Datos de la empresa: Actualmente Aliaxis Centroamérica tiene presencia en 13 países y su operación a nivel estratégico y tecnológico es gestionada desde Costa Rica. Dada su dispersión geográfica, se requería contar con una solución que permitiera de manera ágil y eficiente el trasiego de información y colaboración entre los usuarios de la Corporación. El desarrollo de este proyecto evidenció un compromiso y un cambio cultural dentro de toda la corporación ya que no solo era TI que manejaba el proyecto sino que eran los mismos usuarios finales, Jorge Hernández, Gerente de Infraestructura. Aliaxis Centroamérica La Necesidad Como organización regional se requería de una tecnología que apoyara la estandarización de procesos y la forma de presentación de reportes ejecutivos al equipo gerencial, así como la centralización y la custodia de su información clave, siendo este último un tema de índole crucial por tratar. Es por lo anterior que uno de los factores más importantes que dieron origen al proyecto es que se contaba con mucha información confidencial y relevante de la compañía en una aplicación que no daba la certeza de confidencialidad que se requería en la organización. Ante esta situación la corporación se sentía expuesta, por lo que se ocupaba una aplicación que le brindara mayor resguardo y garantía de sus datos claves, por lo que el desarrollo de su propia Intranet basada en el ambiente de Share Point viene a resolver y ayudar al mejoramiento de procesos y privacidad de la información al estar dentro de la propia infraestructura de la compañía.
Share Point permitió crear dentro de la empresa una comunidad alrededor de todos los usuarios de manera que existiera un solo mensaje que contribuye a la imagen corporativa, en donde cabe resaltar la manera positiva con que el personal se integra con la herramienta de una manera muy sencilla, y orientada 100 % al usuario, siendo casi hasta intuitiva de manejar, Jorge Hernández, Gerente de Infraestructura Un proyecto lleno de beneficios Según Jorge Hernández, Gerente de Infraestructura Dentro de los principales beneficios obtenidos están la seguridad, ya que al tener una aplicación solo para la empresa garantiza que la información fuera solo accesible para los miembros de la misma, además de la portabilidad, ya que al tener todas las herramientas Microsoft, la migración y adaptación a Share Point fue muy natural así como la capacitación a los usuarios para que aprendieran a publicar información. Y por último el hecho de crear una comunidad alrededor de todos los usuarios que contribuyo a la imagen corporativa, en donde cabe resaltar la manera positiva con que el personal se integra con la herramienta de una manera muy sencilla, y orientada 100 % al usuario, siendo casi intuitiva de manejar, destaco Hernández.
Destacando 7 significativos beneficios alrededor del proyecto: Generalidades. Actualmente unas 1700 personas hacen uso del portal desarrollado. La automatización de procesos, como por ejemplo el flujo de crédito tuvo un impacto económico directo en la corporación a los largo de sus 13 países Aumento en la productividad del usuario aprovechando flujos de trabajo ya pre-definidos como revisiones de documentos, seguimiento a casos y recolección de firmas. Búsquedas relevantes al negocio que permitan obtener rápidamente información sobre documentos, personas, y páginas Web. Funcionalidad para mantener minutas de reuniones y los acuerdos en las reuniones. Permitir a los usuarios tomar decisiones con información veraz y oportuna. Intercambio rápido de información de procesos de negocio. a. Sincronización de información de los clientes que esta almacenada en SAP, para consulta general. b. Flujo de trabajo de aprobación de líneas de crédito c. c. Flujo de trabajo de aprobación de viajes y viáticos Consistencia en la experiencia del usuario, al utilizar herramientas de uso diario como aplicaciones de escritorio, correo electrónico y navegadores de Internet. Seguridad en información sensitiva del negocio, la cual podrá ser administrada y controlada de manera efectiva.
Cuando se cumplen más allá de las expectativas Hoy por hoy la aplicación de Share point es tan importante dentro de la empresa, como lo es el correo electronico y cualquier otra herramienta tecnologica ya que el grado de depencia actual muy alto, incluyendo desde el director general hasta el nivel más razo de la compañia Jorge Hernández, Gerente de Infraestructura Cuando se trabaja en un proyecto de esta envergadura, en una organización con presencia en más de 13 países y que será utilizada por al menos 1700 personas, es más que claro que cada paso que se dé debe venir alineado a una planeación estratégica empresarial. Y es por eso que cuando se fue implementando el proyecto y el mismo fue creciendo y madurando se empezaron a crear nuevas expectativas, de manera que muchas metas de la compañía fueron transformadas por la aplicación del Share Point, ya que no solo ayudaba a cumplir los objetivos ya establecidos sino que también re-definió algunos otros, ya que permitió también la actualización de algunos procesos, modificando también algunos dispositivos en función de la nueva herramienta que permitió optimizar procesos que antes no lo estaban, iniciando en el área administrativo- financiero, que es la que da soporte por medio de sus servicios compartidos a las sedes en cada diferente país.
Productos utilizados Las tecnologías utilizadas en este proyecto incluyen: Servidores HP Blade, Almacenamiento Externo HP EVA 4400. Software de Microsoft: Windows Server 2008 R2, SQL Server 2008 R2 y SharePoint 2010. Integración de Microsoft SharePoint 2010 con SAP para la automatización del flujo de aprobación de crédito. Toda una empresa involucrada en el desarrollo de su Intranet Una de las grandes cualidades que tuvo la implementación de Share Point en Aliaxis Centroamérica, es que permitió conectar a toda la organización, generando ahorros importantes y facilitando no solo la coloración entre los usuarios sino también automatizando procesos, como lo es el de flujo de crédito que tuvo un impacto económico directo en la corporación y con el cual la organización pudo avanzar con el proyecto desde lo corporativo a otras áreas y países. Otra de las grandes generalidades es que se logró sacar al departamento de TI del rol de implementador de siempre a un puesto más de supervisión, empoderando a los usuarios y permitiéndoles modelar y configurar la herramienta a su gusto y necesidades. De esta manera los colaboradores empezaron a desarrollar sitios informativos con perfiles personales y otras novedades, ya no era solo Word y Excel, sino que se inició una serie de cambios y trasformaciones iniciando una sana competencia entre los diseños de diversos sitios por departamento, ya que los funcionarios se preocupan de ver como lucen y de que información deben contener sus perfiles, alimentándolos con información relevante y dándoles vida, esto sin dejar de lado ciertos lineamientos para la publicación, evidenciando un compromiso y un cambio cultural dentro de la empresa en donde no era TI que manejaba el proyecto sino que los usuarios finales, en donde actualmente hacen uso de la herramienta unas 1500 a 1700 personas.
El Aliado Conzultek como Partner estratégico de la parte de TI de la organización logra comprender muy bien lo que se buscaba hacer, teniendo no solo los recursos humanos indicados, sino también todo el conocimiento que permitió todo el desarrollo de la ingeniera del proyecto, en donde parte clave del proyecto no solo fue el empoderamiento de los usuarios con la herramienta sino que también toda la consultoría técnica, más el apoyo del grupo a lo interno de la organización conformado por un comité Web, en el cual participaron activamente el Director del Proyecto, Gestores y Validadores de Contenido, Validadores Técnicos y personal de Tecnología. Fuente: Toda la información recopilada en este caso de éxito fue suministrada y avalada por personeros de Durman Esquivel, así como las Gerencias de Conzultek y las personas involucradas en el proyecto.