ALDEAMO Manual de Usuario SMS Inteligente www.aldeamo.com
Contenido 1. Control de Cambios... 2 2. Introducción... 3 3. Características y requerimientos del equipo de cómputo... 3 4. Requerimientos previos... 3 5. Cómo utilizar el portal... 4 5.1. Ingreso al Portal... 4 5.2. Olvido de clave... 4 5.3. Cambio de clave... 5 5.4. Desbloquear usuario... 6 6. Bienvenido al portal de SMS Inteligente!... 7 7. Envíos... 8 7.1. Envío Rápido... 8 7.2. Envío Masivo... 10 7.2.1. Envío masivo por archivo... 10 7.2.2. Envío Masivo por grupo... 15 7.2.3. Envío de Links cortos de Aldeamo... 18 7.2.3.1. Envío de Link en Campaña... 18 7.2.3.2. Envío de Links personalizado... 19 8. Plantillas... 20 9. Contactos... 3 9.1. Carga Masiva... 4 10. Grupos... 6 11. Reportes... 7 11.1. Hoy... 7 11.2. Historial... 8 11.3. Historial con Clic... 8 11.4. Mensajes Recibidos... 9 11.5. Enviados y Recibidos... 10 12. Salir... 11 www.aldeamo.com 1
1. Control de Cambios Cambio Autor Fecha Actualización nuevas funcionalidades Daniel Gómez 11 /Agosto/2016 Actualización nueva funcionalidad Daniel Gómez 05/Diciembre/2016 www.aldeamo.com 2
2. Introducción Bienvenido a SMS Inteligente un portal especializado en el envío de campañas por mensajes de texto. A través del sitio https://smsi.aldeamo.com/ podrás realizar el envío de mensajes de texto de una manera sencilla y rápida, desde un envío mínimo a 1 contacto hasta un envío masivo de mensajes sin límite de contactos. Esta herramienta te garantiza que tus clientes recibirán exactamente la información que deseas transmitir a través de plantillas creadas por ti, las cuales podrás utilizar las veces que desees. Además podrás crear múltiples grupos de contactos y de esta forma realizar un envío más ágil y eficaz. 3. Características y requerimientos del equipo de cómputo Para utilizar SMS Inteligente solo es necesario contar con acceso a internet y tener instalado algún explorador. Para Internet Explorer se recomienda utilizar versiones iguales o superiores a 8, y para FireFox a partir de la versión 3. Para optimizar el rendimiento se recomienda que para los envíos no se realicen envíos masivos de más de 10 mil contactos. Por ejemplo, si debes hacer un envío de una misma plantilla a 60.000 contactos, entonces debes realizar envíos por grupos de 10.000 hasta completar los 60.000. Esto garantizará un óptimo rendimiento. 4. Requerimientos previos Para poder ingresar al portal debes contar con un nombre de usuario y una contraseña, datos que son entregados al adquirir el producto SMS Inteligente. www.aldeamo.com 3
5. Cómo utilizar el portal 5.1. Ingreso al Portal Ingresa a tu explorador y digita https://smsi.aldeamo.com/ En la primera pantalla encontrarás el formulario de registro, ventana en la cual podrás ingresar al portal digitando el usuario y clave previamente compartidos por tu consultor comercial. Presiona el botón Ingresar. 5.2. Olvido de clave Si olvidaste tu clave presiona Olvidaste tu clave?, en la nueva pantalla ingresa tu nombre de usuario y presiona el botón Enviar. El sistema automáticamente enviará un enlace a tu correo electrónico registrado para que al hacer clic, generes una nueva clave www.aldeamo.com 4
NOTA: Es importante que la nueva contraseña asignada tenga entre 8 y 16 caracteres que incluyan letras, números y al menos un carácter especial. Adicionalmente que la contraseña ingresada no haya sido usada antes. Ingresa al portal con tu usuario y la nueva clave. 5.3. Cambio de clave Si deseas cambiar tu clave selecciona Quieres cambiar tu clave?, en la nueva pantalla ingresa tu usuario, la clave actual e ingresa la nueva clave; guarda los cambios presionando el botón Enviar. NOTA: Es importante que la nueva contraseña asignada tenga entre 8 y 16 caracteres que incluyan letras, números y al menos un carácter especial. Adicionalmente que la contraseña ingresada no haya sido usada antes. Ingresa al portal con tu usuario y la nueva clave. www.aldeamo.com 5
5.4. Desbloquear usuario En caso que hayas olvidado la clave y realices el intento de ingreso a la herramienta en más de 3 oportunidades el sistema bloqueará tu usuario. Para desbloquear tu usuario realiza los siguientes pasos: 1. El sistema te enviará una notificación de bloqueo a tu correo electrónico asociado al usuario. Da clic sobre el enlace que está dentro del correo. 2. El enlace te dirigirá a la siguiente ventana, ingresa la nueva clave y confírmala, da clic en el botón Enviar. NOTA: Es importante que la nueva contraseña asignada tenga entre 8 y 16 caracteres que incluyan letras, números y al menos un carácter especial. Adicionalmente que la contraseña ingresada no haya sido usada antes. Ingresa al portal con tu usuario y la nueva clave. www.aldeamo.com 6
6. Bienvenido al portal de SMS Inteligente! Una vez hayas accedido al portal de SMS Inteligente con tu usuario y contraseña, el sistema te dará la bienvenida y te llevará a la página de Envío Rápido. En la parte superior derecha encontrarás el menú de opciones que se encuentra distribuido de la siguiente manera: Envíos: Encontrarás las opciones de Envío Rápido, Envío Masivo y Plantillas Contactos: Se muestran las opciones de Contactos y Grupos: www.aldeamo.com 7
Reportes: Encontrarás la opción de Reportes para la consulta de tus transacciones: En la parte superior derecha de nuestra plataforma, el sistema mostrará tu nombre de usuario, la cantidad de mensajes consumidos y cargados a tu cuenta así como una barra de porcentaje que muestra el consumo de tu bolsa. 7. Envíos 7.1. Envío Rápido Esta opción permite enviar un mensaje a 1 o varios destinatarios (números celulares). La interfaz es la siguiente: En el campo Destinatarios debes ingresar los números celulares separados por coma (,) o punto y coma (;). La cantidad mínima de números es 1 y el máximo es ilimitado; sin embargo, si el número de contactos es grande se recomienda realizar un Envío masivo. www.aldeamo.com 8
En la opción Fecha de envío podrás desplegar un calendario para programar el envio de tus mensajes para una fecha y hora en el futuro, al no editar esta información tus envíos saldrán de forma inmediata. En el campo Mensaje podrás digitar el contenido de tu mensaje, recuerda que un mensaje son 160 caracteres, si excedes el límite de caracteres estarás enviando 2 o más mensajes. Debajo de la caja de mensaje se muestra la cantidad de caracteres y la cantidad de mensajes a medida que escribes el contenido: Para finalizar presiona el botón Enviar. Aparecerá una ventana mostrando el resumen del envío: www.aldeamo.com 9
Si estás de acuerdo con la información presiona el botón Enviar, si deseas realizar algún cambio presiona el botón Atrás. Al terminar de enviar el mensaje, el sistema te dará la opción de guardar los números celulares ingresados como destinatarios. Aparecerá una ventana emergente con los números celulares y frente a estos los campos para adicionar nombre y apellido. Una vez diligenciados los campos presiona el botón Agregar Contactos, estos datos serán guardados en el sistema. Si no deseas almacenar los contactos y quieres continuar haz clic en Finalizar. 7.2. Envío Masivo El envío masivo de mensajes permite enviar un mensaje a muchos destinatarios. Estos destinatarios pueden estar previamente agregados en tu cuenta como Contactos o como un Grupo; sin embargo, también puedes crear una nueva lista de contactos a los cuales desees enviar un mensaje y cargarlos a través de archivos en formato.xls.xlsx.txt y CSV. La interfaz es la siguiente: 7.2.1. Envío masivo por archivo Paso 1 - Selección de archivos: Haz clic sobre Envío por archivo. Para realizar la carga de una lista de contactos el sistema te dará 3 opciones (formato Excel 07-10, Excel 97-03 y CSV) que las encontrarás dando clic en el ícono. www.aldeamo.com 10
Da clic sobre alguno de estos formatos y se descargará en tu equipo un archivo de ejemplo correspondiente a tu selección: Realiza el cargue de contactos de acuerdo al formato descargado. Siempre debe existir una columna que corresponda a los números de celular de destino. Ejemplo formato Excel: Debes tener en cuenta que la información de números celulares no puede contener espacios, letras caracteres especiales o caracteres no imprimibles. Guarda el nuevo archivo y presiona el botón Cargar archivo nuevo, selecciona el archivo modificado y da clic en el botón Abrir, de esta forma el archivo será cargado en el sistema. www.aldeamo.com 11
Una vez cargado tu archivo debes elegir en la plataforma, la columna que contiene los números celulares de destino de la campaña de mensajes de texto: Una vez seleccionada la columna que contiene los celulares debes dar clic en Siguiente. Paso 2 Información del envío: www.aldeamo.com 12
El sistema te permite programar la hora y día en el que deseas enviar tu mensaje, este está programado para realizar el envío inmediatamente, si deseas cambiar la fecha de envío da clic sobre Fecha y hora de envío y selecciona la fecha deseada. Después de seleccionar la fecha de envío, selecciona, si así lo deseas, la plantilla a utilizar. Da clic sobre el botón Aplicar para que la plantilla quede definida como el mensaje a enviar. www.aldeamo.com 13
Al cargar el archivo, automáticamente se activa la casilla Etiquetas. El orden y el nombre de las etiquetas dependerán de las columnas creadas en el archivo cargado. Puedes seleccionar cualquiera de ellas para personalizar los mensajes de acuerdo a la información de tu archivo. Si no deseas utilizar ninguna plantilla, digita el contenido de tu mensaje en la caja de texto Mensaje. En el campo Referencia (campo alfanumérico) digita un identificador propio para cada envío, en los reportes de cada envío este identificador va a estar asociado al ID que genera el sistema automáticamente. Presiona el botón Siguiente. Paso 3 Resumen del envío: El sistema te mostrará un resumen del envío a realizar. Si estás de acuerdo con la información presiona el botón Enviar, si deseas realizar algún cambio presiona el botón Volver. www.aldeamo.com 14
Al dar clic en el botón Enviar el sistema te indicará el estado de tu envío, debes dar clic en Finalizar para poder navegar de nuevo en la plataforma. 7.2.1.1. Envíos Progresivos SMS Inteligente cuenta con la funcionalidad de envíos progresivos, la cual le permite retrasar el procesamiento de envío de mensajería para poder tener un call to action gradual, ejemplo el acceso a páginas Web o el llamado aun PBX o call center que podrían colapsar si muchos usuarios los impactan al mismo tiempo. Para hacer uso de la funcionalidad solo debes hacer clic sobre la opción Personalizar la velocidad de envío en el paso 2 de envío masivo por archivo (página 13) esto desplegará las opciones de configuración de la velocidad de salida de los mensajes: www.aldeamo.com 15
Debes elegir de las listas desplegables la opción de envío que van desde 2, 5, 10 y 20 Mensajes por Segundo hasta 5, 10, 20 y 30 mensajes por minuto: Una vez configurada la velocidad deseada, se podrá continuar con el envío. En el preview del mensaje se mostrará la hora estimada de fin de procesamiento. NOTA: en caso que la configuración del usuario incluya restricción horaria y el envío se proyecte a terminar dentro de horario de restricción, los envíos serán encolados para despacharse a primera hora hábil de envío. Consulta con tu asesor Aldeamo como activar esta funcionalidad. 7.2.2. Envío Masivo por grupo Paso 1 Selección de contactos y/o grupos: Haz clic sobre Envío por grupo podrás enviar el mensaje a diferentes grupos y/o contactos seleccionando los nombres respectivos. Una vez seleccionados todos los grupos y/o contactos presiona el botón Siguiente. www.aldeamo.com 16
Los pasos 2 y 3 funcionan exactamente igual que en Envío por archivo, la única diferencia es que aquí solo tienes disponible la selección de etiquetas Móvil y Nombre, las cuales podrás incluir en el cuerpo del mensaje. www.aldeamo.com 17
7.2.3. Envío de Links cortos de Aldeamo La opción de envíos masivos a través de archivo cuenta con la posibilidad de enviar URLs a sus destinatarios, SMS Inteligente enmascara y acorta las URL haciendo que ocupen menos espacio en el mensaje de texto y permitiendo capturar información de si el receptor del mensaje ha hecho clic sobre el link, este proceso puede hacerse de dos maneras: Envío de Links personalizados (Ej.: para envío de facturas o información particular de cada destinatario a través de una URL única por usuario) o envío de una sola URL para todos los destinatarios. 7.2.3.1. Envío de Link en Campaña Puedes realizar el envío de una URL a todos los destinatarios de tu campaña, a través de la carga de un archivo de envío masivo como se muestra en el paso 1 del numeral 7.2.1. Envío masivo por archivo, seleccionando la opción Envíar URLs cortas en tus mensajes y de la lista desplegable elegir URL Unica lo cual va a habilitar una caja de texto donde debes digitar la URL que deseas enviar: Dando clic en Siguiente nos lleva a la pantalla para ingresar el texto del mensaje donde debes digitar el contenido del SMS, debes incluir las URLs cortas de Aldeamo haciendo clic cobre la etiqueta [URL Corta: alde.co/***] www.aldeamo.com 18
Finalmente debes continuar el proceso de envío dando clic en Siguiente para continuar a la vista previa y si estás de acuerdo con el mensaje de la campaña, dar clic en Enviar como el proceso normal de envío masivo. 7.2.3.2. Envío de Links personalizado En tu archivo de contactos para envío de mensajes masivos debes incluir una columna donde a cada número corresponda una URL, recuerda que estos links deben contener http:// o https://. En el paso 1 de carga de archivo para envío, debes seleccionar la columna que contiene los números celulares y debes activar el checkbox de Envíar URLs cortas en tus mensajes lo cual habilita la lista desplegable donde debes seleccionar el nombre de la columna que contiene las URL a acortar y das clic en Siguiente. A continuación se muestra la pantalla para ingresar el texto del mensaje donde debes digitar el contenido del SMS, debes incluir las URLs cortas de Aldeamo haciendo clic cobre la etiqueta [URL Corta: alde.co/***] Finalmente debes continuar el proceso de envío dando clic en Siguiente para continuar a la vista previa y si estás de acuerdo con el mensaje de la campaña, dar clic en Enviar como el proceso normal de envío masivo. www.aldeamo.com 19
7.3. Envío de mensajes tipo Flash SMS Inteligente permite la activación de una bolsa de mensajes tipo Flash, estos mensajes son recibidos por los celulares como una ventana emergente que evita desplazarse hasta la bandeja de SMS para leer su contenido; enviar mensajes de tipo flash es posible a través de Envío Rápido y Envío Masivo Ejemplo de un Flash SMS en Android: Ejemplo de un Flash SMS en Iphone: NOTA: Valida con tu asesor de servicio los países y operadores donde puede funcionar la opción de flash SMS. Los mensajes enviados a través de bolsa tipo flash y cuyo destino sea un operador que no soporte estos mensajes, serán enviados por SMS normal y descontados de la bolsa habitual de SMS. Los envíos Rápido y Masivo se enviarán por defecto de manera normal, se debe seleccionar la opción correspondiente para el cambio de tecnología. La recepción y visualización de los mensajes tipo Flash puede variar y depende del sistema operativo y tipo de celular que recibe el mensaje. Valida con tu asesor la activación de este servicio. 7.3.1. Envío de mensajes tipo Flash en Envío Rápido Para el envío de mensajes tipo Flas desde Envío Rápido se debe seguir el proceso de envío descrito en numeral 7.1 Envío Rápido, haciendo clic sobre la opción que modifica la tecnología y que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, así: www.aldeamo.com 20
7.3.2. Envío de mensajes tipo Flash en Envío Masivo Para el envío de mensajes tipo flash en envío masivo se debe cargar el archivo de contactos como indica el numeral 7.2.1. Envío masivo por archivo, sin embargo en el paso número 2, de configuración del envío, se debe seleccionar el tipo de mensaje a enviar de la siguiente manera: www.aldeamo.com 1
8. Plantillas Una plantilla es un mensaje de texto que se puede guardar en el sistema, tiene un formato predeterminado y puede ser utilizada cada vez que se requiera. Esta plantilla puede utilizarse exactamente como está guardada o puede editarse parcialmente en el momento del envío del mensaje. Los nombres y textos de las plantillas pueden editarse en cualquier momento. La forma de realizar una plantilla es la siguiente: 1. Selecciona la opción Plantillas, del menú principal. 2. El sistema te mostrará una tabla con las plantillas que ya existen y en la parte superior estará la opción Crear plantilla nueva. 3. Selecciona la opción Crear plantilla nueva. Ingresa el nombre de la nueva plantilla, luego en la caja de texto Contenido de plantilla ingresa el mensaje, y da clic en Crear plantilla nueva. www.aldeamo.com 2
El sistema te mostrará una ventana emergente informando de la creación de la plantilla y la plantilla queda automáticamente disponible para realizar cualquier tipo de envío. Si deseas editar una plantilla ya existente, simplemente da clic sobre el ícono o sobre el nombre respectivo y se abrirá la ventana con la información guardada, modifícala y guarda. Si deseas eliminar una plantilla marca el checkbox correspondiente a la plantilla que quieres borrar y luego selecciona la opción Eliminar. El sistema te informará si estás seguro de ejecutar la acción. 9. Contactos En la pantalla de contactos encontrarás como crear, editar o eliminar contactos, además podrás agregar un contacto a grupo(s). El sistema te mostrará una tabla con los contactos que ya existen y en la parte superior encontrarás las opciones Crear contacto, Carga masiva y Búsqueda de contactos. www.aldeamo.com 3
Para crear un contacto nuevo selecciona la opción Crear Contacto. Ingresa Nombre, Apellido, Teléfono celular y Correo electrónico (opcional). Si deseas puedes asociar el contacto a un grupo existente. 9.1. Carga Masiva El sistema también te permitirá la creación de usuarios masivamente, sigue los siguientes pasos para realizar esta operación: Da clic sobre el botón Carga masiva Visualizarás el siguiente formulario: www.aldeamo.com 4
1. Selecciona el formato para realizar la carga de contactos, cada una de las opciones es un enlace de descarga de un archivo ejemplo. Descárgalo y guárdalo en tu equipo. 2. Alimenta el archivo con los contactos que deseas incluir, una vez terminado esto guarda el archivo localmente. 3. Si lo deseas puedes agregar los contactos a un grupo específico. 4. Sube el archivo creado. El sistema mostrará en una tabla los contactos cargados en el archivo. Si debe realizar alguna modificación, edite el archivo y súbalo nuevamente. 5. El sistema te mostrará un aviso de confirmando que tus contactos fueron cargados exitosamente. Para editar un Contacto da clic en el ícono o sobre el nombre respectivo y se abrirá la ventana con la información guardada, modifícala y guarda. Si deseas eliminar un contacto activa el checkbox correspondiente y luego selecciona la opción Eliminar. El sistema te informará si estás seguro de ejecutar la acción. www.aldeamo.com 5
10. Grupos En la pantalla de grupos encontrarás como crear, editar o eliminar grupos. El sistema te mostrará una tabla con los grupos que ya existen y en la parte superior encontrarás las opciones Crear grupo y Búsqueda de grupos. Para crear un grupo nuevo selecciona la opción Crear Grupo. Ingresa el Nombre y da clic en el botón Crear Para editar un Grupo da clic en el ícono o sobre el nombre respectivo y se abrirá la ventana con la información guardada, modifícala y guarda. Si deseas eliminar un grupo activa el checkbox correspondiente y luego selecciona la opción Eliminar. El sistema te informará si estás seguro de ejecutar la acción. www.aldeamo.com 6
11. Reportes A través de esta opción podrás consultar el historial de mensajes enviados a través del portal. La interfaz es la siguiente: Aquí encontrarás dos tipos de reportes: Hoy e Historial. 11.1. Hoy Si seleccionas la opción Hoy podrás consultar el reporte de envíos realizados de la fecha en curso únicamente, por lo tanto los filtros Fecha inicial y Fecha final estarán preestablecidos por el sistema. Si deseas especificar la búsqueda utiliza los filtros Grupo y/o Estado (Enviados, En Proceso, Cancelados y Fallidos). www.aldeamo.com 7
En esta sección de reportes puedes editar la Fecha final de la consulta para ver los envíos programados a una fecha futura. Si deseas guardar la información de los resultados utiliza la opción Exportar que aparece en la parte superior de la tabla, la información se guardará en un archivo de tipo Excel. 11.2. Historial Si seleccionas la opción Historial podrás consultar el reporte de envíos realizados en un período de tiempo determinado. En los filtros de búsqueda podrás seleccionar la fecha inicial, la fecha final, el grupo, el estado de los envíos y especificar la búsqueda por número de teléfono celular. Además tendrás la opción de definir que campos deseas visualizar en la tabla de resultados del reporte activando los checkbox de los campos respectivos. Si no seleccionas ningún campo por defecto el sistema mostrará los siguientes campos: Id Envío, Fecha y hora, Procesado, Estado y Total de mensajes. 11.3. Historial con Clic Si cuentas con la funcionalidad de envíos de links cortos de Aldeamo, podrás visualizar en nuestra plataforma a través de reporte de Historial el listado de mensajes distribuidos con Urls cortas de Aldeamo seleccionando la columna Click en donde se mostrará la información de si tu audiencia ha ingresado al enlace enviado, la fecha y hora en que se realizó el ingreso: www.aldeamo.com 8
11.4. Mensajes Recibidos Si cuentas con el servicio doble vía de SMS Inteligente podrás visualizar los mensajes Originados desde los celulares de tu audiencia o mensajes MO (Mobile Originated) a través del reporte Mensajes recibidos en el cual podrás filtrar por rango de fecha, Operador, Teléfono Celular, Código Corto o Mensaje y dando clic en opción Buscar. Se despliega un listado de mensajes organizado cronológicamente que puedes descargar a través de la opción Exportar. www.aldeamo.com 9
Como funcionalidad adicional podrás responder directamente a los celulares que han enviado sus mensajes MO haciendo clic sobre el Teléfono celular lo cual permite se despliegue una ventana similar a un envío rápido, solo debes llenar el contenido del mensaje y dar clic en Enviar. Podrás utilizar las funcionalidades de plantillas y programación de envíos. 11.5. Enviados y Recibidos Si cuentas con las funcionalidades de Aldeas móviles podrás visualizar reporte de Enviados y Recibidos en el cual podrás tener visibilidad de la efectividad de tus campañas cuando tu propósito es capturar respuestas de tu audiencia. www.aldeamo.com 10
Este reporte muestra los envíos realizados permitiendo relacionar y saber cuántos y quiénes han respondido el mensaje mostrando además la gráfica respectiva de efectividad de la campaña. Si deseas, puedes realizar filtros de fecha, operador, usuario y hacer búsqueda de transacciones por teléfono celular o referencia del envío o campaña. 12. Salir Una vez hayas finalizado las actividades dentro del portal, por seguridad de tu usuario y tus mensajes, selecciona el ícono de salir ubicado en el menú superior: www.aldeamo.com 11