Inicio Curso Básico Contabilidad Página: 1
Indice Inicio...1 Acceso a la aplicación...3 Datos de empresa...4 Apertura del diario...8 Apuntes de gastos...15 Acceso a la entrada rápida de facturas de compras y gastos...15 Apunte normal...16 Crear proveedor y cálculo base a partir del total...18 Apunte con distintos tipos de IVA...21 Apunte sin crear proveedor...22 Apunte simple...24 Apuntes de inversiones...25 Apuntes de ingresos...29 Acceso a la entrada rápida de facturas de ingresos...29 Apunte de Ingreso creando la subcuenta de cliente...30 Cálculo de base a partir del total...32 Asientos predefinidos...34 Creación de un asiento predefinido...34 Ejemplo...36 Asientos predefinidos incluidos en la aplicación...37 Cálculo de amortizaciones y contabilización...42 Asiento de liquidación de IVA...44 Sumas y saldos, pyg y balances de situación...46 Sumas y saldos...46 Pérdidas y ganancias...48 Balance de Situación...49 Impresos trimestrales...51 Modelo 110...51 Modelo 303...54 Cierre del ejercicio...57 Página: 2
Acceso a la aplicación Situándose en el icono del escritorio hacemos doble clic para iniciar la aplicación. Indicamos en Año a trabajar -> 2009 + [Enter]: En la pantalla inicial, la aplicación muestra una lista con todas las empresas creadas. Haciendo doble clic en la empresa deseada se accederá al libro Diario de la misma. En este caso vamos a crear una empresa y para ello pulsamos en el botón [Datos Empresa] situado en la parte superior izquierda. Página: 3
Datos de empresa Para nuestro ejemplo vamos a crear una nueva empresa con el código 555. Observe que en la ventana existen varias pestañas de introducción de datos. Aunque algunos datos solicitados no son necesarios para la contabilización, sí son requeridos para distintas opciones como la Legalización de Libros, Cuentas Anuales e Impresos de Hacienda. Por ello, recomendamos que estén debidamente cumplimentados. Datos generales Son los datos de identificación de la empresa. Notas aclaratorias: Agencia Tributaria: podemos distinguir entre persona de contacto y firmante de impresos, ya que en algunos casos la primera casilla será cubierta con el nombre del asesor y la segunda con la persona que represente a la sociedad. Cuenta bancaria remesas: esta cuenta será la cuenta de abono de las remesas bancarias. Puede ser distinta de la cuenta bancaria modelos que se indica en la siguiente pestaña. Página: 4
Impresos de Hacienda. En este apartado indicamos los datos relativos a la obligaciones de la empresa con la AEAT. Marcar los modelos a realizar por la empresa. Indicamos los modelos a cuya presentación está obligada la empresa. En la Cuenta Bancaria Modelos podemos indicar una cuenta distinta a la de abono de remesas. Esta cuenta será la que se cumplimentará en el modelo tributario. Relación de modelos presentados. A medida que se vayan generando y presentando los impuestos podremos ver los importes individualizados y sus totales. Página: 5
Datos fiscales. En esta pestaña cubriremos los datos relativos a las actividades económicas, los datos personales de los representantes de la empresa y sus datos registrales para la elaboración de las Cuentas Anuales y la legalización de libros. Notas aclaratorias: En actividades indicaremos la actividad principal y si se encuentra activa. Estos datos son requeridos para el modelo 390 Declaración -Resumen Anual del Impuesto sobre el Valor Añadido. Página: 6
Notas En esta pestaña el usuario puede indicar aquellos datos referidos a la empresa y que considere oportunos registrar dentro de la aplicación. Como ejemplo, para nuestra empresa cubriremos los datos de horario para contactar con ellos. Configurados los datos de la empresa pulsamos el botón situado en la parte superior de la pantalla [Ver Diario] para generar su estructura y acceder al mismo para iniciar el registro de operaciones. Página: 7
Apertura del diario Notas introductorias: En primer lugar debe señalarse que cuando se inicia la contabilización de una nueva empresa pueden darse tres supuestos: 1. Empresa de nueva creación. Se inicia la contabilización de forma normal. El apunte a introducir será el número 2. 2. Empresa ya en funcionamiento, se inicia la contabilización desde el inicio del ejercicio económico. Se debe de dar de alta el asiento de apertura del ejercicio a partir del asiento de cierre del ejercicio anterior, para ello seleccionaremos la opción de menú Apertura y Cierre > Apertura Manual. En esta opción, se incluirá manualmente el asiento de apertura. 3. Empresa ya en funcionamiento y con parte del ejercicio económico ya contabilizado. A partir del balance de sumas y saldos se introduce un asiento normal con los acumulados anuales de todas las cuentas del plan contable de la empresa. Nuestro supuesto práctico se centrará en el primer supuesto. Supuesto práctico. El día 4 de enero de 2009, la señora Carmen Gato Millor que venía ejerciendo su actividad como empresaria individual decide a final de año darse de baja en la misma y crear una Sociedad Limitada Unipersonal aportando como capital Social de la misma 10000 en efectivo, un Ordenador portátil que venia usando en su actividad profesional y cuyo valor neto contable es de 500 y un automóvil de su propiedad cuya valor de transmisión a efectos fiscales es de 2.144. Con el botón [Añadir] o la tecla [Insert] realizamos el asiento de forma manual Indicaremos la fecha del apunte, 04/01 y una vez cumplimentada la misma, se habilita la Subcuenta del libro diario en la que introduciremos la subcuenta deseada en cada línea. Página: 8
Primera línea del asiento:subcuenta. 572000001 Tecleando simplemente 572.1 el programa rellenara los ceros de forma automática. Al no existir la cuenta saldrá un mensaje advirtiéndonos de que la subcuenta no existe y preguntando si deseamos crearla, tal y como se muestra a continuación: Pulsando en SI emergerá la siguiente la pantalla de mantenimiento de subcuentas. Observe que la cuenta creada, la tenemos definida en el Plan Contable como cuenta no personal, por tanto solamente nos permitirá cubrir el campo descripción, a diferencia de las cuentas personales, en la que tendremos que cubrir el resto de datos identificativos. Una vez que hemos creado la cuenta, volveremos a la línea del diario y cubriremos en la casilla del DEBE el importe de 10000 y en descripción DESEMBOLSO DEL CAPITAL SOCIAL. Página: 9
Segunda línea del asiento: Subcuenta. 21700001 La subcuenta no existe, por tanto debemos crearla, siguiendo los pasos anteriores; recuerde que simplemente será necesario escribir 217.1 y la aplicación mostrará la ventana de mantenimiento de cuentas; en el campo descripción escribiremos PORTATIL PENTIUM IV. En el DEBE introducimos la cantidad de 500 euros y una vez que pulsemos Enter, en el campo descripción confirmamos DESEMBOLSO DEL CAPITAL SOCIAL. Como se trata de un bien de inversión, nos muestra automáticamente la ventana de Datos de la Inversión y la cumplimentaremos con los siguientes datos: Porcentaje de amortización: 26% Cuenta de Dotación Amortización: 68100001 (podemos escribir 681.1) Ya que esta cuenta no existe, el programa nos permite crearla en ese instante: Página: 10
Cuenta de Amortización Acumulada 28170001. (podemos escribir 2817.1): De esta manera, la subcuenta 21700001, quedaría configurada como se muestra en la siguiente ventana: En el diario tendremos las dos lineas: Página: 11
Tercera línea del asiento. Subcuenta 21800001 Al igual que en el caso anterior, la subcuenta no existe, por tanto debemos crearla, siguiendo los pasos anteriores y en el campo descripción cubriremos VEHÍCULO. En el DEBE cubriremos 2144 euros y una vez que pulsemos Enter, en el campo descripción confirmamos DESEMBOLSO DEL CAPITAL SOCIAL. Como se trata de un bien de inversión, nos muestra automáticamente la ventana de Datos de la Inversión y la cumplimentaremos con los siguientes datos: Porcentaje de amortización: 16% Cuenta de Dotación Amortización: 68100002 (podemos escribir 681.2) Ya que esta cuenta no existe, el programa nos permite crearla en ese instante: Página: 12
Cuenta de Amortización Acumulada 28180001. (podemos escribir 2818.1): Al igual que en el caso anterior, ya que esta cuenta no existe, el programa nos permite crearla: De esta manera, la subcuenta 21800001, quedaría configurada como se muestra en la siguiente ventana: En el diario tendremos las tres líneas: Página: 13
Cuarta línea del asiento: Subcuenta 10000000 Al igual que en los apartados anteriores, al escribir 100. creamos la cuenta con descripción CAPITAL SOCIAL. Al ser la última línea del asiento, si pulsamos la tecla ENTER en el DEBE y en el HABER, la aplicación nos calcula el descuadre de manera automática. De esta manera tendremos registrado nuestro asiento de apertura en el diario y los bienes de inversión en el Libro de Inversiones para su posterior amortización y contabilización de la misma, que veremos en el apartado correspondiente, tal y como se muestra en las siguientes imágenes: Diario Inversiones Página: 14
Apuntes de gastos Acceso a la entrada rápida de facturas de compras y gastos Tenemos dos opciones para el acceso a la entrada rápida de facturas de Compras y Gastos: Desde el menú [Entrada Rápida] y submenú [Facturas Gastos] o bien desde el acceso directo habilitado en la barra de herramientas, tal y como se muestra: Una vez que hemos accedido, emerge la siguiente ventana: Si pulsamos las tecla [INS] o el botón [AÑADIR], se abrirá una ventana para que introduzcamos los datos de la factura a contabilizar. Veamos unos ejemplos con distintas opciones. Página: 15
Apunte normal En la ventana de captura de datos, cumplimentaremos los distintos campos: Factura: Cubriremos el Número 123. Operación: Operación normal. Fecha de apunte: 12 de febrero. Proveedor: Pulsamos [Enter] y seleccionamos Proveedores varios. País: La aplicación cumplimenta automáticamente el país del proveedor. C.I.F: La subcuenta Proveedores Varios está configurara para que solicite el NIF/CIF en cada operación, para que el usuario registre los datos de IVA de cada apunte en esta subcuenta genérica. Página: 16
Con la opción Pedir Nif en apuntes habilitada, cada vez que introduzcamos una factura en esa subcuenta nos solicitará el NIF/CIF de la operación a efectos de la declaración del IVA y no será necesario crear una subcuenta específica a cada proveedor. Si utilizamos una subcuenta sin habilitar esta opción, la aplicación cumplimenta automáticamente el NIF/CIF del proveedor con el indicado en los datos de la subcuenta. Contrapartida: Tecleamos [Enter] y seleccionamos Compra mercaderías Clave 303: 1 I.V.A. Deducible por cuotas soportadas en operaciones interiores. Base/Total: Le indicamos de base 1000. % IVA: Le indicamos el 16%. Cuota: Confirmamos la cuota calculada por la aplicación. Cuota Deducible: Confirmamos la misma cuota deducible que la cuota de la factura. Incluir en el 347: Activamos la opción para que se incluya esta operación en el modelo 347. Iva Bien Inversión: No activamos esta opción, puesto que la operación no es una inversión. Anotar pago factura: "S" - Anota el pago de la factura. Cuenta de Pago: Le indicaremos a la aplicación la cuenta de pago 57200001. Una vez que hemos cumplimentando los datos, si accedemos al Libro-Diario, tendremos el siguiente apunte: Página: 17
Crear proveedor y cálculo base a partir del total Factura: Cubriremos el Número 432. Operación: Operación normal. Fecha de apunte: 14 de febrero. Proveedor: Pulsamos [Enter] y la aplicación nos muestra los proveedores que tenemos creados en la contabilidad; como en el ejemplo se trata de un proveedor nuevo, podemos crearlo en este momento: Página: 18
Al pulsar en Crear Nuevo, la aplicación nos pregunta si queremos crear la nueva cuenta: Contestamos afirmativamente cumplimentamos los datos de la subcuenta: Clave 303: 1 I.V.A. Deducible por cuotas soportadas en operaciones interiores. Base/Total: Le indicamos de base 5800. % IVA: Le indicamos el -16%. (Al teclear el signo menos nos hace el cálculo de la base) Cuota: Confirmamos la cuota calculada por la aplicación. Cuota Deducible: Confirmamos la misma cuota deducible que la cuota de la factura. Incluir en el 347: Activamos la opción para que se incluya esta operación en el modelo 347. Iva Bien Inversión: No activamos esta opción, puesto que la operación no es una inversión. Página: 19
Anotar pago factura: "V" - Con esta opción registramos la factura en el fichero de vencimientos para su posterior contabilización. Cuenta de Pago: Le indicaremos a la aplicación la cuenta de pago 57000000. Modificamos Plazos: No. Si nos vamos al diario, veremos el asiento de la factura en pantalla: Notas aclaratorias: Observe que al crear la subcuenta, tenemos un campo denominado Cobro/Pago y ahí le podemos indicar el plazo de vencimiento. Por ejemplo en este supuesto le hemos indicado el código 2 Giro a 30 días y nos traslada la factura con fecha de vencimiento de 30 días. Página: 20
Apunte con distintos tipos de IVA Factura: Cubriremos el Número 451. Operación: C-Factura con varios asientos (varios tipos impositivos). Fecha de apunte: 16 de febrero. Proveedor: Pulsamos [Enter] y seleccionamos Proveedor uno. País: La aplicación carga automáticamente el país del proveedor. C.I.F: La aplicación carga automáticamente el CIF del proveedor. Contrapartida: Tecleamos [Enter] y seleccionamos Compra mercaderías Clave 303: 1 I.V.A. Deducible por cuotas soportadas en operaciones interiores. Base/Total al 16%,7% y 4%: Le indicamos de bases 1000. Cuotas: Confirmamos la cuota calculada por la aplicación. Cuotas Deducible: Confirmamos la misma cuota deducible que la cuota de la factura. Incluir en el 347: Activamos la opción para que se incluya esta operación en el modelo 347. Iva Bien Inversión: No activamos esta opción, puesto que la operación no es una inversión. Anotar pago factura: "S" - Anota el pago de la factura. Cuenta de Pago: Le indicaremos a la aplicación la cuenta de pago 57200001. En el diario, la aplicación nos realizará el siguiente asiento: Página: 21
Apunte sin crear proveedor Factura: Cubriremos el Número 12345. Operación: Operación normal. Fecha de apunte: 18 de febrero. Proveedor: Tecleamos [*]. C.I.F: Escribimos el NIF de la factura: NIF: 33332222R NOMBRE: FICTICIO FICTICIO LUIS Se abrirá la ventana de direcciones para registrarlo en la aplicación y quedará disponible para todas las empresas. Con esta opción el usuario no necesita crear una cuenta contable, sin embargo la operación se incluirá para el modelo 347 con el NIF indicado. Contrapartida: Tecleamos C + [Enter] y seleccionamos Compra mercaderías Clave 303: 1 I.V.A. Deducible por cuotas soportadas en operaciones interiores. Base/Total : Le indicamos 300. Tipo: 16%. Página: 22
Cuota: Confirmamos la cuota calculada por la aplicación. Cuota Deducible: Confirmamos la misma cuota deducible que la cuota de la factura. Incluir en el 347: Activamos la opción para que se incluya esta operación en el modelo 347. Cuenta de Pago: Le indicaremos a la aplicación la cuenta de pago 57200001. En el diario nos hará el siguiente asiento: Página: 23
Apunte simple Con esta opción el usuario podrá realizar diferentes apuntes en la contabilidad que no incluyen IVA. Son apuntes constituidos por dos subcuentas. Algunos ejemplos de ellos: reintegros bancarios, cobros de clientes, pagos a proveedores, asientos de gastos sin facturas... Desde el menú [Entrada Rápida] accedemos al submenú [Apuntes Simples]: En la ventana de entrada de datos, pulsamos [Añadir] y añadimos el siguiente apunte: Fecha de apunte: 20 de febrero. Cta del Debe: 62400000: trasportes. Cta del Haber: 57200001: Banco Madrileño. Importe: 15 euros. Descripción: Gastos Envío Paquete. La aplicación nos realizará el siguiente asiento: Notas aclaratorias: Esta opción no es válida para facturas exentas de IVA debido a la cumplimentación del modelo 340. Página: 24
Apuntes de inversiones El día 24 de febrero, la sociedad ha realizado la adquisición de una furgoneta que formará parte del inmovilizado. El importe de la factura son 15000 más IVA (16%), un total de 17400. Realizaremos el asiento de la factura de inversión de manera directa en el diario. Desde el propio diario, pulsamos [INS] o hacemos clic en [Añadir] La aplicación registrará el número de apunte que corresponderá al correlativo siguiente y nos indicará [Nuevo]. Cumplimentamos la fecha de la factura y en subcuenta escribiremos 523.1 Al no existir la cuenta, la aplicación nos hace la advertencia y nos pregunta si deseamos crearla: Página: 25
De esta manera, creamos la cuenta para este proveedor de inmovilizado, tal y como se muestra en la ventana siguiente y continuamos con los apuntes del asiento: Una vez creada, en el HABER cumplimentaremos la cantidad de 17400 euros y en la descripción pondremos S/FRA.1. Posteriormente continuamos con la siguiente línea del apunte relativa a la subcuenta de inmovilizado 21800002, que la denominaremos FURGONETA CITROEN : Página: 26
Posteriormente nos pedirá los datos para la ficha de la inversión y tendremos que indicarle el tipo de amortización, (4: trimestral) y su porcentaje (12,50%): También crearemos la cuentas de dotación Y la cuenta de amortización acumulada: Página: 27
Seguiremos con la última línea del apunte, que será el IVA de la operación, al ser la última podemos pulsa [ENTER] en el DEBE y en el HABER y la aplicación nos lleva la cantidad de descuadre. Observe que al ser una cuenta de IVA, la aplicación nos muestra la ventana de Datos del IVA y por defecto nos tomará los datos incluidos en el asiento. (Recuerde que al tratarse de un IVA de inversión tendremos que activar la casilla correspondiente): De esta manera tendremos el asiento en el diario y la inversión registrada en el Libro de Inversiones añadida a las inversiones del asiento de apertura. Diario Inversiones Página: 28
Apuntes de ingresos Acceso a la entrada rápida de facturas de ingresos Tenemos dos opciones para el acceso a la entrada rápida de facturas de Ingresos: Desde el menú [Entrada Rápida] y submenú [Facturas Ingresos] o bien desde el acceso directo habilitado en la barra de herramientas, tal y como se muestra en la imagen: Una vez que pulsamos en la entrada de facturas de Ingresos, emergerá la siguiente ventana: Si pulsamos la tecla [INS] o el botón [AÑADIR], se abrirá una ventana para que introduzcamos los datos de la factura a contabilizar. Veamos unos ejemplos con distintas opciones. Página: 29
Apunte de Ingreso creando la subcuenta de cliente. Pulsando añadir, insertamos el siguiente apunte de ingreso: Factura: Cubriremos el Número 100. Operación: Operación normal. Fecha de apunte: 15 de marzo. Cliente: Tecleamos 430.1 y creamos el cliente. Página: 30
C.I.F: La aplicación cumplimenta el CIF de manera automática. Contrapartida: Tecleamos V + [Enter] y seleccionamos Venta mercaderías Base/Total : Le indicamos 500. Tipo: 16%. Cuota: Confirmamos la cuota calculada por la aplicación. Recargo: Ya que en la subcuenta del cliente no tiene marcado la casilla de recargo, la aplicación no calcula nada en esta casilla. Retención: Igual que antes, como en la subcuenta del cliente no tiene marcado la casilla de retención, la aplicación no calcula nada en esta casilla. Suplidos: No le indicamos suplidos. Incluir en el 347: Activamos la opción para que se incluya esta operación en el modelo 347. Tipo de Venta: Normal Anotar cobro fra.: Si le indicamos S" además del asiento de la venta nos hará el del cobro de la factura) Cuenta de Cobro: Le indicaremos a la aplicación la cuenta de cobro 57000000. Efectivo: Activamos la opción para que se incluya este apunte de efectivo en el modelo 347. En el Diario podremos observar el asiento realizado: Notas aclaratorias: La activación de Efectivo se debe a la obligación que impone el modelo 347 de indicar las cantidades cobradas en efectivo de aquellos clientes comunicados en el modelo. Página: 31
Cálculo de base a partir del total Una utilidad muy práctica es la posibilidad de realizar una entrada de factura a partir del importe total ya que la aplicación con la cantidad que le indiquemos en el campo Base, al introducir el tipo del IVA con signo negativo, nos hará el cálculo de la base y la cuota del IVA. Veamos un ejemplo: Factura: Cubriremos el Número 101. Operación: Operación normal. Fecha de apunte: 15 de marzo. Cliente: Tecleamos Cliente y seleccionamos el Cliente uno. C.I.F: La aplicación cumplimenta el CIF de manera automática. Contrapartida: Tecleamos V + [Enter] y seleccionamos Venta mercaderías Base/Total : Le indicamos 580. Tipo: -16%. Cuota: Observe que la aplicación recalcula la base. Confirmamos 80.00 euros. Recargo: Ya que en la subcuenta del cliente no tiene marcado la casilla de recargo, la aplicación no calcula nada en esta casilla. Retención: Igual que antes, como en la subcuenta del cliente no tiene marcado la casilla de retención, la aplicación no calcula nada en esta casilla. Suplidos: No le indicamos suplidos. Incluir en el 347: Activamos la opción para que se incluya esta operación en el modelo 347. Tipo de Venta: Normal Anotar cobro fra.: le indicamos V" para que traslade la factura a vencimientos de cobros. Cuenta de Cobro: Le indicaremos a la aplicación la cuenta de cobro 57000000. Efectivo: No activamos la opción puesto que se traslada a vencimientos. Página: 32
Si accedemos al diario, podremos ver el asiento: Si quisiéramos seguir cargando datos, tendríamos que repetir los pasos anteriores. Si ya hemos introducido las facturas deseadas, pulsamos la tecla [Esc] para salir de la opción y volver al Diario. Página: 33
Asientos predefinidos Los asientos predefinidos son aquellos que el usuario puede configurar en la aplicación para aquellas operaciones que se tienen que contabilizar de manera periódica; de esta manera se evita tener que cumplimentar la totalidad de los datos, ya que la aplicación realiza el asiento como lo hemos predefinido y se agiliza de esta manera la entrada de datos. La aplicación por defecto, incluye una serie de asientos predefinidos que son utilizados con frecuencia, si bien el usuario podrá modificar o configurar unos nuevos. Creación de un asiento predefinido Para ello, seleccionamos la opción MANTENIMIENTO>Astos Predefinidos: Este menú permite la creación o modificación de asientos predefinidos. Descripción: Código Pulsando en la lupa podemos seleccionar un asiento predefinido creado o bien, crear un nuevo código. Nombre Si hemos seleccionado un código creado, nos muestra su nombre. Si el código es nuevo, le indicaremos el nombre deseado. Repetir Predefinido Permite configurar la posibilidad de introducir varios asientos encadenados con el mismo formato de asiento predefinido y en la misma fecha. Si se activa se repetirá el mismo asiento predefinido continuamente hasta que se pulse la tecla ESC en la primera línea del asiento. Si está desactivada cada asiento predefinido sólo se introduce una vez en el diario. Página: 34
Líneas Hay que indicar a la aplicación los datos de las subcuentas que intervendrán en el propio asiento contable, que se componen de las siguientes columnas: Las líneas deben de introducirse en el orden en el que se desea sean solicitadas en el diario cuando se haga uso del asiento predefinido. En el caso de insertar decimales en los cálculos deberá usar puntos y no comas. Por ejemplo: 1.01 Válido. 1,01 Erróneo. Cuenta: Se introducirá la subcuenta deseada, con alguno de los siguientes formatos. 1. Una subcuenta en concreto. 2. Los primeros dígitos de la subcuenta seguidos de un *. Los últimos dígitos de la subcuenta se cumplimentarán en el momento de hacer uso del asiento predefinido, bien de forma manual o bien pulsando ENTER y escogiendo una de las cuentas propuestas en la lista que se despliega. 3. *. Esto obligará a introducir toda la subcuenta de forma manual en el momento de hacer uso del asiento predefinido. 4. =. Insertará en el diario un apunte a la misma subcuenta que ya figure en una línea anterior, la línea estará identificada por su número de orden entre paréntesis. El número de orden se calcula contando a partir de la línea actual (la última) en orden ascendente; de esta manera la penúltima línea se denominará (1), la antepenúltima (2) y así sucesivamente. Opcionalmente se puede incluir al final de la definición de subcuenta la letra N (Evita tener que pulsar ENTER para avanzar al campo siguiente). Debe o Haber: Se introducirá la cantidad deseada o se definirá una operación de cálculo. El formato de esta operación puede ser uno de los siguientes. Indicar manualmente la cantidad: *. Esto obligará a introducir una cantidad de forma manual en el momento de hacer uso del Página: 35
asiento predefinido. Realizar operaciones aritméticas: +: para sumar -: para restar *: para multiplicar /: para dividir Se puede realizar estas operaciones por una cantidad fija (ej.+3, sumaría tres unidades) o con el contenido del Debe o Haber de alguna de las líneas anteriores por otra cantidad fija; en este último caso habrá que especificar de que línea del apunte se debe tomar la cantidad con la que se desea operar y para ello usaremos el número ordinal de las líneas anteriores introducido entre paréntesis, (ej. H*3(1) En este caso tomaría la cantidad del HABER de la línea anterior y la multiplicaría por tres unidades) Si se desease operar desde la tercera línea con la cantidad del Haber de la primera línea se debería indicar (2) dos líneas anteriores. Calcular descuadre: X: Calcula es descuadre del asiento de forma automática. Salto de línea de apunte automático N: Se puede incluir al final de la definición del Debe o Haber, de esta manera se evita tener que pulsar ENTER para avanzar al campo siguiente. Concepto: Se puede introducir cualquier concepto que se desee, teniendo en cuenta que un * obligará a introducir datos. Ejemplo. Crearemos el asiento predefinido con número de código 100, y nombre GASTOS PROFESIONALES CON RETENCION. De esta manera: CÓDIGO: 100 NOMBRE: GASTOS PROFESIONALES CON RETENCION REPETIR: Lo dejamos desactivado. En la primera línea cumplimentaremos: CUENTA: 410*. En el HABER * y en CONCEPTO S/FRA.N* En la segunda línea cumplimentaremos: CUENTA: 62300000N. En el DEBE H/1.01(1)N y en CONCEPTO = En la tercera línea cumplimentaremos: Página: 36
CUENTA: 47510000. En el DEBE D*0.15(1)N y en CONCEPTO = En la cuarta línea cumplimentaremos: CUENTA: 47200016. En el DEBE XN y en CONCEPTO = Nos tendría que resultar un asiento predefinido, tal que así: Asientos predefinidos incluidos en la aplicación Compras al 4% Situados en el diario, pulsamos la tecla [Ins] o seleccionamos el botón de [Añadir] Fecha: 16/03 Subcuenta: Con la tecla F4 se despliegan las opciones y entre ellas, Asientos Predefinidos. Otra opción es teclear + [Enter] para acceder a los asientos predefinidos que tenemos programados y seleccionamos -> 01 Compras al 4 %. Página: 37
En el campo subcuenta nos aparece 400 y pulsando [Enter] seleccionamos PROVEEDOR UNO. Haber: 116 S/Fra: 23 Una vez que hemos tecleado el número de factura, la aplicación nos muestra la pantalla del IVA. Página: 38
En esta ventana podremos ver los datos del IVA, por defecto captura los datos que hemos utilizado en el asiento y una vez aceptado, veremos como la aplicación hace el asiento de manera automática. Para cambiar de número de asiento y realizar uno nuevo, pulsaremos la tecla [Enter] Página: 39
Asiento de nómina mensual Fecha: 31/03 Subcuenta: +30 (Selecciona el asiento predefinido para la nómina. Podemos pulsar [Enter] y localizarlo en la lista). 64000000->DEBE 1.114 Euros Descripción: Completamos con MARZO. 47600000 -> HABER 64 Euros Para pasar al apunte siguiente pulsamos [Enter]. 47510000>HABER 50 Euros Una vez que hemos tecleado el importe de la retención practicada, emerge la ventana de DATOS DE RETENCIÓN. En esta ventana si sabemos el NIF de la persona a la que se practica la retención lo tecleamos, si no lo conocemos, en el campo Nombre pulsamos [Enter] y lo buscamos en la lista que aparece. Para este curso, seleccionaremos SUAREZ SUAREZ TRABAJADOR y una vez que lo hemos seleccionado, veremos que el número de factura o texto, la base y la cuota de retención tecleada la incorpora la aplicación a la propia ventana, evitando tener que cubrirla; elegiremos la clave de retención deseada, para este caso la letra A y se activa la casilla de Gtos. Seg.Social incorporando los datos que previamente hemos incluido en la línea anterior del presente asiento, tal y como se muestra la imagen: Página: 40
Una vez que tecleamos [Enter] el asiento queda contabilizado de manera automática. Asiento Seguros sociales Fecha: 31/03 Subcuenta: +31 (Selecciona el asiento predefinido para los seguros sociales, podríamos pulsar [Enter] y localizarlo en la lista). 64200000->Debe: 300 Euros y pulsamos [Enter]. El resto del asiento lo hace de manera automática. Página: 41
Cálculo de amortizaciones y contabilización La aplicación posee una utilidad en el menú [Inversiones] para realizar el cálculo de las amortizaciones del inmovilizado que hemos adquirido para nuestra empresa, así como su contabilización en el diario de manera automática. Accedemos al menú: En este menú podremos observar las inversiones registradas: Con el botón [Amortizar] podremos calcular y contabilizar las amortizaciones: Página: 42
Si pulsamos [Aceptar] con las casillas seleccionadas [Calcular Amortizaciones] y [Contabilizar Amortizaciones], veremos como la aplicación realiza el asiento contable de las mismas. De esta manera, tendremos realizada las amortizaciones del trimestre para llevar el gasto a la cuenta de pérdidas y ganancias, con las subcuentas de dotaciones. Al mismo tiempo nos quedarán registradas las amortizaciones en el libro de inversiones. Para ver las amortizaciones hay que seleccionar con el ratón la inversión deseada. Por ejemplo, en la imagen vemos la inversión Portatil Pentium IV con su amortización trimestral en la parte inferior por importe de 31,42 euros. También podemos ver el total anual de amortizaciones de todos los bienes. Para ello, pulsamos en el botón [Amortización Anual] y nos mostrará un total en la parte inferior. Página: 43
Asiento de liquidación de IVA En el libro diario realizamos el asiento de liquidación: En Listados>Resumen Iva podemos consultar la liquidación de IVA. Establecemos el rango de fechas entre el 01 de enero y el 31 de marzo: Al pulsar en [Pantalla] podremos ver un resumen de los datos que se incluirán en el modelo 303. Página: 44
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Sumas y saldos, pyg y balances de situación A través del menú [Listados] podremos confeccionar informes de gran utilidad. Sumas y saldos Con esta opción podremos ver un balance de sumas y saldos en Vista Previa, Pantalla o listar por impresora. Existen diferentes rangos a seleccionar y niveles de cuentas. La vista previa nos permite de una manera rápida ver todas las subcuentas y sus saldos. De gran utilidad en esta vista es la posibilidad de desplazarnos a través de las subcuentas y ver su composición haciendo doble clic sobre la misma. En la parte inferior podemos ver los totales. Si pulsamos en [Pantalla] accederemos al listado para imprimir o exportarlo a diferentes tipos de archivo:.pdf (acrobat reader),.doc (Microsoft Word),.xls (Microsoft Excel),.txt (Bloc de Notas)... Página: 46
Seleccionado el rango de fechas entre el 01 de enero y el 31 de marzo pulsamos en [Pantalla] y veremos el balance de sumas y saldos. Página: 47
Pérdidas y ganancias En Listados>Perdidas y Ganancias, seleccionamos entre el 1 de enero y el 31 de marzo. Al pulsar en [Pantalla] vemos el resultado: En la parte superior puede exportar el listado a diferentes archivos: Página: 48
Balance de Situación En Listados>Balance, seleccionamos entre el 1 de enero y el 31 de marzo. En la primera hoja se puede ver el Activo. Y desplazándonos por las distintas hojas, observamos el Patrimonio Neto y Pasivo: Página: 49
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Impresos trimestrales Para confeccionar los impresos trimestrales, accedemos en la pantalla principal al menú Impresos de Hacienda. En este supuesto, vamos a confeccionar los modelos 110 y el modelo 303. Modelo 110 En la pantalla principal de los impresos, seleccionamos el 110: Pulsamos [Generar] y seleccionamos en rango de empresas, la empresa 555: La aplicación nos genera el modelo y haciendo doble clic sobre el nombre de la empresa o pulsando en [Modificar] accedemos al mismo para verlo: Página: 51
Dentro del modelo se pueden ver los datos capturados de la aplicación: Pulsando en el botón [Internet] podremos configurar la declaración: domiciliación, ingresar, declaración complementaria... Página: 52
Al pulsar en [Aceptar] se genera el fichero para su presentación telemática: Por último, pulsando en el enlace [Envío telemático del Modelo] nos abre el explorador predeterminado en la página web de la AEAT y en el apartado correspondiente de la Oficina Virtual para realizar la presentación on line. En nuestro supuesto, como hemos domiciliado el modelo, el día 20 la Agencia Tributaria recibimos el cargo en la cuenta bancaria y asentaremos el pago del mismo en el Libro Diario de manera manual. Página: 53
Modelo 303 Para la presentación de este modelo, realizaremos los pasos anteriores. Pulsamos en modelo 303: Pulsando en [Generar] seleccionamos la empresa y el trimestre. La aplicación nos genera el modelo y haciendo doble clic en el nombre de la empresa o pulsando el botón [Modificar] podremos ver el impreso: Página: 54
Dentro del impreso veremos los datos y pulsando en [Internet] podremos configurar la presentación telemática. Podremos domiciliar, ingresar o indicar si es una declaración complementaria. Página: 55
Pulsando en [Aceptar] creamos el fichero para su presentación telemática: Por último, pulsando en el enlace [Envío telemático del Modelo] nos abre el explorador predeterminado en la página web de la AEAT y en el apartado correspondiente de la Oficina Virtual para realizar la presentación on line. Página: 56
Cierre del ejercicio En Apertura y Cierre>Cierre del Ejercicio podremos cerrar el ejercicio: Se puede regularizar y cerrar o sólo una de las opciones: Al pulsar en Regularización y Cierre en el diario observamos el asiento: Página: 57