Contenido MANUAL FACTURACION ELECTRONICA... 1 Ingresar a Sistema... 1 Ingreso de Productos... 2 Opción Factura.... 6 Ingreso de una Factura.... 8 Ingreso de los valores del Producto.... 12 Ingreso Referencia... 13 Ingreso Totales.... 14 Imprimir Factura... 15 Copiar Factura... 18 Modificación de Factura.... 20 INGRESO DE UNA NOTA DE CREDITO... 21 INGRESO DE UNA GUIA DE DESPACHO... 24 Pasos para enviar una factura a Factoring... 27 LIBRO DE VENTA... 30 LIBRO DE COMPRA.... 34 MANUAL FACTURACION ELECTRONICA Este manual muestra como ingresar al sistema de facturación electrónica de RJC Software y realizar el ingreso de documentos electrónicos. Ingresar a Sistema Al recibir el mail con la información de acceso al sistema de Facturación, para ingresar debe realizar lo siguiente: 1.- Poner en su navegador el Link indicado en el mail. http://prod-f9999.rjcfactura.com/login/login.aspx Aparecerá la siguiente pantalla 1
2.- Ingrese el email y la clave enviada y presione el botón Ingresar. Ingreso de Productos 3.- Aparecerá la siguiente pantalla con un menú de opciones a la izquierda: Nota: Este menú es el estándar y puede variar según los documentos contratados. 2
Como primer paso debemos seleccionar la opción Producto, en donde podemos ingresar los datos necesarios para crear los productos: En esta opción, entramos a una pantalla que nos presenta 3 áreas. 1.- Esta parte es el área de búsqueda y acá podemos ingresar parámetros que nos ayudaran a buscar productos de la lista que aparece en el punto 2. 2.- En esta parte se desplegará la lista de los productos que ya fueron ingresados. 3.- Con este botón, podemos ingresar nuevos productos en la siguiente pantalla. 3
Los datos solicitados para cada producto son los siguientes: Código del Producto. El código puede estar compuesto de letras y números, puede ser definido por el usuario o puede ser también un código de barra, para lo cual es necesario contar con una pistola lectora de códigos. Unidad de Medida. Este dato es solicitado por el SII y es aconsejable utilizar abreviaturas, con un largo menor a los 8 caracteres y sin puntos. La unidad que más se utiliza y que no genera mayores problemas es und Unidades por Pack. Este dato aplica para aquellos productos que se compran en pack y se venden por unidades, esto es válido si se tiene el módulo de inventario completo, de lo contrario poner solo el número 1. Afecto a IVA. Acá debemos indicar si el producto es o no afecto a IVA. Precio Venta. Se debe ingresar el precio de venta neto, si se ingresa el precio de venta con boleta, este campo lo llena el sistema. 4
Stock Critico. Es el mínimo de stock que se debe tener en bodega, si no se tiene el módulo de inventario completo poner el número 1. Días de Reposición. Son los días en que se demora el proveedor en entregar la mercadería a la bodega, si no se tiene el módulo de inventario completo poner el número 1. Vigente. Indica si el producto está vigente o no. Precio Venta Boleta. Este precio lo calcula el sistema si se ingresó el precio de venta neto, si ingresa el precio de venta con boleta el sistema calcula el precio de venta Neto. Impuesto. Se debe indicar si el producto tiene o no impuesto adicional. Es Servicio. Se debe indicar si el producto es servicio o un producto físico. Ingresada la información solicitada, se presiona el botón agregar y el registro es ingresado al sistema. Es aconsejable ingresar toda la información solicitada. Para poder emitir una factura, los productos deben estar ingresados primero en esta aplicación. 5
Opción Factura. Se debe presionar la opción Factura, con lo cual aparecerá la siguiente pantalla. Esta pantalla se divide en tres partes: - A la izquierda se conserva el menú de opciones. - La sección parámetros de Búsqueda es donde podemos buscar documentos ya ingresados por diferentes parámetros ya sean solos o combinados. Estas opciones son: A.- Folio de Documento, es el número o folio con que se generó la factura. B.- Rut Receptor, es el Rut del cliente para el que se generó el documento. C.- Fecha Desde, Fecha Hasta, es un rango de fechas en las que se emitieron documentos que deseamos consultar. Para Ingresar la fecha basta posicionar el puntero del mouse sobre el rectángulo de ingreso de la fecha y aparecerá un calendario que facilitará el ingreso seleccionando el día, mes y año a ingresar. 6
D.- Estados de la Factura, son los estados posibles en los que se puede encontrar una factura. E.-Número de Registros, son la cantidad máxima de registros que se desplegaran en la pantalla al hacer una consulta. Estas opciones se pueden combinar para buscar el, o los documentos que se necesitan consultar, una vez realizada la consulta los documentos aparecerán listados abajo, mostrando: Folio, Rut, Razón Social, Fecha, Tipo documento, Monto, Estado. 7
Ingreso de una Factura. Comenzaremos por ingresar un documento para lo cual presionamos el botón Agregar de esta pantalla. Con lo cual ingresamos a la pantalla: 8
Revisaremos por parte las diferentes posibilidades que tenemos en esta pantalla. Parte Superior de la Pantalla. 9
1.- En esta caja se ingresa la fecha del documento, por defecto el sistema pone la fecha del día, si nos posicionamos dentro de la caja, aparece un calendario que nos permite cambiar la fecha. La fecha ingresada no debe ser superior a la fecha del día, de lo contrario el SII rechazará el documento. 2.- Al presionar este botón, aparece una pantalla que permite seleccionar alguno de los clientes ya ingresados anteriormente, y al hacer click sobre su Rut, se llenan automáticamente sus datos en esta sección. La pantalla Buscar, permite buscar un cliente por Rut, o por Razón Social ingresando solo una parte del nombre o su nombre completo. Luego se presiona el botón Buscar y queda seleccionado el registro en esta pantalla Buscar. 3.- En esta caja de texto se debe ingresar el número de Rut del cliente, si el cliente fue ingresado alguna vez anteriormente al salir de esta caja, se llenarán automáticamente sus datos, al ingresar un cliente sus datos quedan almacenados y la próxima vez no será necesario ingresar toda su información. 10
El digito del Rut es validado, por tanto, no se permiten valores erróneos. Detalle de la Factura. 1.- En esta caja de Texto se puede ingresar el código del producto con lo que se desplegara su información en la línea, si no se recuerda el código, se puede utilizar el botón (2) buscar que funciona con la misma lógica que el botón buscar del cliente. 11
También se puede buscar un producto por código o por nombre, y si se presiona el código de alguno de la lista, sus datos son cargados en la línea de detalle donde se presionó el botón. 3.- El impuesto queda seleccionado según lo ingresado en las características del producto. 4.- En esta caja de texto, se puede ingresar el porcentaje de descuento que se desee aplicar al producto. Al ingresar un porcentaje, automáticamente se calcula el descuento y se aplica al subtotal de la línea. 5.- En este queda seleccionado si el producto ingresado es afecto o exento de IVA. Si se ingresa la opción de Exento, el producto no será considerado en los totales finales con IVA. Ingreso de los valores del Producto. Se ingresa: Descripción del Producto si corresponde, o si se quiere dar mayor detalle. Cantidad. Al ingresar la cantidad automáticamente el sistema calcula el subtotal. Precio de la unidad, si se desea modificar el precio ingresado al producto. Se repite el proceso hasta terminar el ingreso del detalle de la Factura. 12
Ingreso Referencia. Si corresponde ingresar referencia para el documento que se está generando, en esta parte es donde se deben de ingresar los siguientes valores. 1.- Tipo de Documento. Este combo box permite elegir una variedad de documentos definidos por el SII, algunos de los cuales se muestran a continuación. 2.- Campo Ind. En este combo box, solo hay dos opciones, en blanco o Ref. Global, generalmente se deja en blanco, ya que solo aplica si se referencias grupos de documentos. 3.- Folio Ref., aquí se ingresa el folio del documento seleccionado. 13
4.- Fecha Ref., aquí se ingresa la fecha del documento seleccionado, también se cuenta con la posibilidad de utilizar el calendario que aparece al posicionarse dentro de la caja de texto. 5.- Tipo de Referencia. Este combo box ofrece las siguientes alternativas, las cuales solo se aplican a documentos como las Notas de Crédito y Notas de Débito. 6.- Razón, en esta caja de texto se puede ingresar un comentario que se considere necesario. Ingreso Totales. 14
En esta parte hay 5 puntos en los cuales el usuario puede operar. 1 y 2, en estas cajas de texto se pueden ingresar el porcentaje de descuento general tanto a los productos Afectos como los productos Exentos, estos descuentos son diferentes al descuento que se ingrese en la línea de detalle para un producto. Imprimir Factura 3. Grabar. Al presionar este botón se graba el documento, desplegando un borrador en pdf de la factura. En esta pantalla encontramos 4 botones que cumplen las siguientes funciones: Modificar: Lleva a la pantalla de modificación del documento. Enviar SII: Envía el documento al SII en forma definitiva, no permitiéndose ningún cambio. Al enviar el documento, se genera el PDF con la Factura generada, y se pueden realizar las siguientes acciones: 15
1.- Este Link permite revisar el XML del documento generado, que es la representación computacional de la factura y que puede ser interpretada cualquier emisor de Facturación Electrónica. 2.- Botón Listar, nos devuelve a la pantalla de inicio de la opción Factura. 3.- Botón Agregar, nos lleva a la pantalla de ingreso de una nueva Factura. Si necesitamos imprimir o guardar el documento PDF generado se deben realizar los siguientes pasos: a.- Desplazar el ascensor de más a la derecha hacia abajo. 16
b.- Mover la flecha del Mouse sobre el sector del total de la Factura, hasta que aparezcan las opciones mostradas abajo. 17
1.- Con esta figura de un diskette se puede grabar el documento PDF en el PC que se está utilizando es ese momento. 2.- Con este botón se puede imprimir el documento. Eliminar: Elimina en forma definitiva el documento. Listar: Devuelve a la pantalla inicial del sistema. Copiar Factura 4.- Botón Copiar. Al ingresar a la opción de Agregar una factura, y sabiendo que el documento que se necesita generar es similar o igual o uno anterior, se presiona el botón Copiar y se accede a una pantalla con las ultimas facturas generadas, si se selecciona una de ellas, toda la información de la factura seleccionada se copia en el nuevo documento y que da disponible para hacer algunos ajustes o grabarlo. 18
En esta pantalla puede buscar una factura por los mismos parámetros que en la pantalla de inicio de la opción Factura. Para seleccionar una factura presione el folio de la factura que desea copiar. 5.- Botón Cancelar: Vuelve a la pantalla de inicio de la opción Factura. Revisión de los totales mostrados al final de la pantalla de ingreso de la Factura. En esta parte se muestran los totales de: o Subtotales Afectos y Exentos. o Monto de los descuentos Afectos y Monto de os descuentos Exentos. o Monto Exento. o Monto Neto. o Total, del IVA. o Otros Impuestos, acá se totalizan los impuestos adicionales de los productos indicados en el detalle. o Total: Sumatoria de los parciales obtenidos. 19
Modificación de Factura. En el detalle de los documentos si se presiona alguno de los folios listados se puede acceder a dos situaciones. a.- Si el documento está en estado Ingresado o Rechazado, se accede a la opción de modificar. b.- Si el documento está en estado de Enviado o Aceptado por el SII, se accede a la opción de ver el documento en formato PDF. La aplicación de modificación tiene las mismas características y opciones que la pantalla de ingreso. La única diferencia está en que se muestra el número de folio asignado, el cual no se puede modificar. 20
INGRESO DE UNA NOTA DE CREDITO Al presionar la opción Nota de Crédito se Accede a la siguiente pantalla. 1.- En esta parte se pueden ingresar parámetros de búsqueda para encontrar documentos que ya fueron ingresados. 2.- En esta parte se desplegará la lista de documentos ya ingresados. 3.- Con este botón vamos a agregar una nueva Nota de Crédito. En esta pantalla se realiza el ingreso de la Nota de Crédito. Esta parte del ingreso funciona de la misma manera que el ingreso de una factura. 21
En esta parte de la pantalla de ingreso es importante destacar que para cada Nota de Crédito es Obligatorio ingresar la referencia del documento que se está modificando. 1.- Seleccionar el tipo de Documento. 2.- Ingresar el Folio del documento. 3.- Ingresar la fecha del documento. 4.- Seleccionar el tipo de referencia con la que se está modificando el documento. El SII determino 3 tipo de acciones para la referencia, estas son: a.- Anula Documento de Referencia. b.- Corrige texto documento de Referencia. c.- Corrige montos. 5.- Optativamente se puede ingresar algún comentario. Para ayudar con esta operación el sistema considera lo siguiente: Al final de la pantalla se encuentran dos líneas con botones de ayuda tanto para Facturas Afecta como para Facturas Exentas. El botón anular permite Anular un documento. El botón Corrige Monto permite corregir montos en un documento. El botón Corrige Texto permite corregir una parte del encabezado del documento. 22
Para utilizar estos botones debe presionar el botón respectivo a lo que usted necesita realizar, aparecerá una pantalla con la lista de los documentos que están disponibles. Puede seleccionar el documento presionando el número de Folio (2), o bien buscarlo con los parámetros de búsqueda (1). Con esta acción el sistema carga toda la información del documento seleccionado y debe realizar: a.- Anular, basta grabar la Nota de Crédito, ya que esta lista. b.- Corrige Monto, modificar los valores necesarios, teniendo presente no dejar líneas en blanco entre los productos, luego grabar. c.- Corrige Texto, modificar la parte del encabezado que necesita cambiar, luego grabar. 23
INGRESO DE UNA GUIA DE DESPACHO Para ingresar una Guía de Despacho Seleccione la opción en el Menú. En esta pantalla encuentra un área de búsqueda de documentos ya ingresados (1), y otra área con un listado de documentos ya ingresados (2). Para ingresar un nuevo documento presione el botón agregar. La pantalla de agregar una guía de despacho es muy similar a la pantalla de ingreso de una factura y se divide de tres partes. En la parte alta de la pantalla se debe ingresar la información del cliente. Es obligatorio seleccionar el Tipo de Despacho de la mercadería, así como también el tipo de traslado que genera la guía de despacho, ejemplo si es una venta, traslado interno etc. 24
Estos combos boxes son los indicados con la flecha roja. En la parte central se ingresan los productos. Luego del detalle viene un área de referencia la que se debe llenar solo si es necesario hacer referencia a algún otro documento. Para esto se debe seleccionar el tipo de documento, folio del documento, fecha del documento y en razón, indicar algún comentario. En la última parte de la pantalla están los totales y el botón de grabar con el que se almacena lo ingresado en el sistema. El resto del proceso es igual que para los otros documentos, es decir: - Revisar en el borrador que lo ingresado este bien. 25
- Enviar el documento al SII. - Más tarde, revisar respuesta del SII en la pantalla de inicio. NOTA: Aunque en el programa existe la opción Libro Guía de Despacho. NO es obligación enviar este libro, el SII solo exige enviar el Libro de Ventas y el Libro de Compras. 26
Pasos para enviar una factura a Factoring Esta opción solo está disponible para los clientes que la contrataron. 1.- Para que una factura pueda ser enviada a Factoring, esta debe estar en estado Aceptado SII. 2.- Seleccionamos la factura presionando el Folio. 3.- Esto nos lleva a la pantalla donde está el documento en formato PDF, acá presionamos el botón Cesión Factoring. Esto nos llevara a la pantalla de ingreso de los datos solicitados por la empresa de Factoring. Los datos del documento son cargados a la pantalla Cesión de Factoring en forma automática. 4.- Pantalla de Ingreso de Cesión a Factoring 27
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Una vez ingresada la información se presiona el botón Generar Archivo Electrónico de Cesión, y el archivo es enviado al SII. 5- Para saber si fue aceptada la Cesión, se ingresa de la misma manera a la pantalla de Cesión y se revisa la respuesta en la parte baja de la pantalla. Este Manual es una guía para la generación de los libros de Ventas y Compras del sistema de Facturación Electrónica. Es importante tener en cuenta que es obligación enviar estos libros al SII todos los meses, y el plazo para hacerlo es el último día del mes siguiente al mes del libro, ejemplo libro de mayo, último plazo para enviarlo es el 30 de junio. Él no envió de estos libros podría generar bloqueos de parte del SII, llegando incluso a no permitir el timbraje electrónico para nuevos documentos. 29
LIBRO DE VENTA 1.- Ingrese en el submenú Libros, a la opción Compra Venta 2.- Presione el botón agregar. Ingrese el tipo de libro, el periodo y el tipo de libro, normalmente mensual. Presione grabar. Observaciones. - El factor de proporcionalidad solo se utiliza cuando se ocupan facturas con IVA común. - El código de reemplazo solo se utiliza cuando hay que realizar una rectificatoria a un libro ya aceptado. - El botón Calc. Factor, permite calcular automáticamente el factor de proporcionalidad según las ventas del mes. 3.- Seleccione el libro recién ingresado. 30
4.- Desde esta pantalla se realiza el ingreso los documentos al libro del mes seleccionado. a.- Botón Agregar. En esta pantalla usted puede agregar todos aquellos documentos que no sean electrónicos. 31
Debe seleccionar el tipo de documento preciso con su fecha y folio, además de completar todos los campos solicitados. Si su documento no tiene ningún tipo de impuesto especial no debe utilizar las últimas 3 líneas de impuesto. Si el cliente ya se encuentra ingresado en el sistema de facturación, sus datos aparecerán automáticamente al digitar el Rut, o al buscarlo presionando el botón buscar. b.- Botón Res Boleta. 1.- Con este botón se ingresa el resumen de las ventas realizadas con boletas, presione el botón Res. Boleta. 2.- En la pantalla siguiente aparecerá los resúmenes ya ingresados, o vacío si no se ha ingresado ninguno. - Si hay resúmenes ingresados, los puede modificar o eliminar. - Para ingresar un nuevo resumen de boletas presione el botón Agregar. 32
3.- En la siguiente pantalla puede ingresar el resumen de las boletas del mes según el tipo de documento que usted ocupe. Se debe ingresar un resumen mensual por cada Tipo de Documento. c.- Botón Carga Ventas. Con este botón se cargarán al libro todos los documentos de ventas, efectuadas en el mes, lo que evita su digitación. d.- Botón PDF. Genera un informe en formato pdf, con el resumen de todos los documentos ingresados al libro. e.- Botón Enviar. Una vez ingresados y cuadrados todos los documentos de venta, con esta opción se envía el libro al SII, se recomienda revisar y cuadrar con el F29 antes de enviar, ya que este proceso es irreversible. f.- Botón Mod. Cabecera. Permite modificar la información ingresada al crear el libro. (Punto 2). g.- Botón Gen CSV. Genera un archivo para cargar la información al sistema de contabilidad de RJC Software, a través del programa importador. 33
LIBRO DE COMPRA. En este libro se deben ingresar todas las compras realizadas durante el mes en proceso, o aquellas que no se han declarado del mes anterior. La creación de este libro se realiza igual que para el libro de Ventas. a.- Botón Agregar. Con esta opción se pueden ingresar todos los documentos de compra que sean manuales, y se deben llenar todos los campos. La parte de impuesto, solo debe llenarse si hay algún impuesto especial. 34
Si se ingresa un documento que esta fuera de plazo para recuperar el IVA, esto debe indicarse en el combo box No Recuperable. Si una factura tiene elementos de Activo Fijo se debe ingresar la información solicitada. b.- Botón Carga Compras. Con esta opción se cargarán automáticamente todos los documentos de compras que correspondan al mes en proceso y que se encuentren en la opción Doc. Recibidos. c.- el Resto de los botones cumplen la misma función que en la opción de ventas. 35