PAG. 1 de 8 1. OBJETIVO: Definir el proceso para la adquisición de bienes y servicios de la Cámara de Comercio de Neiva y las responsabilidades de los que intervienen en el proceso. 2. ALCANCE: Aplica para todas las adquisiciones de bienes y servicios de la Cámara de Comercio de Neiva. 3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES 3.1. CONTRATO: Es el documento en el que se consigna el objeto, las obligaciones y forma de pago entre otras, para la adquisición de bienes o servicios cuando el valor supere los 30 S.M.L.M.V. 3.2. ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO: Es el documento mediante la Cámara de Comercio de Neiva solicita al proveedor el suministro de un bien o la prestación de un servicio que se encuentre en el rango de 3 a 30 S.M.L.M.V. 3.3. CONVENIO: Es un acuerdo de voluntades, fuente de obligaciones para las entidades públicas o privadas involucradas con el fin de cooperar en el cumplimiento de un objeto especifico o de prestar un servicio que se halle a su cargo o administración, enmarcados en los principios constitucionales y legales, trasfiriendo recursos económicos y en especie para el cumplimiento del objeto que se pretende cumplir y sin obtener ninguna remuneración o contraprestación para las partes que lo ejecutan. 3.4. PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES: Son contratos que se celebran con personas naturales y/o jurídicas para la realización de actividades de carácter profesional en la prestación de servicios que requieran conocimientos especializados. 3.5. PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Es la actividad por medio de la cual una persona natural y/o jurídica se obliga a prestar un servicio. Estas actividades pueden ser permanentes, temporales o por una sola vez. 3.6. ADQUISICIÓN DE BIENES: Procedimiento por medio del cual la Cámara de Comercio de Neiva adquiere bienes, los cuales se encuentran soportados en las necesidades de la institución y/o en el plan de compras. 3.7. OTROSÍ: Son aquellas modificaciones, adiciones o prórrogas, hechas a los contratos, convenios, ordenes de servicio o de compra que celebra la Cámara de Comercio de Neiva, los cuales son en forma motivada y de común acuerdo entre las partes, siempre y cuando se mantenga su objeto y no se supere el 50% del valor total del contrato, convenio, ordenes de servicio o de compra. 3.8. MANUAL DE SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA: Documento que establece y reglamenta todos los controles, lineamientos y actividades que debe desempeñar el supervisor y/o interventor quien representa a la Cámara de Comercio de Neiva ante el contratista o aliado para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de éstos. 3.9. SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR: Es la persona natural o jurídica, interna o externa que representa a la Cámara de Comercio de Neiva en el contrato, convenio, orden de servicio o de compra, encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven. 3.10. DOCUMENTO EQUIVALENTE: Es el documento mediante el cual la Cámara de Comercio de Neiva convalida el pago de un producto o servicio prestado por una persona natural del régimen simplificado. 3.11. FACTURA: Es el documento mediante el cual un proveedor o consultor hace el cobro de un bien o servicio entregado o prestado a la Cámara de Comercio de Neiva, previa celebración del respectivo contrato, convenio, orden de servicio o de compra.
PAG. 2 de 8 3.12. COTIZACIÓN Y/O PROPUESTA: Es el documento mediante el cual el proveedor ofrece sus bienes o servicios; éste debe contener una descripción del bien a proveer o servicio a prestar, valor, forma de pago, fecha de entrega o ejecución. 3.13. ACEPTACIÓN DE OFERTA: Documento mediante el cual la Cámara de Comercio de Neiva informa al oferente que su propuesta y/o cotización ha sido aceptada. Este documento aplica para compras y servicios cuyo monto se encuentra entre 1 peso y 3 S.M.M.L.V. 3.14. INVITACIÓN: mecanismo a través del cual se solicita la cotización o la propuesta de los bienes o servicios requeridos por la entidad. 3.15. ACTA DE COMPRAS: Es el documento mediante el cual se soporta la decisión tomada por el Comité de Compras para la adquisición de un bien o servicio de acuerdo a las cotizaciones presentadas. 3.16. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: mecanismo mediante el cual se califica las cotizaciones o propuestas presentadas por los proveedores de acuerdo a los criterios establecidos. 3.17. ESTATUTOS Y REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN: Es el conjunto de normas que debe cumplir la entidad cameral, proveedores, contratistas y aliados. 3.18. ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito entre el supervisor y/o interventor y el contratista y/o aliado mediante el cual se da inicio a la ejecución del contrato o convenio, una vez se aprueban las pólizas. 3.19. ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista y/o aliado formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato o convenio, por circunstancias sobrevinientes que imponen el cese de su desarrollo. 3.20. ACTA DE REINICIO: Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato o convenio, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del contratista. 3.21. ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN: Este documento se emite cuando se han cumplido las obligaciones establecidas por las partes dentro de la ejecución del contrato o convenio es decir, que no queda ningún acto u obligación pendiente por cumplir y en consecuencia se toma la decisión de finalizar y liquidar éste. 3.22. ACTA DE TERMINACIÓN: Documento por medio del cual se da por finalizada la ejecución del contrato o convenio, por una de las causales establecida en el mismo. 3.23. ACTA DE LIQUIDACIÓN: Documento por medio del cual se saldan las obligaciones contractuales pendientes una vez terminado el contrato o convenio. 3.24. PÓLIZA: Es el documento que se constituye ante una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia y que ampara los riesgos que se derivan de la ejecución de un contrato o convenio y de las órdenes de servicio y/o de compra cuando sea necesario. 3.25. ANTICIPO: Es el porcentaje pactado en el contrato, convenio, orden de servicio o de compra, que se le entrega al contratista o aliado una vez perfeccionados y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo. 4. RESPONSABILIDADES La Dirección Administrativa y Financiera es la responsable de la aplicación y ejecución del presente procedimiento.
PAG. 3 de 8 5. PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTROS 1. Solicitar bien o servicio. Se deberá hacer la solicitud del bien o servicio por medio del ERP CONTABLE (Planificación de Recursos Empresariales), al Departamento Administrativo y Financiero, realizando la descripción pormenorizada y amplia del bien o servicio que se solicita, indicando el rubro o cuenta contable, programa y centro de costo por donde se deberán cargar los gastos que ocasionen la compra o el servicio, para efectos de verificar la existencia de los recursos necesarios. Directores y Coordinadores. Solicitud del Sistema o Formato Orden de Requerimiento 2. Solicitar Cotización y/o propuesta. Teniendo en cuenta el Registro de Proveedores de la entidad, se solicitan las cotizaciones o las propuestas de acuerdo a las modalidades de contratación establecidas en el Reglamento Interno de Contratación. Entre $1 y 30 S.M.L.M.V., se solicitará una (1) cotización; entre más de 30 S.M.L.M.V., y 100 S.M.L.M.V., se solicitara tres (3) cotizaciones; y más de 100 S.M.L.M.V., se solicitará tres (3) cotizaciones y se recibirán todas las cotizaciones o propuestas que se presenten por la publicación realizada en la página web de la Institución. La invitación a cotizar se podrá realizar por cualquier medio expedito: Escrito, Virtual, Telefónico, Etc. Cuando se trate de la compra de un bien usado la adquisición del mismo se realizará al valor razonable. En términos generales el proveedor deberá presentar la cotización en un plazo no mayor a tres días para ofertas que estén en un rango inferior a 30 SMMLV. Coordinador Compras, Recursos Físicos Solicitud del Sistema o Solicitud Escrita.
PAG. 4 de 8 Cotización o propuesta. 3. Analizar cotizaciones y/o propuestas. Se revisará que las cotizaciones presentadas cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento Interno de contratación, y que estas se ajusten a los precios de mercado; Una vez analizadas si no cumplen con los dos criterios mencionados, se invitará a otro proveedor a cotizar. El Comité de compras se encargara de realizar el análisis de las cotizaciones y/o propuestas que superen la cuantía de los 30 S.M.M.L.V. Coordinador Compras, Recursos Físicos o comité de Compras. Acta de Comité de compras. Cuadro comparativo de precios. Evaluación de Cotizaciones. 4. Disponer de los recursos. 5. Elaborar contrato, orden de servicio o de compra. 6. Firmar el contrato, convenio, orden de servicio o de compra. Previo a la elaboración del Contrato, Convenio, Orden de Compra y/o Servicios el área de presupuesto garantizará la existencia de los recursos respectivos. La elaboración de la orden de servicio o de compra o del contrato se realizará conforme a lo establecido el Reglamento Interno de Contratación. El contrato, Convenio, orden de servicios y/o de compras será suscrito por el Presidente Ejecutivo o el Director Administrativo y Financiero conforme a sus facultades. Se firma también por parte del contratista y se le informa los requisitos para perfeccionar el contrato o convenio, orden de servicio o compra, entre los cuales se destaca la expedición de las pólizas, si aplica. Auxiliar Administrativo Presupuesto. Coordinador Administrativo de Convenios y Contratos Auxiliar Administrativo Presupuesto Presidente Ejecutivo o Director Administrativo y Financiero Check List de Documentos. Compromiso presupuestal. Orden de Servicio o de Compra Contrato. Contrato o convenio, Orden de Servicio o de compra.
PAG. 5 de 8 7. Notificar al Supervisor y/o Interventor. La supervisión será ejercida a través de un empleado de la Institución Cameral, designado por el Director del Departamento Administrativo y Financiero, salvo que sea éste quien deba cumplir esa función; en tal caso será el Presidente Ejecutivo quien lo designe. Para los contratos cuya cuantía sea superior a 100 S.M.L.M.V., o que requieran del conocimiento de aspectos técnicos especializados, se podrá designar un interventor externo, quien garantizará el cumplimiento de éstos, salvo que la entidad cuente con el profesional calificado para el cumplimiento de esta labor. Presidente Ejecutivo Director Administrativo y Financiero Carta de Notificación de Supervisión interventoría. 8. Aprobar pólizas Corresponde al Supervisor y/o Interventor cumplir las funciones que se encuentran consignadas en el manual de Supervisión y/o Interventoría. La Cámara de Comercio de Neiva podrá exigir la expedición de garantías que amparen los diferentes riesgos que puedan afectar la ejecución de los contratos, convenios, órdenes de servicio y/o de compra conforme a lo establecido en el Reglamento Interno de Contratación de la Entidad Cameral. Dicho trámite se surte con la colocación del sello de aprobación de póliza y la Firma del Director Administrativo y Financiero o la persona que este último delegue. Director Administrativo y Financiero. Coordinador Administrativo de Convenios y Contratos Póliza. Recibo de pago de la póliza. Lista de chequeo para la revisión y aprobación de pólizas. 9. Elaboración y firma acta de Inicio. Una vez suscrito el contrato o convenio y discrecionalmente alguna orden de servicio y/o de compra, previa aprobación de las pólizas respectivas (Cuando lo amerite), se procederá a suscribir el acta de inicio por parte del contratista y/o aliado y el supervisor y/o interventor. Supervisor y/o Interventor. Acta de Inicio. 10. Terminación y liquidación de contratos y/o Convenios. Recibido a satisfacción el bien o servicio, se procede a la elaboración y firma del acta de terminación y liquidación por las partes, las cuales se podrán suscribir de manera simultánea o individualmente según el caso. Para las órdenes de compra o de servicios el documento que garantiza el cumplimiento del objeto será la constancia de prestación de servicios o Supervisor o interventor. Directores o Coordinadores. Acta de terminación y liquidación. Constancia de prestación de
PAG. 6 de 8 11. Pago del contrato, orden de servicio o de compra. 12. Archivar. acta de recibo de mercancías. Se da inicio al proceso de pago conforme a lo establecido en el procedimiento de pagos. Se procede a archivar el contrato, convenio, orden de servicio o de compra, en el expediente conforme a la respectiva serie documental. Coordinador Tesorero Gestor documental servicios o acta de recibo de mercancías. 6. REGISTROS Solicitud del Sistema o Formato de Orden de Requerimiento. Solicitud del Sistema o Solicitud escrita. Cotización o propuestas. Acta Comité de Compras. Cuadro comparativo de precios. Evaluación de cotizaciones. Check list de documentos Compromiso presupuestal. Orden de Servicio o compra. Contrato o convenio. Carta de notificación de supervisión o interventoría. Póliza. Recibo de pago de la póliza. Lista de chequeo para la revisión y aprobación de pólizas. Acta de Inicio. Acta de Terminación, Liquidación o Terminación y Liquidación. Constancia de prestación de servicios o acta de recibo de mercancías.. 7. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS. Estatutos de la Cámara de Comercio de Neiva. Reglamento Interno de contratación. Manual de interventoría y supervisión. Procedimiento de pagos.
PAG. 7 de 8 8. FLUJOGRAMA INICIO 1. SOLICITAR BIEN O SERVICIO 2. COTIZAR Y/O PROPUESTA 3. ANALIZAR COTIZACIONES Y/O PROPUESTA 4. LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS EXISTE PRESUPUESTO NO SI 5. ELABORAR CONTRATO, ORDEN DE SERVICIO O DE COMPRA. 6. APROBAR Y FIRMAR, EL CONTRATO, CONVENIO, ORDEN DE SERVICIO O DE COMPRA 7. NOTIFICAR AL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR 8. APROBAR PÓLIZAS NO SI 9. ELABORACION Y FIRMA ACTA DE INICIACION. 10. TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS 11. PAGO DEL CONTRATO, ORDEN DE SERVICIO O DE COMPRA. 12. ARCHIVAR FIN
PAG. 8 de 8 REALIZÓ DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO REVISÓ DIRECTOR DE CONTROL INTERNO Y SGC. APROBÓ PRESIDENTE EJECUTIVO Por Resolución No.434 de noviembre 1 de 2016.