FACTURA ELECTRÒNICA Benvolguts clients; Els informem de les novetats en matèria de facturació que amb motiu de la nova normativa referent a l'impuls de la factura electrònica, en la qual s'introdueixen canvis substancials per a aquelles societats que facturin a Administracions Públiques. Obligatorietat per a aquelles societats que facturen a Administracions públiques: Administració General de l'estat (estatal). Comunitats Autònomes (Autonòmica). Administració local (ajuntaments, diputacions provincials, cabildos i consells insulars, etc.). Organismes autònoms. Universitats Públiques. Entitats de dret públic. Òrgans constitucionals. Mútues d'accidents de treball i malalties professionals de la Seguretat Social. Com han de ser les factures electròniques per a les Administracions Públiques Estar escrites en un llenguatge informàtic determinat (Facturae 3.2 ó 3.2.1). Estar signades electrònicament. Indicar el destinatari de la factura electrònica. Assegureu vos que compleix tots els requisits específics de les AA.PP. Com es genera una factura electrònica Des del programa de gestió comptable A3ERP es poden generar factures electròniques i signar digitalment complint la normativa. Per a això és necessari disposar de certificat digital i seguir les instruccions de configuració que els facilitem. El Ministeri d'indústria ha posat a disposició de tots els usuaris una web específica on podreu trobar informació més detallada. www.facturae.es
Aquí podemos seleccionar qué documentos se quieren enviar y si se desea de venta o compra. Estos documentos se envían según el formato configurado en la ficha de cliente / proveedor y con el modelo estipulado en sus fichas. Tiene filtros por fecha, por numeración, por cliente / proveedor, de cabecera y de líneas. Los documentos se envían agrupados por cliente / proveedor, es decir que si según la selección hay varios documentos para un mismo cliente / proveedor, éstos irán adjuntos en el mismo correo. Sólo se enviarán documentos a aquellos clientes / proveedores que tengan la marca de Enviar documentos por email. FIRMA DIGITAL La firma digital es un fichero donde está cifrada la información del firmante. La utilización de la firma digital asegura que el emisor y el receptor del mensaje, puedan realizar una transacción fiable. Para obtener las claves que se usan para firmar digitalmente los mensajes es necesario dirigirse a una empresa o entidad que tenga el carácter de "Prestador de Servicios de Certificación", para solicitar su certificado digital y clave correspondiente. El prestador de servicios de certificación de firma electrónica comprobará la identidad del solicitante, bien directamente o por medio de entidades colaboradoras (Autoridades Locales de Registro), y entregará una tarjeta con una banda magnética en la que están grabados tanto el par de claves como el certificado digital. Con esa tarjeta magnética y un lector de bandas magnéticas adecuado conectado a un ordenador personal, se podrá utilizar la información de la tarjeta para firmar digitalmente los mensajes electrónicos. Nota: A3ERP funciona con: Certificado X509 habilitado para firma digital, fichero con extensión.pkcs o.pfx Desde A3ERP, podemos usar la firma digital, y para ello hay que realizar los siguientes pasos: e.mail, firma digital y e-factura. 814
CONFIGURAR FICHERO DE FIRMA DIGITAL En datos generales, hay que especificar, la ubicación del fichero de firma digital de la empresa, así como la contraseña para su uso. Desde la ficha del cliente, se podrá especificar si los documentos que se le envían firmados o no: Nota: En caso de utilizar el formato de envío de facturas e-factura, ya se firma digitalmente de manera automática, sin necesidad de indicarlo. ENVÍO DE DOCUMENTOS FIRMADOS A la hora de enviar documentos por correo, se podrá especificar si se quiere enviar firmado o no, ya sea desde la impresión, e.mail, firma digital y e-factura. 815
Como desde el envío de correo desde la pre-visualización: Nota: Desde Vista previa, al guardar en disco, una impresión PDF, si la empresa tiene firma digital, se firmará automáticamente. E-FACTURA A3ERP soportar un nuevo formato de exportación de ficheros llamado e-factura (Factura electrónica). Este formato disponible en ventas. La facturación electrónica, es un equivalente a la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos, entre emisor y receptor por medio de ficheros informáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos. Hay dos condiciones para la realización de e-factura: e.mail, firma digital y e-factura. 816
Se necesita un fichero en formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros), Nota: A3ERP utiliza el formato XML. Debe estar firmado, con firma digital electrónica reconocida. (Consultar el apartado Firma digital, para más información) Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor). CONFIGURAR E-FACTURA Para poder enviar facturas en este formato, hay que realizar los siguientes pasos: En primer lugar, añadir el vínculo del fichero de la firma digital. Consultar el apartado anterior de firma digital. El siguiente paso, será activar aquellos clientes que van a usar este formato. En la ficha del cliente, en la pestaña Otros, seleccionar el formato EFACTURA, en el desplegable Formato envío facturas (ventas). IMPRIMIR FACTURA CON FORMATO E-FACTURA Para imprimir las facturas con este formato, hay varias formas, veamos cada una de ellas: GUARDAR FICHERO FORMATO E-FACTURA En el momento de imprimir una factura, en la pantalla de vista previa, podemos Guardar, en formato e- factura. e.mail, firma digital y e-factura. 817
Al guardar el archivo, hay que seleccionar en tipo correspondiente, en este caso FacturaE. ENVIAR E-FACTURA POR E-MAIL En el caso de la factura, se puede enviar por e-mail, desde la propia impresión de facturas, pulsamos el icono de envío por e-mail, de esta forma, se enviará por e-mail en el formato preestablecido en la ficha del cliente. En caso de que se envía desde vista previa, por defecto, como el cliente tiene este formato configurado ya sale asignado. e.mail, firma digital y e-factura. 818