Dirección De - Rectoría Directrices Generales de Comunicación 1. Introducción y contexto 3 2. Criterios axiológicos 4 3. internas 4 3.1 Consideraciones generales 4 3.2 Medios de comunicación internos 5 3.2.1 Comité Dircom 6 3.2.2 Conexión Javeriana 6 3.2.3 Carteleras, habladores, rompe tráfico de rodachines, Señalización y fotografía. 6 3.2.3.1 Orientaciones 6 3.2.3.2 Carteleras 6 3.2.3.3 Habladores, rompe tráfico de rodachines 7 3.2.3.4 Señalización. 7 3.2.3.5 Fotografía. 7 3.2.4 Wallpapers o screen savers, pendones, pasacalles, emergentes, extras, correos masivos, pantallas y publicidad en mesas de estudio y de cafetería 7 3.2.4.1 Medidas para wallpaper 7 3.2.4.2 Medidas de las estructuras 7 Pág.
4. Comunicación Externas 11 4.1 Orientaciones 11 4.2 Medios de comunicación externo 11 4.3 Voceros institucionales 12 4.4 Página web 12 4.4.1 Orientaciones para manejo de la página web 12 4.4.2 Manejo de banners 12 4.4.3 Motivos de no publicación en la página web 13 4.4.4 Consideraciones sobre la creación de páginas web 13 4.4.5 Manejo de portales 13 5. Directrices documentos institucionales 13 5.1 Directrices 14 6. Identidad visual corporativa 17 6.1Aspectos de uso de la imagen corporativa 17 6.2Nombre 17 6.3 Escudo 18 6.4 Usos indebidos del logotipo 18 6.5 Sello 19 6.6 Bandera 20 6.7 Elementos gráficos de la identidad visual 20 7. Manejo de bases de datos y envíos masivos 20 7.1. Creación y uso de listas de correos 20 8. Pautas para realizar publicaciones en las redes sociales institucionales 21 Página en Facebook Universidad Javeriana Cali y Twitter JaverianaCali 9. Protocolos para publicación de información en las Pantallas En Medio 22 Pág. 2
Dirección De - Rectoría Directrices Generales de Comunicación 1. Introducción y contexto La Comunicación en la Javeriana Cali es entendida como un proceso macro que contiene múltiples dinámicas en su interior y que cuenta con determinados medios de comunicación. Que los mensajes sean coherentes e interpreten de manera adecuada la filosofía, Misión y Visión de la Universidad es responsabilidad de la Dirección de Dircom-. Igualmente, la Dircom tiene claramente caracterizados los diferentes stakeholders y/o públicos objetivos con que cuenta la Universidad, y vela por garantizar el derecho a que estén adecuadamente informados. Esto forma parte del proceso de rendición de cuentas (Accountability) que la Universidad hace a la sociedad. La comunicación de la Universidad tiene especificidades. Una de ellas es el hecho de que se trata de una entidad que ejerce con calidad la investigación, la docencia y el servicio. En este sentido da cuenta de los avances que en investigación se hagan. Por ello la comunicación pública de la ciencia, la tecnología y la innovación no sólo entre pares académicos sino hacia públicos más amplios es una necesidad tendiente a democratizar el conocimiento y hacerlo asequible a la mayoría de la población. La Dirección de gestiona la divulgación científica, la difusión y la transcodificación o traducción del nuevo conocimiento científico generado por los grupos de investigación de la Universidad. Asegurar que el servicio que la Universidad presta a la sociedad sea adecuadamente entendido y que sea relevante en términos de desarrollo sostenible regional es un proceso de comunicación que gerencia la Dircom. De otro lado, la Comunicación en la Pontificia Universidad Javeriana es mucho más que difusión de información. Es la manera cómo nos relacionamos, convivimos y de cómo se construyen realidades y consensos. Es el proceso de relación, de interacción, de diálogo, a través del cual las personas no sólo se informan, sino que opinan, debaten, se cuestionan, aprenden, dan ideas de cambio, se hacen visibles, procesan conflictos. La comunicación está ligada a procesos educativos y esto se logra con una comunicación democrática que fortalezca la participación y deliberación. Por ello la comunicación en la Javeriana Cali debe ser: Influyente: volver visibles a quienes tradicionalmente no lo son. Empática: capaz de ponerse en lugar del otro. Tiene que conocer a ese otro, valorarlo y tener actitud de respeto y comprensión. Diversa: acorde a los diferentes públicos. Creativa: la comunicación es arte y ciencia. Ética: debe ser transparente, orientada por principios de equidad, pluralidad, honestidad, que construye confianza 3
Educativa: hay que educar para convencer y crear la cultura de comunicar. Participativa: la realidad institucional es una construcción colectiva, que se hace a través de la comunicación. 2. Criterios axiológicos Respeto por la persona. Autonomía. Juicio crítico. Conciencia ambiental. Perspectiva de género. Conciencia global y local. Compromiso social. Espiritualidad. Identidad. Oportunidad. Completitud. Credibilidad. Calidad. Economía del lenguaje. 3. internas 3.1 Consideraciones generales: Existe el comité de comunicaciones Dircom que se reúne todos los lunes de 3 a 4 de la tarde y es el encargado de recopilar, analizar y difundir en los diferentes medios internos y externos, de acuerdo a su pertinencia, la información que genera la Universidad. Todas las actividades que se realicen en la Universidad serán publicadas en la agenda de eventos en la página Web. Todo mensaje emitido por la Pontificia Universidad Javeriana Cali debe armonizar con su Misión y Visión institucional y debe ayudar a construir integralmente la marca Javeriana Cali. Todo documento institucional debe seguir los lineamientos del manual de Identidad Visual Corporativa. No se podrá realizar ninguna modificación en el logotipo de la Universidad. Su uso debe ser aprobado por la Dircom. Todo comunicado interno y externo debe ser coordinado, producido y/o aprobado por la Dircom. Para publicaciones académicas se deben seguir los procedimientos del Sello Editorial. Todo video, material impreso, televisión, radio, medios virtuales, etc., deben ser coordinados desde la Dircom. La información debe ser manejada con criterio y de acuerdo con los siguientes parámetros: 4
- Priorizar si es de interés general o particular A quién le interesa? - Evitar el exceso y bombardeo de información - Determinar siempre el público al cual va dirigida. - Determinar el medio interno más adecuado para su divulgación. No todo es para todos. Para responder a las necesidades de divulgación de información y comunicación, en cada unidad se buscará un corresponsal encargado de direccionar acciones de comunicación e información. El corresponsal será el puente entre la unidad y la Oficina de Comunicación. 3.2 Medios de comunicación internos Medio Tiempo solicitud Ejecuta Aprobación Conexión Javeriana Hasta día anterior de edición a las 4 p.m. Asistentes de Comunicacion Habladores 2 días hábiles Servicios operacionales Comité Dircom Secretaria Carteleras Hasta viernes 4 p.m. Estudiante Monitor Secretaria Pasacalles 2 semanas de anticipación. Servicios operacionales Secretaria Pendones 2 semanas de anticipación Servicios operacionales Secretaria Pantallas Salas de Cómputo 1 semana de anticipación. Web Master CSI Asistentes de Pantallas En Medio Todos los lunes antes Asistentes de Comité Dircom de las 3:00 p.m. para publicar la siguiente semana Intranet / banners 3 días de Asistentes de Comité Dircom Correo Electrónico directo anticipación. 2 días de anticipación. Asistentes de Comité Dircom Se priorizarán los medios digitales para divulgación de información interna: portal, correo electrónico, celulares, otros. La utilización de otros medios se justificará en la medida en sea realmente necesario Los boletines impresos propuestos por las dependencias deben tener un plan editorial que garantice su continuidad y contar con el acompañamiento y aprobación de la Dirección de. Las carteleras se utilizarán de manera racionalizada y se implementarán en el campus cuando la información sea de interés general para la Comunidad Universitaria Javeriana. Si es de interés particular, será utilizada únicamente en la unidad correspondiente. Para responder a las necesidades de comunicación de los públicos internos de la Universidad (Estudiantes, Profesores, Personal Administrativo) la Universidad Javeriana cuenta con tres medios institucionales principales: 5
El Sitio WEB. Boletín Institucional Conexión Javeriana Pantallas En Medio. Se debe procurar no enviar correos masivos internamente. Quien lo requiera se enviará la información a través Conexión Javeriana. Si es necesario o relevante enviar alguna información, sólo se hará con el aval de la Dircom 3.2.1 Comité dircom Se reúne semanalmente en la Dirección de. Edificio administrativo tercer piso. Brinda apoyo en la divulgación de las diversas actividades. Asisten personas encargadas de comunicaciones internas, relaciones públicas, informativo Conexión Javeriana, emisora Javeriana, free press, multimedios y Promoción Institucional. Toda persona miembro de la Comunidad Educativa Javeriana está invitada a participar de este comité, con el fin de transmitirnos sus necesidades comunicacionales. 3.2.2 Conexión Javeriana Conexión Javeriana es un medio de divulgación interno que no tendrá contenidos de opinión. 3.2.3 Carteleras, habladores, rompe tráfico de rodachines, señalización y fotografía. 3.2.3.1 Orientaciones Las carteleras, habladores, rompe tráfico de rodachines, son los únicos lugares (medios) del Campus donde está autorizado pegar y publicar avisos o afiches. Tanto las paredes, como las puertas, mesas y ventanas No son aptas para tal fin. Se dará prioridad a contenidos de carácter académico. La letra de los comunicados debe ser mínimo de 16 puntos. La Dircom aprueba la ubicación de nuevas carteleras y wall papers y el retiro de los mismas en la Universidad, teniendo en cuenta criterios estéticos (color, tamaño, diseño, etc.) y pertinencia. Las solicitudes deben realizarse con un tiempo moderado de anticipación. No fijar los afiches con grapadoras, chinches o cinta adhesiva, en caso de los habladores, únicamente con cinta de enmascarar. 3.2.3.2 Carteleras Horarios de recepción de materiales para publicar en carteleras. (fecha límite de entrega; viernes hasta las 4 de la tarde). Se actualizarán semanalmente. El tamaño mínimo de los comunicados es de hoja carta y tamaño máximo medio pliego. (tamaños más pequeños son considerados volantes, los cuales no se pueden ubicar en las carteleras). 6
3.2.3.3 Habladores, rompe tráfico de rodachines Debe realizar la solicitud por medio de un formato que tiene la secretaria de la Dirección de, a través del correo electrónico: dircom@javerianacali.edu.co. Para la debida autorización de los avisos, debe enviar una muestra del mismo, antes de su impresión, para su aprobación al correo anterior. La solicitud para la entrega de habladores y rompe tráfico será programada desde la Dirección de con la oficina de Servicios Operacionales por medio de un requerimiento. Los habladores, rompe tráficos de techo y rompe tráficos de rodachines deben ser ubicados en lugares cubiertos (no dejar a la intemperie). 3.2.3.4 Señalización Todo letrero para el nombramiento de oficinas y espacios del campus, estará direccionado y será realizado por medio de la Dirección de. 3.2.3.5 Fotografía Las fotografías que se realicen deben tener los siguientes criterios: Buena luminosidad. Buen enfoque. Deben ser fotos limpias, es decir, que no tengan objetos distractores. Se prohíben fotografías con licor. 3.2.4 Wallpapers o screen savers, pendones, pasacalles, emergentes, extras, correos masivos, pantallas y banner La Dirección de es la directa y única responsable de manejar estos medios. La programación, autorización o envío de éstos están coordinados por la Dirección de. Para realizar la solicitud y autorización de wallpapers o screen savers, y envío de emergentes o extras, debe escribir un correo a dircom@javerianacali.edu.co. Para la ubicación de pendones y pasacalles, la Dirección de se encargará realizar un requerimiento a la oficina de Servicios Operacionales. Las solicitudes deben realizarse con un tiempo moderado de anticipación. 3.2.4.1 Medidas para wallpaper Tamaño: 1024 x 768 pixeles Peso: menor a 200 Kb 3.2.4.2 Medidas de las estructuras Entrada Principal 7
Educación continuada Samán 8
Entrada Vehicular (1) 9
Entrada Vehicular (2) Salida vehicular Medidas para banners 360 x 85 Pixeles (Banners grandes del Home y para páginas internas) 10
4. Comunicación Externas 4.1 Orientaciones La Dirección de es el canal natural y la única instancia autorizada para relacionarse, convocar e invitar a periodistas y medios de comunicación a la Universidad. Cada miembro de la Comunidad Educativa Javeriana comunica a la institución a través de sus propios valores, modo de proceder y actitud. Los miembros de la Comunidad Universitaria Javeriana velarán por mantener una actitud positiva frente a su Institución, a pesar de los disensos. Los integrantes de la Comunidad Universitaria Javeriana velarán por tener una excelente relación con sus egresados y generarán espacios de participación. La Comunidad Universitaria Javeriana asumirá posiciones de opinión con responsabilidad y compromiso. No deberán temerle al debate y posiciones encontradas. Deberán compartir información que pueda ser de interés a la opinión pública. Deberán divulgar los resultados de investigaciones que sean de interés o afecten a la sociedad. Deberán estar actualizados e informados sobre los problemas del país. 4.2 Medios de comunicación externo Medio Tiempo de Solicitud Ejecuta Portal Web 2 días antes Asistentes de Emisora Javeriana 2 días antes Coordinador Programación y Asesor Freepress Aprueba DirCom DirCom Universitas Xaveriana 2 meses Asistentes de Dircom Portal Web Banners 2 semanas Asistentes de Dircom Medios Masivos Impresos 1 semana Asesor Freepress Dircom Medios Masivos Radio 1 semana Asesor Freepress Dircom Medios Masivos Televisión 1 semana Asesor Freepress Dircom Web 2.0 (Redes Sociales, Publicaciones en Blogs, Enciclopedias online, etc.) Envío de boletines y publicidad a listas de correos electrónicos 1 semana Asistentes de 1 semana Asistentes de Dircom Dircom 11
Publicación en Pantallas de En Medio Revisión y envío de encuestas generales Todos los lunes antes de las 3:00 p.m. para publicar la siguiente semana Asistentes de 1 semana Asistentes de Dircom Dircom 4.3 Voceros institucionales El Rector es el vocero natural de la Universidad y el Director de su delegado. No obstante, y de acuerdo al contexto (tiempos, lugares y personas), la Dircom delegará y formará a un grupo de voceros base que sean el puente entre la Institución y los públicos externos (egresados, medios de comunicación, iglesia, Estado etc.) Los voceros base son especialistas en sus respectivas disciplinas, debidamente formados y serán el puente entre los públicos externos y la Institución. Se pronunciarán sobre temas requeridos específicos. Los miembros de la Comunidad Universitaria Javeriana podrán pronunicarse a título personal cuando se trate de defender causas que no estén acorde con la misión de la Universidad. Todo vocero autorizado por la universidad debe identificarse ante medios de comunicación como funcionario de la misma. De la misma manera, en caso de publicar artículos en algún medio de comunicación masivo, si lo hace en nombre del cargo que representa en la Universidad, deberá dicho artículo ser conocido con anterioridad por el Director de. 4.4 Página web 4.4.1 Orientaciones para anejo de la página web: La Dircom es la responsable última del portal de la Universidad y determina la orientación editorial de su contenido. Cada dependencia es la responsable de velar por mantener su propia página actualizada, para lo cual deberá designar un editor SharePoint o el software escogido para tal fin. 4.4.2 Manejo de banners: La Dirección de evaluará las solicitudes para la publicación de banners en la página web de la Universidad, según los criterios del Comité Editorial en su reunión semanal. Por lo tanto, las piezas que se deseen publicar deberán ser enviadas al comité para ser analizadas ese día. 12
Nota: No se ubicarán banners que no pasen por el análisis del comité, ni mucho menos aquellos que sean enviados a última hora, sin antelación. La oficina de NO hará los banners ni modificará los archivos.fla. o ejecutables. Se montarán sólo aquellas piezas que cumplan las normas del punto anterior y estén completamente terminadas. El tiempo de permanencia en la página deberá enviarse indicado con la pieza gráfica. El banner permanecerá máximo dos semanas No se tendrá un mismo banner por más de dos semanas o a sugerencia del Director de. Esto aplica para la posición grande o las dos pequeñas. La Dircom tendrá plena facultad para realizar los cambios de posición que considere pertinentes según los flujos de información que se generen. No se hará previa consulta. En caso de que el tráfico sea muy alto, se alternarán los banners día a día. Esto con el fin de difundir todos los eventos. Tendrán especial relevancia los banners de eventos académicos (apertura de nuevos programas, inicio de clases para pregrados y posgrados) sobre los banners de otras actividades (ferias, jornadas de diversa índole, etc.). La fecha de cierre de la recepción de banners será el viernes a las 6 p.m. Estos entrarán a un proceso de programación. 4.4.3 Motivos de no publicación en la página web: Errores ortográficos de cualquier índole. Errores en el link en caso de abrir una nueva ventana desde el banner Incumplimiento de las medidas estipuladas: 360* 85 px para el banner grande. 4.4.4 Consideraciones sobre la creación de páginas web: Uso de otros soportes diferentes a Share Point 2007 Aplicación de Manual de Imagen Visual Corporativa Coordinación de editores web de cada dependencia. Enlaces a otras páginas fuera de la universidad 4.4.5 Manejo de portales Los portales están concebidos sólo para eventos específicos, actividades de tiempo determinado. Los programas académicos y las dependencias deben seguir los lineamientos de diseño generales de la página de la Universidad, con el fin de mantener la coherencia en el diseño y la unidad en la comunicación. 5. Directrices documentos institucionales Toda institución posee su propia identidad. Ella suele plasmarse en los documentos institucionales y manifestarse en lo que hace, en su forma de actuar, en su cultura. La identidad de una Institución se basa en los ideales, principios y valores que la inspiran y que constituyen su carácter distintivo; es decir, lo que la hace única en sí y distinta de todas las demás; es su identidad interior. 13
Por otra parte, toda Institución que se respete posee además su propia identidad visual: el logotipo, la imagen, la figura o el símbolo que la identifica y la hace inmediatamente distinguible; es la imagen única que está presente en todos sus productos y en todas sus formas de expresión y de presentación. Los ejemplos abundan en el mundo de los negocios; también en el mundo universitario 1. El Consejo Directivo Universitario, el 15 de octubre de 2003, aprobó el Manual de Identidad Visual de la Pontificia Universidad Javeriana. Dicho Manual tiene como objetivo garantizar la adecuada utilización de los elementos gráficos que identifican a la Universidad. Comenzó a regir a partir del 1 de julio del año 2004. Así mismo, expidió el Reglamento de Emblemas, Símbolos y Distinciones Universitarias el 11 de noviembre de 2004. Teniendo en cuenta esta normatividad, ante la variedad heterogénea que se expresa en los diferentes documentos Institucionales y que hace difícil una clara y precisa identificación visual de nuestra institución, se entrega a la Comunidad Educativa de la Seccional estas precisiones que contiene directrices para la aplicación de la identidad visual en la producción de documentos institucionales, entendiendo por éstos, los productos impresos, electrónicos y audiovisuales relacionados con programas académicos conducentes a título, de Educación Continua, eventos, campañas institucionales, así como los materiales de presentación institucional, de divulgación de gestión y las publicaciones del Sello Editorial. 5.1 Directrices Para la producción de todo documento institucional y de aquellos en que la Universidad tenga presencia, se debe aplicar lo dispuesto en el Reglamento de Emblemas, Símbolos y Distinciones de la Pontificia Universidad Javeriana (Anexo 1) y en el Manual de Identidad Visual. Numeral 1 del Reglamento de Emblemas, Símbolos y Distinciones Los emblemas y símbolos de la Pontificia Universidad Javeriana son el escudo, el sello, la bandera, el himno y las fechas conmemorativas. Su utilización será de acuerdo con las disposiciones que al respecto señale el Rector de la Universidad. Numeral 2 del Reglamento de Emblemas, Símbolos y Distinciones: Ninguna dependencia que realice actividades específicas de la Universidad puede adoptar para su identificación o promoción un emblema o símbolo diferente de los mencionados en el numeral anterior, sin previa autorización escrita del Rector de la Universidad. En caso de obtener dicha autorización, debe utilizar simultáneamente el emblema o símbolo distintivo de la Universidad, excepto que el emblema o símbolo autorizado incluya el nombre de la misma. Para hacer prácticas dichas disposiciones, se podrán adoptar transitoriamente otros símbolos para la identificación o promoción de eventos, campañas y programas no 1 Consejo Directivo Universitario, Manual de Identidad Visual de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá, julio 1de 2004. 14
académicos. En el ámbito de la Seccional estas excepciones requieren de aprobación previa del Director de. Se entiende por evento la actividad transitoria que transcurre en un período de tiempo específico y que, por su carácter promocional o de convocatoria, requiere diferenciarse y posicionarse claramente entre sus públicos específicos. Se entiende por campaña un conjunto de mensajes divulgados en un período de tiempo transitorio y específico, que, por su carácter de convocatoria, requiere motivar a un público para la apropiación de ideas o conductas. Se entiende por programa, un proyecto generado por una dependencia para un período de tiempo transitorio, cuyas actividades se encaminan a presentar temáticas y objetivos específicos que, por su carácter de convocatoria, requiere diferenciarse y posicionarse entre los públicos específicos. Se advierte que Esta definición no aplica en el caso de los programas académicos. Las unidades encargadas de la producción de los documentos institucionales atenderán y trabajarán coordinadamente entre ellas, cuando así se requiera, de acuerdo con las solicitudes de las dependencias solicitantes, haciéndolas partícipes del proceso en sus diferentes etapas como la revisión de diseños, pruebas, etc. Para ofrecer una adecuada asesoría, tendrán en cuenta la pertinencia, objetivos, público al que va dirigido el documento y presupuesto asignado, así como la correcta aplicación del Manual de Identidad Visual. Directrices para documentos institucionales DOCUMENTO INSTITUCIONAL Publicaciones periódicas no indexadas, Folletos, plegables, carpetas, afiches, volantes, pendones, pasacalles, videos, etc. SOLICITUD EJECUCIÓN APROBACIÓN Documentos de presentación institucional Rectoría, Vicerrectorías y Facultades y Carreras Centro de Multimedios o proveedor externo avalado por el mismo Dirección de Mensajes publicitarios impresos, radiales, de televisión y banners electrónicos Papelería (cartas/sobres) Tarjetas de invitación Rectoría, Vicerrectorías y Facultades y Carreras Rectoría, Vicerrectorías y Facultades y Carreras Rectoría, Vicerrectorías y Facultades y Carreras Dirección de con el apoyo del Centro de Multimedios, Javevirtual, o un proveedor externo avalado por el Centro de Multimedios Centro de Multimedios Centro de Multimedios o dependencia interesada con el aval del Director del Centro Multimedios Dirección de Director del Centro de Multimedios Dirección de 15
Medios institucionales informativos (Conexión Javeriana, Carteleras, Pantallas planas, wallpapers, página web, Web, 2.0 (You tube, redes sociales como facebook, Hi5, etc) Rectoría, Vicerrectorías y Facultades y Carreras Dircom Dirección de Tarjetas de presentación personal Directivos y personal de representación autorizado Centro de Multimedios Director del Centro de Multimedios Documentos para la promoción de programas académicos conducentes a título y de Educación Contínua OPI, Centro Consultoría y Educación Continua y Dircom Folletos, plegables, carpetas, afiches, catálogos, volantes, guías, calendarios académicos, papelería, material POP (pendones, dummies, pasacalles, botones, backings, camisetas, escarapelas, habladores). Vicerrectoría Académica Decanos de Facultad Directores de Programas Académicos y Educación Continua Directora Oficina de Promoción Institucional (Revisa, Director de ) Mensajes publicitarios impresos, radiales, de televisión y banners electrónicos Vicerrectoría Académica Decanos de Facultad Directores de Programas Académicos y Educación Continua OPI, Centro Consultoría y Educación Continua y Dircom Directora Oficina de Promoción Institucional y Director de Documento promocional de eventos y campañas Folletos, plegables, volantes, afiches, material POP, avisos de prensa, insertos, mensajes publicitarios radiales y televisivos, banners Rectoría, Vicerrectorías, Director o coordinador de evento Dircom Medios institucionales informativos Rectoría, Vicerrectorías, Dircom Director o coordinador de evento Publicaciones académicas institucionales Dirección de Dirección de Publicaciones de producción intelectual Dircom: Dirección de OPI: Oficina de Promoción Institucional Sello Editorial Director del Centro de Multimedios 16
Para las comunicaciones internas se debe sustituir, en lo posible, el uso de impresos, por el uso de los medios electrónicos que ofrece la intranet (tarjetas de invitación, comunicados, nombramientos, noticias, etc.). El servicio de diseño gráfico e impresión de los documentos institucionales debe ser atendido por proveedores certificados y autorizados por la Universidad a través del Centro de Multimedios. Dichos proveedores deben garantizar pleno conocimiento y manejo del Manual de Identidad Visual (Anexo 1). 6. Identidad visual corporativa 6.1 Aspectos de uso de la imagen corporativa Bajo ninguna circunstancia el logotipo de la Universidad podrá perder su forma. No se podrá alterar su apariencia, proporcionalidad y claridad visual. Bajo ninguna circunstancia el Logotipo de la Universidad podrá mezclarse con otro logos dentro de una pieza gráfica (al mismo nivel). Debe tenerse en cuenta que el lugar de éste debe ser claramente destacado dentro de la pieza a diseñar. El color que se emplee para el logotipo deberá ser coherente con las directrices de la Rectoría en lo referido a identidad. Se usará el azul bronce 5129. Si se requiere emplear dentro de la pieza gráfica el color amarillo se usará el amarillo process T 5717. 6.2 Nombre La Pontificia Universidad Javeriana, en Bogotá y Cali lleva ese nombre en honor y recuerdo de San Francisco Javier, uno de los fundadores de la Compañía de Jesús. El apelativo de Pontificia, que tiene la Javeriana desde 1937 (314 años después de su fundación), le fue conferido por el Romano Pontífice, para significar que la Javeriana está ligada por especiales vínculos con la Santa Sede. 17
6.3 Escudo El escudo está formado por un campo ovalado rodeado de hojas de laurel, símbolo de excelencia, en el cual se inscriben las letras IHS, tomadas del sello de la Compañía de Jesús; sobre el travesaño de la letra griega eta, escrita en mayúscula, descansa una cruz. Coronan el campo la tiara con sus ínfulas y dos llaves cruzadas, que forman el emblema pontificio. Las llaves, símbolo de la misión confiada a San Pedro según el Evangelio, corresponden al logo formado por las primeras dos letras del nombre del apóstol. El monograma que forman las letras IHS corresponde a la abreviatura del nombre de Jesús escrito en griego. 6.4 Usos indebidos del logotipo No se podrá realizar ninguna modificación en el logotipo de la Universidad, sin que ésta haya sido aprobada por el Consejo Directivo de la Universidad. Los siguientes son algunos ejemplos de usos indebidos: 18
6.5 Sello El sello es circular y lleva en el centro la imagen de San Francisco Javier, Patrono de la Universidad, rodeada por la leyenda Pontificia Universidad Javeriana. Completa el círculo de la leyenda en la parte inferior la palabra Colombia, sobre la cual aparece el año 1623, que corresponde al de la inauguración jurídica de la Universidad. La imagen de Javier está tomada del óleo del siglo XVII y aparece con el birrete de doctor que vistió al recibir su grado en la Universidad de París; lleva en su mano izquierda un ramo de azucenas, símbolo de pureza, y un cayado rematado por una cruz que recuerda su dignidad de nuncio papal y su condición de misionero. El sello del Rector de la Universidad lleva en la parte inferior del círculo de la leyenda la palabra Rector en lugar de la palabra Colombia. 6.6 Bandera Consta de tres franjas horizontales, todas de igual anchura: la superior de color amarillo, la central de color blanco y la inferior de color azul. Estos son los tres colores institucionales de la Universidad. 19
En el diseño original de la bandera de la Universidad se combina los colores amarillo y blanco que distinguen la bandera Pontificia, y el azul y blanco que corresponden a los de la bandera que se izaba en otros tiempos en honor de la Virgen María. 6.7 Elementos gráficos de la identidad visual El escudo Plano técnico El Logotipo Utilización: Debe utilizarse el logo símbolo horizontal con la mención de la ciudad. Cali. Sólo se podrá utilizar el logo símbolo con la mención de país, Colombia, por autorización del Rector de la Universidad en Colombia. Debe conservar su proporcionalidad de 2 a 3 secciones de acuerdo al tamaño del producto y conservar una zona aurea 8zona de espacio entre el logo símbolo y otros objetos) de ¼ de espacio de sus dimensiones de largo y ancho respectivamente. Colores: Pantone 426C (Negro), Pantone 7541 (Blanco). Tonalidades entre estos dos colores. Tipografía: Times New Román tamaño 10 regular. Usos: Sólo con autorización del Director de se hará uso de este recurso en cualquier pieza expedida con la autorización de este mismo, ya sea para uso promocional, académico u otros. 7. Manejo de bases de datos y envíos masivos Para el manejo de las bases de datos de la Universidad, se debe solicitar previa autorización del Director de. El uso de estas listas es compartido con algunas dependencias de la Universidad, las cuales de acuerdo a sus públicos y necesidades, tienen el aval para el envío de sus comunicados. Cada uno estos envíos, en materia de promoción e información de noticias, sucesos y actividades académicas: organizacionales y publicitarias a través de este servicio, deben ser aprobadas previamente por el Director de. Esto con el fin de garantizar que los objetivos e intereses de quienes desean comunicar el mensaje se cumplan a cabalidad, respetando los recursos gráficos, de expresión escrita, oral e icónica que maneja la institución. 7.1. Creación y uso de listas de correos La creación y uso de las listas de correos son servicios exclusivos de la Dirección de. Para solicitar estos servicios, debe enviar un comunicado al 20
Director de justificando su solicitud y denominando cuál es el público con el cual desea desarrollar la lista, la cual según su criterio editorial y de publicación tomará las acciones respectivas a dicha solicitud. Las listas de correos externos al dominio electrónico de la Universidad deben solicitarse a través de la Dirección de, la cual según su criterio editorial y de publicación tomará las acciones respectivas a dicha solicitud. En el caso de adjuntar usuarios de correos electrónicos con el domino de la Universidad (@javerianacali.edu.co) mayores a 10 cuentas, se le solicitará explicación sobre la necesidad del envío y cuál es el criterio de comunicación que ha escogido para realizarlo a este grupo de usuarios. En caso de utilizar el nombre de la Universidad y todo aquello que se produce y realiza en ésta: en materia académica, organizacional y promocional, en este tipo de correos, el Director de podrá intervenir en este proceso de envío, con el fin de velar por la calidad de lo que se dice y se presenta en nombre de la institución; y tendrá la potestad para aprobar y desaprobar dicho mensaje, en caso de ser necesario. 8. Pautas para realizar publicaciones en las redes sociales institucionales: página en Facebook Universidad Javeriana Cali y Twitter JaverianaCali Contenido: Todo material será sometido a aprobación de la Dirección de y en ese sentido, el criterio editorial sobre el contenido a publicar estará bajo su responsabilidad, por lo tanto tal dependencia se reserva el derecho de publicación. Uso de imagen institucional: El uso del logotipo, logo símbolo y demás elementos de identidad de la Universidad, estarán sujetos al Manual de Identidad Institucional. Actualización: Este aspecto también se somete al criterio editorial de la Dirección de. Sin embargo, se mantendrá sólo un límite de dos publicaciones en redes sociales por cada boletín o información adicional se tenga sobre la noticia que está en desarrollo. Direccionamiento de requerimientos a dependencias: Resolver los conflictos y canalizarlos hacía las áreas que les corresponde atenderlos y dar respuesta a ellos. Moderación de discusiones: Se realizará un control de las intervenciones cuando los seguidores asuman el medio social como un canal de atención y expresen sus dudas o comentarios al respecto de un servicio de la institución. Manejo de situaciones de crisis: Se realizará un seguimiento en compañía de los dolientes de la información para manejar la comunicación a través del canal que presenta la situación discursiva en cuestión. Pautas para la publicación en las redes sociales oficiales de la Universidad Campaña, estrategia, post. 21
Pautas para la administración de redes sociales La información que se transmitirá a través de este canal será de carácter estrictamente institucional, por lo tanto queda excluida la información comercial y de otro carácter que no cumpla con este criterio. La exactitud o calidad de los contenidos de los mensajes será exclusiva responsabilidad de la dependencia que la envía. Bajo ningún concepto la Dirección de hará ajustes técnicos de las piezas. 9. Protocolos para publicación de información en las Pantallas Enmedio Todo material a publicar será sometido a aprobación de la Dirección de, por lo tanto el criterio editorial sobre los contenidos y la rotación de la información estarán bajo su responsabilidad, y se guiará de acuerdo a las prioridades institucionales de la Pontificia Universidad Javeriana Cali. Por lo tanto la Dirección de se reserva el derecho de publicación. La información que se transmita a través de este canal debe ser del interés de la comunidad académica Javeriana, y de preferencia se manejara información institucional, sin embargo, si se encuentra información que provenga de otras instituciones pero que sea pertinente para la comunidad, podrá ser publicado. La información comercial y de otro carácter que no cumpla con estos criterios se someterá a aprobación del Comité Editorial del medio. Lo anterior aplica para textos, imágenes, fotografías, videos y contenido multimedia. La exactitud o calidad de los contenidos de los mensajes pertenecientes a las diferentes dependencias de la Universidad, será exclusiva responsabilidad de la dependencia que la envía al Comité Editorial del Medio. Los contenidos multimedia, animaciones u material en video que se quiera publicar en el medio, deberá ser suministrado por la persona o dependencia que desee publicarlo. La Dirección de no prestará el servicio de diseño, edición, grabación u animación de este tipo de materiales. De igual manera, bajo ningún concepto la Dirección de hará ajustes técnicos de las piezas suministradas. Uso de imagen institucional: El uso del logotipo, logo símbolo y demás elementos de identidad de la Universidad, estarán sujetos al Manual de Identidad Institucional. La actualización del contenido de las pantallas se hará semanalmente. Cada tipo de pieza tendrá un cierre editorial, en este sentido las personas o dependencias que deseen publicar algún contenido en las pantallas, tienen hasta ese día y esa hora para entregar las piezas terminadas (video, animaciones, banners, textos, imágenes). La información promocional o de difusión de eventos o actividades deberá ser actual, es decir, dichos acontecimientos podrán ser promocionados mínimo la misma semana en que se llevarán a cabo y máximo con tres semanas de antelación. 22
Las directrices consignadas en este documento pueden ser sometidas a cambios sin previo aviso. La Dirección de se reserva este derecho. Procedimiento para solicitar publicación: Para publicación de Banners Se entregará la pieza final en formato JPG de alta resolución (300 ppi). Las medidas del banner son 278 pixeles x 194 pixeles. El cierre editorial para la publicación de banners es el lunes anterior de la semana en que se publicará la nota. Se entregará el material vía e-mail, o en un CD en la Oficina de. Para publicación de Audiovisuales Se consultará con la Dirección de con 15 días de antelación, si hay espacio disponible en la parrilla de programación de las pantallas para la fecha en que se solicita la publicación. De ser aprobado el espacio, se procede a producir el audiovisual. La Dirección de no presta el servicio de diseño, animación, grabación o edición de este tipo de material, sin embargo suministrará a la dependencia interesada una base de datos de proveedores autorizados. Si la dependencia encargada realiza el trabajo con un proveedor diferente, la Dirección de no se compromete con la aprobación del material. El audiovisual no debe exceder los 4 minutos de duración. La dimensión de la pantalla para el caso de las animaciones es de 960 pixeles por 540 pixeles, 30 fotogramas por segundo, calidad video de alta definición y el formato es.avi. Una vez aprobado el material, éste debe presentarse antes del cierre de edición que se realiza el día lunes anterior al lunes de la semana en la que se publicará. Se entregará en DVD en la Oficina de. Para publicación de Eventos Se entregará la información completa: nombre del evento, tema, invitados especiales, fecha, hora, lugar, quien organiza, responsable y datos de contacto. El cierre editorial para la publicación de eventos es el lunes anterior de la semana en que se publicará. El texto se entregará vía e-mail. Para publicación de Tickets Se entregará un texto con una extensión máxima de 140 caracteres. 23
El cierre editorial para la publicación de tickets es el día anterior de la publicación del ticket. El texto se entregará vía e-mail. 24