POLÍTICA INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES UNIVERSIDAD DE SUCRE

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1 POLÍTICA INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES UNIVERSIDAD DE SUCRE Secretaría General Dirección de Comunicaciones Noviembre de 2009

2 POLÍTICA INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES UNIVERSIDAD DE SUCRE TABLA DE CONTENIDO 1. PRESENTACIÓN EL SIGNIFICADO DE LAS COMUNICACIONES EN LA UNIVERSIDAD DE SUCRE 4 3. POLÍTICA DE COMUNICACIÓNES PÚBLICO OBJETIVO QUIÉNES LLEVAN LA VOCERÍA EN LA INSTITUCIÓN: SOBRE LA IMAGEN INSTITUCIONAL SOBRE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONALES Y EXTERNOS: MATRIZ DE COMUNICACIONES DE LA UNIVERSIDAD DE SUCRE 7-10

3 UNIVERSIDAD DE SUCRE POLÍTICA INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES 1. Presentación La comunicación es fundamental en toda organización pues de esta depende que el mensaje que se quiere transmitir llegue de manera oportuna y adecuada al público objetivo. Esto acompañado de estrategias y adecuados medios de comunicación, permiten proyectar la imagen institucional fundamentada en su direccionamiento estratégico. 3 Uno de los principales propósitos establecidos por la institución al comprometerse con un proceso de comunicación ágil, participativo y pertinente, es el de mantener una constante relación con el entorno para así mantenerlos al tanto de los acontecimientos más relevantes que despierten su interés. Para la Universidad de Sucre la comunicación contribuye a la cohesión y articulación de cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de la institución, generando mayor sentido de pertenencia e identidad con lo que representa la Universidad en la región y propiciando un ambiente laboral adecuado entre la comunidad Uniscreña.

4 2. El significado de las comunicaciones en la Universidad de Sucre Para la Universidad de Sucre, a través de adecuados procesos de comunicación que tengan lugar a nivel interno y se reflejen en lo externo permitiendo una relación armónica con su público objetivo, se logra el fortalecimiento de la imagen institucional y su posicionamiento. Esto se da al poner en práctica estrategias de comunicaciones contundentes y coherentes con el direccionamiento estratégico de la institución. De igual forma las comunicaciones permiten unificar el concepto que se quiere proyectar de la Universidad a través del manejo adecuado de la identidad corporativa y la difusión de información de interés. 4

5 3. Políticas de comunicación 3.1 Público objetivo: La Universidad mantendrá enterado de los hechos relevantes que tengan que ver o se desarrollen dentro de la institución a su público objetivo valiéndose de los distintos medios de comunicación con que cuenta y/o medios de comunicación externos. Se consideran público interno: estudiantes, colaboradores, funcionarios administrativos, directivas y miembros del Consejo Superior. 5 Se consideran público externo: pares académicos y sector educativo en general, gobierno (nacional, departamental y municipal), medios de comunicación, sector productivo, empresarial, gremios y la comunidad en general. Se consideran público mixto: proveedores, familiares de públicos internos y potenciales clientes. 3.2 Quiénes llevan la vocería en la Institución: El principal vocero de la Universidad de Sucre es el Rector, seguido por los vicerrectores (Administrativo y Académico). De acuerdo con el o los temas a tratar y la pertinencia de los pronunciamientos, el Rector, a través de la Dirección de Comunicaciones, determinará el o los voceros ante los medios de comunicación Sobre la imagen institucional La Secretaría General, a través de la Dirección de Comunicaciones, vela por el cumplimiento y buen uso de la imagen institucional en cada una de las piezas de promoción, publicidad y medios con impacto en los públicos objetivo de la Institución. Es política de la Universidad propender por la imagen institucional y protocolo en los eventos organizados por la institución. 3.4 Sobre los medios de comunicación institucionales y externos: La Universidad de Sucre mantendrá mecanismos de comunicación de carácter institucional que permitan el flujo e intercambio de mensajes en las áreas académicas y administrativas, mientras se promueve el conocimiento, el clima organizacional y el sentido de pertenencia.

6 Es política de la institución administrar y conservar relaciones con los medios de comunicación a largo plazo, por lo que se establecerán planes y estrategias de comunicación que consolidan su posicionamiento, mientras se fortalecen las relaciones con los medios de comunicación locales, regionales, nacionales e internacionales. La Dirección de Comunicaciones es la dependencia autorizada para difundir y reproducir boletines de prensa y comunicaciones institucionales a los medios de comunicación y/o periodistas bajo la coordinación de la Secretaría General. La creación de medios y formas de comunicación con el público externo e interno deberá ser aprobada por el Comité de Comunicaciones de la Universidad de Sucre. 6

7 3.5 Matriz de Comunicaciones de la Universidad de Sucre MEDIO DE DIFUSIÓN DESCRIPCIÓN ALCANCE TIPO DE MEDIO PUBLICO OBJETIVO FRECUENCIA RESPONSABLES Correo electrónico Es un medio ágil y de carácter personal asignado a estudiantes, docentes y funcionarios para su uso constante. A través de este se efectúa el envío permanente de circulares, boletines, requerimientos y mensajes institucionales. INTERNO Electrónico Estudiantes, trabajadores y funcionarios Permanente Proveedor del servicio de internet, División de Cómputo y Sistemas, Rector y distintas dependencias administrativas y académicas. 7 Circulares Medio de información institucional mediante el cual se transmiten mensajes de corte académico o administrativo de impacto interno para la vida universitaria. INTERNO Impreso o electrónico Funcionarios y trabajadores Según requerimiento Vicerrectoria Administrativa, Vicerrectoria Académica, Secretaría General y cada una de las divisiones y dependencias de la institución. Carteleras Medio a través del cual la comunidad universitaria en general se informa sobre noticias de interés académico, administrativo y cultural que se produce en los distintos programas y dependencias. INTERNO Impreso Estudiantes, trabajadores y funcionarios Permanente Jefes de divisiones y dependencias, decanos y jefes de departamento. Buzones de sugerencias, quejas y reclamos Sistema con el cual es posible conocer de primera mano las inconformidades, satisfacciones y demás puntos de vista que la comunidad universitaria tenga al respecto de la institución y todo lo que la involucra. Además del medio físico a este se tiene acceso en la página web institucional INTERNO Impreso/Elect rónico Estudiantes, padres de familia y demás personas que guarden relación con la institución Uso permanente Secretaría General Periódico Institucional Informativo a través del cual se dan a conocer todos los sucesos, actividades e información de interés que tienen que ver con la institución. El periódico circula mensualmente y su objetivo es promocionar la institución a nivel local, regional y nacional. INTERNO EXTERNO Impreso Estudiantes, padres de familia, entidades territoriales, instituciones de educación superior, gremios, medios de comunicación, entre otros. Mensual Dirección de Comunicaciones

8 MEDIO DE DIFUSIÓN DESCRIPCIÓN ALCANCE TIPO DE MEDIO PUBLICO OBJETIVO FRECUENCIA RESPONSABLES Unisucre FM Estéreo Emisora de interés público, de carácter institucional y sin ánimo de lucro que brinda espacios de participación a toda la comunidad, tanto de la institución como de fuera de ella, en procura del desarrollo social y cultural de la ciudadanía. EXTERNO Radial/Web Ciudadanía en General Permanente Vicerrectoría Académica, Comité de Programación, Dirección de la Emisora. Informe de gestión Informe presentado por el Rector a la comunidad universitaria e invitados, en el que expresa los resultados de la gestión administrativa en cada una de las áreas y proyectos que se desarrollan en la institución. La presentación de este informe se logra gracias al aporte de información de cada una de las áreas y dependencias de la universidad. INTERNO Y EXTERNO Impreso/Audi ovisual Consejo Superior, comunidad universitaria, invitados, rectores de otras universidades, empresarios, medios de comunicación. Anual dependencias y Dirección de Comunicaciones. 8 Rendición de cuentas Informe presentado por el Rector ante la comunidad en general a través del cual brinda un informe detallado sobre la inversión, crecimiento, desarrollo institucional, cobertura, docencia, investigación, extensión, proyección social, y demás aspectos involucrados con el proyecto institucional. INTERNO Y EXTERNO Impreso/ Audiovisual Ciudadanía en general, Gobierno Nacional, Departamental y local, sector empresarial, gremios, medios de comunicación. Anual dependencias, Dirección de Comunicaciones Revista Colombiana de Ciencia Animal (Recia) Publicación de la Facultad de Ciencias Agropecuarias. En ella se exponen artículos originales e inéditos, notas cortas, relatos de casos, artículos técnicos, revisiones de literatura preparados por investigadores científicos del orden nacional e internacional, que contribuyen con sus trabajos en distintas áreas relacionadas con el agro y el medio ambiente. EXTERNO Electrónico Estudiantes, investigadores, científicos, padres de familia, instituciones de educación superior, gremios, medios de comunicación, entre otros. Dos veces al año Facultad de Ciencias Agropecuaria, División de Cómputo y Sistemas.

9 MEDIO DE DIFUSIÓN DESCRIPCIÓN ALCANCE TIPO DE MEDIO PUBLICO OBJETIVO FRECUENCIA RESPONSABLES Página web y sitios de interés del portal. Espacio en el cual es publicada todo tipo de información relacionada con la actividad institucional tales como noticias, eventos, circulares, decisiones de los consejos Superior y Académico, procesos de contratación, entre otros. Además de la información académico/administrativa, los visitantes pueden encontrar enlaces hacia otros sitios virtuales de interés y consultar los diferentes servicios que ofrece la institución. MIXTO Electrónico Estudiantes, padres de familia, entidades territoriales, instituciones de educación superior, gremios, empresas, particualres, medios de comunicación, entre otros. Permanente División de Cómputo y Sistemas y Dirección de Comunicaciones. 9 Merakus Órgano de difusión cultural del Taller Literario Merakus. A través de este medio, jóvenes y escritores de gran trayectoria expresan sus ideas y sentimientos del mundo que los rodea. Es un espacio mediante el cual se pretende sembrar y conservar entre los jóvenes universitarios la pasión por la literatura y todas sus formas de expresión. MIXTO Impreso Estudiantes, Docentes, artistas. Mensual Taller Literario Merakus, Bienestar Social Universitario.