Tablas Dinámicas. Gracias a las múltiples solicitudes de alumnos, me he propuesto realizar este manual a modo de entregar una guía y ayuda de memoria para todos aquellos que trabajan con esta herramienta. He decidido exponer cada una de las preguntas que me han realizado y complementarlo con un ejemplo práctico. Qué es una tabla dinámica? Las tablas dinámicas son agrupaciones de datos que permiten al usuario de una forma mucho más cómoda y amigable, trabajar con la información en forma interactiva. Es dinámica porque nos permite realizar un conjunto de acciones como filtros funciones, obtener totales, etc. Todo esto de modo muy sencillo Para qué sirve una tabla dinámica? Una tabla dinámica sirve para obtener informes resumidos a partir de los datos de una hoja de cálculo además sirve para: 1. Consultar grandes cantidades de datos. 2. Agrupar y cruzar información de maneras diferentes. 3. Calcular subtotales y agregar datos numéricos. 4. Resumir datos por categorías y subcategorías. 5. Resúmenes de datos específicos y segmentados 6. Crear cálculos y fórmulas personalizados. 7. Combinar elementos entre los campos de datos. 8. Expandir y contraer niveles de datos. 9. Cambiar y combinar campos de datos. 10. Filtrar, ordenar, agrupar 11. Dar formato condiciona a la información relevante. 12. Generar Informes. Cuando son útiles las tablas dinámicas? Las tablas dinámicas son útiles solo cuando existe información que se puede agrupar si la planilla de datos no cumple esa característica las tablas dinámicas no se pueden utilizar ya que estas consisten en utilizar múltiples criterios de agrupación. Además es recomendable utilizarlas cuando las planillas o cantidad de información es amplia.
Ejercicio paso a paso Abre el ejercicio Computadores.xlsx El cual contiene una planilla de datos relacionada a la venta de computadores por tienda, por marca y las características de cada computador. Como se puede preciar en algunos campos de datos como el campo Tienda existen datos repetidos que podemos agrupar. Para crear un informe de tabla dinámica seleccione la pestaña Insertar. En el menú Tablas, haga Click en Tabla dinámica para desplegar el menú y a continuación Tabla dinámica.
Dónde queremos colocarla?, En la misma hoja?, En otra hoja? Posteriormente tenemos que definir cuáles serán las fuentes de datos a analizar De la misma hoja?, De otra hoja?, Hay que establecer otro Origen de Datos? ** Escogeremos las opciones por defecto y luego aceptar **
Al estar en una nueva Hoja, podemos distinguir la * Lista de campos de tabla dinámica * Cada Campo Corresponde a uno de los títulos de la columna de la hoja de datos. Para agregar campos al informe haremos Click en algunos de los campos los cuales aparecerán en las áreas de diseño.
Ya tenemos creada nuestra primera tabla dinámica la cual por defecto agrupa los valores de ventas por tiendas. Excel por defecto agrega los campos que contienen valores en el área Valores y los campos que contienen textos los asigna por defecto al rotulo de fila. Las tablas dinámicas cuentan con 4 áreas distintas: Filtro de Informe: Permite filtrar la información de toda la tabla dinámica. Área Rótulos de Fila: Clasifica los campos de datos y la información por filas. Área Rótulos de Columna: Clasifica la información por columnas de datos. Área de Valores: por defecto toma los campos de valores para incluirlos en el área de diseño. Formatos en las tablas dinámicas. Para aplicar formatos a una tabla dinámica tales como formato fuente o alineación se aplica directamente en la pestaña inicio como cualquier celda normal. Se le puede agregar formato moneda para representar los valores con el signo $ Configuración de Campos de Valor
Hacemos click en uno de los campos de valor en este caso daremos click con el segundo botón del mouse sobre el campo llamado Valor y luego en el menú contextual Configuración de campo de Valor. Por defecto nos mostrara las opciones directamente relacionadas al campo como nombre personalizado en el cual pondremos Ventas y además nos da la opción de escoger la función con la cual queremos realizar el resumen de datos la que por defecto es Suma. Funciones resumen de campos de valor Las funciones más utilizadas en el área de gestión para resumir datos en campos de valor son : Suma = (Función por defecto) obtiene el resumen de datos por cada agrupación del campo. Cuenta = Cuenta cuantas fueron las operaciones realizadas por cada campo de datos. Promedio= Obtiene la media aritmética de los valores agrupados de cada campo. Máx. = Obtiene el valor más alto del campo de datos. Min = Obtiene el valor más bajo del campo de datos. Producto = Obtiene la multiplicación agrupada de los campos de información
Ejemplo: Cambiaremos el nombre del campo valor a VENTAS y la función por defecto a CUENTA Trabajo con tablas dinámicas El trabajo con tablas dinámicas no implica mayor complejidad en cálculos de información, pero si hay que saber realizar un buen diseño y presentación de la información ya que al crear una tabla dinámica basta con arrastrar los campos de información en las áreas de diseño. *Las tablas dinámicas se pueden separar en tablas de 2 dimensiones y de 3 dimensiones * 1-. OBTENER LOS TOTALES DE VENTAS POR TIENDA. (Tabla 2D) En el ejemplo al seleccionar el campo tiendas y valor automáticamente me crea un resumen de datos de las ventas realizadas.
Gráficos Dinámicos Lo que diferencia a un grafico dinámico de uno normal es que la información en un grafico dinámico se puede modificar y varía según varía la información. Un gráfico dinámico se realiza de forma muy sencilla de la misma forma en la cual se realiza cualquier gráfico con datos normales, solo hay que tener cuidado con los tipos de gráficos y las series de datos, como esta guía está orientada a tablas dinámicas dejaremos para después el tema de los gráficos. Esta vez solo utilizaremos un grafico de torta para una serie de datos. 2-. GRAFICO DINAMICO DE VENTAS DE MARCAS POR TIENDA
Hacemos click en los datos de la tabla dinámica y luego vamos a la pestaña insertar gráficos luego circular 3D y obtendremos el grafico dinámico agrupado por tiendas. 3-. CANTIDADES DE MARCAS VENDIDAS POR CADA TIENDA. (2d) Este es un informe de 2 dimensiones en el cual se utiliza tanto rótulos de fila como el campo valores. En cada área de la lista de campos se puede agregar uno o más campos por rotulo.
Por qué no hacer el informe por rótulos de columna? Las tablas dinámicas básicamente es un diseño estructurado de información y hay que presentarlo de la mejor forma posible para la lectura de otras personas un informe por columna no sería recomendable en este caso. Afecta el Orden de los campos en los rótulos? La orden de los campos afecta directamente al informe al cambiar el orden de los campos en el ejercicio nos está respondiendo otra pregunta como muestra la imagen: Representa un informe de Marcas vendidas por tienda y sus valores.
4-. CANTIDADES Y TOTALES DE VENTAS DE COMPUTADORES CON 1, 2, 3,4 GB DE RAM. Tablas de 3 Dimensiones = Al diseñar una tabla de 3 dimensiones o tablas que utilizan rótulos de fila y columna lo que se produce es un cruce de datos o referencias cruzadas, en el cual se contabilizan cuantas fueron las operaciones o ventas realizadas de las memorias RAM de 1,2,3,4 GB por cada MARCA.
5-. EN QUE TIENDAS SE VENDIERON COMPUTADORES PACKARD BELL Y CUANTOS SE VENDIERON.
6-.RESUMEN GENERAL DEL COMPUTADOR MAS VENDIDO. Como se aprecia en este ejercicio hemos realizado una cuenta de operaciones realizadas por marca.
Para obtener el resumen de datos completo del computador más vendido y las operaciones realizadas debemos hacer doble click en el número 8 el cual nos entregara el siguiente resumen de datos.
7-.ENTRE QUE PRECIOS Y MARCAS FLUCTUAN LOS COMPUTADORES DE 2.7 GHZ.
8-.ENTRE QUE VELOCIDAD DE PROCESADORES SE VENDEN EN EL MALL ALAMEDA Y PLAZA VESPUCIO Y CUAL ES EL PROMEDIO DE ESAS VENTAS.
9-.CALCULAR EL TOTAL DE IVA A PAGAR POR CADA TIENDA.
10-. GENERAR LA LISTA RESUMEN DE IVA A PAGAR POR MARCAS EN CADA TIENDA.
11-.OBTENER EL TOTAL DE VENTAS REALIZADAS EN LAS TIENDAS DEL MISMO SECTOR (MALL PLAZA VESPUCIO Y FLORIDA CENTER).
12-. EVALUAR LAS TIENDAS QUE REALIZARON VENTAS SOBRE $ 2.000.000 Y OTORGARLES UN PREMIO DE UN 10% SI VENDIO MENOS DE 2 MILLONES 0% EN OTRA COLUMNA COLOCAR EL PORCENTAJE DE PREMIO A PAGAR.