El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", reunido en su sesión N 1599, Ordinaria, celebrada, el día dos de marzo del año dos mil cinco, en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el Numeral 23 del artículo 9 del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado APROBO: Normas y Procedimientos para el Proceso de Carnetización Normas Generales 1. La Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado exigirá en sus instalaciones con carácter obligatorio el uso del Carnet de Identificación a todo el Personal Docente, Administrativo y Obrero en su condición de Activo, Jubilado, Pensionado o Contratado así como los Estudiantes de Pregrado y Postgrado. 2. El uso del carnet tendrá los siguientes beneficios: a) Identificación oficial como Estudiantes o Personal de la UCLA. De acuerdo al desarrollo de este Proyecto de Carnetización se incorporarán otros beneficios. b) Para garantizar el acceso seguridad y uso de los servicios por los miembros de la comunidad las mejores condiciones en la prestación del servicio. 3. El diseño y colores de los carnets que identifican el tipo de Personal y Estudiantes son los que proponga la Coordinadora del Proceso y apruebe la Secretaría General de la Universidad, de igual forma deberá diseñar una identificación para los visitantes y pasantes de la institución. 4. El carnet tendrá una vigencia de: b) Cinco (05) años para el personal de la UCLA. Para el caso del Personal Contratado la vigencia será la misma de la duración del contrato. c) Dos (2) años para los Estudiantes de la UCLA. 1/6
5. El personal de seguridad y vigilancia está autorizado para solicitar con buen trato, cortesía y respeto la identificación de toda persona en la entrada y salida de la institución. Este mismo trato, cortesía y respeto deberá ser asumido por las personas que desean ingresar a la universidad. 6. Para el momento de la entrada a la Universidad, el personal de seguridad y vigilancia debe verificar que toda persona porte el carnet de identificación de la UCLA. 7. Si se trata de un visitante el personal de seguridad y vigilancia deberá registrar los datos (cédula, nombre, unidad hacia donde se dirige entre otros) y retener algún documento que concuerde con su cédula. Este documento le será devuelto a su salida. 8. Cuando a un usuario del carnet se le extravíe deberá notificarlo por escrito ante la Sede Principal del Proceso de Carnetización en un plazo no mayor a 48 horas hábiles. 9. Si se trata de un personal de la UCLA, estudiante o pasante, que haya extraviado u olvidado el carnet se le dará el mismo tratamiento de un visitante. 10. El Personal Docente, Administrativo y Obrero, Estudiantes, Pasantes y visitantes deben hacer entrega del Carnet de Identificación de la UCLA cuando se retiren de la misma en las siguientes situaciones: a) Para el Personal Docente Administrativo y Obrero. Renuncia, destitución o finalización de contrato deberá hacerlo ante la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección de Personal Docente y de Investigación, según sea el tipo de personal. d) Para los Estudiantes: Retiro definitivo de la UCLA, Egresado Académicamente, cuando sea objeto de una Sanción Disciplinaria ó cuando se le aplique una sanción de Régimen de Permanencia o Régimen de Repitencia, 2/6
ante la Dirección de Admisión y Control de Estudios y Dirección de Postgrado, según sea el tipo de estudiante. c) Para los Pasantes: Al término de la pasantía deberá hacer entrega del carnet ante el Departamento de Evaluación y Adiestramiento de la Dirección de Recursos Humanos. d) Para los visitantes. En la salida de la UCLA, ante la seguridad y vigilancia. 11. El carnet de Estudiante de la UCLA podrá ser emitido, siempre y cuando el estudiante no posea ninguna sanción académica ó administrativa en curso y estén legalmente inscritos en la Universidad. 12. El proceso de carnetización tendrá como sede principal en la Dirección de Admisión y Control de Estudio, pudiendo efectuarse jornadas de carnetización en cualquier Unidad de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado. 13. El carnet tendrá el siguiente costo: a) Para el personal de la UCLA de 0,1 Unidades Tributarias (U.T) para la emisión por primera vez o renovación y 0,2 Unidades Tributarias (U.T.) en caso de extravío. b) Para los Estudiantes de Pregrado de la UCLA de 0,015 Unidades Tributarias (U.T) para la emisión del carnet por primera vez o renovación y 0,03 Unidades Tributarias (U.T.) en caso de extravío. c) Para los Estudiantes de Postgrado de la UCLA de 0,1 Unidades Tributarias (U.T) para la emisión del carnet por primera vez o renovación y 0,2 Unidades Tributarias (U.T.) en caso de extravío. 14. El pago del arancel se hará de la siguiente forma: a) Para el Personal de la UCLA, deberán autorizar el descuento por nómina. b) Para los Estudiantes de Pregrado de la UCLA, deberán depositar en la cuenta bancaria que designe la Dirección de Finanzas. 3/6
c) Para los Estudiantes de Postgrado, podrán depositar en efectivo en Caja del Departamento de Tesorería de la UCLA o en la cuenta bancaria que designe la Dirección de Finanzas. DEL ORIGEN DE LOS DATOS. Las Unidades responsables de suministrar a Secretaría General la base de datos para la verificación y emisión de los carnets, serán las siguientes: 15. La Dirección del Personal Docente y de Investigación de la UCLA para el Personal Docente. 16. La Dirección de Recursos Humanos de la UCLA para el Personal Administrativo y Obrero así como los Pasantes. 17. Dirección de Admisión y Control de Estudio para los Estudiantes de Pregrado. 18. La Dirección de Postgrado para los Estudiantes de Postgrado. DE LA COORDINACIÓN DEL PROCESO DE CARNETIZACIÓN. 19. El Proceso de carnetización será responsabilidad de la Secretaría General, quien designará la persona encargada de la coordinación, verificación, emisión y entrega del carnet. 20. La persona encargada de la Coordinación del proceso será responsable de: a) Relacionar las autorizaciones de descuentos del Personal de la UCLA remitir ante la Dirección de Recursos Humanos para el respectivo descuento por nómina. b) Relacionar los depósitos bancarios y recibos de caja por Decanato y por tipo de Estudiante (Pregrado y Postgrado), y remitirlos en 4/6
original + disquete a la sección de caja del Departamento de Tesorería. c) Publicar los números de cuentas bancarias y monto a depositar por los Estudiantes de Pregrado y Postgrado, así como el monto a cancelar para el personal de la Institución. d) Notificar ante las Direcciones de Personal Docente y de Investigación, Recursos Humanos, Admisión y Control de Estudios, Postgrado, Biblioteca y Desarrollo Estudiantil, según sea el caso, sobre los carnets extraviados. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DEL CARNET DE LA UCLA. 1. El Personal y Estudiantes de la UCLA deberán dirigirse a la Dirección de Admisión y Control de Estudio ubicada en el Edificio Rectorado de la UCLA, para la emisión del carnet en los siguientes casos: primera vez, renovación ó extravío. 2. Los interesados en solicitar el carnet deberán: a) Si es Personal Docente, Administrativo u Obrero en condición de activo, jubilado ó pensionado: Presentar la Cédula de Identidad ó carnet vencido en caso de renovación. Llenar la autorización de descuento por nómina. b) Si es Estudiante de la UCLA: Presentar la Cédula de Identidad ó carnet vencido en caso de renovación. Presentar original del depósito bancario ó recibo de caja (solo para caso de Estudiantes de Postgrado), en original y copia. 5/6
3. Una vez verificados e introducidos los datos en el computador se procede a la toma de la foto. 4. Se imprimirá el carnet y se entregará al solicitante junto con: a) Si es Personal Docente, Administrativo u Obrero en condición de activo, jubilado ó pensionado: Cédula de Identidad. Copia de la autorización de descuento por nómina. b) Si es Estudiante de la UCLA: Cédula de Identidad. Copia del depósito bancario o recibo de caja (solo para el caso de Estudiantes de Postgrado), sellado como señal de recepción. 5. El personal que labora en el Proceso de Carnetización deberán archivar originales de los depósitos bancarios, recibos y autorizaciones de descuento para su posterior remisión a las Direcciones de Finanzas y Recursos Humanos. Dado sellado y firmado en la sala de sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su sesión No. 1599, ordinaria, celebrada el día dos de marzo del año dos mil cinco. Lic. Francesco Leone Durante Rector Prof. Nelly Velásquez Velásquez Secretaria General 6/6