Módulo de Gestión de Proyectos - SiafpaPro -

Gestión de Proyectos de Inversión Actual Diferentes sistemas de gestión no integrados a Siafpa Proliferación de Unidades Ejecutoras Duplicación de procedimientos Utilización de Unidades Administradoras de Fondos, como el PNUD Falta de acceso de las autoridades a la información financiera de los proyectos Información ficticia sobre el devengado SiafpaPro Sistema integrado al Siafpa, con funcionalidades contables, presupuestarias y financieras Adm. de Proyectos realizada por cada institución Única fuente de información Planificación financiera obligatoria, con productos y entregables Seguimiento y medición de resultados según la metodología del PMI Información real sobre el devengado y contabilidad automática

Que es Siafpa Pro Es un módulo complementario a Siafpa que será utilizado por los gerentes de proyecto, como instrumento básico para la obtención de información en línea de la ejecución de los proyectos. Incluirá la integración directa con los componentes de compras, presupuesto, contabilidad, tesorería y control del Siafpa actual. Permitirá a los ejecutivos de los Ministerios visualizar en forma integral e individual los indicadores e información relevante de la cartera de proyectos.

Que no es Siafpa Pro No es un módulo que se pueda implementar en forma separada de Siafpa. No es un módulo que pretenda competir con los sistemas comerciales. No es un módulo

Decisiones clave de implementación Área Estrategia Ventajas Sistema base Desarrollo Utilizar el Siafpa actual como base. Utilizar personal del MEF minimizando las contrataciones externas. Disponibilidad para implantar inmediata en las entidades que tenga Siafpa. Posibilitar la utilización de un solo sistema para el seguimiento financiero del presupuesto de inversión y del de funcionamiento. El conocimiento y la capacidad de soporte queda institucionalizada. Plataforma Ultima tecnología El nuevo módulo se enlaza al Siafpa actual y al futuro GRP.

Un recorrido breve por los procesos y el sistema PROCESOS Y FUNCIONALIDADES

Procesos incluidos Etapa Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Procesos Configuración inicial del proyecto(cédula financiera) Planificación Ajustes a la planificación Gestionar Contratos, Adquisiciones Obtener reportes de seguimiento y control de avance Deshabilitar operaciones y habilitar registros de cierre.

Inicio: Configuración del Proyecto Este proceso tiene como objetivo el habilitar el proyecto con los datos necesarios para iniciar su planificación y posterior ejecución. Temas Clave Los proyectos deben estar aprobados y disponer de su código SINIP Los proyectos deben tener identificado su fuente de financiamiento y en el caso de componentes de fuente externa, el convenio debe estar registrado en Sigade El proyecto debe tener definido su calendario anual de desembolsos y en los casos de fuente externa, la estructura de categorías y sub-categorías definidas con el organismo internacional. Se debe conocer la estructura programática a la que se asignará la inversión a realizar.

Inicio: Registro de Cédula Financiera Solo proyectos en SINIP

Inicio: Registro de Cédula Financiera Conexión directa a SIGADE cuando tiene financiamiento externo

Inicio: Registro de Cédula Financiera Selección de la estructura programática y asociación con los componentes (categorías) definidos Montos anualizados

Inicio: Registro de Cédula Financiera Balance anual tanto por fuente como por componente

Inicio: Registro Fondo Proyecto

Gerente: Panel General

Planificación Este proceso tiene como objetivo el disponer de una planificación detallada de los productos y entregables definidos para el proyecto y la generación del presupuesto pormenorizado, el plan de adquisiciones y el plan de caja. Temas Clave Los proyectos se deben planificar en función de productos y entregables Los recursos del proyecto deben estar asociados directamente a dichos productos y entregables. Los productos se asociarán posteriormente a contratos específicos y sus entregables a los planes de pago en base a entregas parciales o avance de obra. Será obligatorio que el proyecto cuente con un plan operativo y plan de adquisiciones debidamente aprobado, conforme los estándares establecidos. No se podrá iniciar operaciones en el sistema si no existe dicho plan.

Planificación

Planificación Al importar se valida: Existan productos y entregables, montos por año, fechas de incio y fin, entre otros.

Planificación Visualización Gantt Identificación clara de producto, entregable y montos

Planificación Asociación de recursos a productos (futuros contratistas)

Planificación Definición clara de plan de pagos por entregable

Planificación Objeto de gasto por producto

Planificación Definición de fuentes, forma de contratación

Planificación Generación de presupuesto pormenorizado, por año

Planificación Una vez aprobado el presupuesto, se genera la línea base del proyecto Los cambios al proyecto se realizan entonces a través de las opciones de ajustes.

Planificación: Ajustes El objetivo de este proceso es actualizar la planificación en función de los cambios que se pudiesen presentar durante la ejecución del mismo, los mismos pueden tener impacto en la planificación financiera como en la planificación de compras. Temas Clave Todos los cambios a la planificación establecida originalmente deberán realizarse en el sistema. Los cambios que por su naturaleza requieran la realización de ajustes presupuestarios, se gestionarán a través del sistema a través de sus transacciones de reformas presupuestarias.

Planificación: Ajustes Diferentes opciones para ajustar el plan, siempre basados en los productos y su impacto o no en el presupuesto del proyecto tanto total como anual.

Planificación: Ajustes Se controlará que los cambios no se realicen en actividades en ejecución o terminadas.

Ejecución: Gestionar contrataciones Permite al gerente del proyecto, ordenar el inicio de un trámite que de por resultado la contratación de un bien o servicio que sustente un producto previsto en el plan. En este punto, se integran la planificación con la ejecución. Temas Clave Las adquisiciones deberán registrar la reserva presupuestaria correspondiente (bloqueo presupuestario) para garantizar que el acto público que se ejecute, cuente con partida presupuestaria al momento de realizar la contratación. Todas las adquisiciones deberán estar incluidas en el plan de adquisiciones para poderse iniciar. De requerirse una adquisición o contratación extraordinaria, se seguirá el procedimiento de ajustes a la planificación financiera anual.

Ejecución: Gestionar contrataciones Trámites soportados Descripción Orden de Compra Contrataciones de bienes y/o servicios regidos bajo el estándar de Orden de Compra establecido por la ley. Contrato de Adquisición de Bienes y Servicios Estos contratos se usan para la contratación de bienes y servicios de montos superiores a los Contrato de Obras Contratos de Honorarios Contratos de Alquiler Estos contratos tienen condiciones más complejas como anticipos, retenciones, múltiples entregables, avances de obra. Contratos específicos para contratación de personal. Contratos específicos de viáticos Viáticos Nacionales e internacionales.

Ejecución: Gestionar contrataciones

Proceso: Gestión de Tesorería y Pagos El objetivo de este proceso es gestionar el pago de los contratistas o ejecutores de los contratos. Los pagos se podrán realizar contra el fondo rotatorio del proyecto, vía Tesoro Nacional o en determinados casos vía el organismo financiero. Temas Clave El proyecto manejará una única cuenta bancaria en donde se depositarán los fondos tanto del aporte local como del aporte externo. El sistema controlará contablemente la desagregación de los pagos y desembolsos realizados. Una vez que la cuenta única inicie operaciones, esta cuenta se integrará en el Tesoro Nacional. Los pagos de los proyectos deberán realizarse directamente por el Tesoro Nacional o por los ministerios o instituciones ejecutoras. No se requerirán servicios de administradores de fondos tipo PNUD u otros similares. El control previo se realizará una vez en la transacción de pago, sea en la revisión de la Gestión de Cobro o en la firma del cheque. De preferencia sería en la revisión de la Gestión de Cobro para validar que los bienes y servicios se hayan recibido conforme. Dado que el cheque se emitirá por el sistema se propone que la revisión sea tipo control posterior. Todos los pagos se deberán autorizar y realizar a través del sistema. No se emitirán cheques o girarán transferencias fuera del mismo.

Ejecución: Gestión de Pago Los pagos salen por el sistema

Ejecución: Gestionar Fondo Rotativo (Organismo Financiador) Gestionar el traspaso de fondos desde el Organismo Financiador al Fondo del Proyecto. Temas Clave Las solicitudes de reembolsos de fondos no se tramitarán, si estos no han sido originados a través del sistema. Esto garantizará que se incluya el desglose correcto y adicionalmente el control de los pagos ya reembolsados.

Ejecución: Gestionar Fondo Rotativo (Organismo Financiador)

Proceso: Gestionar Fondo Rotativo (Tesoro Nacional) Gestionar el traspaso de fondos desde el Tesoro Nacional para alimentar el fondo rotativo del proyecto. Temas Clave Las solicitudes de reembolsos de fondos no se tramitarán, si estos no han sido originados a través del sistema. Esto garantizará que se incluya el desglose correcto y adicionalmente el control de los pagos ya reembolsados. El componente del aporte local del préstamo se entregará a los proyectos a través de la figura de un Fondo Rotatorio Especial de proyectos, que a manera similar al funcionamiento de los fondos rotativos institucionales, se realizarán a través de un movimiento de fondos financiero, sin que se afecten las partidas presupuestarias. Este es un requisito indispensable para que se pueda registrar adecuadamente las operaciones del proyecto y estas a su vez reflejen valores cónsonos con la realidad.

Control: Reportes Permite visualizar reportes de seguimiento y control detallados de los productos, contrataciones, plan de adquisiciones, plan de caja. Temas Clave Los reportes se generan directamente de las operaciones del día a día y constituirán la fuente única y confiable de la ejecución del proyecto tanto para el gobierno panameño como para los organismos internacionales.

Control: Reportes Detalle de los contratos, contratistas, devengados.

Control: Reportes Plan de caja actualizado a la fecha, incluyendo los ajustes.

Control: Reportes Indicadores por componentes del proyecto (categorías)

Control: Reportes Información del plan de adquisiciones incluyendo su estado de ejecución LPI LPI LPI LPI 06/06/10 01/05/10 01/01/10 15/04/11 LPI 03/03/10

Proceso: Cierre de Proyecto Permite registrar el cierre definitivo de un proyecto ya sea por completar sus objetivos o por cancelación anticipada. Deberán quedar registrados los resultados obtenidos. Temas Clave El cierre de proyecto incluirá el registro de los resultados de la ejecución del proyecto incluyendo los datos generales de los documentos que se hayan producido en el cierre tales como informes de auditoría, informes de gerencia de proyectos, entre otros.

Proceso: Cierre de Proyecto

Ejemplo: Reporte de Estado al Cierre del Proyecto

Comparativo Siafpa-Terceros Area Siafpa Terceros SiafpaPro Planificación No incluye Plan de compras Plan integral (WBS) Importación de MS Project, linea base e indicadores de rendimiento de proyecto Compras Presupuesto Contabilidad Tesorería Control Fiscal General Solicitudes y ordenes de compra (formato oficial), integración Panamá Compras(*), Carga automática, reservas, momentos presupuestarios integrados a la contabilidad, reformas, registro integrado contable, reportes oficiales. Plan de cuentas gubernamental, parametrización integrada, integración directa a nivel rector, reportes oficiales (contabilidad semiautomática, contratos de obras limitado) Programación de pagos, impresión cheques (láser, matriz), integración Tesoro Nacional (pagos ACH), conciliación bancaria, no incluye solicitud de reembolsos a organismos internacionales Funcionalidad integrada e integración con efiscaliza Propiedad del Gobierno, 44 instituciones instaladas, +1200 usuarios, capacitación continua, planes de certificación, call center,. Cuadro comparativo Registro diferido, no existe integración. Presupuesto y contabilidad no integrados. Contabilización automática, no existe integración Impresión de cheques, solicitud de reembolsos organismos internacionales No existe integración Contabilización automática, contrato de obras completo, auxiliares para proyectos. Solicitud de reembolsos desagregado por fuentes de financiamiento. 50-80 K por proyecto, Equipo de implantación del MEF (DNC, DPI, ). En proceso de certificación PMP.

REPORTES EJECUTIVOS

Reportes Ejecutivos

Servicio de Notificación (futuro) Tipo Nombre Frecuencia(1) Gerente Ejecutivo(2) Proyecto Estado de indicadores por proyecto Comparativo CPI por proyecto Cambios a la planificación del proyecto Alerta s Semanal Mensual Semanal Semanal Producto Estado de indicadores principales Diario Alerta de cambios al estado del producto Diario (1) Frecuencia definida por defecto (2) De acuerdo a la cobertura de su jerarquía

Servicio de Notificación (futuro) Tipo Nombre Proyecto de Mejoramiento del MEF Frecuencia(1) Gerente Ejecutivo(2) Proyecto Estado de indicadores por proyecto Semanal Comparativo CPI por proyecto Mensual Transacciones procedentes Alertas Cambios a la planificación del del Semanal Desarrollo POA del Nuevo Sistema 30 días tarde proyecto Alerta s Instalación DataCenter iniciado Semanal Producto Estado de indicadores principales Diario Alerta de cambios al estado del producto No Diario (1) Frecuencia definida por defecto (2) De acuerdo a la cobertura de su jerarquía

SIAFPA Transacciones procedentes del POA

Orden de compra al crédito Adjudicación

OC Contabilidad Automática

Adquisición de Bienes y Servicios

Reembolsos

Solicitud de Reembolso

Solicitud de Reembolso (Selección de Fondo y Fuente)

Solicitud de Reembolso (Selección de Fondo y cheques)

Solicitud de Reembolso (Formulario de la solicitud)

Solicitud de Reembolso (Detalle del formulario)

Solicitud de Reembolso (Se genera la solicitud)

Solicitud de Reembolso (asiento de diario)

Solicitud de Reembolso (asiento de diario - Envió)

Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)

Solicitud de Reembolso (asiento de diario - Desembolso)

Gracias