Página 1 de 20 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 4. MANEJO Y CONSERVACIÓN... 2 5. ACTUALIZACIÓN... 2 6. GENERALIDADES... 3 7. NORMATIVIDAD APLICABLE... 3 8. SERVICIOS... 4 8.1. Inscripción de actos, libros y documentos.... 4 8.2. Venta de formularios.... 4 8.3. Expedición de certificados.... 4 8.4. Verificación de Homonimia.... 4 8.5. Trámite de recursos administrativos, quejas y revocatorias directas.... 2 8.6. Certificación de Costumbres Mercantiles.... 4 8.7. Corrección de Certificados.... 4 8.8. Expedición de copias de documentos con cargo al solicitante.... 4 8.9. Orientación a los usuarios en relación con los diferentes trámites registrales.... 4 8.10. Reporte de documentos devueltos.... 5 8.11. Consulta de la Noticia Mercantil.... 5 8.12. Atención de inspecciones judiciales.... 5 8.13. Consulta gratuita de expedientes, libros de registros y normatividad en materia registral.... 5 8.14. Atención y trámite de Peticiones, Quejas y Reclamos.... 5 8.15. Atención de solicitudes de entidades estatales de los diferentes órdenes.... 6 8.16. Presentaciones (internas y externas) sobre temas jurídicos.... 6 8.17. Atención de solicitudes de conceptos presentadas por terceros.... 6 8.18. Atención de solicitudes de Acuerdos de Reestructuración.... 6 8.19. Devolución de dinero.... 6 8.20. Consulta de antecedentes marcarios y radicación de solicitudes de Registro de Marca.... 7 9. SISTEMA DE P.Q.R... 7 10. CONSULTA DE EXPEDIENTES... 7 11. CENTROS DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE`S... 7 INFORMACIÓN... 9 ASESORÍAS... 9 TERMINALES DE AUTOCONSULTA... 11 VENTANILLA DE PAGO... 11 12. SISTEMA DE REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL RUE.... 12 13. SERVICIOS VIRTUALES.... 12 14. ASPECTOS DE REGISTRO... 12 14.1. Procedimiento para llevar los registros.... 12 14.2. Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro.... 12 14.3. Notificación de actos administrativos.... 13 14.4. Certificaciones.... 13 14.6. Recepción de Estados Financieros.... 14 14.7. Digitalización de Documentos... 14 Localización de expedientes.... 15 15. CONTROL DE CAMBIOS... 17
Página 2 de 20 1. OBJETIVO Orientar al personal en la ejecución del Procedimiento de los diferentes registros, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad del mismo. Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo. Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno de la institución. Facilitar la orientación al usuario. Se trata de un documento de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los Procedimientos aplicables a la operación de los registros públicos. 2. ALCANCE Aplica a los funcionarios adscritos a la Dirección de Servicios Regístrales, Arbitraje y Conciliación, vinculados a los registros delegados a esta entidad. 3. DEFINICIONES Matrícula Mercantil. Es el registro público de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio principal del comerciante o del lugar donde se encuentre abierto el establecimiento. Inscripción en el Registro Mercantil. Es la anotación que en los libros del registro mercantil que llevan las Cámaras de Comercio, se hace de un acto, libro o documento respecto del cual la Ley ordena su inscripción. Renovación de la matrícula mercantil. Es una obligación a cargo de los comerciantes, consistente en la actualización anual de todos los datos que reposan en el registro, informados al momento de efectuar su matrícula y la de sus establecimientos de comercio. Esta obligación debe cumplirse dentro de los meses de enero a marzo de cada año y tiene por Objetivo la publicidad a terceros de tal información. 4. MANEJO Y CONSERVACIÓN Por tratarse de un documento dinámico y cambiante, el presente manual se conservará en un archivo de solo lectura en la red interna de la dirección. Todos los funcionarios vinculados a dicha área tendrán acceso directo a su contenido, a través de un icono ubicado en el escritorio de su computador. 5. ACTUALIZACIÓN Las modificaciones a efectuar en el presente manual deberán ser realizadas por la Dirección, informadas y divulgadas al personal de dicha área, y reportadas simultáneamente al Coordinador de Calidad, para efectuar la correspondiente actualización del Manual de Calidad. Las personas responsables del manejo de este manual, deben asegurarse de que las actualizaciones que se realicen sean acogidas por todo el personal del área y que no exista documento alguno que contenga versiones obsoletas del mismo.
Página 3 de 20 6. GENERALIDADES Nuestras Sedes SEDE DIRECCIÓN TELÉFONO HORARIO CENTRO Calle Santa Teresa Nº 32-41. (+575) 6501110 / 6501111 Lun-Vier: 8 am 12:30 pm y 2 / Fax: 6501126 pm - 6 pm. Centro de Salud y Negocios Lun-Vier: 8:00 a.m. a 12:30 RONDA REAL Ronda Real II, Piso 1, local 151 (+575) 6535010 / 6531923 p.m. y 2 p.m. a 5 p.m. Sáb: 9am - 1 m. Conjunto residencial La TURBACO Colina II, Locales 5 y 6 (+575) 6639243 CARMEN DE BOLÍVAR Calle 22, Carrera 51 Esquina (+575) 6861299 LA LÍNEA San Estanislao de Kotska (Arenal), Calle 22 n 16-238 (+575) 6299293 7:30 a.m. a 12 m y de 1 p.m. a 4:30 p.m. de lunes a viernes. Cuando existan circunstancias extraordinarias de caso fortuito o fuerza mayor que hagan necesario modificar temporalmente el horario de atención al público, la variación del mismo debe ser informada por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación, indicando las causas que justifiquen la determinación y la duración de la variación prevista, fijando en un lugar visible de las sedes de la Cámara de Comercio y sus oficinas seccionales los avisos necesarios. Con la constancia mensual de la reunión de la Junta Directiva, se remitirá a la Superintendencia de Industria y Comercio, la constancia de haber dado cumplimiento a esta disposición. 7. NORMATIVIDAD APLICABLE Código de Comercio (Decreto - Ley 410 de 1971).. Código Contencioso Administrativo. Decreto 1520 de 1978.. Resolución 1012 de 1981.. Decreto 234 de 1983.. Decreto 1154 de 1984 Decreto 1997 de 1988 Decreto 668 de 1989 Decreto 1252 de 1990 Decreto 2131 de 1990 Ley 23 de 1991 Ley 6 de 1992 Decreto Reglamentario 474 de 1992 Decreto 2153 de 1992 Decreto 1259 de 1993 Decreto 2649 de 1993 REGISTRO MERCANTIL Decreto 393 de 2002 Decreto 898 de 2002 Ley 734 de 2002 Ley 788 de 2002 Ley 794 de 2003 Ley 962 de 2005 Circular SIC 007 de 2005 Ley 962 de 2.005 -antitrámites Ley 1014 de 2006 Decreto 4463 de 2006 Ley 1116 de 2006 Circular SIC 005 de 2007 Concepto SIC 7105595 de 2.007- Soc. civiles Ley 1217 de 2.008- registro mejoras públicas Ley 1258 de 2.008- SAS Concepto SIC 09013819 17 julio 2.009 autenticación actas Circular SIC 005 septiembre 29 REGISTRO DE PROPONENTES Ley 80 de 1993 Decreto 856 de 1994 Decreto 457 de 1995 Decreto 92 de 1998 Ley 594 de 2000 Circular Externa No. 10 Circular Única- de 2001 de la Superintendencia de Industria y Comercio Decreto 393 de 2002 Decreto 898 de 2002 Ley 734 de 2002 Ley 962 de 2005 Decreto 2763 de 2005 Ley 1150 de 2.007 Decreto 066 de 2.008 Decreto 2474 de 2.008 Decreto 4881 de 2.008 Decreto 836 de 2.009 Decreto 3083 de 2.009 REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO Decreto 1529 de 1990 Decreto 2649 de 1993 Decreto 2150 de 1995 Ley 223 de 1995 Decreto Reglamentario 650 de 1996 Decreto 427 de 1996 Ley 454 de 1998 Decreto 1798 de 1998 Ley 537 de 1999 Resolución 154 de 1999 Decreto 1122 de 1999 Ley 594 de 2000 Resolución 681 de 2000 Circular Externa 0018 de 2000 Decreto 1774 de 2000 Circular Externa No. 10 Circular Única- de 2001 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Página 4 de 20 Ley 222 de 1995 Ley 223 de 1995 Decreto 458 de 1995 Decreto 427 de 1996 Decreto Reglamentario 650 de 1996 Ley 488 de 1998 Ley 527 de 1999 Ley 550 de 1999 Ley 590 de 2000 Ley 594 de 2000 Decreto 622 de 2000 Decreto 726 de 2000 Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero) Ley 633 de 2000 Ley 643 de 2001 Ley 716 de 2001 Decreto 2794 de 2001 Circular Externa No. 10 Circular Única- de 2001 de la Superintendencia de Industria y Comercio 8. SERVICIOS REGISTRO MERCANTIL de 2.009- Banrepública Circular externa SIC No 2 del 9 de febrero de 2.010- recursos Concepto SIC 1089440 5 de marzo de 2.010 autenticación actas Circular externa SIC No 3 del 12 de marzo de 2.010- informes Ley 1429 del 29 de diciembre de 2010 Circular externa SIC No 1 del 5 de enero de 2.011- informes Decreto reglamentario 545 del 25 de febrero de 2011 Circular externa SIC No. 007 del 11 de marzo de 2011- instrucciones Aplicación Ley 1429 y Decreto 545 de 2011. REGISTRO DE PROPONENTES Resolución 10819 marzo de 2.009- FPI Circular externa SIC No. 2 abril 2.009. Circular externa SIC No. 6 sept 2.009. Resolución 3011 del 9 de marzo de 2.010- FPI Decreto 1464 del 29 de Abril de 2010. REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO Decreto 898 de 2002 Ley 734 de 2002 Ley 788 de 2003 Ley 850 de 2003 Decreto 2879 de 2004 Ley 962 de 2005 Decreto 3758 de 2007 Circular SIC 004 de 2007 Circular SIC 008 de 2007 Circular SIC 011 de 2007 Circular externa SIC No 2 del 9 de febrero de 2.010- recursos 8.1. Inscripción de actos, libros y documentos. RESPONSABLE Abogados Asesores, Coordinador Sede y Seccionales FORMA La solicitud debe presentarse en las cajas liquidadoras, en las cuales se cancelan los derechos correspondientes. TIEMPO: 12 horas hábiles. 8.2. Venta de formularios. RESPONSABLE Cajeros liquidadores. TIEMPO Inmediato. EVIDENCIA: RECIBO DE CAJA 8.3. Expedición de certificados. RESPONSABLE Auxiliar de Entrega de Documentos y Cajeros liquidadores. FORMA Los certificados deben solicitarse y cancelarse en nuestras cajas liquidadoras y ser reclamados en la ventanilla de entrega de documentos. TIEMPO La entrega es inmediata, salvo que se trate de certificados especiales o que correspondan a comerciantes, proponentes o entidades con trámites de inscripciones pendientes, caso en el cual la entrega se efectúa en 3 días hábiles y hasta un máximo de 15 días hábiles conforme a la ley.. TIEMPO: Inmediato dado que el trámite se surte a través del Sistema de Registro Único Empresarial RUE. 8.4. Verificación de Homonimia.
Página 2 de 20 RESPONSABLE Cajeros Liquidadores y Auxiliar de Entrega de Documentos. SITIO Desde la puesta en operación del registro único empresarial el RUE, el control de homonimia tiene cabida a nivel nacional, lo cual permite que el registro de nombres de sociedades y establecimientos de comercio sea verificado no solo en la jurisdicción en la cual se realiza la inscripción del mismo, sino también a nivel nacional. Esta consulta permite conocer si existen o no otras empresas o establecimientos con el mismo nombre de la empresa que el empresario desea registrar. El usuario del servicio puede hoy ingresar a la página de la Cámara, en el link del CAE- por CONSULTAS DE NOMBRE. Si requiere que le sea emitida una constancia de no registro del nombre puede solicitar en las Cajas Liquidadoras y Ventanilla de Entrega de Documentos, el diligenciamiento de un formato de homonimia. FORMA El servicio se consulta virtualmente en la página www.cccartagena.org.co o en la página del RUE www.rue.com.co y de requerirse una constancia del no registro del nombre, se solicita al cajero liquidador en cualquiera de nuestras sedes y secciónales, mediante la presentación del formato previsto para este fin por la Dirección de de la entidad. Este formato es reclamado posteriormente por el interesado, en la ventanilla de entrega de documentos de la sede o seccional en la cual solicitó el servicio. TIEMPO 24 horas. 8.5. Trámite de recursos administrativos, quejas y revocatorias directas. Responsables: Director de, Jefe de Servicios CAE, Abogados del Área de registros, Asistente de consulta especializada y Secretaría Dirección de registros. Sitio: Cajas liquidadoras, Área : Sede Centro, Ronda Real y Seccionales. Forma: El usuario debe presentar (personalmente o con sello de reconocimiento de firma y contenido ante notario) en las cajas de la entidad, el memorial contentivo del recurso o la revocatoria, el cual no genera pago de derechos. La consulta del expediente puede solicitarse a la secretaría de la Dirección de. Posteriormente la decisión será notificada a través de la Oficina de consulta especializada de la Sede Centro. Tiempo: Dos (2) meses contados a partir de la fecha de interposición del recurso ( la reposición y en subsidio apelación) y de (3) tres meses para la revocatoria directa. La Cámara da cumplimiento a las regulaciones de ley y a las instrucciones que sobre el particular ha impartido la Superintendencia de industria y comercio. Para efectos de garantizar el debido proceso, la Cámara de Comercio, en cumplimiento a instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, da a conocer a los interesados las solicitudes de inscripción en los registros públicos. Para lo cual puede acudir a: Informar de dicha solicitud a los terceros interesados en la actuación, mediante una comunicación remitida por correo o mediante la publicación de la misma en un periódico de la entidad o en un periódico de amplia circulación nacional o; La publicación de la solicitud en un medio electrónico público, en los términos del artículo 19 de la ley 962 de 2005. Recursos de la Vía Gubernativa Oportunidad para la interposición de recursos. Los recursos (reposición y en subsidio apelación) contra el acto registral podrán interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que se efectuó la anotación en el registro respectivo. Transcurridos los términos sin que se hubieren interpuesto los recursos procedentes, el acto quedará en firme.
Página 3 de 20 Recurso de Queja. Cuando en desarrollo de la vía gubernativa se interponga recurso de queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, contra un acto administrativo de la Cámara, dicha entidad solicitará el expediente a la Cámara de Comercio, adjuntando copia del recurso de queja. La cámara de comercio remitirá de inmediato el expediente solicitado y actualizará el certificado indicando que contra ese acto administrativo se interpuso un recurso de queja, dejando constancia que la inscripción se encuentra suspendida. Una vez notificada la decisión que resuelva el recurso de queja la Superintendencia de Industria y Comercio remitirá copia del acto administrativo correspondiente a la cámara de comercio, la cual deberá proceder de conformidad con dicha decisión. Publicidad del Recurso. Una vez interpuestos los recursos de reposición o apelación contra los actos registrales, mercantiles y de entidades sin animo de lucro, la cámara de comercio comunicarán a los interesados tal actuación a través de servicio de mensajería, a la dirección de notificación judicial de la persona jurídica o natural, según sea el caso. Sin perjuicio de lo anterior la Cámara de Comercio informará de la presentación del recurso mediante la publicación en cualquier medio electrónico de que disponga. Notificación de la decisión del recurso. Cuando la decisión del recurso de reposición confirma el acto impugnado, y procede el trámite del recurso de alzada, no es obligatoria la notificación personal de dicha decisión. En caso de que la decisión del recurso ponga fin al Procedimiento administrativo, aquella deberá ser notificada en los términos previstos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo. Conformación del expediente del recurso y remisión de la alzada ante la SIC. Resuelto por la Cámara de Comercio el recurso de reposición interpuesto, frente a un acto registral, mercantil o de entidades sin animo de lucro, y si fuere procedente el trámite del recurso de alzada, la Cámara de Comercio remitirá el expediente del recurso a la Superintendencia de Industria y Comercio- Grupo de Trabajo de Cámaras de Comercio, La remisión documental del recurso de alzada por parte de la Cámara de Comercio se deberá realizar dentro de los tres ( 3 ) días siguientes a aquel en que se decida el recurso de reposición. La remisión del expediente ante la la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá realizar con las hojas debidamente foliados en la parte superior derecha, iniciando desde la carta de remisión a dicha entidad y hasta la última hoja, en el orden que se indica a continuación: Carta de remisión del expediente ante la SIC. Tal documento deberá contener la relación del material que se envía, con indicación de los folios que componen el expediente. Escrito del recurso junto con su constancia de presentación personal. Acto administrativo Objetivo del recurso.cuando se trate de abstención registral, la Cámara deberá remitir el oficio respectivo. En caso de haber procedido la inscripción, deberá remitir copia de la anotación en el libro respectivo. Actos y documentos presentados para registro. Resolución mediante la cual la Cámara decide el recurso de reposición. Estatutos vigentes, si es persona jurídica, al momento de la adopción de la decisión materia de registro. Certificado de existencia y representación legal o de la matricula, donde conste la anotación del acto impugnado, sí el recurso es contra una inscripción. Constancia de la publicación de la solicitud de inscripción, efectuada por la Cámara de Comercio. Constancia del traslado del recurso a los interesados. Escritos de respuesta de los interesados al traslado de los recursos.
Página 4 de 20 8.6. Certificación de Costumbres Mercantiles. Responsables: Director de, Jefe de Servicios CAE, Auxiliar de Certificados, Cajeros Liquidadores y Auxiliar de Entrega de Documentos. Sitio: Cajas liquidadoras y ventanilla de entrega de documentos de nuestras Sedes y Seccionales. Forma: El usuario presenta en las cajas liquidadoras de la entidad, un escrito en el que especifica la costumbre que desea se le certifique. Para este fin, debe cancelar los derechos correspondientes. Tiempo: Si la costumbre se encuentra recopilada, el certificado se entregará en 3 días hábiles, en caso contrario, en 15 días hábiles se dará respuesta como un derecho de petición indicando la no recopilación de la costumbre. 8.7. Corrección de Certificados. Responsables: Jefe de Servicios CAE o quien haga sus veces, Auxiliar Servicios CAE, Abogado asesor 1, Coordinador Sede Alterna, Coordinadores de Seccionales y Auxiliar de Entrega de Documentos. Sitio: Oficina de consulta especializada y Ventanilla de Entrega de Documentos de nuestras sedes y seccionales. Forma: El usuario debe presentar al Jefe de Servicios CAE o quien haga sus veces, o al Auxiliar servicios CAE, al coordinador de la sede alterna o a los coordinadores de seccionales, los documentos que soportan el presunto error en el que se incurrió y por lo cual se solicita la corrección y reclamar los certificados debidamente corregidos, en la ventanilla de entrega de documentos. Tiempo: 3 días hábiles. 8.8. Expedición de copias de documentos con cargo al solicitante. Responsables: Jefe de Servicios CAE o quien haga sus veces, Auxiliar Servicios CAE, Coordinador de Sede Alterna, Auxiliar de Sede Alterna y Cajeros Liquidadores. Sitio: Oficina de Atención al Cliente de todas nuestras sedes y seccionales Forma: El servicio se solicita ante el Jefe o el Auxiliar de Servicios CAE, Coordinador de Sede Alterna, Auxiliar de Sede Alterna o Coordinador de Seccional quien ubicará el documento solicitado y procederá a informarle al usuario el número y valor de las copias requeridas, éste deberá cancelar en las cajas de la entidad la tarifa correspondiente. Acreditado el pago, el Auxiliar Servicios CAE, Auxiliar de Sede Alterna o el Coordinador de Seccional entregará al solicitante las copias pertinentes. Tiempo: 24 horas 8.9. Orientación a los usuarios en relación con los diferentes trámites registrales. Responsables: Jefe de Servicios CAE o quien haga sus veces, Auxiliar de Servicios CAE, Coordinador de Sede Alterna, Auxiliar de Sede Alterna y Coordinadores de Seccionales. Sitio: Oficina de Atención al Cliente de todas nuestras sedes y seccionales. Forma: Los usuarios pueden consultar al Jefe de Servicios CAE o quien haga sus veces, o al Auxiliar Servicios CAE, Coordinador de Sede Alterna, Auxiliar de Sede Alterna o Coordinadores de Seccionales, sobre los trámites registrales o documentos objetados por los abogados. Tiempo: Inmediato.
Página 5 de 20 8.10. Reporte de documentos devueltos. Responsables: Jefe de Servicio al Cliente y CAE, Asistente I Administrativa. Sitio: Oficina de Atención al Cliente sede principal. Forma: La Asistente I Administrativa, generará un listado del programa de progress en el cual aperecen relacionados los documentos devueltos, material con el que deberá posteriormente hacer cada una de las llamadas notificando la respectiva devolución. Estas llamadas se efectuarán a más tardar al día hábil siguiente de la fecha de la objeción a todos los usuarios cuyos documentos presentados para registro fueron devueltos. En el listado se deberá realizar el reporte manual correspondiente a dichas llamadas, señalando si fueron o no atendidas y el nombre de la persona que atendió, según el caso; esto como constancia de su gestión. Quincenalmente el jefe de Servicio al cliente y CAE o quien haga sus veces, revisará aleatoriamente los documentos devueltos para verificar en qué porcentaje han sido reclamados por los usuarios los documentos devueltos en la entrega de documentos. Tiempo: 24 horas 8.11. Consulta de la Noticia Mercantil. Responsable: Jefe de Servicios CAE o quien haga sus veces, Auxiliar Servicios CAE, Coordinador de Sede Alterna, Auxiliar Sede Alterna, Coordinadores Seccionales. Sitio: Oficina de Atención al Cliente de todas nuestras sedes y seccionales e Internet. Forma: El servicio se solicita en la Oficina de Atención al Cliente, donde la noticia mercantil está a disposición de los usuarios, a través del equipo disponible para que estos puedan realizar la consulta. De igual manera puede consultarse vía Internet, a través de la Página Web de la entidad. Tiempo: Inmediato. 8.12. Atención de inspecciones judiciales. Responsables: Jefe de Servicios CAE o quien haga sus veces, Coordinador Sede Alterna Sitio: Oficina de Atención al Cliente de las Sedes de la entidad. Forma: Los funcionarios respectivos se dirigirán al Jefe de Servicios CAE o al Coordinador de Sede Alterna quien procederá a atender la diligencia una vez verificada la identidad de los funcionarios, así como el documento o expediente sobre el cual recae la inspección judicial. Tiempo: Inmediato. 8.13. Consulta gratuita de expedientes, libros de registros y normatividad en materia registral. Responsables: Jefe de Servicios CAE, Auxiliar Servicios CAE, Coordinador Sede Alterna, Auxiliar Sede Alterna, Coordinadores de Seccionales y Auxiliar de Libros y Archivo. Sitio: Oficina de Atención al Cliente de nuestras sedes y seccionales. Forma: El usuario puede consultar la información que necesite en la Oficina de atención al Cliente de la entidad, en la cual estará disponible un equipo con acceso al DocuWare y al programa de registros. El usuario será orientado, de ser necesario, por el Auxiliar de Servicio al Cliente, de manera tal que pueda realizar la búsqueda. Tiempo: Inmediato. 8.14. Atención y trámite de Peticiones, Quejas y Reclamos. Responsables: Jefe de Servicios CAE, Coordinador de Sede Alterna, Abogado Asesor 1 y Director Jurídico.
Página 6 de 20 Sitio: Oficina de Atención al Cliente de todas nuestras sedes. Forma: La petición, queja o reclamo puede efectuarla el usuario verbalmente o por escrito ante el Jefe de Servicios CAE o quien haga sus veces, mediante comunicación radicada en el archivo central de la entidad o vía Internet a través del correo electrónico nblanco@cccartagena.org.co Tiempo: 3 días hábiles. 8.15. Atención de solicitudes de entidades estatales de los diferentes órdenes. Responsables: Director de registros, Coordinador Estadísticas, Rue y Entidades Estatales, Coordinador Archivo y Correspondencia, Cajeros liquidadores y Auxiliar de Entrega de Documentos. Sitio: Área de Archivo y Correspondencia. Forma: La entidad estatal debe presentar por escrito su solicitud. Esta ingresará por la Oficina de Archivo y Correspondencia y cajas, será tramitada por el Coordinador Estadísticas, Rue y Entidades Estatales, con el apoyo del Auxiliar de entrega de documentos en la expedición de los certificados que se requieran y atendida a través de correo enviado a la dirección reportada. Tiempo: 15 días hábiles contados a partir de la presentación de la solicitud. 8.16. Presentaciones (internas y externas) sobre temas jurídicos. Responsables: Director de registros, Jefe de Servicios CAE y Abogados Asesores. Sitio: Área Jurídica en cualquiera de nuestras sedes y seccionales. Forma: El interesado presentará su solicitud por escrito, vía fax o Internet y señalará lugar, fecha, hora y tema sobre el cual requiere la capacitación. Tiempo: Dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud. 8.17. Atención de solicitudes de conceptos presentadas por terceros. Responsables: Director de registros, Abogados Asesores y Auxiliar de. Sitio: Área de Archivo y Correspondencia. Forma: El usuario puede solicitar conceptos jurídicos a través de un escrito, que ingresa por la oficina de archivo y correspondencia, o es remitido vía fax o Internet. En ninguno de los casos mencionados se generará derecho alguno. La respuesta es obtenida por el mismo medio en que fue solicitado. Tiempo: 15 días hábiles contados a partir de la presentación de la solicitud. 8.18. Atención de solicitudes de Acuerdos de Reestructuración. Responsable: Director de registros Sitio: Área de Archivo y Correspondencia. Forma: En aquellos casos en que la Cámara de Comercio deba actuar como entidad nominadora, el interesado en la reestructuración deberá presentar su solicitud por escrito, anexando los documentos señalados en la Ley 550 de 1999, los cuales se ingresan por la oficina de archivo y correspondencia de la entidad. Dicha solicitud no genera derechos de inscripción. Tiempo: 3 días hábiles. 8.19. Devolución de dinero.
Página 7 de 20 Responsables: Director de registros, Jefe de Servicios CAE, Abogados Asesores, Secretaria Dirección Jurídica y Área Financiera. Sitio: Oficina de Atención al Cliente y Área Financiera. Forma: En la Oficina de Atención al Cliente se entrega gratuitamente el formato de solicitud de devolución de dinero, el cual diligencia el interesado, acompañado de la nota de objeción de su documento y del original del correspondiente recibo de caja y lo presenta en la Oficina de Atención al Cliente para su radicación en PQR, a través del sistema operativo RISC. La auxiliar de servicios CAE lo remite a la secretaria de la Dirección Jurídica para que se surta el respectivo trámite interno. El cheque o el dinero efectivo a través del cual se verifica la devolución de su dinero, debe ser reclamado por el usuario en el Área Financiera de la Entidad. Tiempo: 24 horas en la Dirección Jurídica. 8.20. Consulta de antecedentes marcarios y radicación de solicitudes de Registro de Marca. Responsables: Director de registros, Jefe de Servicios CAE, Abogado Asesor 1. Sitio: Oficina de Jefe de Servicios CAE y Abogado Asesor 1 Forma: Las consultas de antecedentes marcarios se realizan ante el Jefe de Servicios CAE o el abogado asesor 1 de manera inmediata, previa consignación de la tarifa correspondiente a favor de la Superintendencia de Industria y Comercio. Para la radicación de solicitudes de registro de marca, el interesado diligencia el formulario, cancela los derechos correspondientes en la cuenta nacional del Banco determinado a nombre de DTN Recaudo Superindustria y Comercio y presenta los documentos al Jefe de Servicios CAE o Abogado Asesor 1, previa cancelación además, de los derechos de envío en las cajas liquidadoras de la Entidad. El Jefe de Servicios CAE o el abogado asesor 1 envían la solicitud a través de la página Web de la Superindustria, la cual reporta de inmediato el número de radicación asignada, de la cual se entrega copia al interesado. El resultado final de la solicitud es comunicado al usuario directamente por la Superintendencia de Industria y Comercio. Tiempo: Inmediato. 9. SISTEMA DE P.Q.R La Cámara de Comercio de Cartagena tiene establecido un Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR), administrado por el Jefe de Servicios CAE o quien haga sus veces, el abogado asesor o abogados responsables del sistema de gestión de la calidad en el área de registros y por los Coordinadores de la sede alterna y Seccionales, a través del cual se canalizan, sin excepción, todas las solicitudes relacionadas con los registros, distintas de aquellas que ingresan directamente a través de las cajas liquidadoras y el cual está a disposición del público en todas nuestras Sedes y Seccionales y a través de la página Web www.cccartagena.org.co 10. CONSULTA DE EXPEDIENTES La Cámara de Comercio dispone de avisos visibles en la entrada de cada área de atención al público, en los cuales se indica que los archivos, libros y documentos de los registros pueden ser consultados libre y gratuitamente. Los usuarios interesados pueden obtener copias de los mismos, previo el pago de las tarifas establecidas por esta entidad. 11. CENTROS DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE`S
Página 8 de 20 Por iniciativa del Banco Interamerciano de Desarrollo BID y con el apoyo de la Alcaldía Mayor de Cartagena, la Cámara de Comercio de Cartagena, fue una de las seis (6) Cámaras de Comercio del País, que dio inicio al proceso de simplificación de trámites en el sector empresarial. En su primera etapa, dicho proceso se tradujo en la creación de los denominados Centros de Atención Empresarial CAE`s, los cuales operan en las mismas sedes de las Cámaras de Comercio del País, desde los cuales los empresarios interesados en el proceso de constitución y creación de empresas tienen la posibilidad de recibir asesoría integral y adelantar los siguientes trámites: Verificación de Homonimia, Matrícula Mercantil, Pago de Impuesto de Registro, Diligenciamiento del formulario del Registro Único Tributario, Obtención y Certificación del Nit, Registro de Proponentes, Consulta de Antecedentes Marcarios y Registro de Marca, Servicios SENA y Registro INVIMA. El servicio CAE está conformado por un ciclo de cuatro (4) elementos o fases fundamentales:
Página 9 de 20 INFORMACIÓN Recepcionar e indagar sobre la necesidad Analizar e interpretar la necesidad del cliente Suministrar información genérica al cliente Direccionar / enrutar la necesidad del cliente El servicio de información y orientación en los CAE s implica el suministro de información general sobre los procesos de creación, constitución, formalización y legalización de empresa, de igual manera la señalización e identificación de las zonas de atención y el material informativo disponible. El informador es el responsable de atender los requerimientos formulados por el emprendedor, analizarlos, interpretarlos y direccionarlos y/o enrutarlos adecuadamente en los diferentes servicios ofrecidos en el CAE. Específicamente garantizara la adecuada operación y funcionamiento del sistema de asignación de turnos Digiturno. La información constituye el inicio del ciclo para la creación y constitución de empresa. Para ello se cuenta con un informador en cada uno de los Cae, quienes deben alistar y realizar su puesto de trabajo de acuerdo con una lista de chequeo ya establecida. ASESORÍAS El informador, tiene como función principal indagar sobre las necesidades del empresario, debiendo suministrarle una información general sobre el asunto consultado y direccionarlo hacia el atril del digiturno, indicándole el servicio que debe tomar en dicho atril. El sistema de digiturno, cuenta con los servicios de asesorías, creación de empresas y afiliados, cajas y entrega de documentos. En los dos CAE s de la Cámara de Comercio de Cartagena se brinda asesoría a los usuarios que así lo requieran no solo sobre los trámites a realizar para la creación y constitución de empresas sino también sobre todos aquellos asuntos relacionados con las funciones registrales asignadas. La asesoría en los CAE es atendida por asesores especializados y asesores jurídicos. En virtud de los convenios suscritos por la Cámara de Comercio de Cartagena con la Alcaldía y con el Sena, en ambos CAE s se encuentra un funcionario de la Secretaría de Hacienda y además en el CAE de Ronda está un funcionario del SENA, permitiéndole a los usuarios recibir asesoría no solo sobre los trámites a realizar sino también de orden legal, empresarial y tributaria. Para la adecuada prestación del servicio de asesoría, los asesores especializados cuentan con una lista de chequeo para constituir empresa, instrumento que se establece como la herramienta clave para la gestión a realizar. De igual manera el asesor, debe informarle al emprendedor sobre los diferentes canales o medios a través de los cuales él puede realizar sus consultas, que pueden ser Presenciales en cada una de los CAE a través de los asesores o Virtuales, mediante la utilización de las Terminales de autoconsulta y del Portal CAE. Los asesores especializados son los responsables de asesorar integralmente al empresario en los trámites de formalización de su empresa y en las responsabilidades posteriores como empresarios y demás temas regístrales, dentro de las funciones que debe desarrollar se encuentran:
Página 10 de 20 Indagar e interpretar las necesidades del cliente. Explicar las formas jurídicas para constituir empresa. Explicar detalladamente el paso a paso para la constitución y formalización de empresa. Asistir al emprendedor en la generación del PRE-RUT. Realizar consultas en su pantalla. Apoyar el diligenciamiento del formulario de matrícula. Apoyar la búsqueda del código CIIU, uso de suelo, homonimia, etc. Asesorar sobre otros trámites de registros. Asesorar sobre las responsabilidades del empresario por la actividad económica a ser desempeñada en temas de salud pública, medio ambiente, bomberos, entre otros. Una vez que el asesor especializado termina la atención al usuario, debe verificar la conformidad del empresario con el servicio recibido, resumiendo brevemente la información facilitada al empresario como solución a sus necesidades, a fin de reforzar y comprobar que entendió lo dicho por el asesor, debiendo este entregarle la lista de chequeo diligenciada resaltándole al usuario que es su responsabilidad realizar las consultas a que haya lugar y la secuencia de los procedimiento necesarios para la constitución de su empresa o para realizar el trámite que haya ido a consultar. Por último el asesor debe preguntarle al empresario si tiene alguna otra inquietud; de ser positiva su respuesta y en caso que el asesor especializado no puede absolver las inquietudes del usuario deberá remitirlo al asesor jurídico. El asesor jurídico es el responsable de asesorar al empresario en los temas jurídicos relacionados con la creación y constitución de empresas y los demás referentes a los registros públicos. El asesor jurídico deberá: Informar sobre las formas jurídicas de constitución de empresas. Asesorar sobre trámites, requisitos, inscripción y devolución de documentos de los tres registros que llevan las Cámaras de Comercio. Ser back up del asesor especializado.
Página 11 de 20 TERMINALES AUTOCONSULTA VENTANILLA PAGO DE DE Estas terminales forman parte del ciclo CAE y están configuradas para que el empresario realice consultas gratuitas en las instalaciones de los CAE, tales como: Consulta de nombre para verificar homonimia, Antecedentes marcarios, la del código CIIU, Requisitos del uso del suelo y Tarifas vigentes del registro mercantil. Igualmente tiene enlaces de interés con las páginas web del: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, DIAN, Banco de la República, Superintendencia de Industria y Comercio y Registro Sanitario INVIMA. A través de las terminales de autoconsulta se pueden realizar los siguientes trámites virtuales: Renovación de la matrícula de las personas naturales y jurídicas. Registro Nacional de Exportadores. Registro Sanitario Automático INVIMA. Registro de Bienes y Servicios sujetos a Norma Técnica Colombiana o Reglamento Especial. Las terminales de autoconsulta deben tener como menú predeterminado para su operación, la página del CAE o en su defecto, el acceso al portal www.crearempresa.com. Las terminales deberán operar en forma óptima para la prestación de los servicios de consultas definidos. Para efectos de su identificación tienen un letrero que dice Autoconsulta con las letras del color definido por la gerencia CAE, al igual que el logo CAE. Las terminales de autoconsulta deben tener las medidas de seguridad para su correcto funcionamiento (no deben permitir el acceso a lugares y/o paginas diferentes a las definidas por el servicio). En las terminales de autoconsulta ubicadas en cada uno de los cae, se encuentran las instrucciones necesarias para la utilización de las mismas, independientemente de que los asesores especializados o el orientador le ayuden al usuario con el manejo de las terminales o a obtener la información que este necesita. A través de las ventanillas de pago se recepciona la documentación presentada por el usuario, se liquidan los derechos y se recauda el dinero correspondiente. Igualmente en las ventanillas de pago se le informa al usuario sobre los tiempos de respuesta y los mecanismos para obtener información sobre el estado del trámite. Dentro del ciclo CAE, la ventanilla de pago es el último elemento del ciclo donde se recepciona y registra la documentación y los dineros de los empresarios derivados de los trámites relacionados con el proceso de constitución de empresas de acuerdo con los estándares, normas, políticas, Procedimientos y protocolos definidos, facilitando el acceso a la formalización y legalización del empresario.
Página 12 de 20 El cajero es el responsable del correcto recaudo por concepto de los trámites, manejo eficiente de las cajas, aperturas y cierres diarios y última verificación de la calidad del trámite, debiendo promover e informar a los empresarios sobre los diferentes canales de relacionamiento con que cuenta el CAE - en particular sobre los medios virtuales - dispuestos para los diferentes trámites/consultas necesarias con la constitución de la empresa. 12. SISTEMA DE REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL RUE. En cumplimiento a lo ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio en su Circular Única, desde el 3 de enero de 2005 la Cámara de Comercio de Cartagena se encuentra integrada al Sistema de Registro Único Empresarial RUE, en virtud del cual los registros mercantil y de proponentes son únicos y accesibles desde cualquier Cámara o por vías electrónicas. A través de este sistema se permite a los comerciantes y usuarios en general, realizar trámites como la matrícula mercantil, su renovación, la inscripción de documentos, consultas y certificación. 13. SERVICIOS VIRTUALES. A finales del mes de Octubre del año 2006, la Cámara de Comercio de Cartagena puso a disposición de todos sus empresarios, los servicios virtuales de consulta empresarial, renovación de la matrícula mercantil y consultar el estado de un documento presentado para registro. A través de la página Web de la entidad, el comerciante puede realizar su renovación, con la posibilidad de pagar directamente a través de Internet. Cualquier empresario puede consultar la base de datos de los comerciantes de la jurisdicción y obtener muestras de sus certificados, previo registro en la página Web de la Cámara y obtención de un usuario y contraseña para ingresar a esta consulta. Con la puesta en funcionamiento de estos servicios, la Cámara brinda a sus usuarios beneficios como: Evitar el desplazamiento a las sedes y/o seccionales Facilidad y rapidez en las transacciones Seguridad de la información 14. ASPECTOS DE REGISTRO 14.1. Procedimiento para llevar los registros. Los registros Mercantil, de Proponentes y de Entidades sin Ánimo de Lucro, se llevarán con base en lo dispuesto por el Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única del 19 de julio de 2001, proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás Circulares que la adicionan o complementan. 14.2. Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro. Los trámites de registro deberán resolverse de conformidad con los términos señalados en los artículos 5 y siguientes del Código Contencioso Administrativo.
Página 13 de 20 14.3. Notificación de actos administrativos. La notificación de los actos administrativos de registro que se cumplan ante la Cámara de Comercio de Cartagena, deberá efectuarse conforme a lo previsto para tal efecto, en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo y a las instrucciones que sobre el particular imparte la superintendencia de industria y comercio. (Circular SIC No 2 de 2.010) 14.4. Certificaciones. Con base en lo establecido por los artículos 86 número 3 del Código de Comercio, por la Circular 1 de 1983, Circular Conjunta Superintendencia Bancaria y Superintendencia de Industria y Comercio SB40SIC009 de 1993, Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única del 19 de julio de 2001 proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás Circulares que la adicionan o complementan, las certificaciones expedidas por la Cámara de Comercio de Cartagena deberán cumplir con los siguientes parámetros: Con relación al Registro Mercantil, esta Cámara de Comercio expide los siguientes certificados: de existencia y representación legal de personas jurídicas, de matrícula mercantil de personas jurídicas y personas naturales, de matrícula de sucursales y agencias, de libros, de cancelación de matrículas, certificados especiales de poderes, contratos de prenda y reserva de dominio, o cualquier otro certificado histórico que de manera especial solicite un usuario. En cada uno de estos certificados consta la información básica del comerciante, como su nombre o razón social, número y fecha de matrícula, dirección dirección para notificaciones judiciales, domicilio, número de identificación tributaria. Si se trata de certificados de existencia y representación legal, además de los datos señalados se certifica: la clase, fecha, origen y número del documento de constitución, una relación de todas las escrituras de reforma, el Objetivo social, el capital social y socios, el término de duración de la persona jurídica y en todo caso la constancia de que la misma no se halla disuelta, las facultades del representante legal, los nombramientos de representantes legales, y miembros de junta directiva y revisor fiscal, si es del caso, los embargos de cuotas, si los hubiere. En el certificado de matrícula de persona natural se certifica el nombre del comercianente y su establecimiento de comercio, la dirección, el número y fecha de matrícula y los activos de la persona natural y los vinculados por esta a cada establecimiento de comercio de su propiedad, así como la actividad mercantil a desarrollar. En el certificado de libros se certifican además de los datos básicos del comerciante, el nombre o destino del libro, el número de folios útiles y la fecha y número de inscripción. En el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro sólo se expiden certificados de existencia y representación legal, de libros y de cancelación del registro, además de las certificaciones especiales solicitadas por los usuarios. En cada uno de estos certificados consta la información básica de la entidad, como su nombre, número de registro asignado a la misma y fecha de éste, dirección para notificaciones judiciales, domicilio, número de identificación tributaria. Si se trata de certificados de existencia y representación legal, además de los datos señalados, se certifica: la clase, fecha, origen y número del documento de constitución, una relación de todos los documentos de reforma, los objetivos, valor del patrimonio, la duración de la entidad, las facultades del representante legal, los nombramientos de representantes legales, órganos de administración y vigilancia, si es del caso, y revisores fiscales, si los hubiere, providencias judiciales o administrativas si las hubiere. En el certificado de libros se certifican además de los datos básicos de la entidad, el nombre o destino del libro, el número de folios útiles y la fecha y número de inscripción.
Página 14 de 20 En el Registro Único de Proponentes se expide de manera automática el certificado de inscripción en el cual consta el nombre del proponente, su información básica (como dirección, dirección para notificaciones judiciales, domicilio, NIT, Objetivo social u objetivos, si se trata de una entidad sin ánimo de lucro, nombre del representante legal y facultades de éste, información financiera) la cual se toma del registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, si el proponente figura inscrito en alguno de estos registros, número y fecha de inscripción de cada proponente, la fecha de su última renovación, los datos sobre calificación, clasificación, relación de contratos, equipos y la información relacionada con el cumplimiento de contratos, multas y sanciones remitida por las entidades estatales. Los certificados de cancelación, de inhabilidades o incompatibilidades, de cumplimiento de contratos, multas y sanciones, son certificados especiales que se expiden a petición del usuario. 14.5. Derechos por concepto de registro y publicidad. La Cámara de Comercio de Cartagena cobrará a sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y las tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en los Decretos 457 y 458 de 1995, las Circulares 1 y 3 de 1998, la Circular Única del 19 de julio de 2001 y el Decreto 393 de 2002. Estas tarifas, lo mismo que el valor que de acuerdo con la Ley se cobrará por las copias de los asientos de registros, se encuentran publicadas en las áreas de atención al público de todas nuestras Sedes y Secciónales. 14.6. Recepción de Estados Financieros. Cuando se presenten los estados financieros para su depósito, se procederá conforme a lo consagrado en el numeral 1.4.5 del Capítulo Primero, Título VIII, de la Circular Única del 19 de julio de 2001 proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio. Cuenta de Usuario y Clave de Acceso. Los funcionarios de la entidad adscritos al Área Jurídica, declaran conocer la responsabilidad que les impone el haber recibido el derecho al uso de la cuenta de usuario y password de acceso a los distintos sistemas operativos de la entidad; facultad que les ha sido conferida única y exclusivamente para el cumplimiento de las funciones asignadas a sus cargos. Se obligan a utilizar este derecho solamente, mientras esta autorización esté vigente y en todo caso de acuerdo con las normas de la Cámara de Comercio de Cartagena, previstas en la declaración de responsabilidad que cada uno de ellos ha firmado como parte integral de su respectivo contrato de trabajo. 14.7. Digitalización de Documentos Archivo de los documentos de registro. Con base en las técnicas de archivo, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 del Código de Comercio y la Ley 594 de 2000, el Auxiliar de Libros y Archivo debe observar el siguiente procedimiento: Examinar los documentos que se han registrado y clasificarlos de acuerdo con el tipo de registro. Digitar en DocuWare, en cada una de las matrículas correspondientes, el libro y la caja en la cual debe archivarse el documento físico. Archivar en el libro respectivo, según el registro de que se trate, el documento físico.
Página 15 de 20 Una vez el libro esté completo, debe proceder a archivar ese libro en la caja correspondiente. Desde el momento en que un documento ingresado para registro en esta entidad es inscrito, queda disponible para su consulta por parte de cualquier interesado. Localización de expedientes. En el programa de imágenes DocuWare, en cuanto a registros se refiere, se manejan tres archivadores: uno para el registro mercantil, otro para el registro de entidades sin ánimo de lucro y un tercero para el registro único de proponentes. En cada archivador existen unos índices de búsqueda, tales como número de matrícula, número de inscripción, número de consecutivo de caja y fecha de inscripción, por ejemplo. Según el registro al cual pertenezca el expediente a localizar, se accesa al respectivo archivador y una vez allí, se debe escoger el índice de búsqueda de acuerdo con la información que tenga el interesado, escogida la opción correspondiente, se despliega una lista resultante que contiene, en forma horizontal, entre otros datos, el número de inscripción, el nombre del comerciante, proponente o entidad, el acto inscrito, la fecha y libro de inscripción, el número del libro en el cual se encuentra archivado el expediente físico, así como el número de la caja en la que dicho libro se halla archivado. Ubicado el usuario en esta lista resultante, ingresa por cualquiera de los campos antes citados accediendo automáticamente a la imagen del documento de que se trate. Si el usuario no cuenta con información que le permita consultar directamente DocuWare, previamente deberá ubicar los datos correspondientes en el sistema de información de registros de la entidad, para luego acceder al programa de imágenes. Tablas de Retención Documental (Anexo 1) En cumplimiento a lo dispuesto por el artículo quinto del Acuerdo 016 del 8 de marzo de 2002, del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, la Cámara de Comercio de Cartagena adoptó sus tablas de retención documental, las cuales se adjuntan al presente manual, con el fin de que hagan parte integral del mismo. Inscripción de actos y documentos (Anexo 2) Debido a la importancia que revisten las reformas estatutarias consistentes en fusión, transformación o escisión, se adjuntan como anexo del presente manual, las instrucciones que deben observarse para adelantar el estudio jurídico e inscripción de dichas reformas. Lo anterior, con fin de que hagan parte integral del presente manual. El Procedimiento que se surte al interior de la Cámara desde que el documento respectivo ingresa en las cajas de la entidad hasta que es finalmente tramitado (inscrito o devuelto), consta en el capítulo correspondiente a Aspectos de registros del presente manual. Informes Anuales de los registros vigencias 2002, 2003, 2004 e informe de gestión vigencia 2005 (Anexos 3,4, 6 y 8) En aplicación del Sistema de Evaluación de las Cámaras de Comercio (SEC), la Superintendencia de Industria y Comercio evalúa a las Cámaras de Comercio a través de los denominados informes de gestión o labores, antes informes anuales de los registros públicos.