Dirección de Contabilidad del Estado Ministerio de Finanzas Públicas Dirección de Contabilidad del Estado Guía del Módulo de Proceso de Compra (PpR) Guatemala, 2016 0
GUÍA DEL MÓDULO DE PROCESO DE COMPRA (PpR) INTRODUCCIÓN Esta guía está elaborada para orientar al usuario en la utilización de la herramienta para realizar la gestión de compra de insumos y servicios requeridos por los centros de costo, a través de los procesos de consolidar, adjudicar y liquidar la(s) Preorden(es) de compra en el Sistema Informático de Gestión -Siges. Esta actividad la realiza la Unidad Compradora. El Sistema Informático de Gestión -Siges- es una herramienta de apoyo a la ejecución del gasto que abarca procesos administrativos y de seguimiento para el abastecimiento de insumos y servicios, ligado a GUATECOMPRAS, al Sistema de Contabilidad Integrada Sicoin y al Sistema de Inversión Pública -SNIP-. Base Legal: Acuerdo Ministerial No. 40 2005, de fecha 30 de diciembre de 2005, del Ministerio de Finanzas Públicas y las modificaciones contenidas en el Acuerdo Ministerial No. 385-2013. Los perfiles que se requieren son Técnico de Compras PPR y Supervisor de Compras PPR. 1. Ingresar al Sistema de Gestión SIGES https://siges.minfin.gob.gt con el usuario y contraseña de acceso designado. 1
I. CONSOLIDACIÓN DE PRORDENES Es el proceso de agrupar Preordenes de Compra recibidas de los centros de costos, para generar el registro y autorización de las consolidaciones. 1. Procedimiento Colocar el mouse en Módulos sin presionar, el sistema muestra todos los íconos a los que el usuario tiene acceso, seleccionar Proceso de Compra. 2. Ingresar a Procesos: Seleccionar la opción Preordenes recibidas para realizar el primer análisis de la información que el centro de costo ha enviado. Para ello es necesario que la Unidad Compradora posea el Plan Anual de Compras. 2
3. Ver Insumos Marcar el número de Preordenes recibidas y luego presionar el ícono de detalle de insumos para visualizar la información que el centro de costo ha enviado, si está correcta presionar el ícono de volver a la pantalla principal. IMPORTANTE: Este proceso es realizado por la Unidad Compradora que corresponda. El sistema no permitirá crear una consolidación desde el centro de costo 4. Crear Consolidación Debe seleccionar el ícono Consolidación y la opción crear 5. Descripción de Consolidación Ingresar una descripción relacionada al proceso de consolidar Preordenes de compra y presionar Grabar Nueva Consolidación. 3
Al crear la cabecera de la consolidación se muestran las Preordenes enviadas que aún no se han consolidado, de acuerdo a la siguiente pantalla en la que realizan estas acciones: a) Ver insumos: muestra los insumos agregados a la pre orden seleccionada; b) Consolidar: Consolida la pre orden (acción que se repite en función de la cantidad de Pre-ordenes que se desean consolidar; c) Devolver: Si hubiese algún insumo que deba modificarse, se regresa la (las) pre orden (es) correspondiente (s) al Centro de Costo; d) Volver a la pantalla principal. 4
6. Consolidar Esta parte del proceso presenta en pantalla las Preordenes de compra que han sido consolidadas, la identificación del centro de costo correspondiente y, cuando proceda, permite la opción de desconsolidar, corregir y consolidar nuevamente. Por aparte, esta pantalla muestra la información contenida en las carpetas del detalle de consolidación, resumen por insumos y resumen por renglón. 7. Autorizar Luego de realizar la consolidación de Preordenes, seleccionar la consolidación elaborada y el ícono Autorizar 5
8. Confirmar Autorización Al seleccionar el ícono autorizar, el sistema muestra una pantalla en la que debe presionar Autorizar Consolidación. Luego mostrará el siguiente mensaje: Seleccionar el ícono Aceptar y luego presionar volver a la pantalla principal para realizar el siguiente proceso. 6
II. REGISTRO DE ADJUDICACION Es el registro de los datos (de los) proveedor (es) a quien (es) se ha seleccionado para realizar la compra de insumos incluidos en una consolidación y los datos necesarios para el trámite de compromiso de pago como cantidades adjudicadas y precio de los insumos. Procedimiento IMPORTANTE: Este proceso lo realiza la Unidad Compradora que elaboró la Consolidación. 1. Registro de Adjudicación Seleccionar la consolidación que fue autorizada y abrir el menú de Registro Adjudicación 2. Crear Adjudicación Al ingresar a Registro Adjudicación se visualiza la siguiente pantalla, seleccionar Adjudicación y luego Crear 7
3. Ingreso datos de la Adjudicación a) Seleccionar la modalidad de compra que corresponda b) Si es mediante concurso debe ingresar el NOG, si es compra directa NPG debe ingresar el NIT c) Seleccionar el Método de compra d) Si elaboró CDP debe presionar actualizar datos, para que muestre el No. de CDP e) Si desea adjuntar un archivo relacionado a la gestión lo puede hacer presionando select f) Escribir la dirección de entrega g) Escribir el destino h) Agregar una descripción de la gestión 4. Ingreso de precios unitarios Este proceso presenta el total de la adjudicación, la descripción y el subtotal para el detalle de insumos y renglones sin insumos Al presionar el ícono (lápiz) se editan las cantidades y precios de los insumos o servicios adjudicados y se presiona actualizar (cheque color azul) 8
Después de ingresar los precios unitarios el sistema muestra la pantalla, en la que se debe presionar el ícono de crear que se encuentra en parte inferior derecha de la pantalla. 5. Aviso Luego mostrará el siguiente mensaje: 6. Autorizar la Adjudicación Ingresar al menú de Adjudicación y elegir la opción Autorizar. 9
7. Confirma Autorizar Al seleccionar autorizar, se muestra una pantalla en la que se confirma la autorización en la parte inferior derecha de la misma. 8. Orden de Compra Al confirmar la autorización el sistema automáticamente muestra la Orden de Compra en estado autorizada. 10
O bien puede ir al menú Adjudicación y seleccionar Imprimir Orden de Compra. IMPORTANTE: Este proceso lo realiza la Unidad Compradora. 11
III. GENERACION DEL COMPROBANTE UNICO DE REGISTRO -CUR DE COMPROMISO Este proceso es utilizado para la ejecución efectiva de la provisión del gasto (Compromiso). 1. Agregar Fuentes Presionar Compromiso e ingresar a la opción Agregar Fuentes. Al ingresar, el sistema muestra la pantalla donde se observa que aparece la estructura presupuestaria financiada y solamente tiene una fuente de financiamiento, en el caso que tuviera más de una fuente, aparecería en el campo de Catálogo de Fuentes Presupuestarias todas más la palabra Asociar en cada una de ellas, seleccionar la fuente que corresponda. Si no existe la estructura presupuestaria no está financiada o bien existen varias fuentes de financiamiento, se mostrará en la pantalla una banderita de color ámbar. Si la estructura está financiada y solo existe una fuente de financiamiento se mostrará la misma bandera en color verde. En el presente caso, solamente se confirma la asignación de fuentes. 12
2. Se genera el siguiente aviso 3. Generar Compromiso Presionar Compromiso y seleccionar Generar Compromiso. El sistema muestra la pantalla en donde se confirma la acción de Generar Compromiso en el icono que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. 13
4. Aviso Se genera el siguiente aviso Al colocar el mouse en Regresar nos muestra la pantalla, donde se observa el Compromiso en estado de solicitado. 14
5. Aprobar Compromiso La siguiente acción a realizar es aprobar el Compromiso, para ello debe seleccionar compromiso y presionar la opción Aprobar Compromiso. 6. Confirmar Aprobación El sistema muestra la pantalla en la que se debe de confirmar la aprobación del Compromiso en la parte inferior derecha de la misma. 7. Salir de Pantalla: Al seleccionar salir se visualiza la pantalla en la que aparece el estado del Compromiso Aprobado. 15
8. Imprimir CUR Para imprimir el CUR de compromiso en estado Aprobado seleccionar compromiso y presionar Imprimir Reporte de Ejecución 16
IV. LIQUIDACION Es el registro de los datos de las cantidades de insumos y servicios recibidos y que deben ser liquidados 1. Ingresar a la opción Liquidación IMPORTANTE: Este proceso se realiza en la Unidad Compradora Debe marcar la adjudicación que está trabajando y presionar liquidaciones 17
2. Crear liquidación Se visualiza la pantalla, en la cual debe ingresar las opciones liquidación y crear 3. Ingreso de Datos Se visualiza el detalle de la adjudicación, debe seleccionar si es liquidación total o parcial, debe ingresar Documento de Respaldo (Tipo y Clase), Número de factura, se detalla la factura y se confirma la liquidación de la adjudicación en la parte inferior de la información. Esta pantalla registra el valor total de la Adjudicación y, a su vez, el saldo a la fecha pendiente de Adjudicar. Los datos a ingresar a) Seleccionar si es liquidación total o parcial b) Documento de Respaldo, tipo comprobantes fiscales y clase factura por compra directa c) + Agregar factura, Serie, número, fecha y monto d) Presionar cheque (color verde) Crear e) Presionar el icono de Crear 18
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4. Aviso Al presionar el icono de crear el sistema muestra el siguiente mensaje 5. Luego de crear la liquidación de la adjudicación, seleccionar el registro realizado y la opción Autorizar en el menú correspondiente 20
6. Visualización de Pantalla: Se visualiza la pantalla en la cual debe confirmar la autorización 7. Aviso: Se genera el siguiente aviso 21
8. Anexo de Compra Se selecciona la opción de Liquidación y se presiona imprimir anexo de orden de compra 22
V. GENERACION DEL COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO CUR DE DEVENGADO Este proceso es utilizado para la ejecución efectiva del gasto (Devengado). 1. Ingresar a la opción Devengado Ingresar al menú de Devengado, luego seleccionar Distribuir Montos IMPORTANTE: Este procesos se realiza en la Unidad Compradora. 23
2. Confirmar Distribuir Montos Luego de distribuir los montos en la siguiente pantalla, debe confirmarse el proceso en la parte inferior y luego presionar salir. 3. Aviso: Se genera el siguiente mensaje 24
Presionar el icono de salir para regresar a la pantalla principal para continuar con el proceso de generar el devengado. 4. Generar Devengado Luego se genera el Comprobante Único de Registro CUR de devengado seleccionando Devengado e ingresando a la opción Generar Devengado. 5. Confirmar Generar Devengado Se visualiza la siguiente pantalla y confirma la operación en la parte inferior derecha 25
6. Aviso Se genera el siguiente mensaje 7. Aprobar Devengado Luego de elegir Regresar, seleccionar la opción Aprobar Devengado 8. Confirmar Aprobar Devengado Se visualiza la pantalla y confirmar la operación en la parte inferior derecha: 26
9. Aviso: Luego nos presenta el siguiente aviso: 10. Presionar aceptar, El sistema presenta la pantalla principal donde se muestra que el CUR de Devengado está Aprobado. 27
11. Imprimir CUR: Para imprimir el CUR seleccionar Devengado y presionar la opción de imprimir reporte de ejecución. 28
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