Página 1 de 11 DEPTO. DE DEPARTAMENTO DE EMITIDO POR REVISADO POR APROBADO POR ANDREA ROJAS PABLO MUÑOZ CESAR RIFFO Jefa Dpto. de Personas Jefe Dpto. de Calidad Gerente General Firma Firma Firma
Página 2 de 11 DEPTO. DE 1. OBJETIVO Este documento tiene como fin, establecer pautas de funcionamiento para el Departamento de Personas, mediante una descripción detallada de cada una de las tareas que deben ejecutarse dentro de éste. Se pretende conseguir un funcionamiento estandarizado y eficiente, donde los cargos funciones más allá de las personas que lo realizan, para así lograr un trabajo en equipo que permita aportar a CERCO Constructora una dinámica organizacional clara y expedita en la gestión de las personas. Esto, finalmente aportará a la consecución de los objetivos de la empresa tanto como negocio, como organización que aporta a nuestros trabajadores, la comunidad y la sociedad entera. 2. ALCANCE Este procedimiento pretende ser una guía para todos quienes trabajen en nuestra organización, por lo que abordará a todos los trabajadores ya sean mano de obra indirecta, mano de obra directa, permanente o temporal. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9.001: 2.008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión. ISO 9.000: 2.005 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión D-PR-02 Programa de Prevención de riesgos Seguridad y salud Ocupacional. Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa Ley 20.194 Código del trabajo Ley 16.744 Pensiones de Invalidez y Sobrevivencia originadas por Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales Ley N 19.728, sobre Seguro Obligatorio de Cesantía Ley 18.933 de Isapres Decreto Ley 3500 Pensiones Invalidez y otros
Página 3 de 11 DEPTO. DE Ley 19.518 de Capacitación Ley 20.123 de Sub Contratación R-PP-01 Descripciones de Cargo R-PP-03 Ficha del Personal R-PP-05 Hoja de Cargo I-PP-01 Remuneraciones, Desvinculación y Ascenso de cargo R-PP-04 Evaluación del trabajador R-PP-02 Programa de Capacitación R-PP-07 Registro de Capacitación R-PP-06 Efectividad de Capacitación 4. CONTRATACIÓN 4.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Antes de comenzar cualquier reclutamiento se debe tener claro los requisitos y competencias de cada cargo, por ende, se dispone del registro R-PP-01 Descripciones de Cargo. Mano de Obra Indirecta Selección: Cada jefatura que necesite contratar a un trabajador deberá dar aviso a la Jefa del Departamento de personas, el cual comenzará con la selección, a través de internet, diarios, entidades educacionales, recomendaciones, etc., de acuerdo a las características y cualidades entregadas por el solicitante, de tal manera que la Jefa del Departamento de personas reunirá y entregará todos los currículum que van llegando, de tal forma que la jefatura que está solicitando un trabajador deberá seleccionar solo 3 currículum, que serán devueltos nuevamente al Dpto. de personas, para que la Jefa del Departamento de personas contacte a los seleccionados y coordine una primera entrevista de evaluación psicológica.
Página 4 de 11 DEPTO. DE Evaluación Psicológica: El trabajador preseleccionado deberá ser analizado psicológicamente, para poder asegurar que no presenta alguna problemática o deficiencia que interfiera el desarrollo de sus labores. Así, el psicólogo realizará una entrevista que incluya test psicológicos de selección de personal, para posteriormente generar un informe en el cual se indique si el trabajador está apto para el cargo, apto con reparos o no recomendado. Este informe será enviado al futuro jefe directo del evaluado, pues, si la evaluación resulta favorable, se coordinará a través de la Jefa del Departamento de personas, una entrevista personal con el futuro Jefe. La jefa del departamento de personas, deberá solicitar fecha y horario estimados a la jefatura, para coordinar la realización de la entrevista, y donde finalmente el jefe directo aprobará o rechazará su contratación.. Entrevista: El entrevistador deberá tener en sus manos todos los currículums de las personas que llegarán a las entrevistas. En caso que el postulante se atrase más de 15 min, quedará automáticamente fuera del proceso de selección. Al comenzar cada entrevista el entrevistador deberá ir corroborando los antecedentes emitidos en cada uno de los currículums, y a su vez, recoger los datos entregados por la evaluación psicológica recién realizada, para que cuando terminen todas las entrevistas, pueda tener claro a quién va a elegir. Si esta entrevista, no resultara positiva, el jefe volverá a solicitar una nueva revisión de curriculum y se volverá a realizar el mismo proceso anteriormente descrito, hasta encontrar al candidato idóneo para el puesto requerido. Examen pre ocupacional Mutual de Seguridad: En caso excepcional, todos los trabajadores que se deseen contratar en el Departamento de Maquinaria, deberán realizar, posterior a la evaluación psicológica, un examen pre ocupacional realizado por la Mutual de Seguridad, la cual entregará un informe médico de las condiciones de salud que posee el trabajador. Notificación de Proceso: El jefe directo del postulante seleccionado, deberá informar de la selección de este, a la jefa del departamento de personas, quien será el responsable de notificar al trabajador seleccionado mediante una llamada telefónica, su selección; el día en que debe presentarse y los papeles que debe traer según el registro R-PP-03 Ficha del Personal, para completar el registro y posteriormente confeccionar el contrato de trabajo. Mano de Obra Directa Selección: La selección de todos los trabajadores que componen la mano de obra directa, se realizará a través de supervisores, los cuales podrán seleccionar directamente a trabajadores, a quienes se les solicitará su último finiquito para corroborar que tengan las competencias suficientes para los oficios que están disponibles (solo para Maestros y Ayudantes, excepto para los Jornales, los cuales pasan a contratación directa). Quien sea seleccionado deberá cumplir con todos los documentos estipulados en el R-PP-03 Ficha de personal, para generar el contrato de trabajo.
Página 5 de 11 DEPTO. DE 4.2 CONTRATO DE TRABAJO Documentación para Contrato Todos los trabajadores que sean seleccionados para ingresar a trabajar a Cerco, deberán disponer de los siguientes documentos para confeccionar su contrato de trabajo: 1. Certificado de Residencia 2. Certificado Afiliación AFP 3. Certificado Afiliación Fonasa o Isapre 4. Certificado de antecedentes (solo para cargos financieros, de acuerdo al art. N 2 del Cód. del trabajo). 5. Certificado de título (solo para cargos de nivel Técnico profesional y Universitario) 6. Copia último finiquito ( solo para supervisores, maestros y ayudante para acreditar cargo) 7. Fotocopia carnet de identidad 8. Fotocopia licencia de conducir (Solo para cargos de maquinaria) 9. Hoja de vida Conductor (Solo para cargos de maquinaria) Además de los documentos mencionados anteriormente, se debe cumplir con los documentos de Seguridad y Salud ocupacional (ver capítulo 4.3), los cuales se detallan a continuación: 1. Declaración de Salud 2. Entrega de reglamento interno de Orden, Higiene y Seguridad 3. Entrega de Elementos de Protección Personal (E.P.P). 4. Inducción Hombre nuevo En Obra, toda la documentación será recibida por el Asistente del Departamento de Personas, quien no dejará ingresar a ningún trabajador que le falte uno de los documentos anteriormente mencionados. Posterior a la recepción total de los documentos, el Asistente del Departamento de Personas, deberá completar la ficha del trabajador en el registro R-PP-03. Basándose en la ficha del Trabajador, el Asistente del Departamento de Personas debe confeccionar 3 ejemplares del Contrato de Trabajo, para que sean firmados por el nuevo contratado. Luego, al trabajador se le hará entrega de una copia y las dos restantes serán enviadas a Oficina Central por el Asistente del Departamento de Personas, a través de un memorándum (R-PP-16). Estas dos copias que son enviadas a Oficina Central son recepcionadas por la Encargada de Remuneraciones, quien deberá gestionar las firmas de la Jefa del Dpto. de Personas. Posteriormente, se dejará una copia en la Oficina central y la otra será enviada nuevamente al Asistente del Departamento de Personas a través de un memorándum. El A.D.P recibirá nuevamente la información y archivará el contrato del trabajador junto con toda la documentación de este.
Página 6 de 11 DEPTO. DE En Oficina Central, toda la documentación será recibida por la Encargada de Remuneraciones, quien no dejará ingresar a ningún trabajador que le falte uno de los documentos anteriormente mencionados. Posterior a la recepción total de los documentos, la Encargada de Remuneraciones deberá completar la ficha del personal en el registro R-PP-03 para confeccionar el respectivo Contrato de trabajo. Finalmente deberá archivar y ordenar todos los documentos del trabajador. Tipos de Contratos Contrato Indefinido: el contrato en una primera instancia es a plazo fijo, con una duración de 1 (un) mes y una renovación de 1 mes más. Al finalizar el plazo del contrato de dos (2) meses, la jefatura directa del trabajador evaluará la continuidad o desvinculación del trabajador con la empresa, según sea el caso, para, en el caso de continuar, emitir un Anexo de Contrato con plazo Indefinido. Contrato a Plazo fijo: En general se establece para la Mano de Obra directa, la cual es contratada por término de un hito o por término de obra. Cuando es por hito, el Asistente del Departamento de Personas deberá coordinarse con el Administrador de Obra, para que él los establezca. Posteriormente, el A.D.P deberá ir consultando anticipadamente al Administrador de Obra, cuales son las fechas de los hitos que determinaron y cuanto es el tiempo que queda para generar un anexo de contrato o realizar la respectiva desvinculación. 4.3 INDUCCIÓN Inducción en Oficina: El jefe de Seguridad y Medio Ambiente realizará la inducción de Hombre Nuevo a todos los trabajadores que hayan sido seleccionados en la Oficina Central. En esta inducción se realiza la declaración de salud, entrega de reglamento interno y entrega de E.P.P, además de dar a conocer: introducción Cerco, Misión y Visión, Política de Calidad, Política de Seguridad y una introducción de los procesos de seguridad, el cual tiene alrededor de una hora de duración. Posteriormente, el trabajador pasará directamente donde su Jefe, el cual realizará una inducción más específica de las labores por las cuales fue contratado, haciendo entrega de su descripción de cargo. Inducción en Obra: El Prevencionista de Obra realizará la inducción de Hombre Nuevo a todos los trabajadores que hayan sido seleccionados en la Obra. En esta inducción se realiza la declaración de salud, entrega de reglamento interno y entrega de E.P.P, además de dar a conocer: introducción Cerco, Misión y Visión, Política de Calidad, Política de Seguridad y una introducción de los procesos de seguridad, el cual tiene alrededor de una hora de duración. Posteriormente, el trabajador pasará directamente donde su Jefe, quién realizará una inducción más específica de las labores por las cuales fue contratado, haciendo entrega de su descripción de cargo. 4.4 ENTREGA DE CARGOS En Obra cuando el trabajador haya sido inducido, el Prevencionista procederá a la entrega de sus cargos, dejando registro en el R-PP-05 Hoja de Cargos, la cual será completada y firmada por el trabajador. Posteriormente, el Prevencionista de Obra hará entrega de este registro al Bodeguero
Página 7 de 11 DEPTO. DE de la Obra, el cual archivará esta información. Si el trabajador es desvinculado o renuncia, los cargos deben ser entregados en la Bodega para que el Bodeguero reciba cada uno de los cargos. Si la entrega está conforme a lo que dice el registro R-PP-05, el bodeguero hace entrega de un recibo al ex trabajador, donde confirma que los cargos fueron devueltos sin observaciones. Posteriormente, el trabajador llevará el recibo donde el A.D.P para que en ese momento comience a realizar toda la documentación de la desvinculación del trabajador. Sin el recibo, el A.D.P no puede iniciar ninguna gestión para la desvinculación del trabajador. En Oficina cuando el trabajador haya sido inducido, el Prevencionista procederá a la entrega de sus cargos, dejando registro en el R-PP-05 Hoja de Cargos, la cual será completada y firmada por el trabajador. Posteriormente, el Prevencionista de Obra hará entrega de este registro a la jefa del departamento de personas, quien archivará la información en la carpeta del trabajador. Si el trabajador es desvinculado o renuncia, los cargos deben ser entregados al Depto. de Personas para que se reciba conforme. Si la entrega cumple con lo que dice el registro R-PP-05, la Encargada de Remuneraciones comenzará a realizar toda la documentación necesaria para la desvinculación del trabajador. 4.5 PRESENTACIÓN DEL TRABAJADOR Para presentar cualquier trabajador de Mano de Obra indirecta, la Jefa del departamento de Personas deberá crear una tarjeta de presentación digital que será enviada vía mail, con los datos necesarios para que lo conozca todo el personal de Cerco. Para presentar cualquier trabajador de Mano de Obra directa, será responsabilidad de su jefe directo realizar tal gestión, además de indicar la ubicación de los baños, vestidores y comedores. 4.6 CUENTA DE CORREO CERCO Y PIE DE FIRMA Solo para cargos los cuales necesiten una cuenta de correo Cerco, el jefe del trabajador que presente esta necesidad, deberá enviar un mail con el nombre y el cargo de este al Jefe del Dpto. de Calidad para que haga la solicitud de la cuenta a la agencia informática, la cual enviará el nombre de usuario, contraseña y pie de firma. Luego, el Jefe del Dpto. de Calidad reenvía la información al Jefe del trabajador para que realice la configuración de los datos enviados. 4.7 MANTENCION DE DOCUMENTOS DE LA FICHA DEL PERSONAL La mantención de los documentos que están definidos en la Ficha del personal R-PP-03, está determinada de la siguiente manera:
Página 8 de 11 DEPTO. DE Mano de Obra Indirecta Oficina Mano de Obra Indirecta Obra Mano de Obra directa Oficina Central /Departamento de Personas / Jefe Depto. de Personas Obra / Oficina Administrativa / Asistente del Departamento de Personas. Obra / Oficina Administrativa / Asistente del Departamento de Personas. *Al realizar contrato en Oficina Central de Mano de Obra Indirecta (Obra), se dejará copia de Ficha del personal R-PP-03, además de su contrato, los cuales se resguardarán en el archivador de la Obra que corresponda. 5. REMUNERACIONES Para las remuneraciones Cerco dispone del Instructivo I-PP-01 Remuneraciones, Desvinculación y Ascenso de cargo, en el cual se describe el proceso de inicio a fin. 6. DESVINCULACION Para la desvinculación de trabajadores Cerco dispone del Instructivo I-PP-01 Remuneraciones, Desvinculación y Ascenso de cargo, donde se puede ver como se debe proceder al momento de desvincular a un trabajador. 7. EVALUACION DEL PERSONAL La Evaluación del Personal tiene como objetivo primordial valorar las actitudes, competencias y comportamiento laboral de los trabajadores, además de valorar el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones de acuerdo a los objetivos y estándares de Seguridad y Calidad establecidos por la organización, para el logro de un producto final satisfactorio para el cliente. La Evaluación del Personal permite a las jefaturas tomar decisiones en temas de capacitación, ascensos, aumentos de sueldo y Bonos. La Evaluación es aplicable a todo el personal de Cerco. El Jefe del Dpto. de Personas es responsable de que se realice la evaluación en los períodos correspondientes, de acuerdo a este procedimiento, registrándolos en el R-PP-04 Evaluación del Trabajador. Estos períodos son:
Página 9 de 11 DEPTO. DE Tabla de Períodos: Meses de Evaluación Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Mes de Pago Marzo Julio Noviembre Las evaluaciones deben ser solicitadas la primera semana del mes, dando un plazo máximo de entrega hasta la quincena. Para su realización en Obra, será el Asistente del Dpto. de Personas quien se encargue de difundir y recibir todas las evaluaciones del personal, para posteriormente enviar a la Jefa del Dpto. de Personas, quien deberá consolidar toda la información de las evaluaciones. El resultado de las evaluaciones está relacionado directamente con el premio trimestral del tercio de sueldo el cual se detalla en el instructivo I-PP-02 Bienestar. Una vez que se consolida toda la información, la Jefa del Dpto. de Personas deberá redactar una carta por cada trabajador evaluado, al cual se le entregará un resumen de sus evaluaciones, en conjunto con su liquidación de sueldo correspondiente. El Objetivo de la evaluación es verificar que Cerco posea un total de 70% de trabajadores con nota igual o superior a 6,0. 8. ASCENSO DE CARGO Para el ascenso de cargo del trabajador Cerco dispone del Instructivo I-PP-01 Remuneraciones, Desvinculación y Ascenso de cargo, donde se puede ver como se debe proceder al momento de ascender a un trabajador (solo para oficios).
Página 10 de 11 DEPTO. DE 9. CAPACITACION Anualmente la Jefa del Dpto. de Personas, debe planificar y crear un Programa de Capacitaciones R-PP-02, en conjunto con el Jefe de Seguridad y Medio Ambiente y el Jefe del Dpto. de Calidad, las capacitaciones que se realizarán durante el primer y segundo semestre. Estas capacitaciones deben estar enfocadas en temas de Construcción, Calidad, Seguridad y Medio Ambiente. Una vez que se definan las capacitaciones, se deberá elaborar un listado con todos los temas elegidos para que la Jefa del departamento de Personas los envíe a los Asistentes del Departamento de Personas, quienes publicarán y darán a conocer en las obras a través de una charla a todos los trabajadores. Una vez que se haya dado a conocer el listado de capacitaciones, cada trabajador que se interese por alguno de los cursos, debe inscribirse con el A.D.P, para que quede en el listado oficial de participantes. Las capacitaciones serán realizadas por un profesor una vez a la semana, de acuerdo al programa, donde lo que se busca finalmente es que se fomente el crecimiento de todos los trabajadores, mejorando su desempeño laboral. En cada clase se deberá tomar la asistencia través del registro R-PP-07 Registro de capacitación, para tener claro la fecha en la cual se realizó el curso, ya que una vez concretada la capacitación se deberá verificar su efectividad después de tres meses, dejando registro en R-PP-06 Efectividad de la Capacitación, donde el trabajador da a conocer la experiencia y la importancia de haber realizado el curso, además de solicitar un comentario del jefe directo. La ejecución, cumplimiento y seguimiento de este programa es responsabilidad del Jede del Dpto. de Personas. 10. BIENESTAR Para el desarrollo y fomento del desarrollo social de los trabajadores de Cerco, se ha estipulado un Área de Bienestar, la cual tiene como principal función, verificar la realidad de cada unos de los trabajadores, y a través de eso, tomar medidas que puedan brindar ayuda psicosocial al trabajador junto a todo su grupo familiar. Por eso, el Dpto. de Personas cuenta con el instructivo I-PP-02, para clarificar todos los beneficios a los cuales loso trabajadores pueden acceder.
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