Departamento de Informática en Salud Contrato con Empresa Sodexho Nº Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 09/08/2010 Normas & s Departamento de Informática en Salud
INDICE GENERAL INTRODUCCION 2 Objetivo 2 Alcance 2 Sectores Involucrados 2 Sistemas Involucrados 2 NSI Cajas NSI Facturación NSI Cobranzas 2 DESARROLLO 3 1. Determinación del Canon mensual 3 2. Facturación del Canon mensual 5 3. Control de precios de venta y volumen de facturación 5 4. Marco Normativo de Referencia 7 Normas y s 1 de 7
INTRODUCCION Objetivo Instrumentar la operatoria relacionada con el control del cumplimiento de los términos pactados en el contrato celebrado entre la Institución y la empresa Sodexho Argentina S.A., en lo referente al Canon establecido sobre la facturación de Servicio a Consumidores. Alcance El siguiente procedimiento establece las pautas y el marco regulatorio necesarios para el control sobre el cálculo del Canon de acuerdo con lo establecido en el Punto Sexto del Contrato de Servicio de Alimentación celebrado entre el Hospital Italiano y la Empresa Sodexho Argentina S.A. el 21 de Diciembre de 2008. Alcanza además la facturación del mismo y la rendición a Cobranzas. Sectores Involucrados Gerencia de Custodia Patrimonial - Departamento de Cobranzas de la Gerencia Financiera Area Gestión de Productos Hospitalarios Sistemas Involucrados NSI Cajas NSI Facturación NSI Cobranzas Normas y s 2 de 7
DESARROLLO 1. Determinación del Canon mensual Mensualmente CONTADURIA Administrativo Contable 1.a. Solicita a la Concesionaria, vía mail con acuse de recibo, la siguiente información: Listado actualizado con el detalle de puntos de ventas habilitados en la Institución para Servicio a Consumidores. Por cada punto de venta debe indicar la facturación mensual y el canon resultante (calculado de acuerdo a lo estipulado en el contrato). Listado de los productos ofrecidos en los puntos de venta habilitados para Servicio a Consumidores. El listado deberá detallar por cada producto el precio de venta. Además deberán estar debidamente identificados los productos nuevos y aquellos que han sufrido modificaciones en su precio con respecto al mes anterior. Copia de los Informes Z Controlador Fiscal, Arqueo diario de caja y cantidad de tickets emitidos, por cada uno de los puntos de venta habilitados para Servicio a Consumidores. Al recibir el mail del Administrativo Contable del Hospital Italiano y luego del cierre del proceso de facturación de la Empresa SODEXHO ARGENTINA S.A. DEPARTAMENTO OPERACIONES/MARKETING/CONTABILIDAD DE SODEXHO ARGENTINA S.A. Referente de Contacto 1.b. Prepara la documentación solicitada y responde dentro de los 5 días hábiles de cerrado el proceso de facturación mensual (lo cual acontece el tercer día hábil de cada mes). Normas y s 3 de 7
Una vez recibido el mail del Referente de Contacto de SODEXHO ARGENTINA S.A. CONTADURIA Administrativo contable 1.c. Compara el Informe Z Controlador Fiscal con el Arqueo diario de caja, a fin de corroborar la correspondencia entre los mismos. 1.d. Controla la correlatividad numérica de los Informes Z correspondientes a cada punto de venta. 1.e. Controla una planilla excel suministrada por la Concesionaria con los Informes Z, sumarizando los documentos a fin de determinar las Ventas Netas Mensuales de la totalidad de puntos de venta habilitados dentro de la Institución. 1.f. Controla los totales obtenidos con la información presentada por la Concesionaria. 1.g. Realiza el cálculo del canon que la empresa Sodexho Argentina S.A. deberá abonar, aplicando el coeficiente de 6/100 sobre las Ventas Netas Mensuales determinadas previamente. 1.h. Emite el vale, en la aplicación NSI Cajas, identificando la cuenta de facturación 1358 Sodexho Argentina S.A., el concepto 984663 Canon Sodexho Argentina y el importe a facturar a la Concesionaria (Ver punto 1.g. del presente ). 1.i. Adjunta al vale la documentación respaldatoria (planilla excel según punto 1.e. del presente ). 1.j. Procede a realizar el cierre de caja y la rendición de Sector, de acuerdo al 37-07. 1.k. Realiza la rendición a Facturación de acuerdo con el Punto 2 del 33/07. Normas y s 4 de 7
2. Facturación del Canon mensual DEPARTAMENTO DE FACTURACION Dentro de las 48 horas de aceptada la rendición Facturista 2.a. Emite, en el sistema NSI Facturación, la factura de la cuenta 1358, incluyendo el o los vales emitidos por Contaduría. La factura "A" estará a nombre de la Empresa Sodexho Argentina S.A., CUIT 30-61965292-0, en pesos y no está gravada por IVA. 2.b. Emite el remito y el resumen correspondiente a la cuenta de facturación de la Concesionaria. 2.c. Prepara la documentación (resumen, factura, remito) y rinde a Cobranzas registrando dicha rendición en el sistema NSI Facturación y NSI Cobranzas respectivamente. COBRANZAS Administrativo de Cobranzas 2.d. Acepta la rendición y procede de acuerdo al 35/07 Gestión de Cobranzas del H.I a las distintas Entidades. 3. Control de precios de venta y volumen de facturación Mensualmente CONTADURIA Administrativo Contable 3.a. Verifica que la información relevada coincida con la información brindada mensualmente por la Concesionaria (Ver punto 1.a. del presente ). 3.b. Controla la lista de precios publicada en el punto de venta con el listado mensual de precios que informa la Concesionaria (Ver punto 1.a. del presente ). Normas y s 5 de 7
Nota: La conformidad de los precios declarada por el hospital, deberá estar fundada en un estudio del nivel de precios a consumidores de los mismos productos que vende Sodexho o análogos. Siendo el mismo, el precio promedio ponderado de cada producto, obtenido de una muestra de por lo menos 2 locales de venta del estilo de drugstore o kioscos de características similares (ubicación, servicios, etc). En caso de corresponder el hospital podrá autorizar un nivel de tolerancia en la variación del precio de los productos. 3.c. Controla que las ventas efectuadas por el punto de venta sean efectivamente realizadas a los precios pactados con la Institución, que sean debidamente facturadas, así como también que los arqueos de caja sean realizados correctamente. Nota: Toda diferencia que surja de los puntos 3.a., 3.b. y/o 3.c. será informada a la empresa Sodexho para que lo resuelva en un plazo perentorio. IMPUESTOS Analista de Impuestos Al presentarse en cada local 3.d. Verifica que se encuentre exhibido el Formulario 960 AFIP-DGI. Semestralmente 3.e. Selecciona el punto de venta a visitar. 3.f. Se dirige al punto de venta y permanece allí desde la apertura hasta el arqueo de la caja, durante un período no menor a 6 días continuos o alternados, fraccionados en un mismo semestre. Nota: Los puntos fijos se realizan en los distintos puntos de Servicios a Consumidores ubicados en nuestra institución (Comedor Hospital Italiano - Punto de venta 0046, Confitería - Punto de venta 0146, Córner I - Punto de venta 0041, Córner II - Punto de venta 0064 y cualquier otro punto que se coloque a cargo de la Concesionaria en concepto de uso de las instalaciones de la Institución, explotación y potencial de clientes). Fin del procedimiento. Normas y s 6 de 7
4. Marco Normativo de Referencia Externo: Resolución General 211/09. Interno: Contrato de Servicio de Alimentación firmado entre la Institución y la Empresa Sodexho Argentina S.A. Normas y s 7 de 7