BOLETIN INFORMATIVO Vicepresidencia de actividades fiscales DIRECTORIO C.P.C. Rodolfo González Chávez Vicepresidencia de actividades fiscales C.P.C. Irma Alicia Samaniego Chapa Comisión Fiscal C.P.C. Julio Cesar Martínez Ceballos Comisión representativa ante A.G.A.F.F. C.P. Pedro Javier Montes Palacios Comisión representativa ante organismos de seguridad social C.P. Juan José Martínez Salazar Sindico del contribuyente COMISION FISCAL L.C. Gabino David Carreño Ortiz L.C. José Sixto Castillo Sánchez C.P.C. Maria del Rocío García Michelena C.P.C. Roberto Herrera Juárez C.P. Gloria Elsa Maldonado Quiroz C.P. Juan Manuel Herrera Juárez L.C. Santos David Mata Diaz C.P.C. Alejandro Santoyo Duran COMISION CROSS L.C. Miriam Hernández Rivera L.C. Erika Vega Terán L.C. Maria de Jesús Flores Tovar L.C. José Contreras Sánchez L.C. Marina Terán C.P.C. Juan Arturo Rodríguez Asesor Lic. Alfredo Ortega Mora Comision Representativa ante organismos de seguridad social Requisitos legales de una nómina Realizaremos un análisis de las obligaciones legales que se tienen que cumplir al momento de elaborar una nómina desde el punto de vista de su presentación, ya que en la práctica no se cumple en su totalidad con estos requisitos, ya sea por descuido o por ignorancia, lo cual podría ocasionar desde sanciones hasta la no deducción de la nómina. Los ordenamientos legales que se relacionan con el tema son los siguientes: Ley Federal del Trabajo (LFT), Ley del Seguro Social (LSS), Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (LINFONAVIT), Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), Código Fiscal de la Federación (CFF), Resolución Miscelánea Fiscal 2007 (RMF). Para el mejor análisis de nuestro tema, es pertinente definir algunos conceptos: Patrón: Es la Persona Física o Moral que utiliza los servicios de uno o varios trabajadores (Artículo 10 de la LFT). Trabajador: Es la Persona Física que presta a otra, Física o Moral, un trabajo personal subordinado Artículo 8 de la LFT). Trabajo: Para los efectos de esta disposición, se entiende por trabajo toda actividad humana, intelectual o material, independientemente del grado de preparación técnica requerido por cada profesión u oficio (Artículo 8 de la LFT). Relación de Trabajo: Se entiende por relación de trabajo, cualquiera que sea el acto que le dé origen, la prestación de un trabajo personal subordinado a una persona, mediante el pago de un salario (Artículo 20 de la LFT). Salario: Es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo (Artículo 82 de la LFT). Numero 14 / 2007 1
Una vez contemplados los conceptos anteriores podemos empezar con nuestro análisis. Dentro de una relación de trabajo, la obligación más importante que tiene el Patrón es entregarles a sus trabajadores el salario estipulado en el contrato respectivo; sin embargo, cuál es el plazo legal para entregar el salario a sus trabajadores? La respuesta la encontramos en el Artículo 88 de la LFT: Los plazos para el pago del salario nunca podrán ser mayores de una semana para las personas que desempeñen un trabajo material y de quince días para los demás trabajadores. Por lo tanto, dependiendo el tipo de trabajo será el plazo para hacer entrega del salario a los trabajadores, pero existe algún comprobante o alguna forma de respaldar que se ha cumplido con esta obligación? La LFT señala, es su Artículo 132, lo siguiente: Artículo 132. Son obligaciones de los patrones: VI Expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y el salario percibido; La LFT deja la obligación de expedir alguna constancia por los salarios entregados a solicitud de los trabajadores, por tanto, el patrón tiene la obligación de expedir esta constancia cada vez que el trabajador lo solicite expresamente; sin embargo, el hecho de que la LFT no establezca esta obligación, no quiere decir que las demás leyes también lo hagan. La LSS señala, en su Artículo 15, lo siguiente: Artículo 15. Los patrones están obligados a: II. Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus reglamentos. Es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha La LSS es más estricta con los patrones, ya que los obliga a llevar nóminas y listas de raya, el Artículo 15 de la LSS señala que los patrones no sólo deberán cumplir con las disposiciones establecidas en esta Ley, sino también con las que se señalen en los reglamentos de la misma. El Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF), es aún más específico que la propia Ley, al señalar las siguientes obligaciones para el patrón: Artículo 8º. La constancia de los días laborados por los trabajadores a que se refiere la fracción IX del artículo 15 de la Ley deberá contener al menos, los datos siguientes: I. Número de registro patronal; II. Nombre completo del trabajador; III. Clave Única de Registro de Población; IV. Periodo que comprende; V. Número de días laborados; VI. Duración de la jornada: completa o reducida, y fracción VI del artículo 15 de la Ley, a los datos anteriores deberán agregarse los que permitan identificar la ubicación de la obra. La constancia a que se refiere este artículo deberá ser entregada a los trabajadores, de acuerdo a los periodos de pago de salario establecidos. Articulo 9o. Los registros a que se refiere la fracción II del Artículo 15 de la Ley deberán contener, además de los datos establecidos en el mismo, los siguientes: I. Nombre, denominación o razón social completo del patrón, número de su registro ante el Instituto y del Registro Federal de Contribuyentes; II. Nombre completo, Registro Federal de Contribuyentes, Clave Única del Registro de Población, duración de la jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario de los trabajadores; III. Lapso que comprende y periodicidad establecida para el pago de los salarios; IV. Salario base de cotización, importe total del salario devengado, así como conceptos y montos de las deducciones y retenciones efectuadas; y V. Unidades de tiempo laborado. 2
Anteriormente en el Reglamento para el Pago de Cuotas del Seguro Social (actualmente derogado), en su Artículo 4, señalaba la obligación de que en la nómina o lista de raya apareciera la firma o huella digital de los trabajadores, lo cual actualmente ya no es obligatorio, pero por seguridad jurídica del propio patrón este aspecto de la firma o huella digital debe seguir en uso, ya que es la única prueba que se tiene de que el trabajador recibió efectivamente el pago de su salario. La LSS nos permite dar prestaciones que no integran para efecto del pago de las cuotas como lo indica el artículo 27, sin embargo las condiciona según lo indica su último párrafo, diciendo: Artículo 27. Para los efectos de esta Ley, se excluyen con integrantes del salario base de cotización, dada su naturaleza, los siguientes conceptos: I. Los instrumentos de trabajo tales como herramientas, ropa y otros similares; II. Etc... Para que los conceptos mencionados en este precepto se excluyan como integrantes del salario base de cotización, deberán estar debidamente registrados en la contabilidad del patrón... De igual forma la LINFONAVIT señala, en su Artículo 29, lo siguiente: Artículo 29. Son obligaciones de los patrones. VII. Expedir y entregar, semanal o quincenalmente, a cada trabajador constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido, conforme a los periodos de pago establecidos, tratándose de patrones que se dediquen en forma permanente o esporádica a la actividad de la construcción. El RIADI en su Artículo 19 señala: Artículo 19. Los patrones que se dediquen en forma permanente o esporádica a la actividad de la construcción, tendrán la misma obligación de inscribirse e inscribir a sus trabajadores, así como dar los avisos de modificación y baja a que se refiere este Capítulo. Es obligación del patrón expedir y entregar a los trabajadores la constancia escrita del número de días laborados y del salario percibido, en las fechas de pago establecidas, la cual deberá contener la información que requiera el Instituto. Después de haber hecho un análisis dentro de las diferentes leyes y reglamentos de Seguridad Social e Infonavit, encontramos las disposiciones respectivas en cuanto al tema, pero Cuáles son los requisitos que debemos manifestar para la deducibilidad de la nómina? La LISR, señala lo siguiente: Deducción de salarios e ingresos asimilados Artículo 31. Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos: I. Cumplir con las obligaciones establecidas en esta Ley... VIII. Los pagos que a la vez sean ingresos en los términos del Capítulo I del Título IV, de esta Ley, se podrán deducir siempre que se cumpla con las obligaciones a que se refieren los artículos 118, fracción I, y el 119 de la misma, y los contribuyentes cumplan con las obligación de inscribir a los trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social cuando estén obligados a ello, en los términos de las leyes de seguridad social. Obligaciones de los Trabajadores: Articulo 117. Los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en este Capítulo, además de efectuar los pagos de este impuesto, tendrán las siguientes obligaciones: I. Proporcionar a las personas que les hagan los pagos a que se refiere este Capítulo, los datos necesarios, para que dichas personas los inscriban en el Registro Federal de Contribuyentes, o bien cuando ya hubieran sido inscritos con anterioridad, proporcionarle su clave de registro al empleador. 3
Obligaciones de los Patrones. Artículo 118. Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, tendrán las siguientes obligaciones: I. Efectuar las retenciones señaladas en el artículo 113 de esta Ley y entregar en efectivo las cantidades a que se refiere el artículo 115 de la misma. III. Proporcionar a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancias de remuneraciones cubiertas, de retenciones efectuadas y del monto del impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que les hubieran deducido en el año de calendario de que se trate. Las constancias deberán proporcionarse a más tardar el 31 de enero de cada año. En los casos de retiro del trabajador, se proporcionarán dentro del mes siguiente a aquel en que ocurra la separación. IV. Solicitar, en su caso, las constancias a que se refiere la fracción anterior, a las personas que contraten para prestar servicios subordinados, a más tardar dentro del mes siguiente a aquel en que se inicie la prestación de servicio y cerciorarse que estén inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes. VI. Solicitar a las personas que contraten para prestar servicios subordinados, les proporcionen los datos necesarios a fin de inscribirlas en el Registro Federal de Contribuyentes, o bien cuando ya hubieran sido inscritas con anterioridad, les proporcionen su clave del citado registro. VII. Proporcionar a mas tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por los que se aplicó lo dispuesto en el artículo 109 de esta Ley que correspondan por los ingresos de que se trate. Artículo 119. Quienes hagan los pagos a los contribuyentes que tengan derecho al crédito al salario a que se refieren los artículos 115 y 116 de esta Ley sólo podrán acreditar el impuesto sobre la renta a su cargo o del retenido a terceros, las cantidades que entreguen a los contribuyentes por dicho concepto, cuando cumplan con los siguientes requisitos: I. Lleven los registros de los pagos por los ingresos que se refiere este Capítulo, identificando en ellos, en forma individualizada, a cada uno de los contribuyentes a los que se les realicen dichos pagos. II. Conserven los comprobantes en los que se demuestre el monto de los ingresos pagados en los términos de este Capítulo, el impuesto que, en su caso, se haya retenido, y las diferencias que resulten a favor de contribuyente con motivo del crédito al salario. III. Cumplan con las obligaciones previstas en las fracciones I, II, V y VI del artículo 118 de esta Ley. En cuanto al CFF no existen disposiciones aplicables para efectos de la presentación de la nómina, ya que la LISR no obliga a los trabajadores a expedir comprobantes por los ingresos que perciben, así como tampoco obliga a los trabajadores a inscribirse ante el Registro Federal de Contribuyentes; esta obligación queda en manos del patrón. Artículo 27. Párrafo 5º. Las personas que hagan los pagos a que se refiere el Capítulo I del Título IV de la LISR deberán solicitar la inscripción de los contribuyentes a los que hagan dichos pagos para tal efecto éstos deberán proporcionarles los datos necesarios. Esta disposición se lleva a cabo conforme lo publicado en la resolución miscelánea para 2006 y 2007, que menciona: 2.3.1.15. Para los efectos del artículo 27, quinto párrafo del CFF, las personas que perciban ingresos de los señalados en el Capítulo I del Título IV de la Ley del ISR, deberán ser inscritas por las personas que hagan pagos de los señalados en el Capítulo I, Título IV de la Ley del ISR, en la ALAC que corresponda a su domicilio fiscal. Las solicitudes a que se refiere esta regla, se deberán presentar por el empleador mediante dispositivo magnético de conformidad con las características técnicas y con la información señalada en el Anexo 1, rubro C, numeral 8, inciso d), punto (3). Esta información deberá presentarse ante la ALAC. Los empleadores que no hayan inscrito ante el RFC a las personas a quienes les hubieran efectuado pagos durante el ejercicio de 2006 de los señalados en el Capítulo I, Título IV de la Ley del ISR, tendrán por cumplida esta obligación cuando la Declaración Informativa Múltiple presentada en los términos de los Capítulos 2.20. ó 2.21., según corresponda, contenga la información del RFC y CURP, de las citadas personas. 4
Además, la DECIMA Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2006 y su anexo 5 menciona: Transitorio. Séptimo. Para los efectos de la regla 2.3.1.15. publicada en la Cuarta Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2006, el 28 de agosto de 2006, el dispositivo magnético a que se refiere la citada regla, se presentará en octubre de 2007. Del análisis anterior surge la siguiente pregunta: si el patrón es quién a fin de cuentas va a expedir un comprobante o constancia por los salarios pagados, estos comprobantes tendrán que ser impresos en imprentas autorizadas o son de libre impresión? La Resolución Miscelánea Fiscal para 2007 menciona lo siguiente: 2.4.5 Para los efectos del artículo 29 del CFF, no se requerirá la expedición de comprobantes impresos por establecimientos autorizados, en los siguientes casos: I. Cuando se haya celebrado contrato con obra pública... IV. Cuando se trate del pago de los ingresos pos salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado, así como de aquellos que la Ley de ISR asimile a estos ingresos. Por lo tanto, la impresión de estos comprobantes o constancias por salarios son de libre impresión, así que cada patrón es libre de escoger la forma, el tamaño, el tipo de letra, colores, etcétera, siempre y cuando cumpla con todos los requisitos. También la regla 3.13.6. menciona que: 3.13.6. Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 117, fracción II y 118, fracción III de la Ley de ISR, los patrones únicamente estarán obligados a proporcionar a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados en el ejercicio, constancias de remuneraciones cubiertas y del impuesto retenido por concepto de sueldos y salarios cuando las cantidades cubiertas excedan de $400,000.00, los trabajadores comuniquen por escrito que presentarán la declaración anual, o bien, en los casos de que los trabajadores lo soliciten. De igual forma la Ley de Hacienda del estado de Tamaulipas en su Capítulo XIII del Impuesto sobre Nóminas menciona: Artículo 251. Están exentos de pago de este impuesto: I. Las erogaciones que se cubran por concepto de:... Participación de los trabajadores en las utilidades de una empresa. Etc... Para que las erogaciones mencionadas en esta fracción se excluyan de la base gravable, deberán estar debidamente comprobadas y registradas en la contabilidad del patrón... Es importante recalcar que tanto la elaboración de la nómina como las constancias de las mismas son de libre impresión, estilo, colores, tipografía, etcétera, siempre y cuando se cumpla con los requisitos mínimos que marcan las distintas leyes, ya que de no cumplir con ello podemos caer en sanciones: La LSS señala en su Artículo 304-A lo siguiente: Articulo 304-A. Son infracciones a esta Ley y a sus reglamentos, los actos u omisiones del patrón o sujeto obligado que se enumeran a continuación: VII. No llevar los registros de nóminas o listas de raya, en los términos que señala la Ley y el Reglamento para el Pago de Cuotas del Seguro Social; VIII. No entregar a sus trabajadores la constancia semanal o quincenal de los días laborados, en caso de estar obligado a ello; 5
El Artículo 304-B del mismo ordenamiento cuantifica las infracciones anteriores de la siguiente forma: Artículo 304-B. Las infracciones señaladas en el artículo anterior, se sancionarán considerando la gravedad, condiciones particulares del infractor y en su caso la reincidencia, en la forma siguiente: I. Las previstas en las fracciones IV, V, VII, VIII, XI, XVI y XIX con multa equivalente al importe de veinte a setenta y cinco veces el Salario Mínimo Diario General vigente en el Distrito Federal; Como podemos observar el hecho de no llevar los registros de nóminas o listas de rayas de manera adecuada (de conformidad con las leyes y los reglamentos del Seguro Social), nos puede repercutir en una sanción económica que va de $ 1,011.40 (mil once pesos 40/100 m. n.) a $3,792.75 (tres mil setecientos noventa y dos pesos 75/100 m. n.). Pero estas no son todas las sanciones en que podemos incurrir, ya que la LFT señala en su Artículo 994 lo siguiente: Artículo 994. Se impondrá multa, cuantificada en los términos del Artículo 992, por el equivalente: III. De 3 a 95 veces el Salario Mínimo General al patrón que no cumpla las obligaciones señaladas en el Artículo 132, fracciones IV, VII, VIII, IX, X, XII, XIV y XXII; Como podemos ver, la sanción por no expedir constancia a los trabajadores cuando éstos lo soliciten puede ir de un mínimo de $151.71 (ciento cincuenta un pesos 71/100 m. n.) hasta un máximo de $4,804.15 (cuatro mil ochocientos cuatro pesos 15/100 m. n.) Para concluir, la determinación y adecuado cálculo de las retenciones que tienen que realizar los patrones a los trabajadores por el pago de sus salarios son muy importantes, pero también es igual de importante la elaboración del registro de la nómina o lista de raya, ya que el no hacerlo puede significar un alto costo económico para las empresas. Material elaborado por: L. C. Miriam Hernández Rivera. L. C. Erika Vega Terán. C. P. A. María de Jesús Tovar Flores. C. P. A. Pedro J. Montes Palacios. Miembros de la CROSS 6