ACADEMIA DE BOMBEROS DE GUAYAQUIL CRNL. (B) GABRIEL GÓMEZ SÁNCHEZ MANUAL DE PROCESOS P-AB-003-V01 Solicitud de Auspicios para Eventos Académicos en Materia de Respuesta a Emergencia o Afines, organizados por Terceros Mayo 2015 Elaboración: Control de Gestión Revisado por: Coordinación de Gestión de la Academia de Bomberos de Guayaquil Modificación:
Pág. 2 de 8 1. Propósito: Este procedimiento tiene como objetivo indicar los pasos a seguir por las instituciones o empresas que deseen el auspicio del Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil en los entrenamientos a dictarse en la Academia de Bomberos de Guayaquil. 2. Alcance: Este procedimiento solo afecta a entrenamientos en materia de atención a emergencias, procedimientos de emergencia o actividades afines a la labor del Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil, solicitados por empresas privadas y Cuerpos de Bomberos de otras ciudades, en calidad de auspicio. 3. Responsabilidad: El presente manual está dirigido a empresas, Cuerpos de Bomberos de otras ciudades y otros organismos que deseen solicitar el auspicio del B. Cuerpo de Bomberos de Guayaquil para realizar un evento académico de entrenamiento o cursos similares en materia de atención a emergencias. Serán responsables de asegurar su cumplimiento: el Primer Jefe del B. Cuerpo de Bomberos de Guayaquil, el Segundo Jefe, el Jefe Comisionado de la Academia de Bomberos de Guayaquil, Director de la Academia, Jefes de áreas de capacitación de la Academia, Coordinación de Gestión de Asesoría Jurídica, Secretaría General. 4. Marco legal: o Ley Orgánica de Servicio Público o Reglamento Interno de la Academia de Bomberos de Guayaquil 5. Políticas Generales: 5.1 Para efectos del presente procedimiento, se denomina auspicio al aporte no remunerado que otorga el Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil para la realización de un evento académico, como entrenamientos en materia de atención a emergencias, procedimientos de emergencias, o actividades afines a
Pág. 3 de 8 la labor de esta entidad; solicitado por una empresa externa, organización, agrupación, Cuerpo de Bomberos de otra ciudad, o afines, en adelante denominado Interesado, 5.2 Para que este auspicio se materialice, será necesario la suscripción de un convenio, firmado por el Primer Jefe del B. Cuerpo de Bomberos de Guayaquil, y el representante legal de la entidad que solicita el auspicio. 5.3 Previo presentación de la solicitud remitida por parte del interesado, será sometido a análisis por parte de un Comité compuesto por: Primer Jefe del BCBG Segundo Jefe del BCBG Jefe Comisionado de la Academia Jefe del área relacionado con la capacitación Oficial designado por el Primer Jefe 5.4 De contar con la venia del Comité precitado, el convenio será elaborado por la Coordinación de Gestión de Asesoría Jurídica, tomando en consideración lo dispuesto en el presente procedimiento. 5.5 Dicho auspicio podrá comprender, en forma limitada y acorde a lo que se solicite y sea aprobado por la Primera Jefatura, lo siguiente: 5.5.1 El uso de las instalaciones de la Academia de Bomberos de Guayaquil y de su Campo de Entrenamiento, para la realización del evento. 5.5.2 El uso de los vehículos de emergencias que fueren autorizados para el evento, previo coordinación con los Jefes de Brigadas que tengan a cargo dichos vehículos. Se excluye el uso de los materiales de dichos vehículos, salvo el agua y combustible. 5.6 La Academia de Bomberos de Guayaquil, mantendrá un registro de todos los cursos que se dicten bajo esta modalidad para efectos de constancia de la realización de los mismos.
Pág. 4 de 8 6. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DEL AUSPICIO PARA UN EVENTO ACADÉMICO EN MATERIA DE RESPUESTA A EMERGENCIAS: INTERESADO: 6.1 Deberá dirigir un oficio al Primer Jefe del Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil, solicitando el auspicio e indicando lo siguiente (Ver Anexo 1): a) Datos de la Empresa (actividad comercial y demás información pertinente) b) Nombre del curso c) Objetivo del curso d) Fecha de inicio y horario e) Pensum del curso o entrenamiento, carga horaria y duración. f) Normas aplicables, bajo las cuales basa el contenido del curso. g) Datos de los instructores que impartirán el curso: i. Nombres completos ii. Organización a la que pertenecen iii.experiencia y actividades afines a la capacitación 6.2 Ingresa el Oficio a la Secretaría General del B. Cuerpo de Bomberos de Guayaquil. Los documentos a adjuntar en este oficio son: 6.2.1 Nombramiento del representante legal, 6.2.2 Copia de la Cédula de Ciudadanía o Pasaporte del Representante Legal, y 6.2.3 Hoja(s) de Vida(s) de(l) (los) instructor (es).. SECRETARÍA GENERAL: 6.3 Remite la documentación a la Academia de Bomberos de Guayaquil.
Pág. 5 de 8 DIRECTOR DE LA ACADEMIA DE BOMBEROS DE GUAYAQUIL: 6.4 Pone en conocimiento al Jefe Comisionado para que se convoque al Comité, de acuerdo a las políticas citadas en el numeral 5.3 del presente procedimiento, y gestiona la convocatoria. COMITÉ ACADÉMICO: 6.5 Se reúne para analizar y decidir si el auspicio es procedente y es de interés para el Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil. 6.5.1 De concluir que es procedente, notifica a la Coordinación de Gestión de Asesoría Jurídica para la elaboración del Convenio, y al Director de la Academia de Bomberos de Guayaquil, para conocimiento y planificación del evento. Continúa con el paso 7. 6.5.2 De concluir que no es procedente, o que falta información suficiente para aprobar el evento, notifica a la Coordinación de Gestión de la Academia de Bomberos de Guayaquil, para que notifique por escrito al interesado. (Concluye en este caso el procedimiento). COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA: 6.6 Teniendo conocimiento de la aprobación por parte del Comité Académico, esta Coordinación elaborará un convenio para firmas del Primer Jefe del B. Cuerpo de Bomberos de Guayaquil y el representante legal de la entidad interesada (Ver Anexo 2), donde se deje constancia de los siguientes puntos: 6.6.1 El 25% de los cupos asignados para este curso, deberán ser miembros activos del Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil. 6.6.2 El Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil brindará las facilidades de las instalaciones y las ayudas visuales existentes para la ejecución del curso.
Pág. 6 de 8 6.6.3 El Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil brindará las facilidades con vehículos de emergencias, siempre y cuando no se utilicen sus materiales, excepto el agua y combustible. 6.6.4 El Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil, autoriza el uso de su imagen para la promoción del curso autorizado. 6.6.5 El Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil, no cancelará ningún valor por ningún concepto, a más de los indicados en los puntos anteriores. 6.6.6 El solicitante cubrirá todos los gastos logísticos que genere el mencionado curso (alimentación, materiales, copias, etc.) 6.6.7 El solicitante emitirá certificados donde se incluirá el auspicio del BCBG. 6.6.8 Los daños que se generen a unidades, materiales, equipos o instalaciones, deberán ser cubiertos por la organizadora. 6.7 Remite por Oficio para la firma del interesado. Gestiona los cambios, en caso de haber observaciones del interesado, previo a la firma. 6.8 Una vez que cuente con la firma del interesado, remite con Oficio la propuesta del Convenio, al Primer Jefe para la revisión y firma. Gestiona los cambios, en caso de haber observaciones del Primer Jefe, previo a la firma. 6.9 Remite con Oficio al Jefe Comisionado y al Director de la Academia de Bomberos de Guayaquil, así como al interesado, para la coordinación y convocatorias respectivas. DIRECTOR DE LA ACADEMIA DE BOMBEROS DE GUAYAQUIL 6.10 Realiza el registro del curso bajo modalidad de Convenio, en su base de datos. 6.11 Realiza la convocatoria de los participantes, considerando lo dispuesto en el Procedimiento Coordinación de Cursos.
Pág. 7 de 8 7. ANEXO 1: FORMATO DE SOLICITUD DE AUSPICIO PRESENTADA POR EL INTERESADO Guayaquil, [día] de [mes] del [año] Señor Coronel [Nombre del Primer Jefe] Primer Jefe Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil Ciudad.- De mi consideración: Por medio del presente, yo, [Nombre del Representante Legal de empresa interesada], con C.C./Pasaporte [Número de identificación], representante legal de [Nombre de la empresa, Cuerpo de Bombero o similar], solicito muy comedidamente la colaboración y auspicio del Benemérito Cuerpo de Bomberos de Guayaquil, al cual usted representa, para la realización del siguiente curso: * [Nombre del Curso] - [indique si es un curso, entrenamiento] * Objetivo: [Describa el objetivo del curso]. * Fecha de inicio: [DD/MM/AAAA] * Fecha de finalización: [DD/MM/AAAA] [Señale si incluye fin de semana] * Horario: [HH:MM hasta HH:MM] * Nombre de instructores * Resumen de su experiencia por instructor Se espera la colaboración con la siguiente logística: [Detalle en qué consiste el auspicio que ud espera de parte del B. Cuerpo de Bomberos de Guayaquil]. Agradeciendo de antemano la atención prestada a la presente solicitud, suscribo. Atentamente, [Firma] [Nombre del representante legal] [Nombre de empresa interesada] Adjunto: - Copia de Cédula de Ciudadanía o Pasaporte del Representante legal - Nombramiento del representante legal
Pág. 8 de 8 - Pensum Académico, carga horaria, Hojas de vida de los instructores. 8. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ACADÉMICOS