UNIDAD DE CONTABILIDAD MANUAL DE ORGANIZACIÓN
INTRODUCCIÓN Es primordial que la Administración Pública Municipal realice sus acciones de manera eficiente, eficaz y transparente; para satisfacer las demandas de la sociedad culiacanense. Por ello, nuestro gobierno debe contar con mecanismos administrativos sólidos que lo hagan cumplir con sus objetivos. En esta búsqueda de efectividad se hace necesario que la administración pública revise y actualice sus formas de organización, sistemas de trabajo y procedimientos de atención a los usuarios, a efecto de adecuarlas a las circunstancias del entorno social y la disponibilidad de recursos. En consecuencia, la Unidad de Contabilidad Municipal, como parte de las acciones que se han venido realizando para mejorar y como resultado del análisis objetivo de los elementos administrativos existentes, elabora el presente Manual General de Organización de la Unidad de Contabilidad, mismo que se constituye como instrumento administrativo básico, toda vez que establece la forma de organización y el funcionamiento de las unidades administrativas que la conforman, así como sus objetivos y funciones. El manual en cuestión es una herramienta útil que permitirá al personal de la Unidad de Contabilidad desempeñar y precisar las funciones de cada unidad administrativa, deslindar responsabilidades, evitar duplicidades, detectar omisiones, contar con un medio de información y orientación al público y, en general, mejorar la productividad y calidad de la misma, tomando siempre en cuenta el entorno social y las necesidades en curso, para de esta manera hacer las adecuaciones necesarias.
ÍNDICE TEMA PÁGINA Antecedentes Históricos 1 Marco Jurídico 2 Misión 3 Visión 4 Valores 5 Objetivos Estratégicos 6 Estructura Orgánica 7 Organigrama General 8 Organigrama Específico 9 Funciones 10 Objetivo 11 Perfil del Puesto del Jefe de Unidad 12 Directorio 13
ANTECEDENTES HISTÓRICOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN En el periodo 1978-1980 siendo Presidente Municipal el Lic. Jorge J. Chávez Castro, se estableció el Reglamento de Organización Administrativa del Ayuntamiento del Municipio de Culiacán mediante el Decreto Municipal No. 5 de fecha 20 de Noviembre de 1978, y en este ordenamiento establece la Dirección de Contraloría y dependiendo de ella el Departamento de Contabilidad. Siendo Presidente Municipal el Ing. Lauro Díaz Castro en el periodo 1990-1992, publica el 17 de Enero de 1990 el Reglamento Orgánico de Administración Municipal del Ayuntamiento de Culiacán con Decreto Municipal No. 1, donde establece la Dirección de Contabilidad como una dependencia de la Tesorería Municipal. Siendo Presidente Municipal Sadol Osorio Salcido en el periodo 1996-1998, publica el Reglamento Orgánico de Administración Municipal del Ayuntamiento de Culiacán, según Decreto Municipal No. 4 con fecha 8 de Enero de 1996 estableciendo la Subdirección de Egresos, Contabilidad y Presupuesto, adscrita a la Tesorería Municipal y dependiendo de ella, el departamento de Contabilidad y Bienes Municipales. Mediante Decreto No. 1 de fecha 28 de Julio de 1999 se publica el Reglamento Interior de Administración del Municipio de Culiacán, siendo Presidente Municipal el Ing. Gustavo Adolfo Guerrero Ramos, instauró la Unidad de Contabilidad Municipal dependiente de la Tesorería Municipal. El 10 de Enero de 2005 siendo Presidente Municipal el Lic. Aarón Irízar López, se publica en el Decreto No. 1 el Reglamento Interior de Administración del Municipio de Culiacán, Sinaloa; donde se nombra a la dependencia: Unidad de contabilidad, dependiendo de la Tesorería Municipal. Siguiendo la misma estructura en la actualidad. El 31 de Enero de 2008, siendo Presidente Municipal el Lic. G. de Jesús Vizcarra Calderón y el H. Cabildo del Ayuntamiento de Culiacán aprobaron un nuevo Reglamento Interior de Administración del Municipio de Culiacán, en el cual se respeta la misma estructura de la Unidad de Contabilidad dependiente de la Tesorería Municipal, este Reglamento se publicó en el Periódico Oficial Núm. 20 el día 15 de Febrero de 2008. 1
MARCO JURIDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (Promulgada el 5 de Febrero de 1917); Código Fiscal de la Federación; Ley General de Contabilidad Gubernamental, (Entró en vigor en el año 2009); Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sinaloa, (Periódico Oficial número 83, 25-VII-1917); Ley de Gobierno Municipal del Estado de Sinaloa, (Periódico Oficial número 142, 26- XI-2001); Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, (Periódico Oficial número 2, 05- I-1981); Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Sinaloa, ( Periódico Oficial número 135, 08-XI-1985); Ley de la Auditoria Superior del Estado de Sinaloa, (Se instituyó el 23 de Abril de 2008); Ley de Adquisiciones y Administración de Bienes Muebles del Estado de Sinaloa; Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Estado, (Periódico Oficial número 124, 15-XI-999); Reglamento Interior de Administración del Municipio de Culiacán, (Periódico Oficial número 20, 31-I-2008); Ley de Ingresos para el Ejercicio Fiscal 2012; Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2012; 2
MISIÓN La Unidad de Contabilidad se encarga de registrar las operaciones financieras realizadas por el Ayuntamiento, elaborar la Cuenta Pública, realizar actividades de apoyo en la formulación y seguimiento del Presupuesto de Egresos, y además, es la responsable de suministrar la información financiera y contable para la toma de decisiones, que las diversas áreas del Ayuntamiento requieren para su adecuado funcionamiento. 3
VISIÓN Proporcionar la información correcta y oportuna que facilite la toma de decisiones adecuadas con la finalidad de lograr los objetivos y metas institucionales. Asimismo, para finales del ejercicio 2012 deberemos contar con un Sistema Financiero- Contable que nos permita generar la información financiera en tiempo real, así como los Reportes y Estados Financieros requeridos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), y dar cumplimiento a lo establecido en la Nueva Ley de Contabilidad Gubernamental. 4
VALORES Honestidad El servidor público debe apegarse siempre a la verdad y actuar de manera recta, debe estar consciente que los recursos económicos que maneja no le pertenecen y por lo tanto no hacer uso indebido de ellos. Transparencia Los recursos provienen de la sociedad y deben usarse en beneficio de la misma. Por lo tanto es justo que el servidor público actúe de manera transparente y que rinda cuentas, para que la sociedad esté al tanto del buen uso que se le da al erario. Responsabilidad El servidor público tiene una tarea muy importante en la sociedad, por lo tanto debe actuar de manera responsable y objetiva en todas y cada una de las tareas que realice. Lealtad El servidor público debe ser leal a la institución a la que pertenece y no poner en riesgo a la misma. Debe manejar la información con confidencialidad, mientras no sea solicitada con el debido apego a la normatividad. Servicio El servidor público debe de recordar siempre lo que su nombre implica y buscar siempre el beneficio social. Tratar a las personas amablemente y ocuparse de las necesidades de las mismas. Imparcialidad El servidor público actuará sin conceder preferencias o privilegios indebidos a organización o persona alguna, debiendo estar apegadas a la normatividad. Liderazgo El servidor público debe convertirse en un decidido promotor de valores y principios en la sociedad, partiendo de su ejemplo personal al aplicar cabalmente en el desempeño de su cargo público este Código de Ética y el Código de Conducta de la institución pública a la que esté adscrito. 5
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Establecer mecanismos permanentes de carácter operativo, para el registro contable y presupuestal de los siguientes gastos: Nómina, Adquisición de Bienes Materiales y Servicios, Inversión Pública, Retención a Favor de Terceros y cumplimiento de las obligaciones fiscales. Adecuar los procesos de operación para: Cumplir a tiempo con la entrega a la Auditoria Superior del H. Congreso del Estado de Sinaloa, de la Cuenta Pública Mensual y Solventación de observaciones derivadas de auditorías. Adecuar los procesos de archivo de documentación contable. Avanzar en la digitalización de procesos. 6
ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Tesorería Municipal 1.1. Unidad de Contabilidad 7
ORGANIGRAMA GENERAL 8
ORGANIGRAMA ESPECÍFICO MANUAL DE ORGANIZACIÓN 9
FUNCIONES (Art. 73 del Reglamento Interior de Administración del Municipio de Culiacán 2008) Al Jefe de la Unidad de Contabilidad le corresponde el ejercicio de las facultades y obligaciones siguientes: I. Establecer y registrar el control contable de egresos e ingresos, así como de las operaciones que realice el Ayuntamiento; II. III. IV. Codificar presupuestalmente los documentos y comprobantes de ingresos y egresos de cada mes, así como el registro del ejercicio del presupuesto; Formular y registrar las pólizas de ingresos y egresos, así como las operaciones diversas por correcciones contables y las demás que sean necesarias; Verificar el registro de los libros auxiliares del balance general, presupuesto, cuentas de orden y transitorias; V. Codificar los precios oficiales para control presupuestal y existencias de almacén; VI. VII. VIII. IX. Vigilar y mantener el registro actualizado de los bienes propiedad del Municipio, en coordinación con el Departamento de Bienes Municipales; Formular mensualmente, los informes financieros generales y los que se deban remitir a la Auditoria Superior del Estado; Analizar y proponer la respuesta correspondiente a las observaciones de la Auditoria Superior del Estado y de otros órganos de control legalmente facultados, y Las demás que establezcan las Leyes, Reglamentos, Acuerdos de Cabildo, y las que le confiera el Presidente Municipal y el Tesorero Municipal. 10
OBJETIVO Suministrar la información contable, financiera y presupuestal que las diversas áreas del Ayuntamiento requiera para su adecuado control y funcionamiento, además de coordinar la elaboración de la Cuenta Pública, el Pronóstico de Ingresos y el Presupuesto de Egresos mediante el uso racional de los recursos humanos, materiales y tecnológicos correspondientes. 11
PERFIL DEL PUESTO JEFE DE UNIDAD DE CONTABILIDAD Identificación del puesto. Denominación del puesto: Jefe de Unidad de Contabilidad Unidad Administrativa: Unidad de Contabilidad Tramo de Control. Dirige a: Personal de la Unidad de Contabilidad Reporta a: Tesorero Municipal Competencia. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Escolaridad: Licenciatura Especialidad: Contador público y/o Carrera afín. Conocimientos: Conocimientos Contables Conocimientos Administrativos Conocimientos Jurídicos Conocimientos Presupuestales y de Ingresos Habilidades y actitudes: Liderazgo Honestidad Disposición Toma de Decisiones Trabajo en equipo Cálculo aritmético Expresión escrita Confiabilidad Expresión oral Ordenamiento de información Habilidades Interpersonales Motivación Planificación Poder de convencimiento Iniciativa Discreción Habilidades Analíticas Adaptabilidad al cambio Idiomas: No indispensable. Experiencia. 5 años. Función General del Puesto. Suministrar la información contable, financiera y presupuestal que las diversas áreas del Ayuntamiento requieran para su adecuado funcionamiento y coordinar la elaboración de la Cuenta Pública y Presupuesto de Egresos mediante el uso de los recursos humanos y materiales. Funciones Específicas. I. Establecer y registrar el control contable de egresos e ingresos, así como de las operaciones que realice el Ayuntamiento; II. Codificar presupuestalmente los documentos y comprobantes de ingresos y egresos de cada mes, así como el registro del ejercicio del presupuesto; III. Formular y registrar las pólizas de ingresos y egresos, así como las operaciones diversas por correcciones contables y las demás que sean necesarias; IV. Verificar el registro de los libros auxiliares del balance general, presupuesto, cuentas de orden y transitorias; V. Codificar los precios oficiales para control presupuestal y existencias de almacén; VI. Vigilar y mantener el registro actualizado de los bienes propiedad del Municipio, en coordinación con el Departamento de Bienes Municipales; VII. Formular mensualmente, los informes financieros generales y los que se deban remitir a la Auditoria Superior del Estado; VIII. Analizar y proponer la respuesta correspondiente a las observaciones de la Auditoria Superior del Estado y de otros órganos de control legalmente facultados, y IX. Las demás que establezcan las Leyes, Reglamentos, Acuerdos de Cabildo, y las que le confiera el Presidente Municipal y el Tesorero Municipal. 12
DIRECTORIO LCP. Juan Alexandro Ochoa Castro Unidad de Contabilidad Palacio Municipal Planta Baja Conmut. 758-01-01 Ext. 1378, 1292, 1351 13