MÓDULO 3: TEMA 1 INTRODUCCIÓN Hemos elegido esta herramienta, por su sencillez de acceso a través de la web, es bastante fácil e intuitiva, tan sólo tienes que registrarte, confirmar tu cuenta y ya puedes acceder a tu escritorio en la nube, es decir, un escritorio como el de tu ordenador pero al que accedes a través de una página web en internet. También la hemos elegido, porque además, es gratis para autónomos que facturen menos de 120.000 en Factura PRO comercios, y en Factura PRO servicios es gratis para freelance que facturen menos de 50.000. TEMA 2 ACCESO Para acceder, abrimos el navegador y tecleamos www.anfix.com, nos saldrá una imagen como la siguiente. 1
Pinchamos en el botón Regístrate Gratis para registrarnos con una cuenta nueva, y nos saldrá una imagen como la que ves a continuación. Insertaremos los datos que se nos solicitan, que son: Empresa, Nombre y Apellidos, Contraseña, Contraseña de nuevo para que nos aseguremos de que no nos hemos equivocado, Correo electrónico y Código de Invitación caso de que lo tengamos pero no es obligatorio. Una vez introducidos los datos le damos a Registrarme en Anfix, nos enviarán un correo a la cuenta de correo electrónico que hayamos puesto en el registro para que confirmemos la cuenta, confirmando también que esa dirección de correo electrónico es nuestra. Lo anterior, sólo lo tendremos que realizar la 2
primera vez que accedamos a Anfix, el resto de veces, sólo tendremos que poner nuestro correo electrónico y contraseña en la web justo debajo del vídeo que nos aparece en la imagen, y presionar en el botón Entrar. Cuando hagamos eso, habremos accedido a nuestro escritorio en la nube como puedes ver en la imagen, es decir, un escritorio como el que tenemos en nuestro ordenador, sólo dedicado a nuestra empresa, y desde el que podremos acceder desde cualquier ordenador con conexión a internet, con las ventajas que ello supone. TEMA 3 FUNCIONALIDADES FACTURA PRO Una vez dentro del escritorio, tenemos varias funcionalidades: Documentos: A través de esta funcionalidad, podremos acceder a todos los documentos que hayamos generado, pudiendo descargarlos a nuestro ordenador. Usuarios: Con esta aplicación podremos invitar a un usuario a gestionar una parte de nuestra empresa o empresas. Esto lo podremos utilizar, por ejemplo, para dar acceso a la persona o personas de nuestra empresa que lleven estos temas, y también para darle acceso a la gestoría 3
o empresa que nos lleve los trámites contables, y no tener que molestarnos en entregarle la documentación para declaraciones de IVA, impuesto de Sociedades, etc. Factura PRO y Factura PRO Servicios: son dos aplicaciones, una más enfocada a empresas tipo Comercio, o que trabajan más con productos, y la segunda destinada a empresas que se dedican más a la prestación de servicios y su organización en torno a proyectos. Formación (Ayuda): Esta funcionalidad nos ofrece ayuda de una manera amena y sencilla, a través de vídeo tutoriales, que nos pueden resultar de gran utilidad, en caso de tener dudas. Sugerencias: A través de esta funcionalidad, podemos hacerle llegar sugerencias al equipo de Anfix que está trabajando constantemente en mejoras para que en un futuro las puedan atender. Importador: es una aplicación creada por Anfix, que nos podemos descargar para importar los datos de Factura plus, que es uno de los programas de pago más utilizados para estos temas. TEMA 4 CÓMO UTILIZAR FACTURA PRO Una vez que pinchamos dentro del botón Factura PRO encontramos en la parte de arriba 4 botones, que son las 4 funcionalidades que nos ofrece esta aplicación y que vamos a ver a continuación: 4
A) Artículos: Los artículos, son los productos que tenemos en nuestro negocio del tipo que sea, y es en este lugar donde podemos agregar nuevos productos o servicios. Para ello tendremos que pinchar en el botón Nuevo que vemos arriba a la izquierda de la ventana, una vez hecho esto nos saldrá una ventana nueva como vemos en la imagen siguiente. 5
En ella nos pide una serie de datos: Referencia: Aquí nos referimos a la referencia del producto o servicio. Descripción: Esto se refiere al nombre que le queremos poner al producto. Artículo o Servicio: Aquí deberemos seleccionar si lo que vamos a crear es un nuevo artículo o un nuevo servicio. Nosotros vamos a ver la creación de un artículo, ya que la creación de un servicio es igual, sólo que rellenaremos menos datos, y que no necesitamos stock para los servicios. Código de barras: Aquí insertaremos el código de barras. Familias: Seleccionaremos una familia de artículos de las que hayamos creado previamente. Dimensiones: Aquí pondremos las dimensiones del artículo, si lo estimamos oportuno. 6
Peso: Aquí pondremos el peso del artículo, si lo estimamos oportuno. Garantía: En este apartado especificaremos el periodo de garantía que tiene el artículo, si lo tuviera. Precios de venta: Aquí tenemos creado por defecto una tarifa que es la tarifa general, para poner el precio al artículo tendremos que ir a la segunda pestaña que tenemos arriba a la izquierda Precios de compra, marcar la casilla P. coste básico, luego ir a la pestaña Precio y poner el precio de coste del artículo, además también tendremos que asignarle a ese precio de compra un proveedor, sino tenemos ninguno creado, lo podremos crear pinchando en el botón Proveedores, todo esto es obligatorio para la creación de un artículo. 7
Para terminar de poner el precio de venta volveremos a la ventana Datos generales arriba a la izquierda y en el apartado de Precios de venta, pondremos en % margen, que es el porcentaje de margen de ganancia que queremos obtener con el producto, a esto se le añadirá el IVA y nos dará el precio total del artículo, que será el precio de venta al público. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo. Stock: Para configurar el Stock, tendremos que ir a la pestaña Stock que es la tercera pestaña de arriba a la izquierda. En stock podemos señalar un número mínimo y otro máximo de unidades, y también poner las unidades que tenemos en el momento actual en stock. Una vez tengamos insertados estos datos, ya podremos guardar el nuevo artículo, aunque también podremos insertar otros campos opcionales como observaciones, cuenta de compra, y cuenta de venta. En caso de ser un Servicio lo que queremos crear es mucho más sencillo, ya que tan sólo tendremos que poner: referencia, descripción, garantía si tuviese y el precio de compra. Dentro de los artículos también podemos crear otros apartados, para clasificar los artículos por: Secciones, Familiar y crear Propiedades que luego podemos asignar a los artículos. 8
Como vemos en la imagen anterior, también dentro del apartado artículos podemos crear diferentes Almacenes por si nuestra empresa lo necesita, y diferentes Tarifas, esto nos puede servir por si vendemos al por mayor y al por menor, por ejemplo. Todo esto, nos ayudará a clasificar y configurar la creación de nuevos artículos según las necesidades de nuestro negocio. B) Compras: En este apartado del programa Factura PRO, lo que hacemos es registrar, almacenar y sistematizar los proveedores, y las compras que tenemos que hacer a proveedores para el correcto funcionamiento de nuestra empresa. 9
Lo primero que tenemos que hacer en esta sección es introducir nuestros proveedores, para ello pincharemos en el botón Nuevo que vemos arriba a la izquierda, y se nos abrirá una ventana como la que vemos a continuación. 10
Aquí introduciremos todos los datos referentes a nuestros proveedores, tenemos varias pestañas en las que se nos solicitan diferentes datos sobre los proveedores, y que vamos a ver a continuación. Datos generales: Estos son los datos referentes a la empresa que nos va a proveer de productos o servicios. Los datos obligatorios que deberemos introducir en esta parte son: Código : que no puede coincidir con el otro proveedor que hayamos creado anteriormente. Nombre Fiscal : Que es el nombre fiscal que le vamos a poner al proveedor. Luego hay otra serie de datos en esta sección que nos pueden resultar útiles introducir, como código de contabilidad, NIF o cualquier otro documento identificativo, nombre comercial, dirección postal y persona de contacto. Comercial: Son datos referentes a la relación comercial que tenemos con este proveedor como la forma de pago, si le pagamos a 30-60-90, las condiciones de venta que tenemos con ese cliente, los impuestos, etc. Otros datos: Aquí podemos insertar otros datos referentes al proveedor como la Cuenta Bancaria a la que debemos hacer los pagos, y otros datos como web, periodo de vacaciones, etc. 11
Precios de compra: Aquí podemos introducir los precios de compra a los que adquirimos los artículos a este proveedor. Documentos asociados: Por último podemos asociar a un proveedor documentos como Pedidos a proveedor, Albaranes de entrada y Facturas recibidas. En este apartado de compras además de crear proveedores nuevos, también podemos: Agregar pedidos a proveedores, Crear Albaranes de entrada para estos pedidos, y crear nuevas facturas que hayamos recibido, vamos a ver estos tres pasos más en detalle. Agregar pedidos a proveedores: Para agregar un nuevo pedido a proveedores, lo que tenemos que hacer, es hacer clic en el botón Pedidos a proveedores pinchar arriba a la 12
izquierda en Nuevo, y rellenar los datos que te aparecen en la ventana, y que es igual que la imagen que ves a continuación. Son obligatorios los datos que aparecen con un asterisco rojo, además tendrás que rellenar la cantidad que quieres pedir, el precio, si hay algún descuento, y asignarle un proveedor al pedido, una vez relleno le daremos al botón Guardar y ya tendremos introducido el nuevo pedido. Para introducir un nuevo albarán de entrada, o una nueva factura recibida, el procedimiento es igual que en Agregar pedidos a proveedores, sólo que pinchando en los botones Albaranes de entrada y Facturas recibidas. Los Albaranes de entrada sirven para tener constancia de la entrada de los artículos en el almacén. Las Facturas recibidas son importantes, porque con los datos que tengamos aquí insertados, otra funcionalidad que hay en esta parte de Compras, que es Pagos nos dirá que pagos 13
tenemos pendientes, y los que hemos realizado. Esto lo hace en función de si a la factura le ponemos que ya ha sido pagada o que está pendiente de pago. Por último si pinchamos en el botón Formas de Pago podemos introducir diferentes formas de pago que luego podremos utilizar para el resto de funcionalidades del apartado compras. C) Ventas: En este apartado del programa Factura PRO, lo que hacemos es registrar, almacenar y sistematizar los clientes, los presupuestos, pedidos, albaranes de salida y facturas que hemos emitido para tenerlo todo organizado, y así garantizar la organización y el buen funcionamiento de nuestra empresa en estos temas. Dentro de esta sección de Ventas, tenemos como tres grandes secciones: Clientes, Documentos y Cobros, que vamos a ver a continuación con más detalle. Clientes: 14
Para crear un cliente, es prácticamente igual que el apartado Proveedores del apartado Compras, solo que en este apartado hay otra serie de funcionalidades, que son las siguientes: Grupos: podemos crear grupos en torno a los cuales organizar los clientes, lo podemos hacer en torno a su nivel de facturación, su procedencia, etc. Transportistas: También podemos agregar transportistas que son las personas que entregan nuestros artículos o productos a los diferentes clientes. Agente: Por último, podemos agregar agentes, o comerciales, a los que poder asignarles los diferentes clientes. Documentos: La creación de documentos es prácticamente igual a los creados en la parte de Compras, por eso no los vamos a ver. Si nos vamos a detener a detallar más los tipos de documentos que podemos crear: 15
Presupuesto: Es un documento que emitimos al cliente con el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica Pedidos de clientes: Es un documento en el que ponemos en firme un pedido que ha aceptado el cliente, bien previo presupuesto, o bien directamente sin presupuestarlo antes. Albaranes de salida: Es un documento previo a la factura, y que registra la entrega de un pedido. Facturas emitidas: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa, es el documento que nos servirá para cobrarle al cliente el producto o servicio. Cobros: En último lugar vamos a ver las herramientas que hay en el apartado cobros. Cobros: En primer lugar tenemos un botón Cobros que pulsando en él, veremos las facturas cobradas y las pendientes de cobro. Es como el botón Pagos en la parte de Compras, sólo que esta vez refleja los ingresos que hemos recibido y que tenemos pendientes. Formas de cobro: Aquí podemos incluir múltiples forma de cobro, que luego podremos asignar a las distintas facturas que emitamos. 16
Recibos: Estos documentos los podemos utilizar para realizar el cobro en los bancos de las cantidades que nos adeuden, o también para dejar constancia de un pago. D) Informes: En la parte de informes tenemos dos herramientas: Inventario: En este botón podemos obtener informes del estado del almacén, ver si necesitamos renovar el stock de algún artículo, etc, en definitiva mantener nuestro stock surtido. Gráfica de ventas: Esta herramienta nos muestra gráficas con las ventas, para que podamos ver en un simple vistazo la marcha de nuestro negocio. A través del botón Filtrar, podemos establecer filtros para obtener gráficas sobre lo que nos interese, pudiendo obtener datos por fecha, agente comercial, clientes, referencias de artículos, etc, una herramienta bastante útil y completa. Hasta aquí la utilización de esta herramienta de Anfix. Esperamos que si decidís utilizar esta herramienta en la nube para vuestra empresa, os pueda ser de mucha utilidad. 17
En el siguiente tema veremos más en detalle Factura PRO Servicios: Factura PRO Servicios tiene un funcionamiento muy similar a Factura PRO, sólo que en esta versión, se trabaja más agrupando el trabajo por proyectos, esto puede resultar útil para consultoras que desarrollan proyectos, para empresas de obra pública, constructoras, etc como veremos en el siguiente tema. 18