Las Mermas y su Control Interno Nelson Díaz Muñoz CP EAS CIA
Objetivos del Control interno Lograr las Metas estratégicas de alto nivel que respaldan la misión de la entidad Obtener Información financiera y operativa confiable para una oportuna toma de decisiones Eficacia y eficiencia en el manejo y control de las mermas y Cumplimiento con las normas y procedimientos relacionadas con mermas
Elementos del Control interno Ambiente de control Monitoreo Administración de riesgos Mermas Actividades de control Información y comunicación
Ambiente de control Comunicación y cumplimiento forzoso de la integridad y de los valores éticos Compromiso para con la competencia Filosofía de la administración y estilo de operación Estructura organizacional Asignación de autoridad y responsabilidad Políticas y prácticas de recursos humanos
Administración del riesgo Identificar las fuentes de mermas Comercial Operativa (Robos, errores, otras causas) Determinar la probabilidad de su ocurrencia Valorar su materialidad o impacto financiero Calcular su impacto total Identificar las causas de las mermas Valorar los controles existentes
Impacto de la erma Mapa de riesgos de las mermas 5 4 Averias 3 Robo externo Ro bo interno 2 Desperdicios Error admon. vencimiento s 1 Otros error proveedor 1 2 3 4 5 Probabilidad ocurrencia merma
Información y comunicación Cómo se identifican las mermas dentro de los procesos de comercialización Los procedimientos mediante los cuales las mermas son registradas, procesadas y reportadas Los reportes de mermas cómo se usan Cómo la entidad comunica a los responsables los asuntos importantes de las mermas Qué información es suministrada a terceros Existencia de canales que faciliten la detección de robos Reuniones periódicas con el personal del área, con vigilancia, compañías de seguros Campañas de motivación
Actividades de control Personal Selección Polígrafo Capacitación Remuneración Supervisión Ambiente laboral Segregación de funciones Inteligencia y seguimiento Prevención Manuales políticas y procedimientos Autorizaciones Vigilancia Rotaciones Seguridades físicas Documentos pre numerados Corte documental Acciones judiciales a los responsables Detección Inventarios cíclicos Conciliaciones Alarmas Cámaras Línea caliente Verificaciones en puertas Revisión sitios funcionarios Seguridades electrónicas
Monitoreo al control interno Ejecutado continuamente por la administración Periódicamente por parte de la auditoria interna El monitoreo valora la efectividad del desempeño del control interno en el tiempo El objetivo es asegurar que los cuatro elementos están funcionando apropiadamente Es entendido por los responsables Está siendo usado y se cumple día tras día Se escucha la voz del cliente, proveedores, Revisoría fiscal Se ajustan los controles de acuerdo a las evaluaciones
Beneficios de los controles de Tecnología de información Aplicación consistente de las reglas de ventas e inventarios Verificación rápida de consultas Mejoramiento de la oportunidad, disponibilidad y exactitud de la información Fortalecen la capacidad para monitorear las actividades de la entidad Reduce el riesgo de que el control interno sea eludido Fortalece la capacidad para lograr una efectiva segregación de funciones Facilita su actualización
Riesgos de los controles de Tecnología de información Confianza en sistemas o programas que procesen de manera errónea los datos Acceso no autorizado a datos que pueda llegar a modificarse La posibilidad de que personal de TI tenga acceso privilegiado que esté más allá de lo normal Cambios no autorizados a los datos, programas o sistemas Demoras en hacer los cambios necesarios a los programas Pérdida potencial de datos por falta de archivos de respaldo Falta de trazabilidad en las transacciones
Controles de los procesos de negocio Los controles preventivos evitan errores o irregularidades, son menos costosos Los controles detectivos identifican errores o irregularidades luego que han ocurrido, tienen más costos Controles correctivos ajustan la operación Los controles directivos están diseñados para guiar las acciones hacia los objetivos deseados
Bibliografía Informe COSO (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission) Guía para usar los estándares internacionales de auditoria en las PYMES
Gracias por su amable atención