Ingresar el importe base para el régimen especial, esto para que el sistema calcule el monto del régimen especial. Ingresar la fecha del régimen especial. Permite ingresar los datos de la guía de remisión según sea el caso. El sistema muestra el importe calculado correspondiente al régimen especial según él % y el monto afecto. Guardar los cambios realizados. Cierra el formulario de Régimen Especial. Cuando el usuario marca la opción REG.ESP, en la plantilla el Sistema pedirá ingresar el Régimen Especial cuando se ingrese el detalle de dicha cuenta contable:
Mensaje de Régimen Especial: Los reportes referentes a los regímenes especiales se muestran en la siguiente opción: Botón El botón, se muestra en la cuenta de IGV, en este formulario el Usuario podrá ingresar los datos de los Proveedores no Domiciliados, los datos referentes al documento fuente que
Botón El botón, permite guardar todos los datos ingresados en la plantilla seleccionada, en el Sub Diario y Numero de Asiento generado, el cual se muestra en el siguiente mensaje: Si el Usuario desea modificar los datos ingresados mediante el Experto Contable, tiene que ingresar a la opción Ingreso de Asientos, colocar el Sub Diario y Número de Asiento generado.
Botón Clic en el botón, para salir del formulario Experto Contable. Datos de Cuadricula: Cuadricula Este campo muestra los conceptos e importes según el orden de la Plantilla. Vista Plantilla Base de Conocimientos.
Experto Contable.
Cuando el Usuario marca la opción, en una determinada cuenta contable el Sistema habilita el campo en la cuadricula para el ingreso del Importe, el cálculo de los conceptos se realizara según las formulas ingresadas en la plantilla. Opción Clic en, para mostrar los conceptos ocultos configurados en la Plantilla. Plantilla de Remuneraciones: El Usuario puede ocultar algunos conceptos en la Base de conocimientos, los cuales no se visualizan en la cuadricula del Experto pero si en el asiento contable generado.(ver Manual Base de Conocimientos/Menú Archivos)
Vista Cuadricula Experto Contable.
Vista con los conceptos Ocultos. Asiento generado.
CASO PRÁCTICO Experto Contable. 1. Compra al Crédito afecta a Percepción. 1.1. Presionar Ctrl + x, para ejecutar la opción Experto Contable.
1.2. Ingresar la descripción de la operación Compra Percep + ENTER 1.3. Con el Número de Plantilla, Ingresar a la opción, para duplicar la plantilla ya que nuestra operación es al crédito.
1.4. Clic en el botón. 1.5. Clic en el botón, para cambiar la cuenta de provisión.
1.6. Cambiar la descripción de la Plantilla a Crédito, Clic en el botón.
1.7. Ingresar a la opción Experto Contable, ingresar la descripción de la Plantilla. 1.8. Ingresar la Fecha de registro, tipo de moneda, Clic en el botón.
1.9. Seleccionar la cuenta de Gasto. 1.10. Ingresar el RUC del proveedor 20517160271 - COMERCIALIZADORA CORPORATIVA SAC, para ello utilizaremos el Botón.
1.11. Clic en el botón.
1.12. Clic en el botón. 1.13. Seleccionar el documento, para ello presionar CTRL + L. 1.14. Ingresar la Serie, Número, Fecha, Clic en el botón.
1.15. Revisar los datos, avanzar con la tecla ENTER, se muestra el mensaje del Régimen Especial, Clic en SI. 1.16. Clic en el botón de, ingresar los datos del Comprobante de Percepción o por defecto de la factura.
1.17. Clic en el botón. 1.18. Ingresar la Base Imponible en el campo habilitado, Presionar ENTER, para que el Sistema calcule los demás conceptos. Hacer Clic en el Botón.
1.19. Veamos el Registro de Compras Menú Reportes SUNAT/Libros y Registros Contables/Contabilidad Completa. Elegir el Registro de Compras Clic en el botón
1.20. Veamos la Provisión de Percepción en la Opción Reportes SUNAT/Percepción a Favor PDT 621. o Clic en el botón.
o Reporte de Percepción 2. Pago a Proveedor (Pago referente a la compra realizada en el caso práctico anterior) o Presionar Ctrl + x, para ejecutar la opción Experto Contable.
o Ingresar la descripción de la operación Pago Proveed percep o Ingresar la fecha del registro, el tipo de moneda, Clic en el botón.
o Seleccionar la cuenta contable de provisión, Clic en el botón. o Ingresar el Ruc Del Proveedor y presionar la tecla ENTER.
o Se muestra la ventana de Cancelación de Documentos, avanzar con la tecla ENTER, para que el Sistema muestre el documento pendiente de Pago. o Seleccionar el documento a cancelar. o Se muestra la ventana de régimen especial, para actualizar los datos referentes a la percepción, si está conforme presión el botón.
o Verificar los datos copiados en el formulario detalle de la cuenta 1011, seleccionar el Medio de Pago, clic en el botón.
o Clic en el botón. o Veamos el Asiento generado en el sub diario 04 número de asiento 01
3. Planilla de Remuneraciones, afecta a AFP Integra no considerar el cálculo de CTS. Ingresar al Experto Contable, presionar CTRL +X Ingresar la descripción de la plantilla Planilla, buscar el código de la plantilla a duplicar. Ingresar a la Base de Conocimientos, clic en el botón, ingresar el código origen y destino.
Clic en el botón, actualizar la descripción de la plantilla a PLANILLA AFECTA A AFP INTEGRA, Clic en el botón.
Eliminamos las filas que están relacionadas con el cálculo de CTS. fila 8 y fila 9 El aporte de AFP, lo vamos a ingresar de forma manual es por ello que seleccionamos Pedir en la fila 6. Clic en el botón, Clic en el botón. Ingresar al Experto Contable, buscar la plantilla de Panillas.
Clic en el botón. Ingresar el DNI del trabajador, completar todos los datos 32568945 - LUNA ROMAN ANA LUCIA
Ingresar los datos del Trabajador, clic en el botón. Completar los datos, clic en el botón.
Clic en el botón. Ingresar el importe de la Remuneración y presionar la tecla ENTER.
Ingresar el importe correspondiente al AFP, el sistema actualiza los importes. Clic en el botón.
Veamos el Asiento generado en el Sub diario 07, N de Asiento 02