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Para ingresar a la pagina oficial de la organización, ingrese a: http://www.ofixpres.com.co/ 3
Luego diríjase a la opción Iniciar Sesión que se encuentra en la parte superior-derecho de la pantalla y a continuación haga clic en el botón Cliente Outsourcing. 4
En seguida aparecerá el Portal Web de OFIXPRES S.A.S 5
Acceso al Portal Transaccional En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Para ingresar debe hacer clic en el botón IR Recuerde: Al realizar 3 intentos de acceso con una clave errada la cuenta de usuario quedará bloqueada. Para habilitar de nuevo la cuenta de usuario es necesario contactar con el Administrador del Sistema. 6
Uso del Sitio Web Una vez validado el ingreso del usuario, en la página aparecerá la información referente al centro de costo 7
Personalizar Usuario Puede asignar un nombre de usuario personalizado a su cuenta así: Haga clic en el botón Mi Cuenta ubicado a la superior-derecha de la pantalla Posteriormente debe hacer clic en la opción Modificar Usuario El sistema solicitará ingresar el usuario personalizado. Usted debe digitarlo y el sistema validará si está disponible. Si el usuario es valido, el sistema informa que fue agregado con éxito. Ahora, usted puede usar este usuario personalizado para ingresar al portal, con la misma contraseña. 8
Cambio de Contraseña Para realizar la actualización de sus datos, debe seguir los siguientes pasos Haga clic en el botón Mi Cuenta ubicado a la superior-derecha de la pantalla Luego clic en la opción Actualizar Mis Datos Inmediatamente se desplegara la pagina para realizar los cambios, en esta deberá diligenciar los datos requeridos en los espacios permitidos Para guardar los cambios satisfactoriamente, debe hacer clic en el botón Actualizar. 9
Funcionalidades Centro de Costo Seguimiento: Con esta función podrá consultar el Estado de Pedidos, Estado de Autorización de las ordenes diligenciadas e ingresar al módulo de Acta de Entrega. Reportes: Con esta función podrá conocer y obtener información sobre Reportes de Consumo Mi Cuenta: Este menú es posible acceder al cierre de sesión, función para Personalizar Usuario y Actualización de Datos. Haga Su Pedido: Con esta función podrá conocer el catálogo asignado de productos y las Compras Habituales. Motor de búsqueda: Funcionalidad de búsqueda de productos en el catálogo asignado al Centro de Costos. Carro de compras: Contenido de la compra actual. Nosotros: Puede encontrar información sobre OFIXPRES S.A.S, el sitio Web, Contacto para atención al Cliente y el Portafolio de servicios. 10
Haga su Pedido Para el perfil Centro de Costos, hacer pedidos es su principal función. Para esto deberá ingresar a la opción Haga su Pedido; para iniciar debe seguir los siguientes pasos: 1. Diríjase a la opción: 2. De la lista desplegable, debe hacer clic en Catalogo asignado: 11
Haga su pedido Selección de Familias de Productos El sitio Web presentará la información del catálogo organizado por Grupos de Productos o Familias. El Centro de Costos puede navegar por las diferentes Familias del catálogo encontrando los productos que puede solicitar. Nota : En la familia Formas Preimpresas usted podrá encontrar los formatos únicos de cada Cliente y en la familia Todas encontrará la totalidad de productos asignados a su catálogo. 12
Haga su Pedido Visualización de Productos Una vez seleccionada la familia se desplegará el catálogo de productos asignado Así, el Centro de Costos tendrá la capacidad de ver qué productos puede solicitar y cual es su información. 13
Haga su pedido Selección de Productos El Centro de Costos, podrá Seleccionar productos de su catálogo, cantidades y adicionarlos al carro de compras de la siguiente manera: En la columna Ctda (Cantidad), se ingresan las unidades a solicitar por producto. Para las cantidades debe tener en cuenta la Unidad de presentación del producto. En la parte inferior de la pantalla siempre encontrará el botón Adicionar al Carrito con el cual se agregarán los productos seleccionados. Es importante que los productos tengan la marca. Puede continuar seleccionando y adicionando producto a medida que repita los pasos anteriores. 14
Haga su pedido Motor de Búsqueda Al momento de adicionar productos a la Orden, el Centro de Costos puede realizar una búsqueda puntual del producto por medio del Motor de Búsqueda. En él, se permiten búsquedas por Palabra Clave, Nombres o Código de Producto. En el Motor de Búsqueda indicamos el Nombre, palabra clave o código de un producto. Clic en Buscar La aplicación filtrará el catálogo del Centro de Costos, con todos los resultados que coincidan con los criterios de la búsqueda, presentando dicha información como un catálogo, con la información del ítem. Usted adiciona el producto al Carro de Compras por medio del botón Adicionar al Carrito indicando las cantidades y seleccionando el producto 15
Haga su Pedido - Carro de Compras A medida que se adicionan productos al Carro de Compras, esta información comienza a formar parte de la Orden que el Centro de Costos que está diligenciando. Estas adiciones se ven reflejadas en la opción Carro de Compras ubicado en el lado derecho de la aplicación. Para ingresar al detalle hacer clic en el botón Detalle, con lo cual se visualizará el detalle de la orden. La opción Carro de Compras almacena toda la información de ítems que han sido adicionados. 16
Haga su Pedido Modificar Detalle Carro de Compras La consulta de Detalle del Carro de Compras se presenta por columnas La columna Cant. (Cantidades) permite modificar las unidades solicitadas por cada uno de los productos. Así, se digita la nueva cantidad deseada y se hace clic en el botón Actualizar para que guarde los cambios a ellos. Se pueden modificar múltiples productos al tiempo. Si se desea retirar uno de los productos de la actual compra, se debe hacer clic en el ícono de Caneca, ubicado al extremo derecho del producto a retirar. También puede asignar cantidades CERO y hacer clic en el botón ACTUALIZAR. Para terminar haga clic botón Continuar con el cual se finaliza el proceso y se da por aceptada la orden. 17
Haga su pedido Enviar Orden de Compra Para terminar el proceso de compra, se debe hacer clic en el botón Enviar, con lo cual el sistema presentará la información de la orden tramitada y adicional presenta la información para el respectivo despacho. La página, presentará la información relacionada con la orden a generar. Ofrece la oportunidad de colocar comentarios, visibles para el autorizador. Finalmente, presenta la información de Dirección de Envío con la cual se registro el Centro de Costos y se creó la cuenta. Para finalizar el proceso, se debe hacer clic en el botón Enviar. 18
Haga su pedido - Confirmación del Pedido Finalmente, al enviar la orden, el sistema presentará el número asignado, centro de costos que hace la solicitud y número de orden único generado por el sistema. 1. Al finalizar el pedido, la página asigna el número único de confirmación del pedido como Número de Orden de Pedido, adicional, se visualiza el Código del Centro de Costos y los Totales respectivos. 2. Como soporte de la transacción, puede exportar en formato Excel, el detalle de la orden que acaba de finalizar con el botón Exportar a Excel 19
Haga su Pedido Control Presupuestal El control presupuestal permite el control sobre el periodo actual de pedido, monto asignado e información relacionada con saldos disponibles, ejecutados y pendientes por ejecutar. 1. Para visualizar el presupuesto clic en Detalle del carro de compras. El control presupuestal depende de la configuración actual del cliente, por esta razón, si no tiene asignado dicho control no visualizará la siguiente información. 20
Haga su pedido Visualizar Presupuesto Asignado El sistema presenta, dentro del carro de compras la información sobre presupuesto así: -Periodo Actual: Periodo Activa de ejecución presupuestal. -Presupuesto Periodo: Monto presupuestal asignado. -Presupuesto Consumo Periodo: Monto ejecutado a la fecha dentro del periodo actual. -Presupuesto disponible: Saldo disponible. -Presupuesto Invertido en Ordenes Pendientes por Autorizar: Ordenes que se han diligenciado pero no han sido autorizadas. El control presupuestal depende de la configuración actual del cliente, por esta razón, si no tiene asignado dicho control no visualizará la siguiente información. 21
Haga su pedido Control Presupuestal Dentro del control presupuestal, la aplicación le solicitará, si da el caso, de que verifique las cantidades solicitadas para así poder ajustar la ejecución del presupuesto. Si no modifica las cantidades, el sistema no le permite tramitar el pedido. En esta opción podrá modificar las cantidades a solicitar en el pedido. Para modificar el pedido, cambie las cantidades respectivas y haga clic en el botón Actualizar, así el sistema recalculará el monto de la orden actual 22
Seguimiento de pedidos - Estado de Autorización Esta opción le ayudará a saber el Estado en que su pedido se encuentra en la página web. Si ya fue autorizado, no ha sido autorizado o si se le han realizado modificaciones. Para esto debe seguir los siguientes pasos: Diríjase a la opción: De la lista desplegable, debe hacer clic en Estado de Autorización: 23
Seguimiento Consulta de Autorización En pantalla usted verá los 5 últimos pedidos realizados por el Centro de Costos con su respectivo estado, dependiendo de las convenciones en colores que se indican en la página Los estados de Autorización para las ordenes son: (Verde) Orden Autorizada (Amarillo) Autorizada con Modificaciones (Azul) Sin Autorizar (Rojo) Rechazada Para ver la información detallada de la orden se debe hacer clic sobre el Número de la Orden. IMPORTANTE Si el pedido está en estado Orden sin Autorizar (Azul), la fecha que verá es la fecha cuando se realizó el pedido. Si el pedido está en Estado Orden Autorizada con Modificaciones (Amarillo) u Orden Autorizada (Verde), es la fecha de la autorización del pedido. 24
Seguimiento Acta de Entrega La funcionalidad de Acta de Entrega permite que el usuario relacione directamente en la página Web los elementos que solicitó contra los que fueron recibidos en el despacho. La opción Crear Acta de Entrega presenta en orden cronológico la información de pedidos para los cuales no se ha diligenciado. Para crear un Acta de entrega, se debe seleccionar la opción Crear Acta de Entrega y hacer clic en el botón Siguiente. Luego, de la lista, se debe hacer clic sobre el Número de Orden La aplicación, presenta la información de la orden solicitada y allí usted puede indicar las cantidades recibidas contra las cantidades solicitadas. Si tiene alguna observación se puede ingresar, debe indicar la fecha de recepción del pedido y finaliza haciendo clic en el botón Crear. Recuerde: Es necesario indicar si el pedido fue Cumplido con Novedad cuando las cantidades recibidas no coinciden con las cantidades solicitadas o Cumplido cuando la entrega se ajustó al pedido solicitado 25
Seguimiento Acta de Entrega Cuando sean despachadas las cantidades faltantes y desee cerrar el Acta de Entrega ingrese así: Seleccione la opción Consultar o modificar acta. Haga clic en Siguiente En la siguiente pantalla, usted debe hacer clic en el Número de Orden. En la siguiente pantalla usted debe cambiar la cantidad, escribir los comentarios correspondientes a la orden y cambiar el Estado del Acta por Cumplido. Finaliza haciendo clic en el botón Actualizar 26
Seguimiento Estado de Pedidos Por medio de Estado de Pedidos el Centro de Costos puede consultar sus pedidos en OFIXPRES S.A.S. si se encuentran despachados o en espera de envío así: Diríjase a la opción De la lista desplegable, debe hacer clic en Estado de pedidos: 27
Seguimiento Estado de Pedidos La aplicación presentará el formulario para ingresar los criterios de búsqueda así: Número de orden: Número Que la página asigna al finalizar la orden Número de Pedido Oracle: Número que OFIXPRES S.A.S. Asigna para el despacho del pedido. Sin usar criterio de búsqueda Fecha Inicial, Final: fecha desde la cual se realiza la búsqueda. La fecha final es la del día. Por último haga clic en el botón Ver Pedidos. 28
Cualquier duda contacte a su Representante de Servicio o Puede escribirnos al correo soporteweb@ofixpres.com.co