Universidad Metropolitana Recinto de Aguadilla Programa Graduado de Administración de Empresas ENSAYO #2 Taller 3 MANA501 Denisse Cardona # S01195668 Juan Méndez #S01152106 Mariel Cordero #S01190179 Norberto Pérez #S01149747 Prof. Dr. Yoniel Arroyo Muñiz
Introducción Sabemos que estamos viviendo en un mundo donde las empresas están en la búsqueda de crecimiento y expansión de sus mercados. Por lo tanto, es necesario la utilización de la comunicación en el comportamiento organizacional. Primero debemos conocer lo que es comunicación. Según Iván Thompson (2009) la comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establece una conexión en un momento y espacio determinado para transmitir o compartir ideas, información o significados que son compresible para ambos. En esta investigación se estará informando cuales son los medios de comunicación utilizados en una organización, las barreras y estilos de la comunicación. Para que la comunicación exista debe haber un emisor quien envía el mensaje - y un receptor quien recibe el mensaje. Además, se puede decir que la comunicación es el medio o transporte utilizado para informar a las personas sobre los objetivos, metas y cambios en la organización. Edad, educación y antecedentes culturales son variables para que una palabra tenga diferentes significados.
Fundamentos de comunicación Cuando hablamos de comunicación podemos decir que es uno de los factores más importante y principales en las empresas, ya que es una herramienta clave para el manejo de intercambio de información y de entendimiento de diferentes situaciones laborales. Dentro de las comunicaciones hay varias series de funciones dentro de una institución, ya sea: proporcionar información de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de decisiones, soluciones de problemas y diagnóstico de la realidad. Por tal razón, todas las instituciones deben tener una estructura organizacional de un sistema de comunicación e información para intercambio de niveles internos y externos. De esta manera podemos decir que con una buena comunicación dentro de una institución las tareas y los problemas se puede resolver rápido y se puede manejar de mejor manera. Los procesos de comunicación, compromete los ámbitos y los niveles de proceso que se pueden dar dentro de un sistema de organizacional. Quiere decir, que dentro de una organización puede haber un ambiente saludable y flexible, dando un eficiente flujo de comunicación entre los administradores, gerencial y supervisores. La comunicación cumple con una serie de funciones dentro de una empresa tales como: proporcionar información de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de decisiones, soluciones de problemas, diagnóstico de la realidad, (Sayago, 2002). La comunicación dentro de una empresa estudia y analiza tres funciones: producción, innovación y mantenimiento. Dentro de la función de producción la comunicación se encarga de la forma de capacitación personal, orientación relacionada al trabajo, solución de conflictos y sugerencias de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.
Dentro de la innovación la comunicación se encarga del comportamiento de los empleados, afecta a todos los niveles, directivos, administradores y empleados. En esta área la comunicación se concentra en los sistemas de sugerencias a nivel general, en el trabajo de investigación y desarrollo, investigación y análisis de mercado, manifestación de inquietudes y los comités de desarrollo de ideas. Dentro del mantenimiento la comunicación se dirige a los espacios de socialización lo cual permite una información oportuna, amplia y puntual, esta comunicación busca compensar y motivar al personal para que sean más comprometidos con los objetivos y las metas, reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creación individual. Para que la comunicación dentro de una empresa sea efectiva dentro y fuera de la organización debe ser: abierta, evolutiva, flexible, multidireccional e instrumentada (Abraham Nosnik). Estilos de Comunicación en el Comportamiento Organizacional Para que una comunicación pueda ser posible tiene que haber un lugar, un propósito y un tema o asunto que decir entre dos o más personas. Se compone de una fuente (persona que inicia la conversación) y un receptor o receptores que son las personas que reciben el mensaje (Robbins, 2003). Encontramos que existen cuatro diferentes estilos de comunicación (Sodexo Vida Profesional, 2013). Los diferentes estilos son: Estilo pasivo- el estilo donde la opinión de la persona es muy reservada u opta por no opinar.
Estilo asertivo que es el más equilibrado, fluctúa entre lo pasivo y agresivo. Usualmente expresa las ideas de una manera clara y directa, saben callar y expresar sus puntos de vista. Estilo agresivo- el tipo de comunicación donde se carece de empatía o interés en lo que las otras personas tienen que decir. Estilo pasivo agresivo- tipo de estilo donde la persona asume una posición pasiva pero cuando habla sus comentarios son de características agresivas. Vale la pena recalcar que todos nuestros estilos de comunicación dependerán de que tan seguros y confiados nos sintamos al momento, el lugar en que se dé la comunicación. Las barreras de comunicación Las barreras de comunicación o interferencias, son obstáculos que pueden distorsionar, desvirtuar o impedir parcialmente o totalmente un mensaje que se quiera llevar. La comunicación trabaja entre el emisor y el receptor en una conversación o cuando se lleva un mensaje. Diferentes barreras de comunicación: 1. Barreras semánticas Tienen que ver con el significado en las palabras, es cuando no precisamos su sentido, esto se presta para diferentes interpretaciones, causando que el receptor no interprete lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Si al hablar o escribir usamos una palabra con un significado que no corresponda, se produce una barrera semántica. Esto quiere decir: cambio de significación. 2. Barreras fisiológicas Impiden emitir y recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera delos sentidos. Ya sea en formar total o parcial.
3. Barreras psicológicas Situación psicológica particular del emisor o receptor de la información, a veces ocasionada por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor. La deficiencia o deformación del mensaje puede deberse también a estados emocionales o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se dice, no lea lo escrito, no entienda o no créalo que oye lee. 4. Barreras físicas Son las casualidades que se presentan en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación ejemplo: ruidos, iluminación, distancia etc. 5. Barreras administrativas Se originan en las estructuras organizacionales inadecuadas, mala planificación y deficiente operación de los canales. Esto puede ser falta de planificación, alteración semántica. Expresión deficiente, perdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y evolución prematura, comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor. Medios de comunicación En la comunicación interpersonal hay tres métodos básicos en que se transmiten los significados, los miembros de un grupo entre sí. La gente en esencia se basa en la comunicación oral, escrita y no verbal. La comunicación oral es el medio principal de enviar mensajes. Algunas de las formas son a través de discursos, análisis persona a persona y grupales, rumores informales o chismes (Robbins, P. S. y Judge, A.T., p. 355). La ventaja de la comunicación oral es que el mensaje que se envía se recibe inmediatamente y puede existir una retroalimentación.
La desventaja es que mientras el mensaje pasa a través de varias personas el potencial de distorsión es mayor. La comunicación escrita se transmite por medio de palabras o símbolos escritos (Robbins, P. S. y Judge, A.T., p.356). Esta incluye cartas, fax, memorandos, noticias colocadas en tablero o boletines, periódicos organizacionales, correo electrónico, mensajería instantánea. La ventaja que tiene la comunicación escrita es que se tiene un registro del mensaje y se puede almacenar por un periodo indefinido. La escritura es más precisa. Entre las desventajas que pudieran existir son que consume tiempo y carece de retroalimentación. La comunicación no verbal incluye los movimientos corporales, las entonaciones o el énfasis que se le da a las palabras, las expresiones faciales y la distancia física entre el emisor y el receptor (Robbins, P. S. y Judge, A.T., p. 357). El lenguaje corporal también puede ser agregado a la comunicación verbal el cual le da un significado más completo al mensaje que quiere llevar. Las ventajas que existen son que apoya a otras comunicaciones como lenguaje de señas y además proporciona expresión de las emociones y los sentimientos que son observables. La desventaja de este medio de comunicación es que una mala percepción del lenguaje corporal puede influir en cómo se interpreta el mensaje. Comunicación formal e informal La comunicación organizacional engloba las prácticas internas y externas; en donde se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen. Representa la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación; lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones; es decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje.
La comunicación formal se presenta a través de vías o canales establecidos por donde irá la información. Tiene como objetivo lograr la coordinación eficiente en las tareas distribuidas en la organización. Estas se regulan en las cartas y manuales de la organización. La comunicación informal se basa en interrelaciones espontaneas, basadas en preferencias y los estados de ánimo de los empleados, no importando el cargo. La información que se tramite a través de esta comunicación puede o no puede tener relación con la empresa. El flujo de este tipo de comunicación es por los canales abiertos de la empresa; se debe compartir con todos los empleados la información deseada para que todos estén informados. Es una manera de fomentar la participación, la identidad y el sentido de pertenencia. Para el mejoramiento continuo de la empresa, la comunicación formal e informal se complementa una con la otra. Se puede decir que el fin de estos tipos de comunicación es llevar el mensaje claro, para que se puedan cumplir con los objetivos y políticas de la organización. Dentro de la comunicación formal e informal se habla de comunicación multidireccional: descendente, ascendente, horizontal, transversal, interna y externa. Comunicación descendente: es utilizada para llevar el mensaje desde la directiva a los empleados, tiene como objetivo dar instrucciones claras y especificas del trabajo a realizar. Es decir, esta comunicación va desde los gerenciales a los empleados regulares. Comunicación ascendente: los empleados se comunican con los superiores, dándoles información de cómo están las situaciones en la organización. Suele ser detallada y especifica. Comunicación horizontal: es entre empleados del mismo nivel jerárquico. El objetivo de este tipo de comunicación es la integración y coordinación del personal de un mismo nivel.
La comunicación juega un papel importante en las relaciones interpersonales de una empresa, ya que a medida los empleados conocen la empresa son más capaces de compartir sus experiencias.
Conclusión La comunicación es uno de los factores más importantes y principales de las organizaciones. Es una herramienta que se usa para el manejo de intercambio de información y para entender diferentes situaciones laborales. Para que allá comunicación debe haber un lugar, un propósito y un tema entre dos o más personas. La comunicación en una organización engloba prácticas internas y externas alcanzando un equilibrio entre los canales formales e informales. En las relaciones interpersonales de una empresa la comunicación juega un papel importante, a medida que los empleados vallan conociendo la empresa se vuelven más capaces de compartir sus experiencias.
Referencias Ana Lilia Juárez Donato (9 de junio de 2013) Comunicación, Barrera de la Comunicación. Retirado de http://anali-judoali.blogspot.com/2012/05/barreras-de-la-comunicacion.html. Robbins, S. (2003). Organizational Behavior. New Jersey: Practice Hill. Sodexo Vida Profesional. (2013). Retrieved from http://www.vidaprofesional.com.ve: http://www.vidaprofesional.com.ve/blog/estilos-de-comunicacion-2.aspx. Robbins, P. S. y Judge, A.T. (2009). Comportamiento Organizacional. Decimotercera edición. Retirado de: https://scholar.google.com.pr/scholar?q=compotamiento+organizacional&btng=&hl=es&as_ sdt=0%2c5. Sayago, L (julio 13, 2002) Investigación de Comunicación Organizacional, Fundamento de la Comunicación Organizacional. Retirado de: www.gestiopolis.com/fundamento-de-lacomunicacion-organizacional/. Thompson, I. PromoNegocios.net>>Comunicación>> Definición de Comunicación. Artículo publicado en octubre 2008. Retirado de: http://www.promonegocios.net/comunicacion/definicion-comunicacion.html.