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SENA SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL INSTRUCTIVO METODOLÓGICO PROSPECTIVA TECNOLÓGICA 1 Versión 7.0 22/5/2017 1 Este instructivo hace parte de una colección de textos que constituyen el Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA. Por tanto, se sugiere que, para una mejor comprensión de este instructivo, el lector debe revisar y comprender los siguientes documentos: 1). Guía principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, 2) Bases teóricas y conceptuales de prospectiva y 3). Métodos y herramientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional. 2
TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción... 4 2. Objetivo del Instructivo... 5 3. Alcance de la Prospectiva Tecnológica para el SENA.... 5 4. Responsables del proceso de Prospectiva Tecnológica en el SENA... 6 5. Usuarios potenciales de la Prospectiva Tecnológica en el SENA... 6 6. Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Tecnológica en el SENA... 7 6.1. Fase 1 - Pre-Prospectiva... 9 6.2. Fase 2 Prospectiva... 12 6.3. Fase 3 Post-Prospectiva... 15 7. Cronograma de desarrollo de un proyecto de Prospectiva Tecnológica... 19 3
1. Introducción El Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS, es el resultado de un esfuerzo articulado desde 2010 entre la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA y el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento de la Universidad del Valle, orientado a gestionar herramientas que le permitan un direccionamiento estratégico de largo plazo que permita a la entidad el cumplimiento de su misión y el aporte a la productividad de las personas y las empresas del país. PREVIOS tiene como finalidad dotar al SENA de un conjunto de procesos estructurados de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que le permiten a la entidad mejorar sustancialmente su capacidad anticipación y acierto en la toma de decisiones estratégicas, es decir aquellas que implican altos costos, altos impactos y efectos irreversibles. Señor lector, usted cuenta con una colección de (8) documentos digitales, cada uno de ellos con un objetivo específico, que le permitirán en su conjunto implementar métodos y procesos de prospectiva en las decisiones estratégicas futuras del SENA. Usted podrá encontrará estos documentos y todo sobre el Sistema de PREVIOS en: http://senaprevios.com http://compromiso.sena.edu.co El presente documento tiene como finalidad ofrecer pautas metodológicas sobre la aplicación de la Prospectiva Tecnológica para el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, que permita la implementación de métodos prospectivos a nivel institucional y soporten sus decisiones estratégicas. En el marco del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional SENA, el proceso de la Prospectiva Tecnológica 2 se entiende como la exploración y anticipación de los efectos de las tecnologías actuales y futuras en el desarrollo de la oferta de servicios de la institución, permitiendo ajustar inversiones, ofertas y alianzas al contexto competitivo local, regional, nacional e internacional, a través del análisis de la evolución científica y tecnológica de campos, temáticas y/o líneas tecnológicas estratégicas. 2 De acuerdo con la OCDE, la Prospectiva Tecnológica consiste en un conjunto de intentos sistemáticos para mirar a largo plazo el futuro de la ciencia, la tecnología, la economía y la sociedad, con el fin de identificar aquellas tecnologías genéricas emergentes que probablemente generarán los mayores beneficios económicos y sociales". Es decir, que la Prospectiva Tecnológica busca identificar las actividades estratégicas para el desarrollo futuro de la institución y las tecnologías asociadas a ellas. (Medina y Ortegón 2006) 4
2. Objetivo del Instructivo Determinar pautas metodológicas para el diseño, ejecución y seguimiento del proceso de Prospectiva Tecnológica en el SENA. 3. Alcance de la Prospectiva Tecnológica para el SENA. OBJETIVO ALCANCE RESULTADO USOS TRANVERSALES Analizar las dinámicas presentes y futuras sobre las siguientes dimensiones de análisis de las tecnologías: Definición Conceptual Conceptualización de Analizar la la tecnología objeto evolución de estudio. científica y tecnológica de campos de Científico Tecnológica conocimiento e Análisis de innovación que publicaciones y permita la artículos científicos. identificación de la Análisis de patentes existencia y uso de como fuente de información tecnologías tecnológica críticas y Redes de trabajo tecnologías potenciales emergentes. Componente comercial Análisis de las tendencias tecnológicas mundiales (críticas y emergentes) Perspectivas de crecimiento del mercado Exploración de mercados actuales y futuros Nuevas tecnologías (materiales, diseño) Patentes de oportunidad para el centro de formación Proyectos de investigación Infraestructura tecnológica Redes tecnológicas Instituciones líderes en la tecnología Proveedores tecnológicos Identificar las actividades estratégicas para el desarrollo futuro de la tecnología asociadas a ella. o Analizar tendencias tecnológicas y factores de cambio del entorno. Anticipar el cambio tecnológico y las implicaciones para el SENA. Generar nuevas estrategias tecnológicas en diferentes campos. Desarrollar agendas tecnológicas identificando el estado del arte y las habilidades requeridas. Mejorar la asignación de los recursos y capacidades del SENA hacia la investigación, el desarrollo y la innovación tecnológica en aquellas actividades de mayor relevancia. Incorporar procesos de evaluación permanente de la transformación tecnológica en el SENA. Insumo relevante para la actualización de los Planes Tecnológicos de los Centros de Formación. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 5
4. Responsables del proceso de Prospectiva Tecnológica en el SENA La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo a través de la unidad de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, será la que coordinará/orientará los proyectos de Prospectiva Tecnológica desde la Dirección General del SENA. 5. Usuarios potenciales de la Prospectiva Tecnológica en el SENA Serán posibles usuarios aquellos funcionarios o dependencias que requieran desarrollar un proceso de Prospectiva Tecnológica y que estén incluidos en los grupos que se describen a continuación: USUARIOS PROCESO DE PROSPECTIVA TECNOLÓGICA Dirección General Dirección Regional Centros de Formación * Unidad-PVeIO *Grupo PEIO * Equipo Redes de Conocimiento * Equipo SENNOVA *Escuela Nacional de Instructores - ENI *Dirección de Formación *Oficina de Sistemas *Unidad-PVeIO *Grupo PEIO *Director Regional *Consejos Regionales *Coordinador regional de formación profesional, SNFT y empleo *Metodólogo que corresponda a la temática de estudio. *Equipo SENNOVA * Equipo Redes de Conocimiento *Unidad-PVeIO *Grupo PEIO *Comité Técnico de Centro *Subdirector de centro * Coordinador misional/ academico *Equipo Redes de Conocimiento * Equipo SENNOVA * OLO/APE *Instructor lider temático Fuente: SENA (2017) Nota: Incluye los aportes de los funcionarios involucrados en la construcción del instructivo de Prospectiva Tecnológica. 6
6. Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Tecnológica en el SENA Un proyecto de Prospectiva Tecnológica debe considerar algunas condiciones que facilitarán el cumplimiento de los objetivos planteados, que, en articulación con los diferentes actores participantes y la disposición adecuada de recursos, conllevarán al adecuado desarrollo del ejercicio. CONDICIONES MINIMAS PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO DE PROSPECTIVA TECNOLÓGICA: No partir de cero, existen muchos desarrollos en el SENA en múltiples temas que se pueden apropiar para el desarrollo efectivo al momento de formular y ejecutar un proyecto de Prospectiva Tecnológica. Reconocer la existencia de proyectos ya elaborados por otras instituciones en la temática objeto de estudio. Proponer un horizonte de tiempo en el proyecto de mínimo 10 años, de tal forma que dé cuenta de un enfoque prospectivo Trabajo en equipo (actores internos y externos). Proceso participativo que involucra en la preparación del proyecto a todos los actores estratégicos en juego. Competencias del personal en función de los requerimientos temáticos del proyecto prospectivo. Compromiso ético con la manipulación de la información y las propuestas generadas en el proceso. Disciplina para ejecutar el proyecto prospectivo en los tiempos designados. Pensamiento sistémico en la interpretación de la información y construcción de propuestas de cambio. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. El proceso de Prospectiva Tecnológica se compone de tres fases metodológicas a saber: Fase 1. Pre - Prospectiva: se refiere a la focalización del proyecto prospectivo e identificación de requerimientos técnicos y de talento humano para su desarrollo. Fase 2. Prospectiva: núcleo central del proceso donde se genera el conocimiento prospectivo, de este modo se analizan y sintetizan los conocimientos existentes, del sistema objeto de estudio para crear los escenarios y la apuesta de futuro. Fase 3. Post - Prospectiva: recomendaciones e implicaciones para la toma de decisiones. 7
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 8
6.1. Fase 1 Pre - Prospectiva La fase se encuentra constituida por tres etapas 3, que son: identificación de la temática objeto de estudio, definición de equipo de trabajo para la ejecución de un proyecto prospectivo/vigilancia y ficha de registro de proyecto prospectivo. Las etapas antes mencionadas se presentan y describen a continuación: Etapa 1- Identificación de la temática objeto de estudio Para dar inicio a la formulación de un proyecto de Prospectiva Tecnológica se requiere identificar la temática objeto de estudio la cual permite focalizar el tema al cual se le requiere hacer un proceso prospectivo. Para realizar esta etapa se requiere contestar las siguientes preguntas: Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 3 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional 9
Etapa 2- Identificación del equipo de trabajo para un proyecto de Prospectiva Tecnológica 4 Todo proyecto de Prospectiva Tecnológica, requiere de un equipo de trabajo que permita su efectiva ejecución, la prospectiva no es una disciplina individual. En el Sistema PREVIOS se recomienda contar con un equipo de trabajo que permita desarrollar adecuadamente la ejecución del proyecto. A continuación, se presenta la estructura organizativa bajo la cual se deberá desarrollar un proyecto prospectivo. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 4 La descripción de cargos, el perfil, las funciones, las competencias y la dedicación que se deben considerar para la definición del equipo se amplían en el documento Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS. 10
Etapa 3- Ficha de registro del proyecto prospectivo Con el fin de llevar un registro de los proyectos de Prospectiva Tecnológica realizados dentro del Sistema PREVIOS, es de gran relevancia gestionar a través de la plataforma electrónica senaprevios.com una ficha que permita registrar los elementos clave del proyecto para su correcto seguimiento y control. El formulario que se debe diligenciar por cada proyecto contiene los siguientes ítems a saber: Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 11
6.2. Fase 2 Prospectiva Para esta fase 5 se establece una secuencia lógica de métodos prospectivos que pretenden sistemáticamente generar un análisis estratégico del entorno y la construcción y formulación de escenarios y apuesta de futuro en el proceso de Prospectiva Tecnológica. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. En los siguientes esquemas se relacionan los métodos en función de su contribución a la fase metodológica planteada. 5 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional 12
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 13
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 14
6.3. Fase 3 Post - Prospectiva La fase Post-Prospectiva, está compuesta por tres etapas 6 que permitirán su efectivo desarrollo, tales etapas se denominan: Identificación de elementos clave para la toma de decisiones, identificación de factores críticos de vigilancia y construcción del informe final. Etapa 1- Identificación de elementos clave para la toma de decisiones En la etapa 1 de la fase Post-Prospectiva, denominada identificación de los elementos clave para la toma de decisiones se determinan aquellos factores que permiten contribuir al logro de los procesos misionales del SENA. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 6 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional 15
Etapa 2- Identificación de factores críticos de vigilancia La etapa 2 de la fase post - prospectiva denominada Identificación de factores críticos de vigilancia, se desarrolla con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y actualización de las variables que configuran la apuesta de futuro definida en el proyecto. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 16
Etapa 3. Construcción del informe final de un proyecto de Prospectiva Tecnológica Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 17
TABLA DE CONTENIDO PARA EL INFORME DE UN PROYECTO DE PROSPECTIVA TECNOLÓGICA Introducción Objetivo general del proyecto Objetivos específicos del proyecto Conceptualización de la temática CAPITULO 1. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL ENTORNO 1.1. Resultados Vigilancia Científico-Tecnológica 1.2. Resultados Vigilancia Competitiva 1.3. Recomendaciones y consideraciones generales sobre la temática de estudio de acuerdo con la consulta Delphi 1.4. Mapa de trayectoria tecnológica CAPITULO 2. CONSTRUCCIÓN Y FORMULACIÓN DE ESCENARIOS 2.1. Resultados de priorización de variables para la formulación de escenarios 2.2. Escenario apuesta 2.3. Análisis de actores CAPITULO 3. RECOMENDACIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES ESTRATÉGICAS 3.1. Elementos clave para la toma de decisiones 3.2. Factores críticos de vigilancia Bibliografía Anexos 18
7. Cronograma de desarrollo de un proyecto de Prospectiva Tecnológica Un proyecto de Prospectiva Tecnológica para su adecuado desarrollo requiere como mínimo un tiempo de ejecución de seis meses distribuido de la siguiente manera: DESARROLLO METODOLÓGICO PARA UN PROYECTO DE PROSPECTIVA TECNOLÓGICA Etapa 1- Identificación de la temática objeto de estudio Etapa 2- Identificación del equipo de trabajo 1 2 MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 3 4 1 2 3 4 1 2 FASE 1. PRE - PROSPECTIVA 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Etapa 3- Ficha de registro del proyecto Etapa 1. Análisis estratégico del entorno FASE 2. PROSPECTIVA Vigilancia Científico-tecnológica (Bibliometría, análisis de patentes) Vigilancia Competitiva Taller de Expertos /Delphi Preparación del taller Mapa de trayectoria tecnológica Etapa 2. Construcción y formulación de Escenarios Matriz de Importancia y Gobernabilidad - IGO Abaco de Regnier (más de 30 variables) / Análisis morfológico (6 dimensiones máx.) Análisis de actores Etapa 1-Identificación de elementos clave para la toma de decisiones Etapa 2- Identificación de factores críticos de vigilancia FASE 3. POST- PROSPECTIVA Preparación del taller Preparació n Preparació n Etapa 3- Construcción del informe final Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017. 19
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