DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMÁTICOS ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGÍA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES A.D.E.M. Segundo Curso A25. Informática aplicada a la gestión Curso 2005/2006 Tema 2. Pasarela Webmail
TABLA DE CONTENIDOS 2.1 Objetivos de esta práctica... 3 2.2 Introducción... 3 2.3 Acceso a la Pasarela Webmail... 4 2.4 Uso de las distintas operaciones... 5 2.5 Gestión de mensajes recibidos... 10 2.5.1 Lectura del mensaje... 12 2.5.2 Gestión de documentos adjuntos... 12 Pasarela Webmail Página 2
Pasarela Webmail. 2.1 Objetivos de esta práctica Conocer los elementos de La pasarela Webmail. Saber acceder a la Pasarela Webmail. Ser capaz de enviar un mensaje nuevo. Saber crear una agenda de direcciones. Saber crear, borrar o renombrar carpetas. Saber gestionar los mensajes recibidos. Saber leer un mensaje recibido. Saber enviar un adjunto junto con nuestro mensaje. Saber abrir un fichero adjunto al mensaje recibido. 2.2 Introducción La pasarela Webmail permite acceder al correo electrónico (leer y enviar mensajes, gestionar las carpetas en el servidor de correo, etc.) mediante un navegador web cualquiera. Este es un servicio disponible para toda la comunidad universitaria. El servicio de correo electrónico (conocido normalmente como e-mail) permite el intercambio de mensajes entre distintas personas a través de ordenadores o terminales conectados entre sí. Frente al correo tradicional ofrece la ventaja de la rapidez en el envío del menaje y el ahorro de papel. También con este sistema es posible enviar un mismo mensaje a varias personas a la vez. En todo sistema de correo electrónico se pueden diferenciar los siguientes elementos: Servidor de correo. Es la máquina encargada de almacenar y enviar el correo. Para cada uno de los usuarios definidos en el servidor, hay un archivo, denominado buzón, donde se almacenan los mensajes dirigidos a éste. Cuando llega un mensaje al servidor, se comprueba si va dirigido a un usuario definido en este servidor, para añadirlo a su buzón. Si el mensaje no va dirigido a un usuario local, este se reenvía al servidor que corresponda. De esta manera, un mensaje puede hacer una serie de saltos hasta llegar a su destino. Los buzones de correo de la UJI se sitúan principalmente en dos servidores de correo: Pasarela Webmail Página 3
Servidor de alumnos, donde se encuentran los buzones de los alumnos. Este se denomina <alu-mail.uji.es>. Las direcciones de correo electrónico de los alumnos tienen la forma al0xxxxx@alumail.uji.es, donde al0xxxxx es el identificador único del alumno. Servidor de PAS / PDI / invitados, donde se encuentran los buzones del personal de administración y servicios del personal docente e investigador. También de aquellos usuarios que no tienen una relación directa con la universidad, <mail.uji.es>. Agente de usuario. Aplicación instalada en el ordenador personal que nos permite a través de un sistema basado en ordenes, un sistema de menús o una interfaz gráfica, leer, enviar, almacenar correo y tratarlo. Después de la autentificación del usuario, a través de la introducción de una contraseña (password), el agente de usuario dialoga con el servidor que se le ha indicado y nos presenta todo nuestro correo. De la misma forma, cuando enviamos un mensaje, este va al servidor de correo que se encargará de hacerlo llegar a su destino. El Servicio de Informática de la Universidad Jaume I ha puesto en marcha un servicio disponible a toda la comunidad universitaria para la gestión del correo electrónico. Desde cualquier navegador de internet, solo debes ir a la dirección http://webmail.uji.es para acceder a este servicio. Aquí encontrarás una página inicial donde se determina la configuración del acceso a WebMail. Esta pasarela garantiza una conexión segura, ya que se basa en conexiones cifradas, para asegurar la privacidad de los datos. IMPORTANTE: La primera vez que te conectes a este servidor, tu navegador solicitará el reconocimiento de la Universidad Jaume I como una autoridad certificadora (has de indicar que el certificado es permanente). 2.3 Acceso a la pasarela WebMail Al conectarte a la pasarela WebMail, aparecerá una pantalla con el aspecto mostrado en la figura siguiente. En esta página es posible configurar el acceso al correo. En el campo Usuario será donde debes poner tu identificador, es decir, el al0xxxxx que te dieron al hacer la matrícula, y en el campo Clave de acceso, pondrás la contraseña o combinación secreta de caracteres que sólo debes conocer tú. En Servidor deberás elegir Estudiantes, y por último, el otro campo, Idioma, lo aceptamos como está, a no ser que prefieras utilizar otro lenguaje en tu gestión de correo. Una vez validado el usuario, y la contraseña pasaremos a otra pantalla, en la que podemos ver en la parte izquierda una serie de opciones, que vamos a ir analizando una por una. Pasarela Webmail Página 4
2.4 Uso de las distintas operaciones. Este gestor de correo presenta múltiples posibilidades, de las cuales solo vamos a estudiar el envío y recepción de correos. Los iconos que nos aparecen al conectarnos son los mostrados a continuación. Pulsando esta opción, el gestor de correo nos mostrará la siguiente ventana para la redacción de un mensaje nuevo: Pasarela Webmail Página 5
Para: esta primera línea contiene el único campo que hay que rellenar obligatoriamente, pues en él va la dirección del destinatario del mensaje. El resto de los campos son opcionales, aunque es recomendable informar siempre el campo asunto. Cc: es la línea de Carbon Copy. Aquí podemos poner direcciones (separadas por comas, si hay más de una) de personas a las que queremos hacer llegar copia de este mensaje. Los que aparezcan en este campo saben que les llega como copia, y pueden ver en el campo Para quién es el destinatario principal. El destinatario (campo Para) puede ver asimismo a quiénes se manda copia en el campo Cc. Bcc: es el Blind Carbon Copy. Idéntico al Cc, con la diferencia de que el destinatario directo del mensaje, campo Para, no sabe que se les manda copia a los usuarios que constan en el campo Bcc. Además, si hay varios destinatarios en el campo Bcc, cada uno de ellos no sabe que se les manda también copia a los demás. Asunto: no es más que una línea donde damos una breve idea del contenido del mensaje al destinatario del mismo. Archivo Adjunto: De esta forma podemos anexar ficheros de cualquier tipo a nuestro mensaje. Es un buen sistema para mandar un documento o un programa, por ejemplo. Para Pasarela Webmail Página 6
asociar un fichero (o varios) con el mensaje, pulsaríamos el botón Examinar, seleccionaríamos el archivo correspondiente, para luego pulsar el botón de Adjuntar. Una lista de los ficheros que vayamos anexando junto con el tamaño de cada uno aparecerá bajo este campo, dándonos opción a poder eliminar el que no nos interese antes de enviar el mensaje definitivamente. Opciones: en esta parte de la ventana aparecen unos iconos que nos proporcionan algunas utilidades a la hora de crear un correo nuevo, como son la corrección de ortografía, la posibilidad de incluir caracteres especiales,... Una de las más útiles es la de poder acceder a las direcciones almacenadas en nuestra agenda. Más adelante veremos cómo se añaden direcciones a esta agenda. Pulsando sobre esta opción nos aparecería un cuadro de dialogo similar al que se muestra a continuación. Desde esta ventana podríamos seleccionar los destinatarios de nuestro mensaje, simplemente pinchando sobre su dirección de correo y luego seleccionando uno de los botones Para, Cc o Bcc, según donde queramos que aparezca. Cuando ya los nombres seleccionados hayan pasado a la parte derecha de la ventana, lo aceptaríamos pulsando sobre OK. Finalmente, en el recuadro en blanco, será donde irá el texto del mensaje, que enviaremos finalmente pulsando el botón de Enviar Mensaje. Con en esta opción podemos crearnos una agenda de direcciones de correo. Esta será una lista de direcciones que manejamos con frecuencia, y a las cuales asociamos un alias o nick que nos permite referirnos a ellas de forma cómoda. Para introducirlas, nos aparecerá una pantalla como la siguiente: Pasarela Webmail Página 7
En esta pantalla podremos buscar una dirección de correo que tengamos en una de las dos agendas disponibles por defecto. Esta se determina en la opción De:. Por defecto está Servidor LDAP UJI, en el que aparece todas las personas que tengan cuenta de correo en la universidad Jaume I. La otra opción es Mi Libreta de Direcciones, en la que nosotros tendremos oportunidad de incluir nuestras direcciones más frecuentes. Esta ventana nos presenta la opción de buscar una dirección por Nombre, Correo electrónico o extensión telefónica, apareciendo una lista de direcciones que cumplan la condición puesta por el usuario del correo. La forma de introducir direcciones a nuestra agenda Mi Libreta de Direcciones, será pulsando el botón Agregar. En este caso nos aparecerán una serie de campos a rellenar como se muestra en la figura a continuación. Los campos que serían necesarios son los de Nombre y Email. El resto de datos que aparecen son opcionales. Pasarela Webmail Página 8
Ya por último, para ver todo el contenido de nuestra libreta de direcciones, pulsaríamos el icono Examinar, con lo que nos aparecería un listado de todas las direcciones: Para volver al gestor principal de correo, pulsaremos el icono Correo. Con esta opción podemos organizar nuestro correo en carpetas. Al pulsar esta opción nos aparece una relación de las carpetas creadas en nuestro gestor de correo. Un ejemplo sería la imagen mostrada a continuación: Todo el mundo tiene tres carpetas cuando empezamos a trabajar con el correo electrónico. INBOX: es la carpeta en la que se dejan los mensajes que llegan nuevos. sent-mail: es la carpeta donde se deja copia de los mensajes que enviamos. trash: Cuando se borra un mensaje, se mueve a esta carpeta. Para que se borren definitivamente los mensajes se tiene que acceder a esta carpeta y pulsar en Vaciar la carpeta papelera. Funciona, por tanto, de modo similar a la papelera de Windows. Aparte de estas tres carpetas, se pueden crear todas las que se quiera e incluso renombrar las ya existentes. Estas acciones las podemos elegir desplegando el menú disponible en el cuadro de Elegir Acción. Pasarela Webmail Página 9
2.5 Gestión de Mensajes Recibidos. Solo conectarnos a la pasarela WebMail, accedemos a la carpeta INBOX, que es donde se depositan los mensajes nuevos que llegan. Se nos muestra una línea por cada mensaje de la carpeta, en la que se detallan entre otras cosas, la fecha del mensaje, el remitente del mensaje y el asunto. Cuando un mensaje no ha sido leído, aparece un icono en forma de sobre al principio de la línea que lo identifica: Los mensajes dentro de una carpeta, pueden ordenarse por Fecha, De (remitente) o Asunto, simplemente pulsando en estas palabras que aparecen como cabecera de la columna correspondiente. Los mensajes se ordenarán según la opción que hayamos pulsado. Estos mensajes, podemos o bien moverlos o bien copiarlos a otras carpetas. Para hacer esto en primer lugar seleccionaríamos el mensaje a mover o copiar, marcando la casilla que aparece al principio de la línea que determina el mensaje. Tras esto, seleccionaríamos la carpeta destino eligiéndola en el desplegable situado a la derecha de Mover Copiar, y una vez hecho esto pulsaríamos la orden correspondiente. La diferencia entre estas dos acciones es que con Mover el mensaje desaparece de la carpeta INBOX para ir a la carpeta destino, mientras que con Copiar, el mensaje estaría en las dos carpetas, la inicial y la destino. Tenemos la opción de Seleccionar los mensajes según un criterio determinado, en lugar de ir marcando uno a uno. Desplegando el menú tal y como se muestra a continuación, podemos consultar las opciones disponibles: Pasarela Webmail Página 10
También podemos marcar los mensajes según varios criterios. Estos se muestran también en la siguiente figura. Para borrar mensajes, en primer lugar seleccionaríamos los mensajes a borrar, pulsando a continuación Eliminar. El mensaje se moverá automáticamente a la papelera (carpeta trash) desde donde podrá ser recuperado hasta que se vacíe. Para borrar definitivamente los mensajes, es necesario acceder a la carpeta trash y desde esta carpeta, pulsar en el vínculo Vaciar la carpeta papelera que aparecerá en la parte derecha de la ventana. También es posible recuperar los mensajes de la papelera, moviéndolos o copiándolos a otra carpeta. Cada cierto tiempo, cuando se accede a la pasarela, el sistema pregunta si se desea eliminar los mensajes de la papelera y, si se contesta afirmativamente, vaciará la papelera. Pasarela Webmail Página 11
2.5.1 Lectura del mensaje Para leer finalmente el texto del mensaje, podremos o bien pulsar sobre el asunto del mensaje o bien sobre el remitente, con lo que accederemos a su contenido. En este paso se nos presentan distintas acciones: Las más habituales son: Eliminar: marcamos para eliminar el mensaje. Responder: Se pasa directamente a la pantalla de composición de mensajes, donde automáticamente se rellena la dirección del destinatario, y añade al comienzo de la línea de Asunto el texto Re:. El texto del mensaje viene precedido por Mensaje citado por:... y cada una de las líneas empieza con el símbolo > para diferenciar el texto original de lo que tecleemos nosotros. Esto se usa con el propósito de citar textualmente el texto al que deseamos responder. Por lo demás, es como componer un mensaje nuevo.. Responder a todos: similar a la opción Responder, con la diferencia que en el mensaje de respuesta automáticamente aparecerán como destinatarios todas las direcciones del mensaje original, tanto la del remitente como la de las personas que han recibido una copia de él. Reenviar: el mensaje lo podemos reenviar a una tercera persona. Pasaremos a la pantalla de composición de mensajes, donde nos mostrará el mensaje a enviar, y nos posicionará en el campo De, para que coloquemos la dirección. Al texto normal se le añaden datos de origen y destino del mensaje. En la línea del Asunto aparecerá la palabra Fwd :. Redirigir: solo nos da la posibilidad de escribir la dirección del destinatario, sin poder modificar el mensaje. Guardar como: opción para guardar el mensaje en disco. Para volver a la lista de todos los mensajes, deberemos pulsar regresar a INBOX. 2.5.2 Gestión de documentos adjuntos. Cuando un mensaje lleva ficheros adjuntos, al pulsar sobre él para leerlo aparecerá, en la pantalla una relación de los archivos que van adjuntos con el mensaje. Un ejemplo sería la figura que va a continuación: Pasarela Webmail Página 12
En este caso tendremos dos posibilidades: bien pulsamos sobre el nombre del archivo, con lo cual se ejecutará un programa para visualizar el archivo, o bien pulsamos sobre el icono al final de la línea, con lo que tendremos opción de guardar en disco el archivo, para luego poder abrirlo con la aplicación correspondiente. Ejercicio 1 Júntate con algún compañero (en grupos de dos o tres personas) y enviaros mutuamente mensajes de correo. Crea una carpeta llamada personal, y copia un mensaje a esa carpeta. Hecho esto mueve otro mensaje a personal, y comprueba la diferencia entre estas dos acciones. Haz las acciones necesarias para borrar un mensaje de tu buzón. Ejercicio 2 Crea una agenda de direcciones con la dirección de correo de algunos compañeros. Introduce la tuya también, y bórrala a continuación. Envía un mensaje a una de las direcciones que has introducido en la agenda. Ejercicio 3 Prueba a enviar mensajes a tres de tus compañeros de forma que incluyas cada una de las direcciones en los campos De:, Cc:, y Bcc. Comprueba que le llega ese correo a las tres personas. Determina la diferencia entre Reenviar un mensaje y Redirigir. Ejercicio 4 Envía a un compañero un mensaje con un archivo adjunto. Elige para ello un archivo aleatorio del disco duro del ordenador donde estés. Haz que tu compañero te envié a su vez otro archivo. A continuación, guarda en c:\ el archivo que te ha enviado él a su vez. Pasarela Webmail Página 13