El Proceso de Comunicación

Transcripción

1 Capítulo 3 El Proceso de Comunicación Zane K. Quible, PhD

2 Objetivos Al finalizar el capítulo 3, estudiantes podrán: Conocer los elementos del proceso de comunicación. Enumerar los tipos de comunicación que se generan en las organizaciones. Identificar la comunicación que se desarrolla en grupos pequeños. Reconocer la comunicación que se genera en grupos grandes. 2

3 Objetivos Al finalizar el capítulo 3, estudiantes podrán: Interpretar la comunicación no verbal. Reconocer las barreras que evitan la comunicación efectiva. Desarrollar las destrezas para escuchar eficazmente. Aplicar el proceso de comunicación. 3

4 Variables que afectan el proceso de comunicación Naturaleza del mensaje Trasfondo del emisor y el receptor Relación entre el emisor y el receptor Horario Circunstancias inusuales de los comunicadores 4

5 Elementos del proceso de comunicación Emisor Receptor Canal Ruido Mensaje Retroalimentación 5

6 Codificar Decodificar Es un proceso que involucra traducir los pensamientos o la información en palabras, señales o símbolos. Ocurre cuando el receptor interpreta el mensaje y le da significado desde la propia perspectiva. 6

7 Flujo de la comunicación Horizontal (Lateral) Descendente Ascendente 7

8 Comunicación descendente La utilizan los gerentes administrativos para: Mantener informados a los subordinados. Dar instrucciones. Proveer retroalimentación a los subordinados acerca del desempeño. 8

9 Factores al seleccionar el medio para la comunicación descendente Permanencia del récord Urgencia Formalidad Necesidad de evidencia de que se entendió el mensaje. 9

10 Factores que afectan el éxito de la comunicación descendente Adecuacidad del canal de comunicación Momento y claridad del mensaje Actitud de los involucrados en el proceso 10

11 Los empleados la usan para dejar saber a los supervisores sentimientos, ideas, aspiraciones y actitudes. Comunicación Ascendente 11

12 Factores al elegir el medio de comunicación ascendente Permanencia del récord Urgencia Formalidad Necesidad de evidencia de que se entendió la retroalimentación. 12

13 Variables que afectan el éxito de la comunicación ascendente La naturaleza de la relación entre el subordinado y el gerente La calidad en la presentación del mensaje del subordinado El alcance del mensaje (positivo o negativo) Lo oportuno del mensaje Hasta qué punto es útil la sustancia del mensaje 13

14 Comunicación Horizontal Se lleva a cabo entre individuos de igual rango gerárquico y es más informal que la comunicación ascendente o descendente. 14

15 Funciones de la comunicación horizontal Ayuda a llenar las necesidades de socializar de los empleados Colabora con empleados y departamentos al coordinar actividades Ayuda a entender mejor las responsabilidades departamentales Contribuye a resolver los problemas de los individuos evitando involucrar a terceros 15

16 La Enredadera (Grapevine) Comunicación informal Es un proceso de comunicación sorprendemente exacto y rápido. La gerencia utiliza en ocasiones este medio para determinar la reacción de los empleados a un propuesto cambio. 16

17 Razones para que personas se unan a grupos pequeños Seguridad Poder o fortaleza Apoyo Moral Acceso rápido a asesoría 17

18 Ventajas/desventajas de grupos pequeños La visión o amplitud de la información disponible Ayudan en el enfoque para resolver problemas Tendencia a conformarse Se reduce la creatividad Tendencia de una o más personas a dominar en el grupo Tendencia de algunos integrantes a no participar 18

19 Impacto de la comunicación no-verbal: Confirma el mensaje verbal Reemplaza el lenguaje hablado Contradice el mensaje verbal añadiendo un elemento de confusión al proceso de comunicación Hace énfasis o apoya el mensaje verbal 19

20 La comunicación no-verbal se expresa por: Language corporal Cultura Lenguaje kinésico Momento Lenguaje proxémico 20

21 El language corporal involucra Gestos Expresiones faciales Sinestesia (Kinesthetic)/ postura Contacto visual Tacto 21

22 El lenguaje kinésico involucra Tono de voz Velocidad Pausas Intrusiones Modulación Volumen 22

23 El lenguaje proxémico involucra Estructura del territorio y el espacio Ambiente en el área Arreglo del área (salón) Artefactos u objetos colocados en el área 23

24 El momento involucra Rapidez con la cual se lleva a cabo la cita Horario en el cual se efectúa la comunicación Fechas límites 24

25 Barreras a la comunicación efectiva Dar por sentado los asuntos y a las personas. Hacer presunciones incorrectas sobre los intereses de los subordinados. Las características de la comunicación ascendente, descendente y horizontal. La semántica o significado de las palabras. La percepción de un hecho. 25

26 Elementos en el proceso de escuchar Elementos Internos El que escucha tiene que estar dispuesto a oír el mensaje. El que escucha tiene que darle el significado adecuado o correcto a las palabras. 26

27 Elementos del proceso Elementos Contextuales Tienen que ver con el ambiente en el cual ocurre la comunicación. Lo afecta el ruido, limitaciones de tiempo, accesibilidad del emisor/receptor y canales de comunicación utilizados. 27

28 Elementos del proceso Elementos Relacionales Una relación cordial beneficia el proceso. 28

29 Para mejorar el proceso de escuchar: Concéntrese en lo que el emisor dice. Evite jugar con objetos mientras se interactúa. Acepte al emisor por lo que es y no por la apariencia. Evite interrumpir o cortar la comunicación del emisor cuya conversación no aparente ser interesante. Aprenda a interpretar el lenguaje noverbal. 29

30 Para mejorar el proceso de escuchar: Mantenga consistente la velocidad al escuchar la conversación del emisor. Busque que le clarifiquen áreas que no entienda. Aprenda a escuchar sin prejuicios. Escuche indiscriminadamente los mensajes. Evite escuchar entre líneas. 30

31 Pasos en el proceso de toma de decisiones Definir y delimitar el problema o situación. Analizar el problema o situación. Definir los criterios a usarse al evaluar las soluciones. Recopilar los datos/información. Identificar y evaluar posibles soluciones. Seleccionar la mejor solución. Implantar la solución. 31

32 Técnicas del grupo nominal Escuchar Votación Final Discutir Votar Grabar 32

33 Fuentes de conflicto Recursos limitados que deben compartirse. Incompatibilidad de metas. Percepción de injusticia en el sistema de reconocimiento en la organización. Cambios en el ambiente corporativo. 33

34 Tipos de cambios que confrontan los gerentes administrativos Cambio Planificado Cambio Reactivo Es proactivo. Es el resultado de buena planificación, desarrollo e implantación. Es un cambio forzado. Es el resultado de eventos que hacen necesario el cambio. 34

35 Pasos en la implantación del cambio Reconocer la necesidad de cambio. Planificar el cambio. Recomendar un plan. Decidir acerca del plan. Implantar el plan. 35