Correo electrónico Servicio de E-Mail Funcionamiento Razones de su éxito Qué necesito? Windows Live Mail Configuración de la cuenta de UFASTA Windows Live Mail - Entorno Windows Live Mail - Leer mensajes Windows Live Mail - Nuevo mensaje Windows Live Mail Mensaje adjunto Windows Live Mail Enviar y Recibir mensajes Windows Live Mail Responder un mensaje Windows Live Mail Reenviar un mensaje Windows Live Mail Organizar mensajes Windows Live Mail Direcciones de mensajes recibidos Windows Live Mail Listas de distribución Windows Live Mail Reglas de mensaje Correo Electrónico Diapositiva 1
Correo electrónico WebMail WebMail de FASTA Spam Virus E-mail en el trabajo Los 7 pecados capitales del e-mail Reglas para el buen uso Qué define un buen mensaje? Sugerencias y preguntas finales Correo Electrónico Diapositiva 2
Servicio de E-MailE Es anterior a la Web y continúa siendo la razón principal por la que la gente se conecta a Internet. Se diferencia de los otros servicios en que no exige una conexión simultánea entre remitente y destinatario. Los métodos de comunicación tradicionales convergen en Internet El crecimiento de la telefonía móvil y los avances continuos del sector hacen posible acceder al e-mail prácticamente desde cualquier lugar. El 78% de los japoneses, el 68% de los estadounidenses y el 62% de los ingleses utilizan Internet para acceder al e-mail Correo Electrónico Diapositiva 3
Funcionamiento Lo recibe cuando se conecta Servidor del ISP (Proveedor de Servicio de Internet) contratado por la persona que lo Transmisor envía Servidor del ISP contratado por la persona que lo recibe. Ejecutar demostración Receptor Correo Electrónico Diapositiva 4
Razones de su éxito Es relativamente económico Permite mandar mensajes a todo el mundo a precio de una llamada local. Mandar copias de un mensaje a varias personas es rápido y fácil. No aumenta el costo y no precisa muchos más clics que al mandar una sola copia. Permite transferir fácilmente datos como informes, planillas, presentaciones, fotos y otros archivos. Basta con anexarlos al mensaje que se va a enviar. Es cómodo El sistema de almacenaje y envío permite mandar y recibir mensajes desde cualquier sitio y a cualquier hora. Es relativamente rápido Los mensajes sólo tardan unos minutos en llegar a cualquier lugar del mundo. Nunca descansa Está disponible durante las 24 horas del día, los 365 días del año. Correo Electrónico Diapositiva 5
Qué necesito? Una cuenta de E-mail en un servidor de correo. Es equivalente a la Dirección Postal Es única. No existen dos cuentas de E-mail iguales en el mundo. Tiene asociada una casilla de correo donde se almacenan los mensajes. Esta casilla reside en el Servidor de Mail. Formato de la cuenta <nombre de usuario>@<servidor de E-mail> Casilla de correo La cuenta de E-mail de Juan Pérez en FASTA podría ser: Abreviación de en (del inglés at) juanper@ufasta.edu. ar Servidor de Correo Correo Electrónico Diapositiva 6
Windows Live Mail Es un programa cliente de correo electrónico (programa usado para leer y enviar e- mails) dentro de los servicios que ofrece Microsoft en Windows Live. Este es considerado el sucesor de Outlook Express. Para acceder, Botón Inicio, Programas, Windows Live, Windows Live Mail Correo Electrónico Diapositiva 7
Windows Live Mail Configurar la Cuenta (Ejemplo FASTA) 1. Cuenta 2. Agregar Cuenta de Correo Electrónico Correo Electrónico Diapositiva 8
Windows Live Mail Configurar la Cuenta (Ejemplo FASTA) 3. Cuenta 4. Configurar los Servidores mail.ufasta.edu.ar mail.ufasta.edu.ar Correo Electrónico Diapositiva 9
Windows Live Mail Propiedades la Cuenta (Ejemplo FASTA) Se recomienda mantener los mensajes en el servidor para poder chequearlos en diferentes ubicaciones. Caso contrario quedan almacenados en la PC en donde se descargan. Servidores de correo entrante(110) y saliente(465): mail.ufasta.edu.ar Correo Electrónico Diapositiva 10
Configuración n de la cuenta de UFASTA Servidor de correo entrante (pop3 o smtp) mail.ufasta.edu.ar Servidor de correo saliente (smtp) mail.ufasta.edu.ar El servidor requiere autenticación Nombre de usuario El nombre del buzón. De la dirección de correo lo que se encuentra delante de la arroba (@) Todas las direcciones de correo en UFASTA tienen el siguiente formato: nombredeusuario@ufasta.edu.ar Correo Electrónico Diapositiva 11
Windows Live Mail - Entorno Barra de menús, activarla con tecla ALT Barra de herramientas. Carpetas. Escritorio de Outlook. Contactos. Correo Electrónico Diapositiva 12
Windows Live Mail - Leer mensajes Normal Leídos En negrita Sin leer Selección Vista previa del mensaje Doble clic para leerlo en una nueva ventana. Correo Electrónico Diapositiva 13
Windows Live Mail - Nuevo mensaje 1. Oprima el botón Correo nuevo de la barra de Herramientas. 5. Oprima el botón Enviar 2. Ingrese la dirección del destinatario 3. Ingrese el Asunto (ó título) del mensaje. 4. Escriba el mensaje (cuerpo) Los destinatarios en CC reciben una copia del mensaje. Los destinatarios en CCO reciben una copia del mensaje sin que se entere el destinatario principal. Cambiar la prioridad del mensaje según su importancia Chequear ortografía Correo Electrónico Diapositiva 14
Windows Live Mail Mensaje adjunto 1. Luego de escribir el mensaje de texto, ir al menú INSERTAR y elegir Archivar como datos ADJUNTOS o presione el botón Adjuntar. 2. Aparece un explorador para buscar el o los archivos a adjuntar. También puede arrastrar uno o varios archivos desde el Explorador de Windows hasta el cuerpo del mensaje para hacerlo más rápidamente. Correo Electrónico Diapositiva 15
Windows Live Mail Enviar y Recibir mensajes Se establece la conexión con el servidor. Si hay mensajes nuevos, éstos se van bajando a la bandeja de entrada apareciendo una barra de progresión de las tareas. Indicación de las tareas completadas y las pendientes. Correo Electrónico Diapositiva 16
Windows Live Mail Responder un mensaje Aparece el mensaje original al que nosotros queremos responder. El asunto es el mismo pero aparece el prefijo de respuesta Re y el destinatario ya aparece completo. El mensaje original aparece debajo con los datos del Remitente. Lo que trae la ventaja de ir siguiendo un hilo sobre el tema en cuestión. Si quiere contestar a todos los que recibieron el mensaje original, utilice Responder a Todos Al Responder, no se incluyen los adjuntos originales. Correo Electrónico Diapositiva 17
Windows Live Mail Reenviar un mensaje También aparece el mensaje original. El asunto es el mismo pero aparece el prefijo de reenvío Rv o Fw. El campo Para aparece en blanco porque queremos enviarlo a diferentes destinatarios. Si hubiera adjuntos se incluyen. Evite las cadenas de mensajes! Persiguen siempre un fin comercial y sólo generan tráfico en la red. Correo Electrónico Diapositiva 18
Windows Live Mail Organizar mensajes Eliminar Buscar Administrar los mensajes mediante Reglas Agregar, eliminar o cambiar a una carpeta Mover o Copiar un mensaje a otra carpeta Correo Electrónico Diapositiva 19
Windows Live Mail Organizar mensajes Esta herramienta no sólo nos va a servir como agenda sino que también nos va a simplificar la tarea de completar el campo PARA con una dirección de mail cuando enviemos un nuevo mensaje. Correo Electrónico Diapositiva 20
Windows Live Mail Direcciones de mensajes recibidos Se puede simplificar la carga de los datos de la libreta de direcciones. Para ello puede cargarse la dirección de mail de un mensaje recibido marcando el campo De: en el mensaje, haciendo clic con el botón derecho del mouse y eligiendo la opción Agregar. Los campos Nombre y Dirección de mail se completan automáticamente. Correo Electrónico Diapositiva 21
Windows Live Mail Listas de distribución Puede mandar mensajes a un grupo de personas creando un grupo de correo que contenga sus nombres. De este modo, sólo tendrá que escribir el nombre del grupo en el cuadro Para a la hora de enviar mensajes a todos ellos. Puede crear múltiples grupos y un mismo contacto puede pertenecer a más de un grupo. Seleccionar Contactos, luego Crear una nueva Categoría, escribir el nombre de la misma y asignar los contactos correspondientes. Correo Electrónico Diapositiva 22
Windows Live Mail Reglas de mensaje Si no queremos que todos los mensajes recibidos se guarden en la bandeja de entrada, podemos usar este asistente para distribuir estos mensajes en distintas carpetas según quien los envía. Seleccione una condición, por ejemplo La línea De contiene personas Seleccione una acción, por ejemplo Mover a la carpeta especificada Utilice esta herramienta para evitar el Spam Seleccione cada una de las palabras subrayadas y siga las instrucciones. Escriba un nombre para la regla y haga clic en aceptar. Correo Electrónico Diapositiva 23
WebMail Al ser este servicio cada vez más esencial para la vida laboral y estudiantil, es necesario poder tener acceso a él en cualquier ubicación. Permite no tener que configurar la cuenta para acceder desde cualquier computadora. Desde la casa de un amigo. Cibercafés en todo el mundo. Visite www.cibercafés.com para obtener un listado de direcciones por si se va de viaje. Hoteles. Permite tener varias cuentas de correo para distintas actividades, independientemente del ISP que tenga. A diferencia de las cuentas POP3, en este caso sólo le hace falta el Navegador. Puede obtener una cuenta en este momento. Es gratis! Los más populares son los servidores de Hotmail y Yahoo, pero prácticamente cada portal multimedia ofrece cuentas. Verifique cuál es el límite de almacenamiento que brindan. OE6 permite administrar los mensajes de cuentas web Y a su vez, los servidores web ahora permiten administrar las cuentas POP3. La principal desventaja es la lentitud. Escriba todos los mensajes en forma Off-line, haciéndolo en el Bloc de Notas o en Word, y luego copiando el texto al cuerpo del mensaje web. Ahorre! Correo Electrónico Diapositiva 24
WebMail de FASTA Crear la cuenta Acceso a casilla de mail. Acceso a Internet. Acceso a SIUFWEB Correo Electrónico Diapositiva 25
WebMail de FASTA Lea el Reglamento Tenga en cuenta que esta casilla tiene como fin la comunicación de asuntos académicos. Consulte dudas a Profesores. Reciba avisos de las Secretarias de Facultades. Reciba avisos de Eventos Importantes. Pertenecerá a una lista de distribución de su carrera y de las materias que curse. Complete los datos Ingresar número de cualquier recibo (el que figura con RC sin los ceros de la izquierda). Correo Electrónico Diapositiva 26
WebMail de FASTA Redactar Mensaje Nuevo Clic para leer el nuevo e-mail recibido. Carpetas E-mail recibido y leído. Correo Electrónico Diapositiva 27
Mensaje nuevo con Adjunto 5. Debe esperar hasta que aparezca el nombre del archivo 4. 1. 3. 2. Correo Electrónico Diapositiva 28
Spam Todo mensaje de correo, generalmente publicitario, que uno no solicitó. Ofrecen dietas milagrosas, productos del estilo llame ya!, etc. Cómo consiguen mi cuenta? Principalmente al reenviar mensajes en cadena. Se recolectan hasta cientos de direcciones en un mensaje por pseudoempresas que luego las venden a los departamentos de comercialización de otras empresas. En sí estos mensajes no son dañinos al leerlos, pero sí lo son al saturar las cuentas, llenar los límites de las casillas y generar excesivo tráfico en las redes. Legislación Anti-Spam. Existe en ciertos países. Pero debido al costo nulo de enviar un mensaje a miles y miles de personas con un clic, estas empresas inescrupulosas van a continuar efectuándolo. Correo Electrónico Diapositiva 29
Spam Prácticas antispam No publicar su dirección de correo en sitios públicos como salones de chats, foros, etc. Poseer una cuenta para propósitos triviales y no laborales, para poder publicar esta cuenta sin miramientos y poseer otra cuenta para uso profesional que debería ser revelada a personas de confianza. Establecer reglas de mensaje como en el OE6. Ahora los servidores de webmail ofrecen la posibilidad de bloquear las cuentas que uno considera spam. Programas antispam que puede descargar desde www.download.com NO RESPONDER EN NINGÚN CASO! Algunos mensajes vienen con links para quitarnos de la lista. Con esto, confirman que nuestra cuenta realmente existe, la cual será vendida dentro de un paquete con otras miles. O sea que recibirá aún más correo basura. Mirar el contrato de privacidad al suscribirse a los sitios de interés. Reportar esta práctica www.spamcop.net Ignorarlos y pulsar SUPRIMIR. Correo Electrónico Diapositiva 30
Virus NUNCA un e-mail va a instalar un virus, siempre y cuando NO ejecutemos los archivos adjuntos que pueda tener. Es decir que si recibimos un archivo adjunto y no sabemos de quién proviene, es preferible eliminarlo, y si tiene dudas y conoce al Remitente, es conveniente pasarle un anti-virus antes de abrirlo. Sobre todo si la extensión de los mismos es.exe.bas.vbs js. Algunos archivos con virus están renombrados como.txt o.doc, que al abrirlos resultan ser archivos ejecutables. Tenga en cuenta que quizá reciba un virus de una persona conocida. Esto no es adrede, sino que los mismos virus se reenvían desde la máquina infectada a la lista de direcciones que encuentra. E-mails con títulos como "JOIN THE CREW ó "WIN A HOLIDAY" suelen tener archivos adjuntos con virus. También son peligrosos los adjuntos provenientes de cadenas. Sugerencia: no escribir los mails en archivos de texto y luego adjuntarlo. Excepto cuando lo que se debe enviar no sea solo texto. Correo Electrónico Diapositiva 31
E-mail en el trabajo La velocidad con la que los negocios adoptan el e-mail es un buen testimonio de su valor. El e-mail puede mejorar la eficacia, reducir los costos y aumentar la productividad y los beneficios. Ha pasado de ser un simple soporte para el envío de textos a convertirse en una herramienta para compartir y gestionar textos. Correo Electrónico Diapositiva 32
E-mail en el trabajo Ejemplos de aporte del e-mail a su trabajo Marketing y ventas Proporcionar precios, detalles del producto o información sobre la empresa para clientes existentes o potenciales. Aceptar pedidos. Crear sistemas de envío automatizados. Lamentablemente esto degeneró en el Spam. Compras Obtener precios y especificaciones Hacer pedidos Operaciones Intercambio de datos entre distintos departamentos. Comunicación interna, externa, nacional e internacional. Diseño y producción Enviar bocetos, especificaciones, planes, etc. Agilizar la toma de decisiones. Servicio de atención al cliente Proporcionar puntos de contacto tanto generales como específicos. Proporcionar un servicio de asistencia off-line. Gestionar las preguntas o quejas de los clientes. El servicio más utilizado de las Intranets. Correo Electrónico Diapositiva 33
El efecto sobre las comunicaciones internas De la jerarquía a la red de trabajo Las comunicaciones internas eran jerárquicas y los mensajes se transmitían en sentido ascendente o descendente. Los jefes y directores utilizaban a sus secretarias y asistentes a modo de interfaz entre ellos y los empleados. El e-mail ha posibilitado la comunicación directa. Las redes de trabajo han sustituido al esquema antiguo. Los empleados tienen más poder de comunicación. Correo Electrónico Diapositiva 34
Efectos colaterales Algunos no asisten a reuniones ni contestan el teléfono porque saben que se las puede contactar por e-mail (y ellas deciden cuándo contestar). Más mails de lo que uno puede manejar. Contestar hace que se multipliquen, lo que hace bajar la productividad de la persona que está desbordada de ellos. El e-mail no es siempre el mejor vehículo de expresión. Se pueden generar malos entendidos y tensiones innecesarias por escribir cosas que uno no diría en forma personal o telefónica. Algunos creen que es el medio ideal para: Tomar partido en la política de la empresa Le mandaré una copia de esto al director general para que sepa quién está sacando este asunto adelante. Pasar el muerto a otro Le he enviado el mensaje al departamento de Compras de modo que ya no es problema mío. Cubrirse las espaldas Le he mandado una copia de este mensaje al departamento de Contabilidad para que nadie me pueda hechar la culpa si no pagan la factura. Correo Electrónico Diapositiva 35
Los 7 pecados capitales del e-maile 1. Contrato Usar el e-mail sin leer y entender las condiciones de uso de su servidor. 2. Contenido Mandar mensajes con un contenido ilegal, nocivo o molesto puede ofender o afectar a alguien. Cadenas, spam y flaming. 3. Seguridad Dar por sentado que el e-mail es un medio totalmente seguro e incluir datos confidenciales. 4. Virus Pensar que los mensajes y adjuntos no tienen virus ni códigos dañinos. 5. Identidad Utilizar el nombre de usuario y la contraseña de otra persona. 6. Integridad Cambiar el contenido original de mensajes que ya han sido enviados. 7. Privacidad Facilitar la dirección de e-mail de otra persona. Correo Electrónico Diapositiva 36
Reglas para el buen uso Establecer políticas de uso y capacitar al personal. Riesgos y beneficios. Aspectos legales. Seguridad y confidencialidad. Grabar y conservar mensajes. Comunicación con el exterior. El uso para asuntos personales. Consecuencias de ignorar las directrices. Consejos para la redacción de mensajes Comprobar de enviar el mensaje a la persona indicada. Piense que el mensaje puede ser leído por otras personas. No incluya nada que le incomodaría si se hiciese público. No escriba nada que le pueda traer problemas en un juicio. Protéjase y proteja a los demás de los virus y el spam. Asegúrese que el mensaje tiene un objetivo definido y que lo expresa con claridad. No mezclar diferentes temas en un mismo mensaje por más que vayan dirigidos a la misma persona. Es preferible dividir los temas para poder realizar un seguimiento de cada uno. Los mensajes deberían ser breves y concretos. Escribir mensajes fáciles de leer y evitar los tecnicismos innecesarios. Sea educado y amable Firme los mensajes. Correo Electrónico Diapositiva 37
Qué define un buen mensaje? 1. Propósito claro Nunca recibió un mensaje y no ha sabido por qué se lo mandaron a usted? Nunca ha tenido la sensación de recibir copias de mail simplemente porque es sencillo de hacerlo? No ha recibido mensajes que intentan cubrir varios cometidos a la vez? El resultado: confusión y unos varios mails más para aclarar la situación. Pregúntese que quiere que ocurra a raíz de su mensaje y que el mensaje está orientado a lograr esa meta. Si conoce bien el propósito de su mensaje, conseguirá también: Enviarlo a la persona adecuada. Enviar copias a las personas indicadas. Estructurar correctamente el mensaje. Definir el contenido. Escoger el estilo y el tono del mensaje. Calcular el momento en que debe enviarlo. Resumir con listas numeradas o de viñetas según el caso. Correo Electrónico Diapositiva 38
Qué define un buen mensaje? 2. Contestar un mensaje si es necesario Se espera una respuesta o es necesaria? Enviar una copia del mensaje a todas las personas que recibieron el mensaje original. Incluir el mensaje original en la respuesta. Si no es necesario, podría recortar o resumir el mensaje para poder contestar claramente a cada punto. O incluso eliminarlo cuando se trate de un mensaje pesado. Preguntar al creador en caso de querer reenviarlo a otras personas. Es una buena práctica responder con otro color y debajo de cada pregunta, en caso de tener el mensaje original una lista de viñetas o lista numerada. Correo Electrónico Diapositiva 39
Qué define un buen mensaje? 3. La Dirección El propósito del mensaje determina a los destinatarios. Evite enviar mensajes con una larga lista de destinatarios. Si utiliza dos listas, compruebe que no haya destinatarios repetidos en ellas para evitar que reciba dos o más copias del mismo. Si quiere que alguna de las personas a las que manda una copia en CC haga algo en concreto al recibir el mensaje, póngalo claramente en el texto del mismo. De lo contrario, el destinatario que reciba una copia asumirá que sólo se le envía para mantenerle al corriente. Por ejemplo si se le envía el mensaje a Juan, y Pedro recibe copia pero debe realizar alguna tarea, es buena práctica incluir en el PD: Juan, por favor revisa Correo Electrónico Diapositiva 40
Qué define un buen mensaje? 4. El asunto Un buen título permite clasificar el mensaje mientras que uno malo es inútil tanto para el emisor como para el receptor. El destinatario puede captar la importancia de un mensaje si le proporciona un buen asunto. El mensaje puede ser uno de los muchos que el destinatario recibe cada día, puede ser incluso uno de cientos que esperan en la bandeja de entrada. Un buen asunto: Tiene mucho significado Ej. Malo: Información Ej. Bueno: Lanzamiento del Plan de Servicio Oro (PSO) Es relevante Evite utilizar asuntos que llamen la atención pero que no tengan relación con el mensaje como por ej.: Asunto: Vieron al jefe salir con otra Mensaje: Ahora que he conseguido llamar tu atención. Este tipo de asunto puede ser muy frustrante sobre todo para un destinatario muy ocupado. Correo Electrónico Diapositiva 41
Qué define un buen mensaje? Es conciso Debe aprovechar el espacio disponible. No tiene que ser una frase completa con toda la puntuación necesaria. El espacio es limitado y el verdadero reto es sacarle el mayor provecho. Piense en los titulares de los diarios para obtener la idea de lo que estamos hablando. La cantidad de texto disponible varía según los casos de los sistemas de mail empleados. Un título interrumpido puede tener un significado muy distinto al original. Por ejemplo: Asunto: el 20% de aumento de sueldo para los empleados de los departamentos de marketing y ventas. Cuando el título completo es: el 20% de aumento de sueldo para los empleados de los departamentos de marketing y ventas es inadmisible para la dirección. El asunto debe ser un apunte del contenido del mensaje, no un resumen del mismo. En el ejemplo anterior debería ser: Asunto: el 20% de aumento rechazado Correo Electrónico Diapositiva 42
Qué define un buen mensaje? 5. Encabezados Incluirlos o no? Aparte de darle carácter formal a los mensajes dentro de la empresa, aquí se mencionan otras ventajas: Reitera al destinatario que el mensaje iba realmente dirigido a él y no lo recibió por error. El que recibe una copia del mensaje la reconoce inmediatamente como tal sin necesidad de leer su nombre en la lista de direcciones del campo CC. Si decide incluirlo, la elección del estilo del mismo dependerá de: El nivel de relación que tenga con el destinatario. El número de destinatarios. La frecuencia con la que envía mensajes a esos destinatarios. El entorno desde el que envía el mesaje: la empresa puede tener un estilo predeterminado. Su estilo personal o sus preferencias así como las del destinatario. Si no conoce al destinatario, utilice encabezamientos para que el mensaje no parezca frío o distante. Si no sabe el nombre, su puesto o incluso su sexo, no podrá incluirlo (recuerde observar la firma si es que está contestando porque le servirá en este caso). Correo Electrónico Diapositiva 43
Qué define un buen mensaje? 6. Despedida y firma La despedida es la fórmula de cortesía que se incluye al final del mensaje como por ejemplo: Saludos La firma es el nombre, apodo o aquello por lo que quiera que le conozcan como el puesto. Al igual que ocurre con los encabezamientos, no todo el mundo está a favor del uso de despedidas y firmas. Si no conoce a la persona, incluya por lo menos: Una despedida del estilo de saludos. Una firma con su nombre y apellido. Si incluye un encabezamiento, debe emplear una despedida o su firma o ambas, acorde a la formalidad o informalidad del encabezamiento. Es posible también incluir el puesto y por ejemplo la dirección web de la empresa. Correo Electrónico Diapositiva 44
Qué define un buen mensaje? 7. Diseño El uso de espacios y líneas en blanco hará considerablemente más legibles sus mensajes. Evite los párrafos largos, porque resultan caóticos y poco motivantes, mientras que los más cortos son saltos de línea lógicos que parecen más abarcables. Inserte una línea en blanco entre: El encabezamiento y la primera línea del mensaje. Cada párrafo. El último y la despedida. La despedida y la firma. Genere una lista de viñetas o numerada para resumir los contenido cuando fuere posible. Si se ve limitado por la interfaz del programa de correo, utilice un procesador de textos como Word y luego adjunte el archivo. Esto en casos que el texto sólo no sea suficiente. Tenga en cuenta que si utiliza mensajes que no sean sólo texto (.txt), como HTML, RTF, XML, MHT, puede ocurrir que al recibir el mensaje, el destinatario no pueda leerlo claramente o incluso no aparezca nada del mensaje. Correo Electrónico Diapositiva 45
Qué define un buen mensaje? 8. Anexar archivos Si bien es una de las funciones más poderosas del mail, también es la que provoca más problemas. Anexos que no pueden abrirse. Mensajes remitidos a anexos que no existen por olvido. Anexos muy pesados para poder bajarlos. Pudiendo incluso el destinatario decidir no recibirlo. Pueden existir reglas de admisión de máximo de tamaño para anexos. Si el anexo es irrelevante, podría ocasionar una pérdida de tiempo para el destinatario. Virus en anexos. El tipo de anexo no es reconocido por ninguna aplicación en la PC del destinatario y por lo tanto no puede abrirse. Correo Electrónico Diapositiva 46
Qué define un buen mensaje? 9. Escribir con lenguaje claro Esta es quizá la sugerencia más difícil y la que depende más de usted. Escribir con claridad Le ahorra trabajo al lector ya que no se ve obligado a descifrar el mensaje. Evita confusiones, ya que el propósito, la información y las acciones no son ambiguas. Puede dar una buena impresión suya y de su empresa. Un mensaje eficaz puede llegar a considerarse como un negocio eficaz. Piense a quién va dirigido antes de escribir. Escribir en el lenguaje del destinatario. Compruebe la gramática y la ortografía en Word por favor, le tomará unos segundos. Correo Electrónico Diapositiva 47
Qué define un buen mensaje? 10. Prioridad Alta, media o baja? Remite la importancia del mensaje y no la velocidad de entrega de éste, a diferencia del correo tradicional. Se prestan a un uso abusivo. Lo que deviene en una necesidad de incluir asuntos como IMPORTANTE: No olvides, o URGENTE: Chequear. Enviar mensajes de prioridad alta en una oficina en la que todo el mundo está muy ocupado no cambiará nada. Utilice prioridades altas en casos estrictamente necesarios si quiere que los destinatarios hagan caso de ellas. Correo Electrónico Diapositiva 48
Sugerencias y preguntas finales 1. Estoy enviando el mensaje a la persona indicada? 2. Este mensaje es importante? 3. He escogido un título apropiado en el asunto? 4. El propósito del mensaje está claro? 5. Está bien estructurado y bien escrito? 6. Contiene algo ilegal, algo que podría ofender o dañar a alguien, algo molesto o peligroso? 7. He revisado la ortografía y gramática? 8. Espero una respuesta (o una reacción)? De ser así, lo he especificado y he marcado un plazo? 9. Contiene información confidencial? Realmente debo mandarla por email? 10. Necesito incluir una nota sobre responsabilidades y derechos de autor? 11. El mensaje contiene mensajes previos? Es preciso que estén o puedo borrarlos? 12. Si hay un anexo 1. El destinatario posee el software para abrirlo? 2. Lo he anexado de verdad? 3. Es necesario enviar un documento adjunto o se trata de texto solo? Correo Electrónico Diapositiva 49