Módulo 2. Comunicación en equipo

Transcripción

1 1 Módulo 2. Comunicación en equipo Presentación Las organizaciones no pueden existir sin la comunicación. Si ésta no existe, los empleados no pueden saber lo que están haciendo sus compañeros de trabajo, los administradores no pueden recibir información y los supervisores no pueden dar instrucciones. La coordinación de trabajo es imposible y la organización no puede subsistir sin ella. La cooperación también se torna imposible, porque la gente no puede comunicar sus necesidades y sentimientos a otros. Podemos decir con seguridad que todo acto de comunicación influye de alguna manera en la organización. Cuando la comunicación es eficaz, tiende a alentar un mejor desempeño y promueve la satisfacción en el trabajo. Los empleados conocen mejor su trabajo y se sienten más comprometidos con él. La comunicación es la transferencia de información y la comprensión entre dos personas. Emisor Receptor Transferencia de información Comprensión entre dos o más personas Es una manera de conocer las ideas, hechos, pensamientos, sentimientos y valores de los demás. Es un puente de significado entre los hombres que les permite compartir lo que sienten y conocen. Al utilizar este puente, una persona puede superar los malos entendidos que a veces separan a la gente. En este sentido la comunicación desempeña cuatro funciones principales dentro de un grupo o una organización: 1. Control. 2. Motivación. 3. Expresión emocional. 4. Información. La comunicación fomenta la motivación al aclarar a los empleados lo que se debe de hacer, lo bien que lo están desarrollando y lo que se puede hacer para mejorar el desempeño si éste se encuentra por debajo del promedio. Para muchos empleados, su grupo de trabajo es una fuente básica de interacción social. La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de satisfacción.

2 2 Por lo tanto, la comunicación proporciona un escape para la expresión emocional de sentimientos y para la satisfacción de necesidades sociales. La comunicación hace que se facilite la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones, al transmitir los datos para identificar y evaluar opciones alternativas. De modo que a partir de este módulo el participante será capaz de identificar en casos y ejercicios todas las características de la comunicación en el trabajo en equipo y las barreras que afectan a la misma. Objetivo Al finalizar el módulo el participante identificara las características de la comunicación en el trabajo en equipo y las barreras que afectan a la misma a través de la reflexión individual. Los siguientes temas son los que le permitirán alcanzar los objetivos planteados para el módulo con relación a la comunicación en el trabajo en equipo. Temas Tema 1. Comunicación en los equipos.

3 3 Tema 1. Comunicación en los equipos. La comunicación es la base para la convivencia entre los individuos, pues en ella se presenta el intercambio de mensajes necesarios para nuestro interactuar diario. La comunicación es la base del crecimiento de un equipo de trabajo y debe propiciar: Conocer los intereses propios y de los demás. Analizar para comprender la situación propia y ajena. Negociar las necesidades propias y las de otros. Adaptarnos bajo un convenio de confianza. Para propiciar lo señalado es importante conocer cómo funciona la comunicación, cómo impacta nuestro len guaje verbal y corporal y finalmente como se puede evitar las barreras típicas que afectan la comunicación Por lo que a continuacion se procede a describir los elementos mencionados para una buena administracion del proceso de comunicacion. Comunicación en los equipos 1. Proceso de comunicación 2. Formas de comunicación 3. Barreras de la comunicación en el equipo Proceso de comunicación El proceso de comunicación se da de la siguiente forma:

4 4 Donde: 1. Emisor o fuente: tiene por objetivo integrar (codificar) el mensaje y transmitirlo al receptor. 2. Mensaje: la información que se transmite, ésta debe ser veraz, real, útil para quien lo recibe, simple y nítido. 3. Canal: es el medio por el cual se transmite el mensaje. 4. Receptor: es la persona que recibe y capta (decodificar) el mensaje enviado y a su vez repite el proceso para convertirse ahora en el emisor. Un elemento muy importante para que podamos decir que se trata de comunicación, es la retroalimentación, la respuesta al mensaje enviado. 2. Formas de comunicación Existen diversas formas de comunicarnos, las dos grandes divisiones son: el lenguaje verbal y el lenguaje no verbal. Formas de comunicación Lenguaje no verbal Lenguaje verbal Definiciones Lenguaje no verbal Cualquier persona que haya visitado un bar para solteros o un club nocturno está consciente de que la comunicación no necesita ser verbal a fin de transmitir un mensaje. Una ojeada, una mirada, una sonrisa, un fruncimiento del ceño, un movimiento provocativo del cuerpo, entre otros, todo esto encierra un mensaje.

5 5 Estos ejemplos revelan al hecho de que no estaría completo el estudio de la comunicación sin tomar en cuenta las comunicaciones no verbales. Esto incluye los movimientos corporales, el tono o énfasis que le damos a las palabras, las expresiones faciales y la distancia física entre el emisor y el receptor. 3. Barreras de la comunicación en equipo Incluso cuando el receptor recibe el mensaje y hace un gran esfuerzo por decodificarlo, existen varias interferencias que pueden limitar la comprensión del mismo. Esos obstáculos actúan como barreras de la comunicación y pueden anular la comunicación, filtrar y excluir una parte de ella o darle un significado incorrecto. Existen tres tipos de barreras: 1. Barreras físicas (del entorno, ruido, distractores externos, estática, proxémica espacio interpersonal-). 2. Barreras semánticas (significado, limitaciones de los símbolos, inferencia, gestos). 3. Barreras personales (valores, emociones, habilidades de escucha, contexto). Haga clic en cada uno de los recuadros para ver la información 3. Barreras de la comunicación en equipo Barreras físicas Barreras semánticas Barreras personales Barreras físicas Son interferencias de la comunicación que ocurren en el ambiente donde se realiza la comunicación, por ejemplo: ruido el cual distrae, la distancia entre las personas, las paredes o la estática que interfiere los mensajes radiofónicos. Barreras semánticas Surgen de las limitaciones de los símbolos a través de los cuales nos comunicamos, ya que los símbolos suelen tener varios significados, en algunas ocasiones, y se tiene que elegir entre uno de ellos. Barreras personales Provienen de las emociones, valores y los malos hábitos de escucha. Se encuentran a menudo en las situaciones de trabajo, por ello es importante revisar el estilo gerencial y su posible relación en la forma en que se escucha. Estilos gerenciales y estilos interpersonales Actualmente las actividades gerenciales toman lugar con un alto valor en la comunicación efectiva interpersonal. Los administradores proveen la información, la cual debe de ser sobreentendida. Dan instrucciones y órdenes, las cuales deben de ser obedecidas y se debe de aprender de ellas.

6 6 Los gerentes hacen esfuerzos para influenciar y persuadir a su personal, por esto la comunicación es crucial para obtener un desempeño efectivo. Al menos pueden ser identificados cuatro deferentes estilos gerenciales: Tipo A Tipo B Tipo C Tipo D Tipo A Los gerentes de este tipo son hostiles, ansiosos, solitarios; dan la apariencia de ser fríos, a menudo muestran las características de líderes autocráticos. Tipo B Debido a su personalidad y actitudes, estos gerentes no son capaces de tener apertura y expresar sus sentimientos y consecuentemente dependen de la retroalimentación. Tipo C Los gerentes que valoran sus ideas y opiniones, pero no las de los demás se sitúan en este tipo. La consecuencia de este estilo es que perpetúan e incrementan su laguna mental, además sus subordinados son hostiles, inseguros y resentidos. Tipo D Este es el estilo más efectivo. En éste los gerentes son seguros, se sienten libres para expresar sus ideas y sentimientos y obtienen retroalimentación de sus subordinados. En este estilo la comunicación se vuelve efectiva. Oír Vs. Escuchar Es importante resaltar esta diferencia porque escuchar requiere no sólo los oídos sino también la mente; dado que va en dos niveles por un lado entender el mensaje y por el otro captar el mensaje emocional que pretende comunicar el emisor. También es importante la congruencia entre lo que se dice y se expresa corporalmente. Por tanto para escuchar activamente se le sugiere lo siguiente (Davis y Newstrom, 2003): 1. Deje hablar. No interrumpa. 2. Trate de quien habla se relaje. Haga sentir a la persona que se puede explayar. 3. Muestre a su interlocutor que desea escucharle. Establezca contacto visual. 4. Elimine las distracciones, como el radio, teléfono, movimientos de un bolígrafo. 5. Sea empático. Trate de ver las cosas como las está viendo el interlocutor. 6. Sea paciente. Dedique tiempo a la persona. 7. Controle su temperamento. Evite juzgar y estar enojado. 8. Actúe tranquilamente ante discusiones y críticas. 9. Haga preguntas. 10. Verifique la comprensión de lo que se ha hablado a través de una síntesis.

7 7 Conclusión del módulo La comunicación es un proceso muy importante dentro de las organizaciones, ya que a través de una adecuada comunicación se facilitan los procesos de trabajo, pero si no existe comunicación en las organizaciones o se lleva a cabo de una manera inadecuada, puede ocasionar muchos errores de suma importancia en las relaciones interpersonales y en los resultados de las organizaciones, como por ejemplo: que no se entienda bien como debemos de realizar un trabajo y lo hagamos mal por no preguntar nuestras dudas o por falta de información. La comunicación debe de existir siempre en todas las dependencias o instituciones y se debe de llevar a cabo de la manera adecuada para tener buenas relaciones interpersonales y evitar así los problemas, la habilidad para comunicarse puede ser mejorada y perfeccionada poco a poco a través de la práctica continua. Algo importante dentro de la comunicación es que no sólo va a depender de nuestras habilidades para comunicarnos, para así evitar los problemas de malos entendidos, sino también de las habilidades de mi interlocutor para decodificar el mensaje y desempeñarse como un buen escucha, por lo que concluimos después de toda la información presentada que aparte de que exista una buena comunicación en todas las organizaciones es importante que todas escuchen con mucha atención, lo que redundará en una mejora en las relaciones laborales.