Uso de Vehículos Código: L-I-CON-010 Fecha de Emisión: 21/03/13 Página: 1 de 6 1 OBJETIVO El propósito del presente instructivo de trabajo es definir el criterio respecto al uso de vehículos por parte de funcionarios a los cuales se le ha asignado el uso de un vehículo de propiedad de Veterquimica. 2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN El presente Instructivo de Trabajo aplica a todo el personal de Veterquimica S.A. que tenga asignado un vehículo de propiedad de la empresa. 3 REFERENCIAS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS L-R-CON-002 : Informe de gastos L-R-CON-008 : Informe de gastos de desplazamiento mensual L-I-CON-007 : Administración, inventario y control de activo fijo Cotización Solicitud de compra Orden de compra Facturas 4 DEFINICIONES Y/O ABREVIACIONES No hay Preparó Jefe de Administración y Finanzas Aprobó Gerente de Administración y Finanzas.
Página: 2 de 6 5 DESARROLLO 5.1 Clasificación de Vehículos para efectos tributarios. La legislación Vigente mediante el DL 825 sobre impuestos a las ventas y servicios (IVA), clasifica a los vehículos motorizados como:: a) Vehículos de trabajo: aquellos que están destinados a formar parte del Activo Fijo y tienen relación con el giro o actividad del contribuyente. En este conceptp están incluidos : Camionetas y Furgones b) Otros Vehículos: aquellos que aún cuando están destinados a formar parte del Activo Fijo, la ley determina expresamente que no tienen relación con el giro o actividad del contribuyente : Automóviles, Station Wagons y similares. Es necesario destacar, que esta claisificación determina además que los primeros tienen derecho a crédito fiscal por el IVA recargdao en las facturas que acrediten sus adquisiciones o la utilización de servicios. 5.2 Cargos que dispondrán de Vehículos Los siguientes son los cargos y tipos de vehículos: a) Presidente del Directorio Camioneta b) Gerente General Camioneta c) Gerentes Camioneta Pick UP d) Sub Gerentes Camioneta Pick V e) Jefes de Area Camioneta Pick f) Vendedores Camioneta Pick UP / Furgón Los vehículos serán renovados cada vez que cumplan 4 años como mínimo 5.3 Política de Uso Los vehículos de propiedad de la Compañía solo pueden ser manejados por las personas a quienes se les ha asignado, autorizado o aquellas que expresamente disponga cada área. Cabe señalar que los vehículos de la fuerza de ventas NO están autorizados para salir del territorio Nacional, por motivos personales. Lo anterior se enmarca dentro del concepto de que son vehículos de trabajo, y por ende están excluidos de su uso fuera del giro de la empresa. El uso del vehículo se limitará a las labores y funciones definidas en el cargo asignado, el vehículo no podrá salir del área asignada sin autorización de la gerencia correspondiente. Durante el periodo de vacaciones del funcionario el vehículo no podrá ser utilizado, salvo para mantenciones o reparaciones, debiendo quedar guardado en el lugar que la empresa indique.
Página: 3 de 6 Por otra parte, la totalidad de estos vehículos calificados como de trabajo, descuentan IVA, el Servicio de Impuestos Internos cada vez aplica mayores controles en plazas de peaje, controles carreteros, aduaneros y fronterizos, de esta forma el Servicio se asegura de que tales vehículos están destinados exclusivamente para el trabajo. Es importante destacar que los mayores controles de parte del Servicio se realizan los fines de semana camino a los diferentes centros invernales en inviernos y en verano a las diferentes balnearios ya sean playas, lagunas etc. Por este motivo los vehículos no deberán salir de la ciudad de residencia sino es por motivos de trabajo. 5.4.- Compra La adquisición de un Vehículo debe cumplir los procedimientos de compra estipulados en Instructivo L-I- CON-007 Administración, inventario y control del activo fijo, además es necesario que esté considerado en el plan anual de compras de activo fijo. Corresponde la emisión de una solicitud de compra a: Gerencia de Administración y Finanzas : para todo vehículo de la compañía 5.5.- Entrega a) Vehículos Nuevos: El área de Contabilidad ( Encargado de Activo Fijo) entregará cada vehículo con un inventario en el cual se efectúa descripción detallada y se señalan : usuario que lo tendrá a cargo, fecha, kilometraje, herramientas, accesorios y documentación entregada, la cual incluye: Placa patente, permiso de circulación, seguro obligatorio, certificado de revisión técnica gases u homologación. Desde éste momento todo lo entregado y recibido conforme es de exclusiva responsabilidad del usuario. b) Vehículos usados: El usuario entregará el vehículo a su cargo, al momento de su renovación o cuando sea requerido por cambio de funciones u otros motivos, con los elementos y en las mismas condiciones en que lo recibió, con el desgaste normal propio de su uso, reparaciones y/o mantenciones realizadas y documentación vigente: permiso de circulación, seguro obligatorio. Certificado de revisión técnica, gases u homologación, etc. Estos deberán ser entregados al área de Contabilidad ( Encargado de Activo Fijo)
Página: 4 de 6 5.6.- Gastos Permiso de circulación Los pagos relacionados con la circulación de los vehículos tales como : seguro obligatorio contra accidentes personales, permiso de circulación, revisión técnica y otros derechos son de cargo de cada división La responsabilidad de efectuar estos pagos recae en cada usuario, excepto los vehículos del Presidente del Directorio y del Gerente General que serán tramitados por Contabilidad y Tesorería. Reposición de Equipamiento Los gastos derivados de la reposición de equipamiento existentes (radio, aire acondicionado, etc.) ya sea por robo, falla no reparable, etc., debe ser previamente autorizado por el Gerente General o Gerente de Administración y Finanzas, se debe informar a Contabilidad (Encargado de Activo Fijo) de manera de mantener actualizado el registro del inventario de cada vehículo. Mantención Los gastos por mantención, reparación, servicios, combustibles y otros serán de cargo de la compañía como regla general. Mantención: Las mantenciones mecánicas y cambios de aceite, deben efectuarse de acuerdo al manual de usuario de cada vehículo, siendo de responsabilidad del usuario realizar dichos trabajos. El vehículo que se encuentre en garantía deberá realizar sus mantenciones en el taller de la marca. Los vehículos que se encuentren fuera de garantía deberán realizar sus mantenciones en el taller que la compañía determine. Reparaciones: Las reparaciones (Superiores a $ 50.000) que sean necesarias deben previamente ser autorizadas por el Gerente de Administración y Finanzas. Servicios y otros: Los servicios y otros gastos que pueden ser utilizados debe ser previamente autorizados por la Gerencia de Administración y Finanzas, en todo caso se autoriza periódicamente los siguientes servicios: - Lavado : una vez al mes - Cambio de aceite : de acuerdo al kilometraje que señale el fabricante, este servicio debe realizarse cuando el vehículo esté fuera de garantía. El servicio debe realizarse en los centros de cambio tipo "express" ubicados en las estaciones de servicio Copec, Esso, Shell etc., en donde además realizan otras revisiones. La factura debe venir con el detalle del trabajo realizado.
Página: 5 de 6 Toda reparación o servicio debe ser registrada en la bitácora del vehículo Combustible : El presidente del Directorio, Gerente General, Gerentes, Sub Gerentes de Area y Jefes de Area con Vehículos asignados se les entrega tarjeta Copec (Cupón Electrónico),. Tesorería se encarga de obtener las tarjetas y ala vez darlas de baja cuando los vehículos son vendidos. Los vendedores tienen asignado un cupo en tarjeta Copec, con el cupón deben rendir una vez al mes como concepto "Gastos de desplazamiento" (Informe de gastos de desplazamiento). Peajes: El presidente del Directorio, Gerente General, Gerentes, Sub Gerentes de Area y Jefes de Area con Vehículos asignados deberán pagar estos gastos y, ser rendidos posteriormente para ser reembolsados. (Informe de gastos) Los vendedores tienen asignado un monto mensual el cual deben rendir una vez al mes como concepto "Gastos de desplazamiento". Informe de gastos de desplazamiento). Tag El costo de TAG es 100% costo de la compañía en horario de trabajo, fuera de éste horario es de cargo del usuario. 5.6.- Infracciones Los pagos por multas correspondientes a infracciones al reglamento de tránsito serán de exclusiva responsabilidad de cada usuario, quien deberá enviar fotocopia de los pagos efectuados al Jefe de Administración y Finanzas, el cual debe velar que los o el representante legal de la compañía se encuentren sin deudas pendientes por este concepto atribuibles a los usuarios de los vehículos de la compañía. 5.7.- Accidentes El manejo y control de seguros de la compañía es de responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas, quien tiene a su cargo la toma de las medidas necesarias para el resguardo de los activos y otros intereses de la compañía, como también de las personas que trabajan en ella. En la actualidad respecto de vehículos, se mantienen seguros por daños a terceros es decir vehículos y personas y además daños propios de nuestros vehículos. La cobertura de este seguro excluye los siguientes daños: Ocasionados en un accidente fuera del territorio nacional Ocasionados por quien conduce bajo la influencia del alcohol o drogas. Ocasionados por personas no autorizadas a usar el vehículo Cuando el conductor se niegue a realizarse la alcoholemia Cuando se huye del lugar del accidente
Página: 6 de 6 6 RESPONSABLES Y FUNCIONES Personal Veterquimica Es responsable de la correcta rendición del gasto de mantención y/o reparación (usuarios de vehículos) Contralor de vehículos asignados, de acuerdo a este instructivo. Vela y apoya el cumplimiento del presente instructivo. Jefe de Administración y Finanzas Responsable del control de compra y venta de los vehículos, considera además los trámites legales necesarios para que el vehículo se registre e nombre de Veterquimica, en caso de venta su responsabilidad es hasta que se realice la transferencia 7 TABLA DE REVISIÓN N REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO