2010 @saplicaciones es una marca registrada incluido su logotipo. La información presentada en esta documentación está sujeta a cambios sin previo aviso. @saplicaciones se reserva el derecho a modificar sin previo aviso la presente aplicación y todos los textos y documentación relacionada con ésta. Las pantallas presentadas en la documentación de este manual son orientativas y pueden no coincidir con la apariencia mostrada en su monitor. La información incluida en este manual pertenece @saplicaciones íntegramente. Queda totalmente prohibida cualquier reproducción o copia sea total o parcial de este manual en cualquier tipo de soporte, sin la previa autorización por escrito de @saplicaciones. Todas las marcas y logotipos citados en este manual pertenecen a su fabricante. Estos manuales están sujetos a las variaciones que sufran por la evolución de los programas, por lo que es necesario que se visualicen cada vez que las aplicaciones sean modificadas. Cualquier modificación de datos, obliga a borrar los modelos de cualquier tipo generados y a grabar los nuevos para que tenga validez. Siendo responsabilidad del usuario el actuar de cualquier otro modo.
1.- Datos del programa 2.- Introducción de datos 2.1.- Convenio colectivo 2.2.- Categorías 2.3.- Empresa 2.4.- Trabajadores 3.- Incidencias 3.1.- Incidencias mensuales 3.2.- Incidencias de asistencia 4.- Introducción de bajas I.T 4.1.- Enfermedad común y Accidente laboral 4.2.- Maternidad, paternidad y riesgo por embarazo 5.- Cálculo de porcentaje de IRPF 5.1.- Por trabajador 5.2.-Por empresa 6.- Cálculo de modelos de IRPF 6.1.- Emisión del modelo de comunicación de datos 145 6.2.- Certificados de retenciones 7.- Cálculo de la Nómina 7.1.- Nóminas por trabajador 7.2.- Nóminas por empresa 7.3.- Listado de nómina 8- Seguros Sociales
9- Remesas Bancarias 9.1.- Remesa bancaria automática 9.2.- Remesa bancaria manual 10.- Atrasos de convenio 11.- Resúmenes nóminas 11.1.- Listado mensual 11.2.- Listado anual 11.3.- Listado definible 11.4.- Resumen anual 11.5.- Movimientos por empresa ANEXOS 1.- ANEXO I - Calendarios laborales 1.1.- Calendarios laborales 1.2.- Emisión de calendarios laborales 2.- ANEXO II - Envío telemático de contratos de trabajo a través del sistema CONTRAT@ del INEM 3.- ANEXO III - Como introducir incidencias de asistencia 3.1.- Tipo de incidencia de asistencia 3.2.- Introducción de incidencias de asistencia 3.3.- Resumen de incidencias de asistencia 4.- ANEXO IV - Envío telemático de partes de accidente a través del sistema DELT@ 5.- ANEXO V - Cómo realizar una tabla de I.T. personalizada 6.- ANEXO VI - Configuración de parámetros para el envío de Nóminas y pagas extraordinarias por correo electrónico NOVEDADES 2010 NOVEDADES 2011
1.- DATOS PROGRAMA El menú Datos Programa contiene una serie de apartados esenciales para la configuración de los datos necesarios para la realización de las nóminas y los seguros sociales. Estos apartados son los siguientes: Parámetros y Personalización Ficheros de datos Listados de datos Otros procesos con ficheros En parámetros y personalización, se establecen todos los datos legislativos (% cotización, % IT e IMS, Topes de cotización ), tanto a nivel general, siendo los datos que se actualizan automáticamente por la aplicación, como a nivel personalizado, que permite a cada usuario personalizar una serie de datos (tipos de cotización, calendarios laborales, tablas de I.T..). En el apartado UTILIDADES la aplicación nos permite configurar el modelo de recibo de salarios, los parámetros para el envío de datos a la seguridad social (SISTEMA RED), las rutas que nos permiten el envío de las remesas bancarias a las entidades correspondientes, el envío de contratos (CONTRAT@) al INEM, los partes de accidente a través del sistema DELT@ (Ministerio de Trabajo), y los ficheros a la Agencia Tributaria.
En el apartado Ficheros de datos, configuraremos todos los conceptos de nómina necesarios para la correcta realización de los recibos de salario. Para ello, debemos indicar la descripción del concepto, el tipo (retribución dineraria, en especie, deducción...), la cotización a la seguridad social y si está sujeto a retención.
También crearemos los convenios a aplicar, empresas, trabajadores y profesionales con los datos correspondientes para su correcto funcionamiento. REFERENCIA: Ver punto 2, Introducción de datos. El apartado Listado de datos nos permitirá emitir listados tanto de empresas, categorías, trabajadores y profesionales. El apartado Otros procesos con ficheros nos permitirán emitir listados de edades de trabajadores, así como calendarios laborales, listados de finalizaciones de contratos, vacaciones generadas, movimientos realizados con cada uno de los trabajadores 2.- INTRODUCCIÓN DE DATOS (FICHEROS DATOS) Para poder llegar a efectuar el cálculo de las nóminas previamente deberemos introducir una serie de datos dentro de la aplicación: 2.1.- Convenio colectivo Para la introducción de un convenio colectivo indicaremos la descripción del mismo y a continuación cumplimentaremos los datos necesarios a través de las siguientes pestañas: Vacaciones: Los datos relativos a la antigüedad los introduciremos por tramos anuales, bien por porcentaje o por importe, según establezca el convenio. Su cálculo será de forma acumulativa. Las vacaciones serán los días a disfrutar anualmente y en la fórmula de cálculo del importe anual indicaremos los días y conceptos en función de los cuales calcularemos el importe anual de las vacaciones pendientes de disfrutar. Pagas extraordinarias: Dentro de los datos esenciales para la introducción de una paga extraordinaria cabe destacar el día y mes de pago, (afectando este dato para su inclusión en el modelo 110/111) y los datos del devengo. Cuando el cálculo de la paga se realiza teniendo en cuenta conceptos retributivos, rellenaremos el apartado días y conceptos, si se tratase de un importe fijo lo indicaremos posteriormente en la categoría. Importes unitarios: En este apartado indicaremos únicamente los conceptos cuyos importes varíen en función de las unidades.
2.2.- Categorías Para dar de alta las categorías indicaremos la descripción y posteriormente le asignaremos los conceptos retributivos correspondientes. También nos da la posibilidad de introducir las pagas extraordinarias por importes fijos. En el caso de que previamente hayamos introducido el importe de las pagas por convenio, este se sumará al importe introducido en la categoría. Por último tendremos la opción de introducir precios unitarios por conceptos, (que tendrán el mismo tratamiento que el indicado con anterioridad en el convenio) y las indemnizaciones por tipo de contrato. El cálculo de estas indemnizaciones se basará en multiplicar el importe unitario correspondiente a cada tipo de contrato, por los días de alta en la empresa. 2.3.- Empresa Dentro de la empresa clasificaremos en dos grupos los datos necesarios para el posterior cálculo de las nóminas. Datos generales: Dentro de este apartado destacamos los siguientes puntos: Calendario laboral: la aplicación nos da la posibilidad de introducir los calendarios laborales establecidos por ley, o bien de personalizarlos según convenio. REFERENCIA: Ver Anexo I. Cuentas de cotización: indicaremos la cuenta de cotización principal de la empresa así como las posibles cuentas secundarias, teniendo en cuenta que a los trabajadores se les aplicará por defecto la cuenta principal, salvo que indiquemos en el apartado de contratación alguna de las cuentas secundarias. Condiciones del sistema de cotización: En este apartado seleccionaremos el modo de envío de los seguros sociales, pudiendo ser bien en impreso o bien a través del envío de ficheros por Sistema Red. Aparte de estos datos cabe destacar la introducción del CNAE y el convenio colectivo aplicables a la empresa, sin los cuales no se podrá realizar el posterior cálculo de las nóminas.
Cambios en la pantalla de introducción de empresas. En introducción de empresas se ha anulado el apartado de Otros datos incluyéndose los mismos en el apartado Datos generales. Para ello en esta pantalla se han creado los siguientes botones de acceso directo dentro del menú Otros apartados : Otros datos: En este apartado se incluyen los datos relativos al envío de nóminas por e- mail, así como la acumulación de datos fiscales y la posibilidad de personalizar el horario según el calendario laboral indicado. Calendario laboral: Desde este apartado se permite la impresión del calendario laboral sin necesidad de hacerlo a través de un centro de trabajo.
2.4.- Trabajadores Para introducir los datos correspondientes a los trabajadores los desglosaremos en tres apartados: Datos: En este apartado indicaremos los datos personales de cada trabajador (DNI, número de la seguridad social ), la situación familiar que afectará al cálculo del IRPF y la modalidad del cobro de la nómina (transferencia bancaria, cheque, efectivo ). Contratación: Indicaremos los datos relativos a la situación contractual del trabajador como el grupo de cotización, situación especial de AA.TT (en caso de asignarle un CNAE diferente al de la empresa), contrato de trabajo, categoría En el caso en que el trabajador tenga un contrato a tiempo parcial o se haya pactado con él un importe para la realización de las nóminas, rellenaremos los datos en sus apartados correspondientes. En esta misma pantalla accedemos a una serie de botones de acceso directo a través de los cuales podemos realizar contratos (en impreso ó a través del sistema de CONTRAT@, certificado de empresa, partes de alta, baja ó variación a través del sistema red, previsión del coste anual del trabajador, posibilidad de acceder a la nómina del mes en curso, emisión de la ficha del trabajador Cabe destacar el acceso directo para la creación de diferentes contrataciones, lo cual nos posibilita reflejar una variación de datos del contrato (transformación de contrato, cambio de categoría ) ó bien una nueva contratación a un trabajador cuya ficha ya estaba creada en la empresa sin necesidad de crear una ficha nueva. Cambios en la pantalla de introducción de trabajadores. En la ficha del trabajador se han incluido modificaciones tanto en la pestaña de Datos, como en la pestaña de Contratación. Datos: Se ha incluido en esta pantalla la posibilidad de indicar en el momento de introducir a un trabajador nuevo, que se trata de un trabajador autónomo. Así mismo, en esta pantalla es donde se indican los datos anuales de IRPF para cada ejercicio, conservando de esta manera un histórico de los mismos. Por último se ha añadido un botón denominado Otros datos, en el que se indican datos particulares de cada trabajador.
Contratación: En esta pantalla se ha realizado una reestructuración de la misma. Por un lado se han incluido en el apartado de Otras opciones de la contratación, los datos relativos al tiempo parcial, pluriempleo, salarios fijos y pago mensual de pagas. Al marcar cualquiera de estos apartados se abre una nueva pantalla para indicar los datos correspondientes al mismo. Por otro lado, se han añadido los botones de otros datos (en el que se indican datos más específicos del trabajador, en cuanto a la contratación se refiere), así como el de pagas extras (en el que podemos personalizar las pagas a nivel de trabajador). Por último, en esta pantalla se ha incluido la visualización de los conceptos establecidos para la categoría indicada al trabajador, así como el apartado para añadir conceptos o sustituir los que ya vienen establecidos por categoría.
Al añadir en esta pantalla el apartado de conceptos del trabajador y el botón relativo a las pagas extras, ha provocado que desaparezca la pantalla de conceptos existente en versiones anteriores Cabe destacar que todo dato indicado en la ficha del trabajador prima sobre lo establecido en el convenio colectivo o en la categoría. 3.- INCIDENCIAS Nos referimos a las incidencias como hechos concretos o circunstancias que se ven reflejadas en las nóminas y pagas mediante conceptos salariales que afecten a un trabajador en un mes concreto. La aplicación nos permite la introducción de dos tipos de incidencias, incidencias mensuales, conceptos cuyos importes pueden variar de un mes a otro, e incidencias de asistencia, como las vacaciones, faltas de asistencia, huelgas, regulación de empleo 3.1.- Incidencias mensuales Las podremos introducir por trabajador, por conceptos, o por empresa, destacando que por trabajador nos permite añadir la incidencia hasta un mes concreto cuando se trate del mismo importe. 3.2.- Incidencias de asistencia REFERENCIA: Ver Anexo III.
4.- INTRODUCCIÓN DE BAJAS DE IT Las bajas de IT las cumplimentaremos indicando las fechas que la comprenden, el tipo de baja, y la base reguladora para el posterior cálculo de la nómina. 4.1.- Enfermedad Común y Accidente Laboral: En este tipo de bajas, la aplicación tomará la base de cotización del mes anterior a la baja para el cálculo de la base reguladora, teniendo en cuenta también la fecha de la primera baja en caso de ser recaída. Una vez configurados los datos referentes a la baja podremos generar los partes de alta, baja y confirmación médicos para su envío a través del sistema red, quedando registrado en el apartado Datos fichero Sistema RED. En caso de accidente laboral podremos acceder al parte de accidente de trabajo y así poder realizar su envío a través de Delta. REFERENCIA: Ver Anexo IV. Cabe destacar la opción Realizar cálculos de I.T. según una tabla personalizada, este apartado está pensado para aquellos convenios colectivos que regulan mejoras a la prestación por I.T. establecidas legalmente. REFERENCIA: Ver Anexo V. Cuando se reconozca un pago directo por el INSS dicha baja será nuevamente introducida, indicando el tipo correspondiente. Inclusión de la posibilidad de remitir accidentes de trabajo sin baja médica Se ha incluido la posibilidad de generar un nuevo tipo de accidentes de trabajo que son aquellos que no conllevan baja médica. Este tipo de accidentes, según la normativa del año 2.003 no podrán ser remitidos en impreso, siendo obligatoria su transmisión a través del sistema Delta, incluido en la aplicación. Para este tipo de bajas deberá indicar la fecha de la baja, y el tipo nuevo que aparece en el desplegable de tipos de baja. Una vez introducido podrá pulsar sobre el botón de generación de DELTA para su envío a través de Internet. Cabe recordar que este tipo de accidentes no deben incluir la base reguladora, por no tratarse de una baja 4.2.- Maternidad, Paternidad y Riesgo por embarazo Introduciremos de la misma forma las bajas por maternidad y paternidad con la única salvedad de que en el caso de que se tratase de una baja a tiempo parcial tendríamos que introducir la fecha correspondiente. En esta pantalla tendremos acceso a los distintos certificados correspondientes a los distintos tipos de bajas. La aplicación, en relación con las Bajas por incapacidad temporal, nos permitirá la generación de dos tipos de informes:
El resumen de Bajas de I.T nos genera un listado en distintos formatos, de las bajas por incapacidad temporal causadas por los trabajadores, permitiéndonos ordenar dichos listados por trabajador, por tipo de baja y por fecha. El listado de estadísticas de Siniestralidad nos permite obtener un informe de los accidentes laborales ocurridos dentro de los meses seleccionados, pudiendo escoger entre las siguientes opciones: resumen siniestralidad, siniestralidad por causas, siniestralidad por puesto de trabajo y siniestralidad por grado de lesión. 5.- CÁLCULO DE PORCENTAJE DE IRPF Introducción anual de datos I.R.P.F. La retención a practicar sobre los rendimientos del trabajo será el resultado de aplicar a la cuantía total de las retribuciones que se abonen, el tipo que corresponda. Para calcular el porcentaje a retener hay que tener en cuenta diversos parámetros, entre ellos, la duración del contrato, las circunstancias familiares, el tipo de relación laboral (relaciones especiales, administradores, etc ), y tipo de rentas (trabajo, pensiones, desempleo). En función de ellas se establecerán los mínimos exentos y se aplicarán las reducciones y deducciones sobre el salario bruto sujeto a retención. Hay que tener en cuenta que los porcentajes calculados deben adecuarse a las variaciones que se produzcan en las circunstancias que sirvieron para realizar el cálculo inicial (más o menos hijos computables, matrimonio, cónyuge con rentas del trabajo superiores a las establecidas, aumento o disminución de retribuciones, etc ). Para ello la aplicación nos permitirá modificar anualmente dichos parámetros, conservando un histórico de los datos correspondientes a cada ejercicio.
Destacaremos que la aplicación automáticamente procederá a traspasar los datos anuales de un ejercicio a otro (2010 2011), pudiéndose modificar las variaciones producidas en el ejercicio en curso. El modelo 190 se calculará con los datos anuales introducidos en el año correspondiente. Regularización automática del IRPF La aplicación nos permitirá a partir de ahora regularizar el IRPF de forma automática. Para ello en la empresa se han incluido las siguientes opciones: regularización trimestral automática (se realizará en los meses de Enero, Abril, Julio, Octubre y Diciembre), mensual automática (se realizará todos los meses), o anual automática (se realizará en los meses de Enero y Diciembre). Aún así se podrá seguir realizando dicho cálculo de forma manual. Una vez seleccionada la modalidad correspondiente, dicha regularización se llevará a cabo en el cálculo de las nóminas, tanto a nivel de empresa como a nivel de trabajador. El porcentaje calculado le asignará automáticamente en la nómina para su posterior cálculo. La regularización del tipo de retención se llevará a cabo del siguiente modo: 1) Se procederá a calcular una nueva cuota de retención, teniendo en cuenta las circunstancias que motivan la regularización. 2) Esta nueva cuota de retención se minorará en el importe de las retenciones e ingresos a cuenta practicados hasta ese momento. 3) El nuevo tipo de retención se obtendrá multiplicando por 100 el coeficiente obtenido de dividir la diferencia resultante del punto anterior por la cuantía total de las retribuciones a las que se refiere el artículo 78.2 del RD 214/1999 que resten hasta final de año.
Cuando la base para calcular el tipo de retención fuese cero o negativa, el tipo de retención será cero. Los nuevos tipos de retención se aplicarán a partir de la fecha en que se produzcan las variaciones correspondientes y a partir del momento en que el perceptor de los rendimientos del trabajo comunique al pagador las variaciones, siempre y cuando tales comunicaciones se produzcan con al menos cinco días de antelación a la confección de las correspondientes nóminas, sin perjuicio de las responsabilidades en que el perceptor pudiera incurrir cuando la falta de comunicación de dichas circunstancias determine la aplicación de un tipo inferior al que corresponda. En el caso de regularización por incremento de retribuciones, el incremento de la cuota de retención resultante tendrá como límite el incremento de retribuciones. Los citados incrementos deberán calcularse en relación con la primera retribución y cuota de retención previstas en el ejercicio. 5.2.- Por empresa Indicaremos el mes y año correspondiente al cálculo, así como el código de la empresa (no indicar nada si son todas). El proceso para el cálculo del mismo se realizara pulsando F8, mostrándonos a continuación el cálculo correspondiente a cada uno de los trabajadores y el traspaso del nuevo porcentaje a aplicar será llevado a la ficha del trabajador pulsando F5. También existe la posibilidad de imprimir un listado de retenciones para las correspondientes comprobaciones.
6.- CÁLCULO DE LOS MODELOS DE IRPF Los sujetos obligados a retener, o a ingresar a cuenta, asumirán la obligación de efectuar el correspondiente ingreso a la Administración de Hacienda del importe de la retención que hubieran debido practicar en los plazos previstos. El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción tributaria de carácter grave. El retenedor u obligado deberá expedir a favor del trabajador certificación acreditativa de la retención practicada, o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos que deben incluirse en el resumen anual de retenciones. La citada certificación deberá ponerse a disposición del trabajador con anterioridad a la apertura del plazo de declaración de este impuesto. Los pagadores deberán comunicar asimismo a los trabajadores la retención o ingreso a cuenta practicados en el momento en que satisfagan las rentas indicando los porcentajes aplicados. Existen dos formas de cálculo e impresión de los modelos, individual o colectiva (de todas las empresas a la vez). Individual. Nos dará la posibilidad de acceder de forma individual a los modelos 110, 111, 216, 190 y 296 correspondientes a una empresa, teniendo la posibilidad de emitir liquidaciones complementarias en los modelos 110 y 190.
Este acceso permitirá el cálculo y visualización del modelo, así como su impresión, generación del modelo en PDF, lo cual nos permitirá enviar dicho modelo por correo electrónico. Desde la misma pantalla, encontraremos un acceso directo para la generación del fichero necesario para el envío del documento a través de la página de hacienda. Todos los modelos tienen la posibilidad de generar y listar un borrador. El acceso individual al modelo 190, nos permitirá, además, seleccionar el tipo de declaración (normal, complementaria o sustitutiva), y listar los certificados de retenciones de los trabajadores.
Colectivo. Da la posibilidad de calcular por lotes (varias empresas a la vez), tanto el modelo 110 como el 111, así como el proceso de listarlos, bien de forma oficial como en formato borrador. Asimismo, nos da la opción de listar un resumen de los modelos, que nos permitirá llevar un control de los que han sido listados en PDF y cuáles han sido enviados vía telemática. 6.1.- Emisión del modelo de comunicación de datos 145 La legislación fiscal obliga a los trabajadores a realizar una comunicación de datos familiares y los que sean necesarios para el cálculo de las retenciones. La aplicación permite la emisión de los modelos, según el formato oficial, con los datos introducidos en la ficha del trabajador. Se puede optar por la emisión de las comunicaciones de los trabajadores de una o varias empresas, o tan solo de un trabajador, con tan solo cumplimentar los datos solicitados en la ficha. 6.2.- Certificados de Retenciones Tomando los datos de las declaraciones anuales calculadas, se pueden emitir los certificados de retenciones tanto de los trabajadores como de los profesionales relacionados en los modelos, o cuyos datos se encuentren introducidos en la aplicación. Los modelos utilizados para la impresión, son los facilitados por la AEAT en cada ejercicio.
7.- CÁLCULO DE LA NÓMINA El pago y la previa liquidación del salario han de realizarse documentalmente, es decir, contra recibo. Para ello la aplicación nos permitirá dos formas de cálculo de la nómina, por trabajador y por empresa. 7.1.- Nóminas por Trabajador Mediante esta opción podremos calcular automáticamente las nóminas de los trabajadores de forma individual. En ella aparecen desglosados todos los conceptos salariales así como la cotización del trabajador y empresarial. El cálculo de la nómina será realizado en base a los datos introducidos previamente en la categoría y ficha del trabajador, pudiendo ser modificada manualmente. Los datos finalmente grabados serán los recogidos para realizar el cálculo de los seguros sociales. Cuando la nómina corresponda al pago de un salario de tramitación deberá ser marcada la casilla habilitada para ello. De igual forma se activará automáticamente la marca de pagado en el caso de una liquidación, pudiéndose desactivar manualmente. En el caso en que un trabajador tenga más de una contratación en el mes en que se realice el cálculo, podremos acceder a las diferentes nóminas a través de los botones de acceso F10 y F11. El acceso a la nómina de forma individual nos permitirá visualizar un borrador del recibo de salarios además de imprimir, enviar por correo electrónico y generar el documento en PDF. 7.2.- Nóminas por empresa Este acceso nos permitirá realizar el cálculo y borrado de nóminas y liquidaciones de una o varias empresas a la vez del mes seleccionado, dándonos la opción de acotar este cálculo por códigos de trabajador.
7.3.- Listado de nóminas Este acceso nos permitirá la impresión de las nóminas y liquidaciones de una o varias empresas a la vez del mes seleccionado. Además nos permitirá enviarlas por correo electrónico a las direcciones previamente configuradas. Otro documento a imprimir es la conformidad de salario, que se trata de un documento que refleja la justificación del cobro del recibo. El listado de situación de nóminas nos permitirá llevar un control de las nóminas que están grabadas y pendientes de calcular. Otra posibilidad dentro de este mismo menú, nóminas, será el cálculo de las pagas extraordinarias donde se nos presentan las mismas opciones que hemos visto anteriormente respecto a las nóminas, es decir, pagas por trabajador, pagas por empresa, listado de pagas y situación de pagas.
Finalmente tendremos la opción control de seguridad, que nos permite el bloqueo de las nóminas una vez hayamos realizado todo el proceso tanto del cálculo e impresión de las mismas como la presentación de los seguros sociales, no permitiendo de esta manera realizar ningún tipo de modificación en las mismas. Para el envío de nóminas y pagas extraordinarias por correo electrónico nos remitiremos al anexo VI. REFERENCIA: Ver Anexo VI.
8.- SEGUROS SOCIALES La transmisión de los seguros sociales podremos realizarla, bien a través del Sistema Red, (Remisión Electrónica de Documentos), o bien mediante la impresión de los modelos oficiales, pudiendo visualizar previamente un borrador del mismo. Su configuración la determinaremos en la ficha de la empresa, donde indicaremos el tipo de envío de recaudación y la modalidad de pago. La aplicación nos posibilita la generación de los seguros sociales del Régimen general así como de los distintos regímenes especiales (régimen del mar, régimen agrario ), permitiéndonos generar el fichero de una cuenta de cotización o de todas a la vez. En las distintas pantallas, tanto de impresión de modelos como de generación de ficheros por sistema Red, tenemos la opción, en su caso, de indicar el importe de bonificaciones del FORCEM o los porcentajes de recargo. Todos los tipos de liquidaciones incluidos en la aplicación están configurados para su envío a través del sistema Red. Si el envío a realizar corresponde a una liquidación complementaria, accederemos desde el menú, Utilidades, liquidaciones complementarias. Aquí indicaremos la empresa, el tipo L03, L04, L09, el mes o meses a los que corresponde la liquidación, la fecha de presentación de la misma, el trabajador y la base correspondiente. Desde este mismo código de liquidación podremos visualizar, imprimir y generar el fichero Fan. Es imprescindible que para poder generar los ficheros para el envío de los mismos a través de la WINSUITE haber configurado previamente los parámetros en el apartado correspondiente Utilidades->Parámetros de la aplicación.
9.- REMESAS BANCARIAS La remesa bancaria nos va a permitir la emisión de un listado en el que nos aparecerá un detalle de los distintos pagos que la empresa tiene que realizar con el fin de remitirlo a su entidad bancaria para que procedan a su liquidación. Las remesas que la aplicación nos va a permitir generar son las siguientes: Remesas de nóminas, de TC1, y del modelo 110. Dentro de la remesa bancaria de nómina tenemos dos opciones: 9.1.- Remesa bancaria automática Para generar este listado previamente debemos introducir una serie de datos tanto en la ficha de la empresa como de los trabajadores: En la ficha de la empresa, en el apartado datos bancarios indicaremos el banco o bancos donde queremos que se haga el cargo de las nóminas. En la ficha del trabajador, indicaremos la modalidad del cobro de la nómina y el número de cuenta bancaria del trabajador. Tenemos la opción de poder indicar que un importe de la nómina se efectué mediante una forma de pago o cuenta bancaria, indicando dicho importe en la casilla importe fijo y el resto hasta llegar al líquido de la nómina se haga por otro modo de pago o cuenta bancaria. Así por ejemplo podremos establecer que un importe fijo de 700 euros se ingrese en un número de cuenta de un trabajador y el resto hasta llegar al importe líquido de la nómina vaya a otra cuenta de ese mismo trabajador. Para poder general este listado iremos al menú Pagos y Remesas, Remesas bancarias automáticas, donde indicaremos el tipo de pago, mes, año, empresa, banco y fecha de cargo. La aplicación nos tomará de forma automática los datos bancarios indicados así como los importes líquidos de las nóminas, una vez pulsemos para visualizar en pantalla, impreso o generación de soporte magnético.
9.2.- Remesa bancaria manual Este apartado nos permite obtener la remesa a través de la introducción manual de los importes. En cuanto a la Remesa de TC1 y Remesa 110, debemos indicar en la ficha de la empresa, en el apartado datos bancarios, los datos bancarios relativos a los Seguros Sociales y a 110/111/216. Para generar estas remesas iremos al menú Pagos y Remesas, Remesa Bancaria TC1 ó Remesa Bancaria 110, la generación de ambas remesas se hará de forma manual. Acumulación de contrataciones en las remesas bancarias Cuando un trabajador tenga más de una contratación en un único mes, y se generase el fichero de remesas bancarias para el pago de las nóminas, todos los importes correspondientes a las distintas nóminas se agruparán en una sola línea. 10.- ATRASOS DE CONVENIO Este proceso nos permite calcular las diferencias salariales de los conceptos entre distintos convenios. Para realizar dicho calculo, lo primero que se hará es actualizar el convenio que hasta el momento se ha venido aplicando. Para ello tendremos dos posibilidades: Por un lado, podremos machacar el convenio anterior, indicando el que se está aplicando en la empresa, tanto en convenio actual como en datos del nuevo convenio. Por otro lado, podremos actualizar el convenio creando uno nuevo, indicando en convenio actual el que vengamos aplicando hasta el momento y en datos del nuevo convenio un nuevo código con la descripción correspondiente.
En este caso, podremos indicar en la parte inferior de la pantalla, que nos sustituya el convenio actual por el nuevo, tanto en la empresa como en la ficha del trabajador. En ambos casos tendremos que indicar el porcentaje de incremento, que puede ser general (aplicando el mismo incremento a todos los conceptos), o particularizado (indicando a cada concepto su porcentaje de incremento). Cuando el incremento se trate de un importe y no un porcentaje, acudiremos a modificarlo directamente a la categoría. Además de la actualización del convenio como tal, puede darse la posibilidad de que algunas empresas actualicen los conceptos establecidos en la ficha de los trabajadores. Para ello, entraremos en el apartado de incrementos en trabajadores e indicaremos a nivel de empresa el porcentaje de incremento, que al igual que en la actualización del convenio puede ser general (aplicando el mismo a todos los conceptos) o particularizado (indicando a cada concepto su porcentaje de incremento).
Una vez actualizado el convenio para realizar el cálculo de atrasos, deberemos crear una liquidación que tendrá un código, al que asignaremos la empresa, descripción de la paga, día y mes de pago, datos del devengo y el convenio (en el caso en que no afecte a todos los trabajadores). A continuación procederemos a la realización del cálculo automático de los atrasos de convenio. Para ello indicaremos el número de liquidación (creada anteriormente), así como los meses, pagas y conceptos sobre los que haremos dicho cálculo. Una vez realizado el cálculo, accederemos al apartado de Introducción manual, donde podremos visualizar de forma individual los atrasos de cada trabajador, pudiéndolo modificar de forma manual.
Una vez realizado todo el proceso de cálculo de atrasos de convenio, dentro del apartado de liquidación de atrasos, tendremos la posibilidad de emitir un resumen con los atrasos calculados (importe, base de I.R.P.F. seguridad social y líquido), así como la emisión de las nóminas correspondientes y el envío de los seguros sociales, bien por sistema red ó bien por impreso. 11.- RESÚMENES NÓMINAS Desde el menú resúmenes podremos obtener distintos listados a partir de las nóminas que previamente hemos calculado: 11.1.- Listado mensual Permite la emisión de un listado con la información desglosada por trabajador de la nómina de un mes, una paga o una liquidación de atrasos. Este listado podemos emitirlo por totales, conceptos y grupos salariales a la vez que nos permite establecer diferentes modos de agrupación (sin agrupación, grupo de cotización, categoría y centro de trabajo) 11.2.- Listado anual Permite la emisión de un listado con la información desglosada por trabajador de las nóminas de un año, dándonos la opción de acotar los meses y establecer diferentes modos de agrupación. 11.3.- Listado definible A través de este listado podemos igualmente obtener listados mensuales, anuales, de pagas extraordinarias o salarios de tramitación, pero a diferencia de los anteriores nos va a permitir determinar aquellos aspectos de las nóminas que queremos listar, tanto de los totales que aparecen en las nóminas como de los distintos conceptos retributivos, haciendo un filtrado de datos por trabajador, grupo de cotización, categoría o centro de trabajo...
11.4.- Resumen anual Permite la emisión de un listado con la información desglosada trabajador por trabajador de las nóminas de un año determinado. Esta información podemos emitirla detallada por conceptos, por grupos salariales o sin información de detalle. También nos detalla los contratos existentes tanto fijos como eventuales, mes por mes dentro de ese periodo. 11.5.- Movimientos por empresa A través de este apartado obtendremos información sobre el número de nóminas, altas, bajas y prórrogas realizadas dentro de la empresa y el mes seleccionado. Todos los listados podrán ser visualizados por pantalla, PDF o Excel, pudiendo emitirse asimismo por impresora.
ANEXO I 1.- CALENDARIOS LABORALES El calendario laboral es un instrumento a través del cual se regula el número de horas anuales de trabajo pactado en los convenios colectivos, y al mismo tiempo incide en la forma de pago de los conceptos salariales, naturales o laborables; en las faltas de asistencia, ya que cuando el trabajador haya que descontarle el salario correspondiente a algún día de trabajo, podrá descontársele la parte proporcional del descanso semanal; en el cálculo de las jornadas reales de los trabajadores del régimen agrario Para ello, quedan determinadas anualmente en el Boletín Oficial del Estado y en los Boletines de las Comunidades Autónomas, las fiestas nacionales, autonómicas y locales. La aplicación cargará y actualizará automáticamente las fiestas nacionales, provinciales y locales del año en curso. Se podrán visualizar en la siguiente pantalla:
Además, permitirá la personalización de los calendarios laborales mediante la opción Datos programa / Parámetros y personalización / Tablas personalizadas / CALENDARIOS LABORALES y la impresión de los mismos mediante la opción Datos programa / Otros procesos con ficheros / EMISIÓN DE CALENDARIOS LABORALES. 1.1.- Calendarios laborales En esta pantalla, daremos de alta el registro indicando la descripción y provincia a la que hacemos referencia. Una vez grabado seleccionaremos Definir calendario y automáticamente nos llevará a la siguiente pantalla:
Aquí, introduciremos los días que consideremos festivos para que en el cálculo de la nómina se tengan en cuenta. 1.2.- Emisión de Calendarios laborales La aplicación nos permite la impresión, visualización y generación en PDF de los calendarios laborales por centros de trabajo a través de la siguiente pantalla: Este calendario refleja las fiestas laborales y el horario del centro de trabajo. Daremos de alta un centro de trabajo dentro de la empresa correspondiente. La aplicación tomará por defecto el calendario asignado en la empresa. En caso de tener uno diferente, pincharemos en la opción Otros datos, donde nos dará la posibilidad de indicar uno distinto. Además en esta pantalla tendremos la posibilidad de indicar el horario del centro de trabajo para la posterior impresión del calendario laboral.
ANEXO II 2.- Envío Telemático de contratos de trabajo a través del sistema de CONTRAT@ del INEM. Al igual que la Seguridad Social con el Sistema Red y las mutuas de accidentes de trabajo con el sistema DELT@, el INEM utilizará el sistema CONTRAT@, para posibilitar el envío de comunicaciones de contratación y prórrogas por Internet. Se utilizará un sistema de ficheros XML, al igual que DELT@ y al contrario del sistema Red que utilizará un sistema de ficheros de texto. Pasos a seguir para utilizar el sistema CONTRAT@: 1.- Configuración de la ruta en donde se grabarán los ficheros en el apartado de configuración de la aplicación.
2.- Para generar el fichero CONTRAT@, se procederá accediendo al botón INEM CONTRAT@, donde cumplimentaremos el formulario correspondiente. 3.- Una vez generado el fichero XML podremos acceder directamente a la página del INEM para hacer el envío.
4.- Podremos hacer el seguimiento de los envíos y recepción de respuestas desde el apartado utilidades, Seguimiento del sistema CONTRAT@. Desde este apartado podremos ver los ficheros enviados, las respuestas recibidas (el fichero de respuestas deberá grabarse en la misma carpeta definida en Configuración parámetros ) y marcar si el envío se ha realizado de forma satisfactoria.
ANEXO III 3.- Como introducir incidencias de asistencia Las incidencias de asistencia son aquellas alteraciones que introducidas en la aplicación reflejan la no asistencia al puesto de trabajo, repercutiendo o no en el cálculo de la nómina. Las incidencias de asistencia en la aplicación se cumplimentaran a través de los siguientes apartados: Donde introduciremos los diferentes tipos de incidencia de asistencia que vayan siendo utilizados. 3.1.- Tipo de incidencia de asistencia Distinguiremos entre las siguientes incidencias de asistencia: Faltas de asistencia: hacen referencia a la falta de asistencia al trabajo durante los días laborables completos como en el supuesto de faltas de puntualidad en el acceso al trabajo durante un determinado número de horas o minutos. La función de la falta de asistencia en la aplicación es añadir en la nomina un concepto que no cotice en negativo.
Huelga: En los supuestos de huelga, procede el descuento de los salarios correspondientes a los días laborables completos u horas del día durante los cuales se ejercita el derecho. La función de la huelga en la aplicación es eliminar días de alta del trabajador para el cálculo de la nomina. Vacaciones: La duración de las vacaciones en ningún caso podrá ser inferior a 30 días naturales (en su cómputo se incluyen domingos y festivos) o 22 días hábiles anuales. La función de las vacaciones como incidencia de asistencia en la aplicación, es añadir en la nomina un concepto con el importe proporcional a los días de vacaciones disfrutadas, siempre y cuando marquemos incidencia en la nomina. Regulación de empleo: Se trata de la situación en la que se encuentran los trabajadores después de que la empresa solicite a la Autoridad Laboral la suspensión o extinción definitiva de las relaciones laborales entre una empresa y sus empleados garantizando los derechos de los trabajadores. La aplicación, nos permite indicar la base de cotización diaria de los días en que el trabajador se encuentre en la situación de regulación de empleo. Una vez seleccionado el tipo de incidencia del que se trate, indicaremos si tiene incidencia en nomina, y a que concepto queremos que la lleve en el recibo de salario, siempre y cuando se trate del tipo de incidencia falta de asistencia o vacaciones. 3.2.- Introducción de incidencias de asistencia En este apartado indicaremos los días a los que hace referencia la incidencia, con la posibilidad de que tenga en cuenta la parte proporcional de festivos.
Una vez introducidos los días de la incidencia y haber seleccionado el tipo de incidencia, la aplicación recogerá automáticamente los datos configurados en el apartado anterior para dicha incidencia. 3.3.- Resumen de incidencias de asistencia Este resumen nos da la posibilidad de obtener un listado con los diferentes tipos de incidencia de asistencia que hayan tenido los trabajadores.
ANEXO IV 4.- Envío telemático de partes de accidente a través del sistema DELT@ Una vez introducida la baja de I.T. por accidente accederemos al documento correspondiente a través del acceso directo DELT@. Posteriormente rellenaremos todos los datos necesarios y generaremos el fichero para su posterior envío a través de la página DELT@.
La configuración de la ruta para generar el fichero y poder realizar el envío se realizará en el apartado Parámetros de la configuración.
ANEXO V 5.- Como realizar una tabla de I.T. personalizada El acceso a su configuración la realizaremos desde el menú Datos de programas, Parámetros y personalización, Cálculos de I.T. Estas tablas están divididas en tres columnas, A cargo de la Empresa, Complemento de empresa y A cargo de la Seguridad Social, iremos cumplimentando las mismas, indicando en cada línea los días, porcentajes y conceptos correspondientes, siguiendo la legislación vigente y los complementos de empresa que determine el convenio colectivo, dejando en blanco cuando no corresponda. Así, por ejemplo, en caso de que el complemento de empresa sea del 100% del salario desde el primer día de la baja por enfermedad común la tabla sería la siguiente: Cuando queramos que un concepto tenga la condición de salario, a efectos de ese cálculo, activaremos la opción complemento de I.T. dentro del menú Conceptos nómina. Para que por defecto nos aplique una tabla determinada, introduciremos su código en la ficha de la empresa, en el apartado Tablas de I.T. a aplicar por defecto; Si por el contrario queremos que se aplique solamente a un trabajador, la indicaremos manualmente al introducir la baja.
ANEXO VI 6.- Configuración de parámetros para el envío de Nóminas y pagas extraordinarias por correo electrónico Para configurar el envío de las nóminas y pagas extraordinarias por correo electrónico accederemos al menú Procesos configuración Puesto de trabajo, donde introduciremos los datos correspondientes al apartado parámetros servidor e-mail, es decir, los datos de configuración de la cuenta a través de la cual vamos a realizar el envío. Estos datos son los mismos que se configuran dentro de la cuenta de correo del usuario (email origen).
Posteriormente tendremos que configurar la cuenta de correo del destinatario, bien en la empresa o bien en la ficha de los trabajadores.
NOVEDADES 2010 ENVÍO AGRUPADO DE LAS LIQUIDACIONES L00 Y L13. FORMACIÓN CONTINUA. DESCRIPCIÓN DE LA RUTA EN LA GENERACIÓN DE FICHEROS. POSIBILIDAD DE CAMBIAR LA DESCRIPCIÓN DE LOS CONCEPTOS. CAMBIOS EN EL LISTADO DE EMPRESAS. CAMBIOS EN EL LISTADO DE EDADES DE TRABAJADORES. NOVEDADES EN EL LISTADO MENSUAL. CONFIGURACIÓN DEL CONCEPTO PLAN DE PENSIONES. BORRADO DEFINITIVO DE TRABAJADORES. SUPRESIÓN DE LA COTIZACIÓN POR OCUPACIÓN C. EXPEDIENTES DE REGULACIÓN DE EMPLEO (SÓLO CLIENTES ORO Y CLI ENTES CON EL MÓDULO CONTRATADO) BAJAS POR MATERNIDAD A TIEMPO PARCIAL. CUESTIONES SOBRE LA GUARDA LEGAL NOVEDADES EN EL RÉGIMEN ESPECIAL AGRARIO REFORMA LABORAL DEL REAL DECRETO LEY 10/2.010, DE 16 DE JUNIO Indemnizaciones por finalización de contrato temporal Bonificaciones Contratos Formativos Derogación de Bonificaciones POSIBILIDAD DE ENVIAR LOS CERTIFICADOS DE EMPRESA A TRAVÉS DE INTERNET MODIFICACIÓN EN LA COTIZACIÓN DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS ENCUADRADOS EN EL RÉGIMEN GENERAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL SEGÚN EL REAL DECRETO LEY 8/2.010, DE 20 DE MAYO. ENVÍO DE LA COMUNICACIÓN DE TRANSFORMACIÓN DE CONTRATO A INDEFINIDO A TRAVÉS DEL SISTEMA CONTRAT@. ENVÍO DE LA C OMUNICACIÓN DE P RÓRROGAS DE CONTRATOS DE TRABAJO A TRAVÉS DEL SISTEMA CONTRAT@. NUEVA BONIFICACIÓN DEL SECTOR DEL MUEBLE PARA MAYORES DE 55 AÑOS.
ENVÍO AGRUPADO DE LAS LIQUIDACIONES L00 Y L13. En el envío de liquidaciones a través del sistema RED del régimen general y del régimen especial de Mar se ha incluido la posibilidad de generar el envío mensual completo, que incluiría, en su caso, las liquidaciones L00 (liquidación mensual) y las liquidaciones L13(Liquidación de vacaciones) en un solo fichero. En caso de querer optar por la emisión de una sola empresa, al modificar el número de las empresas, e introducir, por ejemplo de la 1 a la 1, se mostraría un nuevo apartado en la parte inferior de la ficha para los datos concretos de esta emisión. FORMACIÓN CONTINUA. Hasta la versión 10.0.00 el importe correspondiente a la deducción por formación continua (el resultante de aplicar un porcentaje sobre el total de los pagos realizados en el ejercicio anterior en concepto de Formación) se debía introducir directamente en la generación del fichero del sistema RED. A partir de esta versión existe un apartado concreto para la introducción de estos importes en una tabla, con lo que se obtendrán tanto en el fichero del Sistema RED, como en la impresión de los modelos. Para acceder a este apartado puede hacerlo por el Menú -> Seguridad Social -> Formación continua, obteniéndose la ventana que se puede ver
NÓMINAS Y S.S.
DESCRIPCIÓN DE LA RUTA EN LA GENERACIÓN DE FICHEROS. Al emitir cualquier tipo de documento, tanto de la AEAT, como del sistema RED, del sistema DELTA o del sistema CONTRATA, la aplicación nos mostrará siempre la ruta en la que se genera el fichero (Ver Figura 1). Recuerde que para definir correctamente estas rutas deberá acceder al apartado del Menú -> Utilidades -> Parámetros de la aplicación (Ver Figura 2). Figura 1 Figura 2
POSIBILIDAD DE CAMBIAR LA DESCRIPCIÓN DE LOS CONCEPTOS. A partir de ahora será posible modificar la descripción de los conceptos de nominas en los apartados de Categoría, ficha del trabajador, incidencias y acceso a nóminas por trabajador, sobre los conceptos creados en el apartado de Menú -> Datos Programa -> Fichero de Datos - > Conceptos de Nóminas. Este cambio en la descripción tan sólo afecta a estos apartados, no modificándose por tanto las características de dicho concepto que será las que vengan definidas. En las imágenes adjuntas se puede comprobar cómo hemos introducido un concepto 1, que está definido en conceptos como SUELDO BASE, en la categoría de un trabajador y hemos modificado su descripción por SALARIO MENSUAL (Ver Figura 1). Al generar una nómina de un trabajador de esta categoría vemos como el concepto que nos aparece es el de SALARIO MENSUAL, a pesar de que en conceptos de nóminas siga definido con la original de SUELDO BASE (Ver Figura 2). Este mismo cambio de descripción podrá realizarse en cualquiera de los apartados indicados. Cabe señalar que al poder modificarse en el acceso a nóminas por trabajador, admitiría una segunda modificación. Es decir, cabe la opción de que a todos los trabajadores de este convenio y categoría le apareciese en la nómina el concepto con la descripción de SALARIO MENSUAL, y que podamos acceder a una nómina en concreto y modificarla para que le apareciese, por ejemplo, SALARIO BASE. Figura 1
Figura 2 CAMBIOS EN EL LISTADO DE EMPRESAS. Se ha introducido una marca en el listado de empresas que permite obtener una acotación para que se muestren sólo las empresas que estén activas. CAMBIOS EN EL LISTADO DE EDADES DE TRABAJADORES. En el listado de Edades de los Trabajadores se ha incluido la posibilidad de que se muestre la edad o bien la fecha de cumpleaños para determinar las fechas de obtención o pérdida de determinadas bonificaciones. NOVEDADES EN EL LISTADO MENSUAL. Se permite la obtención de un listado mensual de todas las empresas, con tan sólo dejar en blanco el número de empresa que se desea obtener. El listado que se obtiene viene separado por hojas por empresas. Permite, además la obtención de un totalizador de los importes de todas las empresas. CONFIGURACIÓN DEL CONCEPTO PLAN DE PENSIONES. En el apartado de conceptos de nóminas se ha creado un nuevo tipo de concepto, correspondiente a los Planes de Pensiones a cargo de la empresa. Marcando este tipo se obtendrán los datos relativos a los certificados de retenciones y será tenido en cuenta para la elaboración del modelo 190.
BORRADO DEFINITIVO DE TRABAJADORES. Se ha incorporado la posibilidad de realizar un borrado de todos los datos relativos a un trabajador, como ya existía para las empresas. Este borrado elimina todos los datos del trabajador indicado (Nominas, incidencias, histórico ) por lo que es recomendable que sea usado con sumo cuidado ya que dicho borrado es irreversible. SUPRESIÓN DE LA COTIZACIÓN POR OCUPACIÓN C. Según se establece en la Disposición Final Octava de la Ley de Presupuestos para el año 2010, durante los periodos de baja por incapacidad temporal y otras situaciones con suspensión de la relación laboral con obligación de cotización, deberá aplicarse el tipo de cotización que corresponda a la respectiva actividad económica o a la ocupación del trabajador cuando la actividad esté prevista en el cuadro II de la tarifa para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. EXPEDIENTES DE REGULACIÓN DE EMPLEO (SÓLO CLIENTES ORO Y CLIENTES CON EL MÓDULO CONTRATADO) El expediente de regulación de empleo es un procedimiento administrativo contemplado en la legislación española mediante la cual una empresa en crisis busca obtener autorización administrativa para suspender o despedir a sus trabajadores. El ERE se utiliza para la reducción de una jornada laboral, la suspensión o extinción del contrato de trabajo. La peculiaridad en materia de cotización consiste en que el trabajador se encuentra parte de la jornada en situación de activo, con lo que la empresa es responsable del ingreso de la aportación empresarial y la obrera; y parte de la jornada se encuentra en situación de desempleo. Por la parte de jornada en situación de ERE, la empresa debe ingresar sólo su aportación por todas las contingencias. La cuota obrera la ingresa el SPEE previo descuento al trabajador de la misma al hacerle efectiva el abono de la prestación. Para gestionar esta situación, se ha habilitado el apartado de Gestión de expedientes (Incidencias/Incidencias asistencia/regulación Empleo) (Ver Figura). La aplicación nos da la posibilidad de introducir manualmente los trabajadores afectados por esta situación, calculando automáticamente la base reguladora, quedándonos por introducir la jornada de regulación con los días correspondientes. Por otro lado, dicha opción posibilita la emisión de los certificados de empresa correspondientes al número de expediente, pudiéndose realizar de forma individual o conjunta (a través de la función F6).