Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc. (COOPNASEJU) Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 2 1.1 La Cooperativa... REGLAMENTO 2 1.2 Fondo de Operaciones... 2 1.3 Objetivo FONDO del Reglamento DE... OPERACIONES 3 1.4 Edición y Actualización... 3 1.5 Aprobación... 3 2. NORMAS OPERATIVA DEL FONDO DE OPERACIONES... 4 3. ANEXOS... 7 3.1 Procedimiento Retiros de Ahorros... 7 3.2 Procedimiento Reposición del Fondo de Operaciones... 8 3.3 Formulario Reposición Fondo de Operaciones... 10 3.4 Formulario Arqueo de Efectivo... 11 3.5 Formato Edición y Actualización del Reglamento... 12 SANTO DOMINGO ABRIL, 2014 1
Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de Servidores judiciales, Inc. (COOPNASEJU) REGLAMENTO FONDO DE OPERACIONES 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 La Cooperativa La Cooperativa de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc. (COOPNASEJU) fue incorporada en el año 2005 mediante el Decreto No. 574-05 del Poder Ejecutivo, e inicio sus operaciones en el año 2006, nace con la finalidad de fomentar el ahorro entre sus asociados y conceder facilidades de financiamiento. También, ofrecer apoyo de orientación y capacitación social y económico, es una Cooperativa cerrada, sus empleados y el personal del Poder Judicial son los permitidos como socios de la misma. La cooperativa en esta nueva etapa, ofertará productos de Ahorros Retirables para que sus asociados tengan la facilidad y oportunidad de ahorrar y hacer uso de sus recursos cada vez que lo necesiten. Con este producto, los socios podrán hacer depósitos y/o retiros cuando lo necesiten a través del área de caja. La Cooperativa es un institución legalmente regida por las disposiciones de la Ley No. 127 sobre Asociaciones Cooperativas, publicada en la gaceta oficial No. 8826 del 26 de enero del 1964 y su Reglamento No. 623-86 sobre el funcionamiento de las cooperativa s organizadas en la República Dominicana. Sus operaciones son supervisadas y controladas por el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativa (IDECOOP), creado en base a la Ley 31 del 25 de octubre del año 1963, según Gaceta No. 8803, del 6 de Noviembre del 1963 y tiene como función promover, educar, tecnificar y fiscalizar el Movimiento Cooperativo a nivel nacional. 1.2 Fondo de Operaciones Con el nuevo producto Ahorros Retirables, para que los socios tengan la facilidad y oportunidad de hacer sus retiros de sus cuentas de forma normal y regular. Para la operatividad de los retiros de ahorros y para atender de manera eficiente a los socios, se crea el Fondo de Operaciones que operará como un fondo fijo reponible para la administración y control de la existencia del efectivo en caja y caja fuerte. 2
1.3 Objetivo del Reglamento El reglamento para la administración y control del efectivo del Fondo de Operaciones tendrá como finalidad, constituirse en el marco normativo y de aplicación, regulador de las fases de retiros de ahorros, reposición de los recursos, manejo y control del efectivo destinado para el mismo. Proponer las normas, procedimientos y controles necesarios para el manejo del Fondo de Operaciones para hacer efectivo los retiros de ahorros presentados por los socios en el área de caja. El propósito del Fondo de Operaciones es, facilitar y viabilizar las operaciones de retiros de los socios de sus cuentas de ahorros en el área de caja. 1.4 Edición y Actualización El Reglamento debe ser revisado y actualizado cuando menos una vez al año y de acuerdo a los requerimientos de cambios que se presenten en las operaciones que involucren el movimiento de las cuentas de ahorro. La actualización de este documento es responsabilidad de la, y se debe llevar un registro de las actualizaciones donde se describa el motivo del cambio. En cada actualización, de uno o varios puntos de este Reglamento, se debe reeditar el índice y la portada de tal manera que se tenga un control de las actualizaciones. (ANEXO 3.5 Registro de Edición y Actualización). 1.5 Aprobación La aprobación, tanto de la edición inicial como de todas las modificaciones que se realicen en el futuro, es responsabilidad del previa revisión de la. 3
2. NORMAS OPERATIVA DEL FONDO DE OPERACIONES 1. La finalidad del Fondo de Operaciones es la de hacer efectivo el retiro de los depósitos de ahorros de los socios, atendiendo el monto permitido a través de este. 2. El Fondo de Operaciones funciona bajo el sistema de fondo fijo reponible para fines de administración y control en caja y bóveda. Los valores retirados se reponen con los comprobantes de retiros realizados por los socios y autorizados por la y/o el Departamento Financiero de acuerdo al límite autorizado para la Cajera. 3. El Fondo de Operaciones será de RD$, y solo realizarán retiros de ahorros hasta el monto de RD$, los importes superiores a este serán realizados con la emisión de cheques. 4. Diariamente para inicial las operaciones, la hará una transferencia de bóveda a caja por la suma de RD$, este monto será siempre el mismo para inicial las operaciones con el Fondo. 5. El Fondo de Operaciones se repondrá cuando se haya agotado el % del monto del Fondo. 6. Todos los días al cierre de las operaciones, el efectivo en existencia en caja del Fondo será transferido a bóveda, y quedará bajo la custodia y responsabilidad de la. 7. Los retiros realizados y no repuestos por la suma que representan (menos del porcentaje establecido), estará bajo la responsabilidad y custodia del Departamento Financiero para fines de reposición, cuando se llegue al límite permitido o cuando las operaciones lo exijan. 8. Para la entrega del efectivo a través de este Fondo, es imperativo preparar un comprobante de retiro emitido por el sistema y que tendrá entre otras, la siguiente información: a. Nombre y número del socio b. Fecha del retiro c. Monto en letras y número d. Concepto de la salida de efectivo e. Firma del quien recibe el efectivo f. Firma y sello de la cajera g. Firma de la gerencia autorizando el pago del retiro cuando corresponde a su límite de autorización. 9. Un socio y/o persona diferente al dueño de la cuenta puede realizar retiros de efectivo de la misma con la autorización del titular de la cuenta. Para estos fines, el titular autoriza con el nombre y el número de 4
cédula de identidad y electoral del socio y/o otra persona que efectuará el retiro. Esta operación siempre debe ser revisada por personal autorizado de la Cooperativa. 10. Los retiros de ahorros que no hayan sido repuestos deben permanecer archivados como comprobantes de los valores a reponer de los retiros realizados. Los valores que se repongan deben conciliar 100% con los retiros realizados. 11. El monto inicial del Fondo, los aumentos y las disminuciones serán autorizadas por el, previo análisis de las operaciones del Fondo y a solicitud de la. 12. Se prohíbe destinar recursos del Fondo de Operaciones para efectuar préstamos, cambiar cheques, sueldos y cualquier otra operación diferente a la finalidad del mismo. 13. El efectivo del Fondo de Operaciones se puede reponer de los valores en efectivo recibidos por caja por las operaciones de: depósitos de ahorro, depósitos a plazo fijo, aportaciones, pago de préstamos y servicios. También, en esta reposición se prepara el cheque por la suma a reponer. 14. Todos los cheques que se originen para la reposición del Fondo de Operaciones, se emitirá a nombre de la, responsable de la administración y control de este efectivo. 15. En todas las reposiciones del Fondo de Operaciones, se debe realizar un arqueo al efectivo para conciliar el monto del Fondo con el efectivo en existencia y los valores a reponer. 16. Se efectuarán arqueos sorpresivos por el Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna y se documentará el resultado de los mismos en el formulario ARQUEO DEL FONDO DE OPERACIONES. 17. Las reposiciones del Fondo de Operaciones serán revisados por el Consejo de Vigilancia y/o Auditoría Interna de acuerdo a su plan de trabajo preparado para estos fines. 18. En caso de presentar diferencia en el arqueo realizado y ésta no ser localizada después de realizar un análisis detallado de las operaciones, se debe proceder de la siguiente manera: a. Sobrantes: Serán contabilizados en una cuenta de Sobrantes y Faltantes, y a final del período se registrará en una cuenta contable de otros ingresos. b. Faltantes: Serán descontados del pago de nómina a la cajera cuando el faltante se produzca en caja, o a la cuando el faltante sea localizada en la caja fuerte. El periodo para 5
los descuentos serán establecidos por el considerando la cuantía del mismo. c. Cuando la diferencia sea significativa, la revisión debe ser realizada por Auditoría Interna y/o el Consejo de Vigilancia (si es posible localizarlos), esta diferencia es necesario informarla al Consejo de Administración para su conocimiento. 19. Al final de cada mes, se hará la reposición de los retiros realizados, sin importar el monto, con la finalidad de que el Fondo cierre con el monto creado. 20. El saldo del Fondo de Operaciones se afectará contablemente por las operaciones siguientes: a. Creación; b. Operaciones de retiro; c. Aumento; d. Disminución; o e. Cancelación del Fondo 6
3. ANEXOS 3.1 Procedimiento Retiros de Ahorros Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc. (COOPNASEJU) PROCEDIMIENTO RETIRO DE AHORRO Responsable No. Descripción del Proceso Cajero (a) INICIO DEL PROCESO 1 Recibe la libreta de ahorro del socio y le pregunta la cantidad de efectivo que va a retirar. El socio indica el importe del efectivo a retirar. 2 3 4 5 6 7 8 9 Verifica en el sistema que el socio tiene disponibilidad para el monto a retirar. Si el monto a retirar es superior al límite establecido para el cajero (a), busca la autorización. Con el retiro autorizado, introduce el número de cuenta del socio indicando la cantidad a retirar. El sistema emite el formulario Retiro de Ahorro con la siguiente información del socio: a. Número de la cuenta de ahorro b. Nombre y Código del socio c. Monto a retirar d. Desglose del efectivo Le indica al socio que firme y ponga su número de cédula de identidad y electoral. El socio firma y pone su número de cédula. Verifica la firma y entrega el efectivo. El socio cuenta el efectivo delante de la cajera (o). Firma y sella el recibo y entrega copia al socio. FIN DEL PROCESO 7
3.2 Procedimiento Reposición del Fondo de Operaciones Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc. (COOPNASEJU) PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN FONDO DE OPERACIONES Responsable No. Descripción del Proceso Cajera (o) 1 INICIO DEL PROCESO Organiza por fecha, todos los retiros de ahorros realizados por los socios y que van a reponer. 2 3 4 5 6 7 Hace una sumatoria del monto a reponer. Y verifica que todos los retiros están preparados de forma correcta. Verifica que todos los retiros tengan el sello y la firma del cajero (a) como constancia de la entrega del efectivo. Comprueba que todos los retiros están firmado por el socio y que tiene impreso su cedula de identidad y electoral. Hacer una arqueo al efectivo en existencia en la caja fuerte y en poder del cajero(a) para verificar y conciliar el Fondo. Prepara el formulario Reposición del Fondo de Operaciones con todos los retiros a reponer y con el formulario del arqueo del efectivo. Encargado Depto. Financiero 8 9 10 Envía a contabilidad para fines de revisión y preparación del cheque de reposición. Recibe el formulario de reembolso del Fondo de Operaciones Revisará: a. Que el formulario está preparado correctamente. b. El monto de los retiros suman el total a reponer. e. Verificará que el efectivo expresado en el formulario Arqueo de Efectivo, es el que está en existencia. Si el formulario esta correcto, prepara la solicitud de cheque para la reposición del Fondo. 8
Continuación del proceso Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc. (COOPNASEJU) PROCEDIMIENTO REPOSICIÓN FONDO DE OPERACIONES Responsable No. Descripción del Proceso Encargado Depto. Financiero 11 Busca la autorización para la emisión del cheque. Gerente General Encargado Depto. Financiero Directivos 12 13 14 15 16 17 Autoriza la emisión del cheque para reposición del Fondo de Operaciones. Prepara el cheque a nombre de la encargada del Fondo Operaciones y por el monto de la reposición. Reciben el cheque y lo firman para fines de cambio. Recibe le cheque firmado y lo remite al banco para fines de cambio. Recibe el efectivo y verifica que esta correcto. Guarda el efectivo en bóveda. FIN DEL PROCESO 9
3.3 Formulario Reposición Fondo de Operaciones Fecha Código del Socio Nombre del Socio Monto RD$ Total $ Total Efectivo Total Fondo Diferencia He recibido el cheque no. por la suma de RD$ ( ), para la reposición del Fondo de Operaciones de los retiros realizados del al. Enc. del Fondo Contador (a) Nota: El efectivo en existencia debe estar amparado por un arqueo del efectivo y expresado en el formulario arqueo de efectivo. 10
3.4 Formulario Arqueo de Efectivo Siendo las Realizado a: Realizado por: del día BILLETES MONEDAS Cantidad Importe $ Denominación Cantidad Importe RD$ Denominaci ón 2,000.00 25.00 1,000.00 10.00 500.00 5.00 200.00 1.00 100.00 0.05 50.00 20.00 Total Efectivo Total Efectivo TOTAL GENERAL RD$ Preparado por Revisado por 11
3.5 Formato Edición y Actualización del Reglamento Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc. (COOPNASEJU) EDICIÓN Y ACTUALIZACIÓN Fecha No. Revisión Razones de Modificación Responsable de la Modificación 12