MODULO DE INVENTARIO

MODULO DE INVENTARIO Manual del Usuario Página 1

Tabla De Contenido Introducción... 4 1. Modulo de Inventario... 5 2. Administración... 5 2.1 Menú Tablas Básicas... 5 2.1.1 Menú Línea Referencia... 6 2.1.2 Menú Bodega... 8 2.1.3 Menú Punto Venta... 9 2.1.4 Ubicación Geográfica... 11 2.1.5 Menú Tipo Documento Identidad... 12 2.1.6 Menú Directorio Nits... 14 2.1.7 Menú Tipo Documento... 16 2.1.8 Menú Clases Referencia... 17 2.1.9 Menú Importar Inventario... 19 2.1.10 Menú Exportar Excel Nit... 20 2.2 Menú Cambio De Clave... 21 2.3 Menú Auditoria... 22 3 Menú Referencias... 23 3.1 Menú Edición Referencias... 23 3.2 Menú Reportes... 25 3.2.1 Menú Costos... 25 3.2.2 Menú Costos Negativos... 27 3.2.3 Menú Rotación... 28 3.2.4 Menú Listado Existencias... 30 3.2.5 Menú Información Última Venta... 31 3.2.6 Menú Información Última Compra... 33 3.2.7 Menú Lista De Precios Mayoristas... 34 3.2.8 Menù Listados De Precios General... 36 Manual del Usuario Página 2

3.2.9 Menú Kardex... 37 3.2.10 Menú Stock... 39 3.2.11 Menú Referencias Inactivas... 40 3.2.12 Menú Pedidos... 42 3.2.13 Menú Resumen Inventario... 43 4 Menú Inventario... 44 4.1 Menú Novedades... 44 4.1.1 Edición Novedades... 44 4.1.2 Menú Traslados... 47 4.1.3 Menú Edición Traslados... 48 4.1.4 Menú Listados Traslados... 49 4.2 Menú Revisión Inventario... 51 4.2.1 Menú Inventario físico... 52 4.2.2 Menú Recalcular Diferencias... 54 4.2.3 Menú Ajustar Cantidades... 55 4.2.4 Menú Diferencias Inventario... 55 4.3 Exportar Excel Novedades... 57 5 Menú Procesos... 58 5.1 Menú Recalcular Existencias... 58 5.2 Menú Cierres... 59 5.2.1 Menú Cerrar Jornada... 59 5.2.2 Menú Cerrar Periodo... 60 5.3 Menú Reaperturas... 61 5.3.1 Menú Reabrir Jornada... 61 5.3.2 Menú Reabrir Mes... 62 Manual del Usuario Página 3

Introducción El inventario registra el conjunto de todos los bienes propios, con hecho de orden y precisión lo cual con este servicio usted podrá: reducir costos de pedir, reducir costos por material faltante y reducir costos de calidad. Hoy ante la necesidad de tener información rápida, segura, detallada y con los nuevos desarrollos tecnológicos, surge la tendencia de sistematizar los procesos contables que satisfagan las necesidades en el manejo de los datos que mediante operaciones automáticas, y para cubrir todas estas expectativas surge SINCO El sistema más sencillo, flexible y completo para el manejo de inventario. El manual describe las principales funciones y modo de operación del Sistema Integrado de Inventario SINCO. Manual del Usuario Página 4

1. Modulo de Inventario 2. Administración El menú de ADMINISTRACION, desplegara la ventana que contiene Tablas Básicas, Cambio de clave y Auditoria. 2.1 Menú Tablas Básicas Permite configurar inicialmente la información mínima requerida para el adecuado funcionamiento del módulo. Manual del Usuario Página 5

2.1.1 Menú Línea Referencia Muestran la información de los artículos, clasificándolos por la línea a la que pertenecen. Se solicita el código de la línea la cual se requiere listar los artículos. Mientras el reporte se genera, aparecerá un mensaje de espera indicando que la información está en proceso. Cuando el reporte se ha generado en su totalidad aparecerá en pantalla o por impresora la información sobre los artículos Manual del Usuario Página 6

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2.1.2 Menú Bodega Puede saber y ver cuáles son los tipos de bodegas que usted tenga registradas, también puede agregar una nueva bodega dando clic en el botón de la parte inferior llamado AGREGAR. Manual del Usuario Página 8

2.1.3 Menú Punto Venta Si tiene diferentes puntos de venta usted puede ver el Código Punto Venta, Terminal, Código Bodega, Centro Costo, Descripción Punto Venta, Dirección Punto Venta y Teléfono Punto Venta. Manual del Usuario Página 9

2.1.4 Ubicación Geográfica Si tiene más de un negocio, podrá diligenciar las siguientes casillas, lo cual le permitirá un mayor orden en el cual usted sabrá en que lugares tiene sus demás negocio Manual del Usuario Página 11

2.1.5 Menú Tipo Documento Identidad Para ver el tipo de documento de identidad debe dar clic sobre el documento que desee ver y le damos clic en DETALLE. Manual del Usuario Página 12

También puede modificar el tipo de documento de identidad Manual del Usuario Página 13

2.1.6 Menú Directorio Nits Tiene las diferentes opciones con las que desee buscar los Nits, debe llenar todos los espacios son obligatorios están Nits, Razón Social, Nombre, Apellidos, Orden Impresión, y puede buscar dando clic a las casillas que desee ver la información ya sea clientes, Proveedores, Empleados, Socios y Otros y le da clic en buscar. De clic sobre la casilla que quiera saber más información y de clic en DETALLE. Y sale la información requerida. Y debe dar clic en el botón de la parte inferior de la imagen GRABAR. Manual del Usuario Página 14

2.1.7 Menú Tipo Documento Es el tipo de documento que a través de los cuales se va a registrar la información requerida Manual del Usuario Página 16

2.1.8 Menú Clases Referencia Permite realizar la consulta de los artículos de inventario. Cuando ingresa a esta opción le permite solicitar una referencia para realizar la consulta. En el momento de digitar esta referencia se debe tener en cuenta que al desplegar la información muestra los datos de los artículos cuyas referencias comiencen por los caracteres digitados, por ejemplo: Referencia: 001, en la consulta aparecerá la información de todos los artículos cuya referencia empiece por 001. Manual del Usuario Página 17

2.1.9 Menú Importar Inventario Le permite importar o trasladar todos aquellos datos o información que tenga almacenado en su inventario Manual del Usuario Página 19

2.1.10 Menú Exportar Excel Nit De clic en la pestaña de la parte derecha de la casilla de Inicial y Final y saldrá la siguiente imagen en la cual debe diligenciar: Nit, Razón Social, Nombres y Apellidos, para poder exportar el documento que desee a Excel. Manual del Usuario Página 20

2.2 Menú Cambio De Clave Se le dará un usuario el cual es su documento de identidad usted puede personalizar el cambiando su contraseña. Manual del Usuario Página 21

2.3 Menú Auditoria Permite la revisión o verificación de quien tenga el manejo del inventario que ha sucedido en el. Y debe digitar las fechas de los días en los cuales desea saber cuáles fueron esos movimientos y quienes los realizaron. Manual del Usuario Página 22

3 Menú Referencias 3.1 Menú Edición Referencias Le permite editar las referencias de servicios o almacenado en su inventario el cual ofrece la empresa producto que tenga Manual del Usuario Página 23

3.2 Menú Reportes 3.2.1 Menú Costos Los costos generados por su inventario según la información que vaya a diligenciar y tendrá la opción de imprimir su información Manual del Usuario Página 25

Se generara la siguiente imagen Manual del Usuario Página 26

3.2.2 Menú Costos Negativos Expide un reporte de los artículos que aparecen en inventario con existencias negativas en el mes dado. Manual del Usuario Página 27

Se le generara el siguiente reporte 3.2.3 Menú Rotación Se pide el mes y la línea de la cual se desea obtener el movimiento del mes. Presenta el saldo del mes anterior, las entradas, salidas, el nuevo saldo de las existencias y el promedio de los últimos tres meses Manual del Usuario Página 28

Se le generara la siguiente imagen Manual del Usuario Página 29

3.2.4 Menú Listado Existencias Reportes que muestran información referente a los artículos manejados por el inventario el cual usted debe digitar toda la información que se requiere para generar correctamente su listado. Manual del Usuario Página 30

Se le generara el siguiente reporte 3.2.5 Menú Información Última Venta Puede consultar el último reporte o información de la venta que ha realizado, digitando: la referencia Inicial y Final, y en Línea Referencia escoger la opción que desee saber su último movimiento de venta y tiene la opción de imprimir determinada información Manual del Usuario Página 31

Se le generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 32

3.2.6 Menú Información Última Compra Puede consultar el último reporte de o información de la compra que ha realizado, digitando: la Referencia Inicial y Final, y en la Línea Referencia escoger la opción que desee saber el último movimiento de compra u tiene la opción de imprimir determinada información Manual del Usuario Página 33

Se le generara el siguiente reporte 3.2.7 Menú Lista De Precios Mayoristas Le permitirá ver los listados de los precios que su empresa y/o negocio venda o distribuya a demás asociados el cual tendrá los productos y precios que como su nombre lo indica de a mostrar la lista de precios mayorista, y tiene la opción de imprimir esta lista Manual del Usuario Página 34

Se generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 35

3.2.8 Menù Listados De Precios General Le permitirá ver los listados de los precios que su empresa y/o negocio venda o distribuya a sus demás asociados el cual tendrá los productos y precios que como su nombre lo indica de a mostrar la lista de precios en general, y tiene la opción de imprimir esta lista Manual del Usuario Página 36

Se le generara el siguiente reporte 3.2.9 Menú Kardex Mediante esta opción se genera el kardex mensual e imprimir los artículos en inventario, debe diligenciar todos los espacios requeridos. Manual del Usuario Página 37

3.2.10 Menú Stock Genera un reporte con los artículos que han llegado al stock mínimo, determinar la cantidad de existencias que se han de mantener, y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de producción Manual del Usuario Página 39

Se le generara el siguiente reporte 3.2.11 Menú Referencias Inactivas Se pide el mes y la referencia a observar, el cual posteriormente le expide un informe por impresora o pantalla de los artículos que no se han movido durante un mes determinado Manual del Usuario Página 40

3.2.12 Menú Pedidos Le generará un dato de cuánto debe ser su próximo pedido. Digitando todos los espacios que ve en pantalla y tiene la opción de imprimir este informe Se le generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 42

3.2.13 Menú Resumen Inventario Si desea saber el inventario de determinadas fechas debe diligenciar la Fecha Inicial y la Fecha Final y de clic sobre el botón IMPRIMIR de la parte inferior de la pantalla y se generara la impresión del inventario determinado Manual del Usuario Página 43

4 Menú Inventario Le permitirá ver el movimiento normal de sus productos 4.1 Menú Novedades 4.1.1 Edición Novedades Permite observar la entrada y salida de productos por bodega, y no permite modificar la información Manual del Usuario Página 44

4.1.2 Menú Traslados Permite trasladar productos de una bodega a otra Manual del Usuario Página 47

4.1.3 Menú Edición Traslados Permite su consulta y no permite modificar sus documentos de otros módulos de compras y ventas Manual del Usuario Página 48

4.1.4 Menú Listados Traslados Le permite pedir el listado de los traslados que necesite diligenciando todos los espacios vistos en pantalla para generar su reporte deseado y da clic en el botón IMPRIMIR Manual del Usuario Página 49

4.2 Menú Revisión Inventario Manual del Usuario Página 51

4.2.1 Menú Inventario físico Puede buscar la cantidad de inventario de los registros de sus documentos. Manual del Usuario Página 52

Si desea modificar el inventario de dicho producto debe dar clic sobre la casilla que desee modificar y da clic en el botón de la parte inferior llamado DETALLE y saldrá la siguiente imagen Manual del Usuario Página 53

Una vez modificada la información para que se guarden sus cambios de clic en el botón GRABAR, y si desea saber que sus cambios están correctos de clic en VERIFICAR. 4.2.2 Menú Recalcular Diferencias Calcula las diferencias de los productos que había y que hay en su inventario. Manual del Usuario Página 54

4.2.3 Menú Ajustar Cantidades Realiza el ajuste de las cantidades que almacene en su inventario 4.2.4 Menú Diferencias Inventario Al realizar un control contable de su empresa de los materiales que ingresan a su empresa muestra las diferencias que pueden llegar a registrasen, y da clic en el botón de la parte inferior de la pantalla llamado IMPRIMIR Manual del Usuario Página 55

Se generara el siguiente reporte Manual del Usuario Página 56

4.3 Exportar Excel Novedades Para tener una mejor idea a cerca de las novedades que registre podrá exportarlas a Excel y debe diligenciar todas las casillas requeridas para que se genere correctamente la exportación de su novedad y da clic en el botón de IMPRIMIR Manual del Usuario Página 57

5 Menú Procesos 5.1 Menú Recalcular Existencias De acuerdo a la cantidad de material que será consumido o comprados por la empresa y por el tiempo que debe digitar para cuando al recalcular se haga satisfactoria y correctamente Manual del Usuario Página 58

5.2 Menú Cierres 5.2.1 Menú Cerrar Jornada Le permite verificar todos los días el cierre de su jornada de ventas, debe diligenciar la fecha en la cual desea ver su cierre de jornada y da clic en el botón de IMPRIMIR Manual del Usuario Página 59

5.2.2 Menú Cerrar Periodo Le permite cerrar en determinadas fechas sus registros de inventario lo cual debe diligenciar las casillas llamadas Año y Mes, para efectuar este cierre de periodo que desee realizar de clic sobre el botón ACEPTAR lo cual quedara efectuado su cierre Manual del Usuario Página 60

5.3 Menú Reaperturas 5.3.1 Menú Reabrir Jornada Le permite reabrir las ventas de una jornada en su negocio diligenciando las fechas requeridas en pantalla Manual del Usuario Página 61

5.3.2 Menú Reabrir Mes Le permite editar un mes ya cerrado como actual. Lo cual tiene el acceso de modificar de nuevo sus datos o información ya existente Manual del Usuario Página 62