www.vortal.biz CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA PREPÁRESE PARA LA ENTRADA EN VIGOR DE LAS NUEVAS DIRECTIVAS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA LA PLATAFORMA ELECTRÓNICA MÁS UTILIZADA POR LAS ENTIDADES PÚBLICAS ESPAÑOLAS
VORTAL es uno de los mayores prestadores de servicios en el área de e-sourcing y e-commerce a nivel mundial. A través de la plataforma electrónica SaaS (Software as a Service) los compradores son capaces de adquirir bienes, suministros y servicios de una forma mucho más eficiente. Asimismo, los proveedores acceden de forma automática a un mayor número de oportunidades de negocio relacionadas con su actividad empresarial. VORTAL es líder destacado en el sector público de la contratación electrónica tanto en España como en Portugal, con más de 3.000 entidades publicas utilizando nuestras soluciones. En total nuestros clientes adjudican a través de la plataforma cerca de 5.000 millones de euros anuales. Fundada en el año 2000, VORTAL da servicio a sus clientes a través de sus oficinas en España, Portugal, Reino Unido, Alemania, Colombia y República Checa. Contamos con un equipo de 200 profesionales de 9 nacionalidades distintas. 02
NUESTRO CRECIMIENTO Y COMUNIDAD 574M 2.172 CLIENTES 2.354 CLIENTES 3.117 CLIENTES 3.21 CLIENTES 5.036 CLIENTES 9.701 CLIENTES 16.964 CLIENTES 20.61 CLIENTES 23M 1.295M 1.47M 2.36M 3.175 M 4.359M 6.551M 11.295M 25.000 CLIENTES 14.419M 40.000 CLIENTES 20.400M 50.000 CLIENTES 23.700M 120.000 CLIENTES 2003 2004 2005 2006 2007 200 2009 2010 2011 2012 2013 2014 39 PAÍSES 4 CONTINENTES 03
UNA SOLUCIÓN RECONOCIDA NACIONAL E INTERNACIONALMENTE GARTNER Nuestra experiencia y capacidad técnica colocan el nombre de VORTAL en el top de los estudios de Gartner, en concreto: 2015 Magic Quadrant Report (Febrero de 2015) en donde VORTAL aparece entre los 14 principales proveedores a nivel mundial: Se destaca el papel de liderazgo de VORTAL en la adopción de las nuevas Directivas europeas a nivel comunitario. VORTAL demuestra una gran capacidad para atender a las necesidades tanto de administraciones grandes y pequeñas. Las referencias consultadas informan de que la plataforma es fácil de utilizar. 2013 Magic Quadrant for Strategic Sourcing Application Suites (Julio de 2013) Top 5 mundial en e-sourcing Top 3 mundial en plataformas de Contratación Pública Electrónica. Strategies for Public-Sector Investment in Procurement Applications (Julio de 2010 VORTAL es mencionada como uno de los cuatro líderes mundiales en soluciones de Contratación Pública Electrónica) Cool Vendors in Procurement Applications, 2010 (Abril de 2010, VORTAL fue una de las 3 empresas mencionadas, la única europea) "Hype Cycle for Procurement 2011" (Noviembre de 2011, VORTAL fue mencionada debido a su madurez e impulso tecnológico ) FORRESTER "Market Overview: epurchasing and Contract Life-Cycle Management In 2011 to 2012" (Noviembre de 2011 VORTAL es mencionada como operador de plataformas electrónicas de contratación en varias industrias, principalmente para el sector público y la construcción) SPEND MATTERS La compañía ha desarrollado claramente una visión profunda sobre la participación de los proveedores. La competencia para un modelo como este no es tan fácil de encontrar. "En cuanto a los proveedores europeos, se conseguiría algo como VORTAL si se combinan las ofertas de Hubwoo, Basware y BravoSolution". 04
NUESTRA PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA 05
NUESTRA PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA La plataforma de contratación pública electrónica de VORTAL cubre íntegramente todos los procesos de contratación pública previstos por el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. Tanto la entidad pública como los licitadores realizan en formato completamente electrónico todo el proceso de licitación pública: desde la publicación de los pliegos hasta la adjudicación del contrato. INICIO 01 02 03 04 Publicación de los pliegos del procedimiento Acceso online y descarga de los pliegos Solicitud de aclaraciones a los pliegos Documentos adicionales, aclaración y rectificación de los pliegos si procede 05 Análisis del pliego y elaboración de oferta 06 07 0 Envío electrónico de ofertas cifradas con sellos de tiempo Constitución electrónica de la mesa de contratación y apertura de las plicas Solicitud de subsanaciones 09 Adjudicación y firma electrónica del contrato FIN ENTIDAD PÚBLICA LICITADORES 35 06
Además ofrecemos otras soluciones que permiten a nuestros clientes: La celebración de subastas electrónicas La Gestión Electrónica de los Contrato Electrónicos La creación y gestión de catálogos El envío y recepción de facturas electrónicas Para mejorar la usabilidad y la experiencia de nuestros clientes, la plataforma ofrece funcionalidades extras que harán su utilización más fácil, intuitiva y eficaz: A. Time line de eventos con alertas B. Análisis automático de las ofertas C. Notificaciones automáticas D. Plantillas de mensajes* E. Biblioteca de documentos de la entidad F. Etc. *El formato de mensajes y modelo de datos de VORTAL está en conformidad con PEPPOL respetando las normas definidas por el CEN Comité Europeo para la Normalización. Por último destacar la integración de nuestra plataforma de contratación electrónica con la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACE), lo que permite la publicación automática de los pliegos, respuestas, aclaraciones y adjudicaciones. 07
BENEFICIOS Y AHORROS BENEFICIOS PARA COMPRADORES BENEFICIOS PARA PROVEEDORES Ahorros superiores a 20% gracias a un incremento de la competencia; Gestión eficiente del Gasto Indirecto y Táctico; Reducción de un 40% del tiempo dedicado a la búsqueda y cualificación de proveedores; Reducción en un 60% del tiempo dedicado a analizar y comprar ofertas. Acceso a un mayor número de oportunidades de negocio; Aumento de la visibilidad ante potenciales clientes; Reducción en los costes asociados a la generación de leads; Reducción significativa del coste derivado de la presentación de ofertas. POR QUÉ LA CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA õ K ' Porque la contratación pública electrónica representa aproximadamente el 17% del PIB. Cualquier optimización en esta área tendrá un gran impacto Porque la contratación electrónica permite reducir costes, aumentar la eficiencia y poner foco en la transparencia. Todo esto sin que la calidad de los servicios públicos se vea afectada Porque debemos anticiparnos a la entrada en vigor de las nuevas directivas para que las empresas españolas se habitúen a este tipo de tecnologías y estén preparados para cuando la adopción sea masiva en Europa Porque Europa impondrá su uso como obligatorio, como así lo indican las nuevas Directivas de contratación pública 0
SEGURIDAD Y CERTIFICACIONES Los sistemas de control implementados en VORTAL garantizan la seguridad a lo largo del todo el ciclo de negocio: planificación de nuevas funcionalidades del sistema, adaptación legislativa, identificación de los riesgos durante todo el proceso, control tecnológico y físico, continuidad de negocio, y recuperación de desastres, entre otros. OBJETO Certificación ISO 27001 (Gestión de Seguridad de la Información) ENS, ENI y LOPD Certificación de Gestión Registro fecha/hora Seguridad e Ingeniería Normas de Microsoft Certificación Golden Partner DETALLES BSI (British Standard International) Cumplimiento alto a la adecuación de ENS y ENI (auditoría realizada por Écija Asociados) La certificación utilizada para procesos de encriptación es del tipo X509 V3, recurriendo a métodos RSACyptoServiceProvider y PublicKey.Key. La certificación utilizada para la autenticación es PCK Requiere registro de fecha/hora utilizando RFC 3161 Golden Partner de Microsoft ÁMBITO Internacional España Internacional Internacional Internacional 09
POR QUÉ VORTAL RED INTEROPERABLE DE COMPRADORES Y PROVEEDORES INNOVACIÓN TECNOLÓGICA EXPERIENCIA EN CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA ATENCIÓN AL LICITADOR RED INTEROPERABLE DE COMPRADORES Y PROVEEDORES VORTAL gestiona un mercado electrónico con herramientas y servicios tanto para compradores como para proveedores. Simplificamos el proceso de negociación contractual al máximo, aportando beneficios a entidades compradoras (más concurrencia) y a empresas proveedoras (más oportunidades de negocio). La plataforma de VORTAL contribuye a salvar las barreras físicas y ampliar el campo de actuación de las empresas -independientemente de su tamaño-, facilitando los trámites con las entidades contratantes y acelerando los procesos. La contratación electrónica produce un efecto positivo en materia económica, ayudando a reducir costes y aumentando la competitividad en todas las fases y actores de los procesos de compra. INNOVACIÓN TECNOLÓGICA El conocimiento de VORTAL en el ámbito de las compras públicas ha sido determinante para la evolución tecnológica de la plataforma. Es por esto que VORTAL es capaz de habilitar sofisticadas bibliotecas de plantillas de compras según categorías, bibliotecas de modelos de evaluación que establecen diferentes criterios y funcionalidades de última generación para permitir una evaluación automática de las ofertas, permitiendo una negociación más dinámica. La plataforma VORTALnext> (lanzada en 2012) representa un paso más en la estrategia de evolución tecnológica de la compañía. En esta nueva versión se ha volcado todo el conocimiento adquirido tras más de 10 años de experiencia en el sector público. Para esta nueva versión, que está en constante evolución, han sido imprescindibles las opiniones de nuestros clientes, a los que se ha involucrado en todo el proceso de creación. 10
EXPERIENCIA EN CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA VORTAL opera plataformas de Compras Públicas por vía electrónica en un contexto internacional desde el año 2003. Hemos implantado nuestra solución de licitación electrónica en más de 3.000 entidades públicas. Este hecho hace que seamos uno de los operadores que más experiencia ha acumulado en el sector público a nivel mundial. Por ello VORTAL ha sido: Invitado como orador en conferencias, grupos de trabajo y workshops en España y Europa; Mencionado como operador de referencia en diversos informes, como por ejemplo en la 9ª Evaluación Comparativa de Desempeño de la Comisión Europea: Digitzing Public Services in Europe: Putting ambition into action ; Invitado como experto en diversos grupos de discusión, principalmente en el Grupo de Expertos de Contratación Electrónica nombrado por el Parlamento Europeo; Ha sido galardonado con premios a nivel nacional e internacional, tanto gracias a nuestros productos como a los proyectos de implantación en nuestros clientes; Concello de Vigo: Premio mejor Servicio Administración Electrónica en la Nube (CNIS 2013) Ayuntamiento de Gijón: Premio mejor Servicio Administración Electrónica en la Nube (CNIS 2014) Ayuntamiento de Gijón: Premio AERCE 2014 Diamante de la Compra (Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamiento de España) ATENCIÓN AL LICITADOR El factor clave del éxito en la implantación de la licitación electrónica en un organismo público no es estrictamente tecnológico. El factor fundamental es cómo los utilizadores, tanto compradores como proveedores, son apoyados en esta transición. La gestión del cambio es la llave que determinará el éxito o el fracaso de un proyecto de este tipo. VORTAL, a lo largo de las 3.000 implantaciones que ha realizado, ha desarrollado un método para el apoyo de sus usuarios que contribuye fundamentalmente a la disminución de los riesgos asociados a la transición del papel a lo electrónico. FORMACIÓN CONTACTO PERSONAL HELP - DESK MULTICANAL ACREDITACIÓN Y CATEGORIZACIÓN INTELIGENCIA DE MERCADO INCENTIVO PARA EL ENVÍO DE OFERTAS A NUEVOS CLIENTES GESTIÓN PERSONALIZADA DEL CLIENTE 11
VORTAL \\ CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA IMPLANTACIÓN PLATAFORMA DE LICITACIÓN ELECTRÓNICA AYUNTAMIENTO DE GIJÓN El Ayuntamiento de Gijón ha implantado la licitación electrónica, tanto en el Ayuntamiento como en las empresas públicas, para la gestión de todos sus contratos menores. Han conseguido ahorros medios del 27% en sus costes de contratación. Ò õ LA ENTIDAD ALCANCE DEL PROYECTO OBJETIVOS PERSEGUIDOS El Ayuntamiento de Gijón cuenta con un modelo de gestión global integrada que le ha permitido alcanzar un elevado grado de implantación de los instrumentos de la administración electrónica. El Ayuntamiento de Gijón decidió implantar la plataforma de licitación electrónica de VORTAL de forma obligatoria para la gestión de todos sus contratos menores. Pero el ámbito de aplicación no era sólo el consistorio, sino también las 9 empresas públicas dependientes de él. Aumentar la concurrencia gracias a una mayor publicidad de los procedimientos con su consiguiente reducción de costes de contratación. Dentro de este modelo no se contaba con una solución vertical de licitación electrónica que estuviera integrada con el ERP municipal, principalmente con registro de entrada y salida, con el gestor de expedientes y con la gestión económico financiera. GIJÓN ASTURIAS 11,6 KM² 277.733 HABITANTES Ahorrar costes, tanto para el proveedor al presentar electrónicamente sus ofertas como para el Ayuntamiento. Mejorar la transparencia garantizando la petición de ofertas a los proveedores incorporados en la plataforma. Tratar equitativamente a los proveedores garantizando la igualdad en el acceso a los concursos públicos. Para la puesta en marcha de este proyecto la entidad pública decidió, después de valorar muchas otras opciones, implantar la solución de licitación pública electrónica de VORTAL. 12
Õ LA LUPA (2014) L 27% AHORRO SOBRE EL PRECIO BASE DE LICITACIÓN w 477 CONTRATOS MENORES GESTIONADOS 1732 OFERTAS PRESENTADAS ELECTRÓNICAMENTE 27% AHORRO DE TIEMPO EN TAREAS ADMINISTRATIVAS h 6,53 AHORRO DE MATERIALES POR CADA DOCUMENTO q 73% DE LAS ADJUDICACIONES A PYMES ASTURIANAS El Ayuntamiento pretende con este sistema no solo simplificar el procedimiento anterior, sino también garantizar la máxima concurrencia, publicidad y transparencia en la contratación. Se acabó la discrecionalidad y las interferencias en la selección de ofertas. - Alejandro Roces Concejal de Hacienda del Ayuntamiento de Gijón La implantación de esta solución, tanto en el Ayuntamiento como en la empresas públicas, ha sido rápida y eficaz. Asimismo se ha generado una comunidad de proveedores que se suman gratuitamente y reciben información de todas las contrataciones que hacen las administraciones. La adjudicación es automática por unos criterios de validación conocidos por todas las partes, aumentando así la publicidad y transparencia de los concursos. - Fernando Álvarez Jefe del Servicio de Planificación y Modernización del Ayuntamiento de Gijón Con esta medida el Ayuntamiento ha demostrado su filosofía de transparencia y de favorecer la competitividad entre las pymes. Es muy importante que se apueste por la empresa local y regional, y que tengamos igualdad de oportunidades unos que otros. - Isaac García Ofintegral, empresa proveedora del Ayuntamiento 13
LICITACIÓN ELECTRÓNICA APLICADA A LA CENTRALIZACIÓN DE COMPRAS GENERALITAT VALENCIANA El objetivo de la Generalitat es racionalizar el proceso de contratación pública, consiguiendo mejores precios y agilizando el proceso. Ò LA ENTIDAD ALCANCE DEL PROYECTO La Conselleria de Hacienda de la Generalitat Valenciana puso en marcha una Central de Compras para la Gestión de Acuerdos Marco para dar servicio a todas las consellerias. Para la puesta en marcha de la Central se habilitó una plataforma de contratación electrónica que soportase de principio a fin la gestión de estos Acuerdos Marco. La Generalitat Valenciana buscaba mejorar la gestión de los contratos públicos, aumentando la transparencia y la eficiencia. Las centrales de compras serán los primeros organismos europeos en tener que implantar de forma obligatoria la licitación electrónica para la gestión de su contratación pública. En Abril de 2017 será obligatoria la presentación de ofertas electrónica para todos sus procedimientos. w QUÉ CONTRATOS SE ESTÁN GESTIONANDO EN LA GENERALITAT DE FORMA CENTRALIZADA? VIGILANCIA Y SEGURIDAD LIMPIEZA MANTENIMIENTO INSTALACIONES COMBUSTIBLE SERVICIOS POSTALES BUROFAX SERVICIO TELECO MATERIAL OFICINA PAPEL VALIJA MENSAJERÍA MEDIACIÓN DE SEGUROS 12
û RESULTADOS GLOBALES L LA GENERALITAT, DESDE JULIO DE 2012, HA AHORRADO EN TORNO A LOS 20 MILLONES DE EUROS GRACIAS A LOS CONTRATOS YA GESTIONADOS A TRAVÉS DE LA CENTRAL DE COMPRAS. OBJETIVO TRAS LA GESTIÓN DE TODOS LOS CONTRATOS PREVISTOS 30 MILLONES DE á UN EJEMPLO CONCRETO SUMINISTRO DE PAPEL Procedimiento culminado con subasta electrónica L ø ô 30% AHORROS 114 PUJAS - 396 MIL SOBRE PRECIO INICIAL En un segundo contrato para el suministro de papel, también gestionado electrónicamente, se obtuvo un ahorro del 2%, lo que significó una reducción de 450 mil euros sobre el precio base de licitación. 13
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