Proceso Administrativo

Proceso Administrativo

1 Sesión No. 12 Nombre: El control. Segunda parte. Objetivo El estudiante identificará la importancia que tiene la fase de control dentro de las organizaciones, así como las técnicas que se aplican en ellas. Contextualización La palabra control es de uso cotidiano, su significado será distinto dependiendo del contexto dóndes se aplique. Tú qué entiendes por control y cuál es su importancia? Como vimos en la sesión anterior, el control administrativo es una función vital dentro de la organización. La responsabilidad recae sobre los administradores u otros responsables con autoridad y toma de decisiones, de ahí su estrecha relación con la función de dirección. Así se podrían identificar otros factores que lo relacionan con las otras funciones administrativas. Cumplir con los lineamientos del plan es su objetivo principal, es por ello de gran importancia detectar las posibles desviaciones que puedan ocurrir, tomando como parámetro los estándares establecidos. Una forma de evitarlas sería a través de la previsión, pero de no ser posible se optaría por establecer las correcciones necesarias. En pocas palabras esa sería la utilidad principal del control administrativo. El cómo hacerlo y con qué hacerlo amplía su análisis y campo de acción.

2 Introducción al Tema El control administrativo es un proceso que realizan los administradores, supervisores o personal responsable investido de autoridad. Los planes son el punto de referencia de su actividad, necesitan una comunicación estrecha con todo el personal para conocer las deficiencias en las metas de desempeño y a la vez trasmitir las posibles correcciones que sean necesarias. Dentro del proceso son los administradores quienes: Deciden qué anda mal y también son los tomadores de decisiones, quedando claro que son un número reducido de personas las participan en el proceso de control. Miden el desempeño a través de observar directamente la situación, con la presentación de informes matemáticos o estadísticos, por propia voz del personal o por diagnósticos presentados por las distintas áreas. Establecen los estándares de rendimiento que se deben seguir, con ellos se miden los avances o logros porque son verificables; su comparación con los resultados, o sea comparar el desempeño real con un estándar y, la autorización de que se retroalimente el proceso con el objeto de corregir las desviaciones o estándares inadecuados.

3 Con la previsión buscan evitar la desviación y mantener el desempeño. De no logarse, las medidas utilizadas para corregir el error pueden ser muchas, la diversidad en las técnicas de control lo ha permitido, esto dependerá del factor que se mida y de las decisiones que se tomen. Es aquí donde la dirección se convierte en una parte importante del control, por la necesidad de activar los canales de autoridad. Explicación Desviaciones El control es la última etapa dentro del proceso administrativo, el lugar que ocupa hace pensar que su aplicación es mero trámite dentro del ciclo. Pero en realidad cuál es su importancia? El control es una palabra que para la mayoría de las personas tiene una connotación negativa, porque la relacionan con una forma de dominación. Otras veces tiene un sentido de orden o manipulación de situaciones, esto dependerá del contexto dónde se utiliza. Al hablar de control administrativo, lo identificamos con una acción más especializada: es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. (Koontz y Weihrich, 1998, p. 636). Es un proceso reflexivo deductivo, realizado por los responsables de la organización para identificar las desviaciones y poder actuar en consecuencia. Debemos recordar que es la última etapa del proceso administrativo, por ello exige una mayor atención en su aplicación.

4 Podríamos decir que la puerta de salida por la cual debe pasar cualquier actividad o proceso productivo y deben ser supervisados o vigilados hasta el más mínimo detalle, es a partir de esto que se comienza a complicar su aplicación. Qué se debe vigilar o supervisar? Eso es responsabilidad del administrador. Ellos determinan, cuándo puede llegar a ocurrir las desviaciones entre la medición del desempeño y los estándares establecidos; al identificarlo elaboran un diagnóstico y toman una decisión. Para ello, se auxilian de distintas técnicas de control como son los modelos matemáticos, graficas, reportes, presupuestos, informes, auditorías, diagramas, estadística, probabilidad, entre otras, la medición del desempeño con base en normas estándares) debe realizarse idealmente con fundamento en la previsión, a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. (Koontz y Weihrich, 1998, p. 637). Cuando se identifica alguna desviación, inmediatamente surge la necesidad de una acción correctiva. Con esta acción se cierra el procedimiento para controlar (el) cual consta de tres pasos: fijación de estándares que representen el rendimiento deseado, comparación de resultados con estándares y retroalimentación a personas clave para lograr la corrección de defectos. (Claude y Álvarez: 2005: 173).

5 Con la acción correctiva se busca restablecer lo planeado, redefinir las medidas o una adecuación de los estándares, eso dependerá del factor que se mida y de la decisión que tome el administrador o autoridad responsable. Técnicas de control Robbinson y De Cenzo (1996, p.p. 370-371) consideran que La tercera etapa y final en el proceso de control es tomar la acción correctiva. Los administradores pueden elegir entre tres cursos de acción: no hacer nada; corregir el desempeño real; o revisar el estándar. Para concluir, un aspecto que no se debe dejar de lado es la importancia de la retroalimentación en el proceso de control. Ésta permite a los administradores comprobar la efectividad del plan. Si existe una mínima variación entre lo que se planeó y los resultados que se muestran, demuestra que la ruta que se sigue es la correcta. Por el contrario, si la desviación es mayor con la información que se genera al generar e implementar correcciones le auxiliara en formulación de nuevos planes para que sean más eficientes. El informe de evaluación lleva a un nuevo ciclo de control que puede suponer medidas correctivas o parciales o puede llevar a formular los planes nuevamente. Se debe analizar con mucho cuidado cuáles son las razones para la desviación. Por ejemplo, si los estándares se fijaron con pronósticos, es posible que esto no haya sido exacto, por lo que no deberá provocar una reacción inmediata. El próximo proceso de planeación servirá para ajustar los pronósticos y considerar

6 factores que no se habían incluido con anterioridad. (Claude y Álvarez, 2005, p. 174) La retroalimentación ayuda al administrador, o responsables, a entablar mejores relaciones laborales dentro de la organización. Con la información que se genera, dentro del proceso de control, y transmite al personal, se le ayuda a mejorar en sus actividades al comunicarles el grado de desempeño que han logrado. Los gerentes enfrentan una serie de retos para diseñar sistemas de control que ofrezcan retroinformación en forma oportuna y barata, que sea aceptable por los miembros de la organización. La mayor parte de estos retos tiene su origen en las decisiones en cuanto a qué se debe controlar y con qué frecuencia se debe medir el avance. Tratar de controlar demasiados elementos de las operaciones, de manera demasiado estricta, puede enojar y desmoralizar a los empleados, frustrar a los gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energía y dinero. (Stoner, Freeman y Gilber, 1996, p. 615). Circulo de retroalimentación. (Koontz y Heinz, 1998, p. 643)

7 Conclusión Para realizar el control administrativo es necesario establecer un sistema de trabajo que permita llevarlo a cabo. Es una actividad difícil para el personal responsable, por la complejidad del proceso al trabajar con una gran variedad de elementos de muy diversa índole. La toma de decisiones se realiza en un círculo pequeño de personas, dejando de lado al grueso del personal. Puede ser razonable esta situación porque se requiere gente capaz, como un administrador profesional, que maneje las distintas técnicas de control. Otro factor importante, como lo vimos en la etapa de dirección, es la responsabilidad. Medir el desempeño real dentro de la organización, compararlo con los estándares establecidos y tomar la decisión de corregirlo cuando sufre alguna desviación, es una actividad que pocos quieren asumir. Podríamos concluir que esta etapa del proceso administrativo requiere un alto nivel de profesionalización por ser la actividad que decidirá el futuro de la organización.

8 Para aprender más Los siguientes videos te permitirán reflexionar la importancia de las técnicas de control. Control Administrativo Cruz, J. (2012). Control administrativo. Consultado el 27 de abril de 2013: http://brd.unid.edu.mx/control-administrativo-2/ Control administrativo. (2012). Consultado el 27 de abril de 2013: http://brd.unid.edu.mx/control-administrativo/

9 Actividad de Aprendizaje Considerando lo aprendido en esta sesión, realiza lo que se solicita a continuación: A través de Linkedin o alguna otra red social, contacta a algún directivo empresarial. Una vez que lo hayas contactado, deberás entrevistarlo considerando como mínimo las siguientes preguntas: o Quién lleva a cabo la fase de control dentro de la empresa? o Cuáles son los objetivos de control? o Cuáles son las técnicas de control que llevan a cabo? o Qué aspectos se han mejorado gracias a la implementación de esta fase de control? Comparte la evidencia de la entrevista (video, audio) con el resto de tus compañeros incluyendo tus conclusiones acerca del tema. Revisa por lo menos dos de las entrevistas de tus compañeros y retroaliméntalas.

10 Bibliografía Claude, G., y Álvarez, L. (2005). Historia del pensamiento administrativo. México: Pearson Prentice Hall. Koont, H. Y Weihrich, H. (1998). Administración una perspectiva global. México: McGraw Hill. Robbins, S. y De Cenzo, D. (1996). Fundamentos de administración. Conceptos y aplicaciones. México: Prentice Hall Stoner, J., Freeman, R., y Gilbert Jr., D. (1996). Administración. México: Pearson Pretice Hall. Hemerografía Marín, V. (2010). Control en la administración para una información financiera confiable. Contabilidad y negocios, vol. 5, núm. 9, julio, Departamento de Ciencias Administrativas (Perú). Velázquez, F. (2000). El enfoque de sistemas y de contingencias aplicado al proceso administrativo. Estudios gerenciales, núm. 77, octubre diciembre, Universidad ICESI (Colombia). Villardefrancos, M. (2006). La auditoría como proceso de control: concepto y tipología. Ciencias de la información, vol. 37, núm. 2-3, mayo diciembre, Instituto de Información Científica y Tecnológica (Cuba).