0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 01 25 de octubre Creación del documento de 2011 1. OBJETO Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las tablas de Retención Documental y ordenar los documentos en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el trámite que los produjo, con el fin de recuperar su orden original. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las oficinas productoras de documentos y las Unidades de Archivo de la FUCS. Se inicia con la identificación de dependencias productoras y termina con la ubicación de los documentos ordenados en los estantes del archivo. 3. DEFINICIONES Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Foliación: Acto de enumerar las hojas. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 1 de 9
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor secundario: aquel que interesa a la investigación y a la Actividad Archivística: Consiste en la orientación que el personal de archivo ofrece a los usuarios sobre el contenido y procedencia de los documentos, así mismo el acceso a la información por medio de solicitud de préstamos. Consulta: Solicitud de documentación para revisión en el área de Gestión Documental, por el tiempo requerido. Préstamo: Solicitud de documentación para revisión en un área diferente a la de Gestión Documental por uno o más días 4. CONDICIONES GENERALES La organización de los archivos de gestión parte de la Tabla de Retención Documental aprobada para cada facultad, división, departamento u oficina, la cual debe ser sometida a evaluación y actualización como mínimo una vez al año, labor que estará bajo la responsabilidad del Grupo de Gestión Documental de la FUCS. La tabla de retención documental permite: o Organizar la documentación que su dependencia genera, tramita o conserva en cumplimiento de sus funciones específicas. o Conservar temporalmente en el archivo de su dependencia, la documentación que es realmente necesaria e importante. o Recuperar y consultar oportunamente la información que se requiere para la toma de decisiones y la gestión para el FUCS. GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 2 de 9
o Integrar la información en los documentos dispersos actualmente en su archivo de oficina. Proceda a conformar físicamente las respectivas Series y Subseries, de acuerdo con lo establecido en su Tabla de Retención Documental. teniendo en cuenta que los documentos que allí se van a conservar correspondan al contenido de la serie o subserie documental. ARCHIVO AREA, DIVISIÓN O FACULTAD Estructura Serie 1 Serie 2 Serie 3 Subserie 1A Subserie 1B Subserie 2A Subserie 1A Subserie 2B Subserie 3C No carpetas 5 No. carpetas 2 No. carpetas 10 No. carpetas 20 Ejemplo: Serie Documental: Subserie Documental: Tipos Documentales: PAGOS Pagos por transferencia proveedores Comprobante transferencia Factura de compra Formatos control factura La documentación al interior de cada carpeta se debe ordenar de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 3 de 9
Mayo 2 de 20 Febrero 2 de 20 Enero 2 de 20 Cuando se requiera se podrá abrir más de una carpeta para cada subserie, abra las que sean necesarias, identificándolas y cuidando que su contenido no sobrepase los 150 folios. Durante este proceso debe efectuar la Selección Natural, esto es la eliminación de documentos que no correspondan a la Serie o Subserie que se está conformando o a ninguna otra. Cada una de las carpetas se debe identificar con la siguiente información. FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD Dependencia: 10000 Serie: 82- PROGRAMAS Subserie 06- Programa de Difusión e Imagen Institucional Contenido: Peticiones Quejas y Sugerencias Fecha inicial: 10/02/2010 Fecha Final: 21/12/2010 Folios: 80 Caja: 1 Carpeta: 11 Observaciones: Si se encuentra material con deterioro microbiologico debe separarse del no contaminado, en sitio con buena ventilación y donde no haya humedad e informarse a Gestión Documental, quien solicitara servicio de personal especializado. La identificación de cada una de las series y subseries documentales dentro de las respectivas gavetas del archivador, se realizara mediante Guías Separadoras, de acuerdo con el siguiente ejemplo: 10000-82 PROGRAMAS 10000-82-06 Programa de Difusión e Imagen Institucional GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 4 de 9
La foliación se debe realizar en el orden en que van llegando los documentos a la carpeta; esta debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB,B), en forma legible y sin enmendaduras. Ejemplo: 1 2 3 4 Se deben disponer unidades de conservación o carpetas en las gavetas de los archivadores dispuestos para tal fin, tal como se ilustra en la siguiente figura 20 10000-8206Programa de Difusión e Imagen Institucional 10000 - PROGRAMAS Sistema de Ordenación Subserie Serie Documental 01 09 Código Series y/o Subseries GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 5 de 9
Se debe tener presente que la disposición física de las carpetas dentro de cada una de las series o subseries documentales debe responder a un sistema de ordenación previamente establecido, el cual se debe determinar por la oficina de acuerdo con su funcionalidad y las características propias de la documentación a ordenar, previendo los sistemas que a continuación aparecen. SISTEMAS DE ORDENACION AL INTERIOR DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES ACTAS CALIFICACIONES COTIZACIONES HOJAS DE VIDA Acosta, cesar Barrera, Luis Castro, Omar Zea, Oliver ASUNTO O MATERIAS ONOMASTICO A, B, C, D ALFABETICO GENERAL GEOGRAFICO METODO 1,2, 3, 4, 5 NUMERICO SIMPLE DECIMAL CRONOLOGICO TOPOGRAFICO 01-Ene-1999 27-Mar-1999 15-May- 2000 10-Jul - 2000 SALA 1 SECCION B ESTANTE 6 ARCHIVADOR 1A GAVETA 3 Ejemplo: Existen documentos que no son generados ni tramitados por las unidadades administrativas de la FUCS, en razon a una función asignadas a la misma, pero que se constituyen en documentos que soportan acciones desarrolladas por una delegación, o en documentos de apoyo a la gestión y de consulta en general, estos documentos no aparecen registrados en la Tabla de Retención Documental de la Dependencia, pero podrán ser conservados de manera transitoria y no se deberán transferir al Archivo Central. Copias de Contratos, producto de una interventoría (Todos los originales deberan reposar en el Contrato que se encuentra en la Gerencia). Copias de Resoluciones, Decretos y otras normas. GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 6 de 9
BASE LEGAL Reglamento general de archivos. Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Reglamento General de Archivos, expedido mediante acuerdo No. 07 de 1994 por parte de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS No aplica GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 7 de 9
6. DESARROLLO No. Flujograma Actividad Descripción de la Actividad Responsable 1 Clasificar documentación 2 Depurar documentación 3 4 5 6 Aislar documentos con deterioro Verificar series y subseries Agrupar por series y subseries 7 Limpiar los documentos 8 9 Si No Ordenar de manera alfabetica, númerica o mixta Ordenar cronólogicamente 10 Archivar en carpetas 11 Foliar 12 Rotular carpetas y cajas Clasificar la documentación siguiendo el principio de procedencia (divisiones, departamentos y facultades) Depurar la documentación separanco las copias, duplicados, documentos sin firma y en general todos aquellos sin valo o que hagan parte de los documentos de apoyo Se identifican documentos con deterioro microbiológico? Aislar los documentos e informar a Gestión Documental quien tomara las medidas pertinentes establecidas por el Archivo General de la Nación Verificar la información de series y subserie documentales según el área y las tablas de retención documental TRD Agrupar los documentos del archivo de acuerdo con los siguientes criterios jerárquicos: 1. Dependencia productora. 2.Serie y 3. Subserie Retirar el polvo, los elementos metálixos, desdoblar pliegues y dobleces Organizar de acuerdo con otros criterios de ordenación (númericos, alfabéticos o mixtos), seg{un las caracteristicas de cada serie o subserie Ordenar los documentos de cada serie y subserie en orden cronólogico, (del documento más antiguio al más reciente) Archivar cada subserie o serie en carpetas consecutivas e identificar cada una Foliar la documentación enumerando los folios de acuerdo con las directrices para ello establecidas Rotular las carpetas y guardarlas en las gavetas correspondientes de igual manera rotuladas 13 Procedimiento preestablecido P-GA-ADD-03 Transferencia Documental 14 FIN GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 8 de 9
7. Tabla de registros y formatos: TABLA DE REGISTROS ASOCIADOS AL CODIGO FORMATO NOMBRE DEL FORMATO RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE ARCHIVO TIEMPO DE ARCHIVO DISPOSICI ÓN FINAL 8. ANEXOS No aplica ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Angela Fernández Cargo: Analista Procesos Nombre: Carolina Muñoz Cargo: Coordinadora Gestión Documental Fecha: Octubre 24/11 Nombre: Verónica Reina Cargo: Asesora Planeación y Gestión de Proyectos Fecha: Noviembre 21/11 Nombre: Dr. Jorge Alberto Ruiz Cargo: Secretario General Fecha: 19/01/2012 GESTION DE PROYECTOS VRJ-AAFC 9 de 9