1 FUNDACIÓN FONDO EDITORIAL SIMÓN RODRÍGUEZ INFORME DEFINITIVO Nº 2-25-15 Características Generales del Ente Auditado La Fundación Fondo Editorial Simón Rodríguez, debidamente inscrita ante el Registro Inmobiliario del Primer Circuito de los Municipios San Cristóbal y Torbes del Estado Táchira, bajo la Matrícula N 2004-LRC-T03-12, de fecha 27-02-2004 y cuya última reforma a sus estatutos, fue realizada mediante Acta de Asamblea General Extraordinaria, de la Fundación Fondo Editorial Nuevo Tiempo, de fecha 16-06-2006, protocolizada ante el Registro Inmobiliario del Primer Circuito de los Municipios San Cristóbal y Torbes del Estado Táchira, bajo la Matrícula 2006-LRC-T13-37 de fecha 20-07-2006. Alcance y Objetivos de la Actuación La presente actuación fiscal se orientó hacia la evaluación selectiva de las cuentas de ingresos, gastos y gestión, verificación del cumplimiento de los objetivos y metas, aspectos constitucionales, legales y sub-legales, así como la sinceridad y exactitud de las operaciones relativas a las mismas, correspondiente al ejercicio fiscal 2013. La Fundación Fondo Editorial Simón Rodríguez, para el período auditado, percibió a través de las diferentes fuentes de financiamiento un monto total de Bs. 1.140.599,26, realizándose la revisión del 100% del total de los ingresos percibidos durante el período evaluado. Con respecto al total de Gastos realizados por la Fundación, el monto pagado ascendió a Bs. 401.746,59 correspondientes a las partidas 4.01 "Gastos de personal", 4.02 Materiales, suministros y mercancías y 4.03 Servicios no personales ; seleccionándose una muestra a través de la técnica estadística aleatoria azar simple, la cantidad de Bs. 163.632,72, equivalente a un 40,73% del total pagado. Se establecieron como objetivos específicos: la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales, sublegales, y reglamentarias aplicables. Comprobar la veracidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras en relación a los ingresos percibidos. Comprobar la veracidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras en relación a los egresos.
2 Determinar el cumplimiento de los objetivos y metas previstos en el Plan Operativo Anual y Verificar que las contrataciones que haya efectuado el organismo o ente a auditar, relacionadas con auditores, consultores y profesionales independientes en materia de control, las personas naturales o jurídicas que las representan, se encontraban inscritas en el Registro que al efecto lleva la Contraloría General de la República. Observaciones Relevantes - Los funcionarios encargados de la administración, recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, no prestaron caución en el ejercicio fiscal 2013. Lo cual, contraviene lo establecido en la Reforma de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la N 39.955 de fecha 29-06-2012, en concordancia con el artículo 107 de la Ley de la Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira, publicada en la Gaceta Oficial del Estado Táchira Número Extraordinario 2173 de fecha 28-11-2008. Situación motivada a la falta de procedimientos internos, dirigidos a regular la prestación y exigencia de la caución antes de entrar en el ejercicio de sus funciones, por parte de los funcionarios responsables de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos. Trayendo como consecuencia, que la Fundación no cuente con las garantías necesarias y suficientes, que le permitan proteger el patrimonio público, en caso de presentarse irregularidades en el manejo del mismo. - La Fundación durante el, obtuvo ingresos por la cantidad de Bs 1.140.599,26; teniendo previsto percibir la cantidad Bs. 1.203.357,51, observándose una reducción de ingresos de Bs. Bs. 62.758,25; sin evidenciarse el trámite de modificación presupuestaria y la aprobación de la Junta Administradora de la Fundación. Lo cual incumple con lo establecido en el artículo séptimo y Dieciocho del Decreto Nº 185, Reglamento Parcial Nº 02 de la Ley de la Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira sobre Modificaciones Presupuestarias, publicado en Gaceta Oficial del Estado Táchira, Número Extraordinario 2405, de fecha 23-03-2009. La situación anteriormente descrita, se debió a la ausencia de procedimientos relativos al control del presupuesto, específicamente lo relacionado a las modificaciones del presupuesto de gastos
3 conforme lo establecido en la normativa legal que regula la materia; trayendo como consecuencia, que las transacciones presupuestarias, afecte la confiabilidad y exactitud de las operaciones realizadas para la toma de decisiones. - La custodia y manejo de la Caja Chica de la Fundación Fondo Editorial se encontró bajo la responsabilidad de un solo funcionario, además los cheques a través de los cuales se realizó la reposición del fondo, no fueron emitidos a nombre del custodio de la caja. Lo cual contraviene lo establecido en el artículo 3 y 26 del Reglamento Parcial Nº 03 de la Ley de Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira sobre el Manejo de los Fondos en Avance, Fondos en Anticipos y Cajas Chicas, publicada en Gaceta Oficial del Estado Táchira Número Extraordinario 2566 de fecha 24-09-2009. Situación motivada a que las normas y procedimientos establecidos y aplicados por la Fundación no se ajustan a la normativa legal que regula la materia, en cuanto a la designación del funcionario responsable para disponer gastos y pagos; así como el encargado de llevar los registros internos y de preparar la rendición de cuentas de los fondos de caja chica, para su correcto uso; trayendo como consecuencia, que no existan las garantías necesarias para el resguardo y adecuado manejo de los recursos financieros de la fundación; afectando el principio de legalidad que rige el funcionamiento de la administración pública. - La Fundación pagó la cantidad de Bs. 52.833,60 por concepto de contratos por honorarios profesionales para el Arbitraje y Corrección Ortográfica de obras literarias, cuya imputación presupuestaria se realizó a través de las partidas presupuestarias 4.03.07.02.00.00 Imprenta y Reproducción y 4.03.10.99.00.00 Otros servicios profesionales y técnicos, respectivamente; las cuales no se corresponden con la naturaleza del gasto de acuerdo a lo previsto en el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos, emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto - ONAPRE. Lo cual incumple con lo establecido con el artículo 38 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la Nº 37.347 de fecha 17-12-2001 y Reforma Parcial, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.013 Extraordinario de fecha 23-12-2010 y con lo señalado en el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos aplicable a los órganos y entes del sector público, publicado en la Gaceta Oficial N 39.747 del 31 de Agosto de 2011. Posteriormente modificado por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), en la Gaceta
4 Oficial de la N 39.966 del 17-07-2012, en la partida 4.01.01.18.00 Remuneración al personal contratado. Debido a la ausencia de mecanismo de control interno, que regule la correcta asignación de la partida, de conformidad con el Clasificador Presupuestario dictado por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Trayendo como consecuencia, la afectación de la disponibilidad presupuestaria en las partidas indicadas y que la ejecución presupuestaria de la Fundación, no muestra información confiable que exprese la realidad presupuestaria del mismo. - Los aportes patronales y las retenciones efectuadas al personal fijo de la Fundación, por concepto de Seguro Social Obligatorio por Bs. 18.974,81 y Fondo de Ahorro Habitacional por Bs. 5.322,79, correspondientes al ejercicio fiscal 2013, no han sido enterados ante el Instituto Venezolano de Seguro Social (IVSS), Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (BANAVIH), al cierre del respectivo ejercicio económico. Contraviniendo lo establecido en el artículo 61 y 62 del Decreto Nº 8.921 sobre el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la Reforma Parcial de la Ley del Seguro Social, publicada en Gaceta Oficial Nº 393.078 de fecha 30-04-2012 y artículo 100 del Decreto Nº 8.922, sobre la Reforma Parcial del Reglamento General de la Ley del Seguro Social, publicado en Gaceta Oficial de la Número 39.912 de fecha 30-04-2012. Situación motivada a que la Junta Administradora de la Fundación no realizó oportunamente los trámites administrativos ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) y Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (BANAVIH), con el fin de enterar y pagar mensualmente retenciones y aportes laborales, conforme a lo establecido en la normativa legal que regula la materia. En consecuencia la Fundación pagó la cantidad de Bs.1.444,84 por concepto de intereses de mora ante el IVSS, afectando el patrimonio de la misma. Conclusiones En cuanto al cumplimiento de las disposiciones legales, sublegales, y reglamentarias aplicables; se determinó que los funcionarios encargados de la administración, recepción, custodia y manejo de fondos públicos, no prestaron caución durante el primer trimestre del.
5 En cuanto a la veracidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras en relación a los ingresos percibidos; se determinó, que los mismos fueron inferiores a los presupuestados, no evidenciándose el trámite de modificación presupuestaria correspondiente. Referente a la veracidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras en relación a los egresos; la custodia y manejo de la Caja Chica de la Fundación Fondo Editorial se encontró bajo la responsabilidad de un solo funcionario, además los cheques emitidos para la reposición del fondo, no fueron realizados a nombre del custodio de la caja. Por otra parte, la Fundación realizó pagos por concepto de contratos por honorarios profesionales para el Arbitraje y Corrección Ortográfica de obras literarias, cuyas imputaciones presupuestarias, no corresponden con la naturaleza del gasto según el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos, emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto ONAPRE. Cabe destacar que no fueron enterados ante el Instituto Venezolano de Seguro Social (IVSS), ni al Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (BANAVIH), los aportes patronales y las retenciones efectuadas al personal fijo, por concepto de Seguro Social Obligatorio y Fondo de Ahorro Habitacional, al cierre del año 2013. Finalmente, la Fundación durante el ejercicio fiscal 2013, no efectuó contrataciones relacionadas con auditores, consultores y profesionales independientes en materia de control. Recomendaciones 1. Establecer procedimientos internos, dirigidos a regular la prestación y exigencia de la caución antes de entrar en el ejercicio de sus funciones, por parte de los funcionarios responsables de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos; a objeto que la Fundación cuente con las garantías necesarias y suficientes, que le permitan proteger el patrimonio público, en caso de presentarse irregularidades en el manejo del mismo. 2. Crear procedimientos relativos al control del presupuesto, específicamente lo relacionado con el trámite de las modificaciones del presupuesto de gastos conforme lo establecido en la normativa legal que regula la materia; a fin de garantizar que las transacciones
6 presupuestarias, no afecten la confiabilidad y exactitud de las operaciones realizadas para la toma de decisiones. 3. La Fundación debe establecer normas y procedimientos conforme a la normativa legal que regula la materia, en cuanto a la designación del funcionario responsable para disponer gastos y pagos; así como el encargado de llevar los registros internos y de preparar la rendición de cuentas de los fondos de caja chica, para su correcto uso; con el objeto de asegurar, que existan las garantías necesarias para el resguardo y adecuado manejo de los recursos financieros de la fundación; en pro del principio de legalidad que rige el funcionamiento de la administración pública. 4. Diseñar e implantar mecanismos de control interno, que regulen la correcta asignación de la partida, de conformidad con el Clasificador Presupuestario dictado por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), específicamente en lo relativo al pago de contratos por honorarios profesionales para el Arbitraje y Corrección Ortográfica de obras literarias; a fin de no afectar la disponibilidad presupuestaria de las partidas presupuestarias 4.03.07.02.00.00 Imprenta y Reproducción y 4.03.10.99.00.00 Otros servicios profesionales y técnicos, y por ende la ejecución presupuestaria de la Fundación muestre información confiable que exprese la realidad presupuestaria del mismo. 5. La Junta Administradora de la Fundación, debe realizar oportunamente los trámites administrativos ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) y Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (BANAVIH), en lo relativo a enterar y pagar mensualmente retenciones y aportes laborales, conforme lo establecido en la normativa legal que regula la materia; a fin de evitar que la misma, efectúe erogaciones por concepto de intereses de mora ante el IVSS, en salvaguarda del patrimonio.