ÍNDICE. 1. Introducción Primeros pasos PymeTec Íconos Menú mantenimiento Identificación de la empresa...

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1 ÍNDICE 1. Introducción Primeros pasos PymeTec Íconos.4 4. Menú mantenimiento Identificación de la empresa Administrador de usuarios Periodos contables Formas de pago Maestro de vendedores Maestro de técnicos Maestro de impuestos especiales Maestro de ciudades, comunas y bancos Menú de ventas Maestro de clientes Menú compras Maestro de proveedores Menú bodega Maestro de bodegas Maestro de artículos familias y unidades de medida Maestro de familias Maestro de unidades de medida Maestro de artículos Ingreso de compras

2 24. Ingreso de facturas de compra Ingreso de pagos de compras Emitir orden de compra Módulos de venta Cotizaciones Guías de despacho Notas de venta Notas de crédito Factura de venta Importar documentos Facturar varias guías de despacho a un mismo cliente Boletas Ticket de preventa Modificar documentos de venta Anular documentos de venta Eliminar documentos de venta Ingresar pagos de factura de venta Control de caja Módulo de búsqueda de artículos Módulo de búsqueda de clientes y proveedores Módulo de informes.58 2

3 INTRODUCCIÓN Estimado Cliente bienvenido al mundo de la productividad donde el control de su negocio será más fácil eficiente y rentable, donde aumentará su productividad y ganará mucho más. Estamos seguros que nuestro sistema le ayudará en gran medida a hacer de su negocio una empresa más sólida y en constante crecimiento Es por ello que el usuario cumple un papel protagónico en el proceso de enseñanza aprendizaje, permitiendo combinar en forma armónica la teoría y la práctica en el uso de este manual, el que se convertirá en la solución justa para sus necesidades. 3

4 PRIMEROS PASOS EN PYMETEC Una vez instalado y configurado PymeTec, la primera pregunta que se plantea es Cómo partir utilizando el Sistema?, mediante este manual lo orientaremos a dar sus primeros pasos dentro del sistema. Íconos PymeTec Guardar Datos Ingresados Limpiar Pantalla Modificar documento Anular Registro Eliminar Registro Salir del Módulo Duplicar Ficha de Cliente Búsqueda Imprimir Ingreso de Pagos Ingreso de Números de Serie Seleccionar búsqueda de artículos Agregar Líneas al detalle Eliminar Líneas Limpiar Detalle 4

5 1. Menú de Mantenimiento Para comenzar a utilizar el sistema partiremos por las configuraciones previas las cuales nos permitirán trabajar dentro de todos los módulos, para ello comenzaremos configurando la opciones del menú de Mantenimiento 5

6 1.1. Identificación de Empresa. Como primera opción ingresaremos los datos de nuestra empresa. Para ello diríjase al Menú Mantenimiento que se encuentra en la barra superior, haga clic sobre el SubMenú Identificación de la Empresa, en este módulo podrá ingresar sus datos comerciales (fig. 1.1). Fig Datos de su Empresa Valores Ventas Valorización de Inventarios Información de Crédito del Cliente Predeterminar Bodegas Guardar Valores de Venta: Seleccione la forma en que serán ingresados los valores de su inventario ya sea Valores Netos o Valores con IVA incluido Valorizar Inventario: También puede definir si al valorizar su inventario desea mantener el valor de la última compra que a realizado o bien el valor promedio ponderado, este cálculo se ejecuta de manera interna el cual se puede ver reflejado en informes tales como Listado de Todos los Artículos Información de Crédito del Cliente: Significa que en el momento de emitir un documento de venta, este hace una verificación automática que nos indica las notas de venta, guías de despacho pendientes por facturar, además de chequear las facturas pendientes de pago. Con esta función podemos definir, si concretamos la venta en virtud de los datos presentados Predeterminar Bodegas: Esta opción nos permitirá en el momento de generar un documento de venta el descuento automático de los artículos 6

7 de las bodegas seleccionadas, realizando los ajustes correspondientes en cada una de ellas Grabar y Salir: Una vez realizada todas las modificaciones proceda a Guardar y Salir del módulo 7

8 1.2. Administración de Usuarios Con esta opción usted podrá poseer un control de acceso por usuarios con niveles de seguridad lo que garantiza que sus datos sólo serán vistos o modificados de acuerdo a lo que usted haya definido. Diríjase al Menú de Mantenimiento que se encuentra en la barra superior y haga clic en Administración de Usuarios (fig. 1.2). Fig Datos del Usuario Permisos Otorgados a este Usuario Lista de Usuario Creados Creación de Usuarios: Ingrese un nuevo Código, Usuario y Password, luego indique caja y bodega asignadas, con esto usted podrá, controlar los movimientos de dinero y existencia para este usuario. Si desea autorizar a un usuario a realizar cambios en las existencias de los artículos en bodega debe marcar esta opción, esto significa que este usuario tiene autorización para ingresar o sacar artículos del módulo de Maestros de Familias, Artículos y Unidades de Medida sin ingresar o emitir un documento de compra o venta. Luego Grabe los cambios Asignación de Permisos: Haga doble clic sobre el usuario recién creado, proceda a asignar los permisos de acceso a los distintos módulos del sistema, esto permitirá que este usuario sólo podrá hacer uso de los módulos autorizados por usted Modificar Permisos de Usuarios: Ingrese código de usuario, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, presione el botón aceptar. 8

9 Eliminación de un Usuario: Ingrese código de usuario, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Si está seguro que desea eliminar el usuario de la base de datos, responda SI, ahora presione el botón aceptar. 9

10 1.3. Periodos Contables En este módulo podemos crear los meses contables, es de uso genérico ya que es utilizable en todos los módulos, diríjase al Menú de Mantenimiento que se encuentra en la barra superior y haga clic en Maestro de Periodos Contables (fig. 1.3). Fig Datos del Periodo contable Visible en Todos los Módulos Selección del Periodo contable en curso Periodos Contables Creados Creación de Periodo Contable: ingrese un nuevo código, mes y año Visible en Todos Los Módulos: Esta opción permite que el periodo este visible en los módulos de venta, compra, etc Periodo en Curso: El usuario todos los meses debe indicar el periodo en curso, si no lo hace se emitirán e ingresarán documentos con fecha del mes anterior Modificar Periodos Contables: Ingrese código del periodo, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, aceptar Eliminar Periodo contable: Ingrese código de periodo contable, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Si está seguro que desea eliminar el periodo contable de la base de datos, responda SI. Ahora acepte Grabar y Salir: Una vez realizada todas las modificaciones proceda a Guardar y Salir del módulo 10

11 1.4. Formas De Pago En este módulo, podemos crear las formas de pago de compras y ventas. Esto nos permite ingresar los pagos de clientes o proveedores pudiendo indicar la forma en que se pago una factura, ingresando datos como el número del documento, cuenta, banco, monto, fecha de los cheques, esto permite obtener diversos listados. Diríjase al Menú Mantenimiento que se encuentra en la barra superior, haga clic en Formas de Pago (fig. 1.4). Fig Datos de la Forma de Pago Formas de Pago Creadas Creación de forma de pago: Ingrese Código, Formas de Pago y seleccione la opción Al seleccionar esta forma de pago, liquidar automáticamente, si desea ingresar esta forma de pago, el documento de venta o compra quedará automáticamente cancelado Modificar Formas de Pago: Ingrese código de la Forma de pago, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, presione el botón aceptar Eliminar Forma de Pago: Ingrese código de la Forma de Pago, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Si está seguro que desea eliminar la forma de pago de la base de datos, responda SI, ahora presione el botón aceptar. 11

12 Grabar y Salir: Una vez realizada todas las modificaciones Guardar y Salir del módulo. 12

13 1.5. Maestro de Vendedores Con este módulo usted podrá crear el registro de los vendedores, el que le permitirá calcular comisiones de ventas por vendedor por el total de la venta neta facturada. Diríjase al Menú Mantenimiento que se encuentra en la barra superior, haga clic en Maestro de Vendedores (fig. 1.5). Fig Creación de Vendedores: crear código, ingrese los datos personales del vendedor incluyendo el porcentaje de comisión que le han asignado, luego presione el botón grabar Modificar datos del Vendedor: Ingrese código de vendedor, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, una vez realizada las modificaciones presione el botón grabar Eliminar Vendedor: Ingrese código del Vendedor, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Si está seguro que desea eliminar el Vendedor de la base de datos, responda SI, ahora presione el botón aceptar Grabar y Salir: Una vez realizada todas las modificaciones proceda a Guardar y Salir del módulo 13

14 1.6. Maestro de Técnicos Este registro es utilizable en los módulos de Orden de Trabajo, y Valorización de OT, fue creado especialmente para las empresas o comercios que entregan servicios técnicos, de electrodomésticos o talleres mecánicos, entre otros, este registro le generará informes tales como: Listado de Orden de Trabajo por técnico según fecha. Diríjase al Menú Mantenimiento que se encuentra en la barra superior, haga clic en Registros Técnico (fig. 1.6). Fig Creación de Técnicos: crear código, ingrese los datos personales del Técnico, luego presione el botón grabar Modificar datos del Técnico: Ingrese código del técnico, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, ahora presione el botón grabar 14

15 Eliminar Técnico: Ingrese código del Técnico, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Si está seguro que desea eliminar el Técnico de la base de datos, responda SI, ahora presione el botón aceptar Grabar y Salir: Una vez realizada todas las modificaciones proceda a Guardar y Salir del módulo 15

16 1.7. Maestro de Impuestos Especiales Con este módulo, usted puede manejar hasta 5 tipos de impuestos específicos por artículo, esta característica resulta útil tanto para empresas que compran o venden con impuestos adicionales. Diríjase al Menú Mantenimiento que se encuentra en la barra superior, haga clic en Maestro de Impuestos Especiales (fig. 1.7). Fig Modificar Impuesto Especial: Ingrese código del Impuesto, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, aceptar Grabar y Salir: Una vez realizada todas las modificaciones proceda a Guardar y Salir del módulo. 16

17 1.8. Ciudades, Comunas y Bancos El sistema PymeTec cuenta con una base de datos con registros de ciudades, comunas y bancos los cuales están pensados para agilizar el trabajo de digitación ya que bastará con sólo hacer clic y buscar la localidad o entidad que desee. Estos registros se podrán utilizar en módulos cuyos datos comerciales de clientes, proveedores, técnicos, vendedores, etc., sean solicitados. Además de los registros que ya vienen incorporados usted podrá ingresar los que usted estime conveniente en sus respectivos módulos (fig. 1.8). Fig Creación de Ciudades, Comunas o Bancos: crear código, seguido ingrese los datos solicitados, finalmente presione el botón grabar Modificar Ciudades, Comunas o Bancos: Ingrese código, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, presione el botón grabar Eliminar Ciudades, Comunas o Bancos: Ingrese código, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione el botón el eliminar, el sistema le preguntará: Si esta seguro que desea eliminar esta información de la base de datos, responda SI, ahora presione le botón grabar Grabar y Salir: Una vez realizada todas las modificaciones proceda a Guardar y Salir del módulo 17

18 2. Menú de Ventas Paso seguido de la configuración del Menú Mantenimiento continuaremos con el Ingreso de nuestros Clientes que se encuentra en el Menú de Ventas. 18

19 2.1. Maestro de Clientes Con este módulo usted podrá obtener un registro con todos los clientes, los cuales serán solicitados por emisión de documentos de venta, como por ejemplo, Nota de Venta, Guía de Despacho, Facturas, etc., además de obtener una serie de listados relacionados con los clientes. Diríjase al Menú Ventas que se encuentra en la barra superior, haga clic en Clientes, luego Maestro de Clientes (fig. 2.1). Fig Datos Personales Datos Comerciales Creación de Clientes: Ingrese los Datos Personales (Fig. 2.1) solicitados por el módulo y luego ingrese los Datos Comerciales (Fig. 2.2), a continuación grabe Modificar datos del Cliente: Ingrese el RUT del Cliente, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, presione el botón grabar Eliminar del Cliente: Ingrese el RUT del Cliente, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Está seguro que desea eliminar el Cliente de la base de datos, responda SI, ahora presione el botón aceptar. 19

20 Crédito Aprobado Porcentaje Descuento Fig Fecha de Ingreso Tipos de Cliente Días de Plazo Fecha de última Compra Ultimas Facturas Emitidas Crédito Aprobado: Esto significa que al asignarle al cliente, un cupo crediticio, cada vez que se emita un documento de venta, el sistema hace una verificación automática del crédito del cliente, y en virtud de los datos presentados podemos definir si concretamos la venta Porcentaje de Descuento: Esto significa que al aplicarle un descuento al cliente, al momento de emitir un documento de venta, debemos marcar la opción Calcular Descuento Automáticamente, este descuento se aplicará sobre el valor neto del documento de venta Días de Plazo: Esto significa que al emitir un documento de venta este automáticamente calculará los días de vencimiento de la factura Fecha de Ingreso: Se genera automáticamente al momento de ingresar un cliente Fecha de Última Compra: Se genera automáticamente al momento de hacer la última compra. 20

21 Tipo de Cliente: Si usted desea, puede aplicar distintos listados de precios a sus clientes, es por ello que manejamos 5 tipos de listas de precios por artículo, ya que en el momento de generar un documento de venta, automáticamente se aplicará al cliente el listado de precios asignado por el usuario, en el módulo de registro de clientes Ultimas Facturas Emitidas: Este registro se genera automáticamente en el momento de emitir una factura de venta. 21

22 3. Menú de Compras Menú Compras es el módulo en el cual realizaremos todas las transacciones de compras de nuestro negocio, con el ingreso de proveedores, emisión de órdenes de compra e ingreso y cancelación de facturas de compra. 22

23 3.1. Maestro de Proveedores Con este módulo usted podrá obtener un registro de todos los proveedores, los cuales serán solicitados al momento de ingresar documentos de compra, tales como: facturas de compra, nota de crédito a proveedor, ordenes de compra, Además de obtener una serie de listados relacionados con éstos. Diríjase al Menú Compras que se encuentra en la barra superior, haga clic en Proveedores luego Maestro de Proveedores (fig. 3.1). Fig Creación de Proveedores: Ingrese los Datos Comerciales (Fig. 3.1) solicitados por el módulo, si lo requiere marque la casilla: No Verificar RUT, esta opción sólo se aplica a proveedores con RUT extranjeros. A continuación presione el botón grabar Modificar datos del Proveedor: Ingrese el RUT del Proveedor, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, presione el botón grabar 23

24 Eliminar Proveedor: Ingrese el RUT del Proveedor, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Si está seguro que desea eliminar el Proveedor de la base de datos, responda SI, ahora presione el botón aceptar. 24

25 4. Menú de Bodega Una vez ingresado los datos a los módulos, que son en su mayoría de uso genérico, podemos dar comienzo a nuestro cuarto módulo, BODEGAS Puede controlar los ingresos y salidas de los productos, manejar la existencia de hasta 20 bodegas diferentes, pudiendo controlarlas en línea, siempre que disponga de las conexiones de red necesarias, además de individualizar sus productos por número de serie esto permite obtener información sobre vigencias de garantías, existencias reales y otros datos asociados a un producto en particular, traspaso interno entre bodegas, además de obtener una serie de listados tales como: existencias en bodegas de la 1 a la 10, o si lo prefiere un listado individual de las existencias en bodegas, etc. 25

26 4.1. Maestro de Bodegas. En este módulo usted podrá personalizar hasta 20 bodegas. Diríjase al Menú Bodega que se encuentra en la barra superior, haga clic en Maestro de Bodegas (fig. 4.1). Código de la Bodega Fig Descripción de la Bodega Modificar Bodegas: Haga doble clic sobre la bodega que desea renombrar, modifique los datos, luego presione el botón grabar. 26

27 4.2. Maestro de Artículos, Familias y Unidades de Medidas Con este módulo usted podrá trabajar con todo tipo de productos y servicios, podrá crear y codificar las familias, unidades de medida y artículos. Diríjase al Menú Bodega que se encuentra en la barra superior, haga clic en Maestro de Artículos, Familias y Unidades de medida (fig. 4.1) Maestro de Familias (F2) Diríjase a la opción Bodega que se encuentra en la barra superior, haga clic en Maestro de Familias, Artículos y Unidades de Medida o si bien lo prefiere al menú principal, haga clic en el ícono Artículos. Estando en el módulo presione F2 el sistema lo enviará al módulo de Familias Creación de Familias: Ingrese los Datos Solicitados, código y descripción, luego presione el botón grabar Modificar datos de la Familia: Ingrese el código de la Familia, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, presione el botón grabar Eliminar Familia: Ingrese el código de la Familia presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Si está seguro que desea eliminar la familia de la base de datos, responda SI, ahora aceptar. 27

28 Unidades de Medida (F4) Diríjase a la opción Bodega que se encuentra en la barra superior, haga clic en Maestro de Familias, Artículos y Unidades de Medida, o si bien lo prefiere al menú principal, haga clic en el ícono Artículos. Estando en el módulo presione F4 el sistema lo enviará al módulo de Unidades de Medida Creación de Unidades: Ingrese los Datos Solicitados ya sea código y descripción, presione el botón grabar Modificar datos de Unidad de Medida: Ingrese el código de la Unidad, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, presione el botón grabar Eliminar Unidad de Medida: Ingrese el código de la Unidad presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Si está seguro que desea eliminar la Unidad de Medida de la base de datos, responda SI, ahora presione el botón aceptar. 28

29 Maestro de Artículos (F3) Diríjase a la opción Bodega que se encuentra en la barra superior, haga clic en Maestro de Familias, Artículos y Unidades de Medida o si bien lo prefiere en el menú principal, haga clic en el ícono de Artículos Creación de Artículos: Ingrese los Datos Solicitados, ya sea código, descripción, familia, listas de valores entre otros, además si lo desea puede agregar imágenes de su producto. 29

30 Código: Identificador del producto dentro del sistema Descripción: Nombre del artículo Familia: Familia a la cual pertenece el articulo ej. Leche X es un artículo de la familia Lácteos. Unidad de medida: forma de medir el producto ej. Unidad, caja, litro, kilos, etc. Stock critico: Cantidad mínima de productos en bodega, el sistema le advierte cuando se hacen ventas y la cantidad de productos en bodegas es igual o menor al stock crítico. Valor Compra: Ingresar valor de neto del producto. Costo Real: Valor compra más gastos de transporte y otros. Impuestos Especiales: Impuesto que aparte del IVA se le agregan a algunos productos por ejemplo el I.L.A, el I.A.B.A, etc. Bodegas: Lugar dentro del sistema en el cual se almacenarán los artículos, el sistema cuenta con 20 bodegas Valores de Venta: Listas de valores a los cuales puede vender a sus clientes Detalle, Mayorista, liquidación entre otras Ingresar Artículos a bodega directamente: Usted tiene la posibilidad de ingresar el stock de artículos a bodegas directamente sin tener que ingresar un documento de compra. Estando en el módulo de artículos, ingrese el código del producto, presione enter, diríjase al menú Archivo, presione la opción Cambiar existencia manualmente o bien pulse la tecla F11, luego ingrese el usuario y contraseña de administrador, seleccione la bodega de destino e ingrese la cantidad de artículos a las bodegas asignadas, presione el botón grabar Modificar datos de un artículo: Ingrese el código del Artículo, presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, ahora presione el botón grabar Eliminar Artículo: Ingrese el código del Artículo presione enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón de eliminar, el sistema le preguntará: Está seguro que desea eliminar el artículo de la base de datos, responda SI, ahora presione el botón aceptar. 30

31 5. Ingreso de Compras Con este módulo usted podrá ingresar los artículos a bodega mediante una factura de compra, podrá modificar, eliminar, ingresar artículos a su inventario, ingresar el detalle de pagos en compra, con la que podrá obtener listados tales como: Compras con Facturas Según Fecha, Compras con Facturas por Proveedor según fecha, Compras con Facturas Según Proyecto, Libro de Compras, Cheques por Pagar. Diríjase al Menú Compras luego al submenú Ingreso de compras, haga clic en Ingreso y cancelación de compras. 31

32 5.1. Ingresar Factura de Compra. Módulo de Ingreso de Compras. Fecha de emisión y vencimiento se asigna automáticamente verifique que el periodo contable corresponde al mes en curso. Seleccione tipo de documento ya sea Factura, Guía de despacho u otro documento. Ingrese el número o folio del documento de compra y la orden de compra correspondiente. Seleccione la condición de pago correspondiente. Ingrese al Proveedor. Nota: Si el proveedor ya fue creado en el maestro de Proveedores, ingrese el RUT, presione enter, se cargaran lo datos comerciales del proveedor o bien presione el ícono de búsqueda, ingrese las primeras letras del nombre de la Razón social, presione enter, le aparecerán todos los proveedores que sus nombres empiecen con las iniciales indicadas por el usuario, haga doble clic sobre el proveedor seleccionado automáticamente los datos comerciales serán traspasados al módulo de factura de compra. 32

33 Si el proveedor no a sido ingresado al Maestro de Proveedores, al momento de ingresar el RUT y presionar enter, el sistema mostrará un mensaje en el cual le pregunta si desea ingresar al nuevo proveedor, si acepta se desplegará el módulo de Maestro de Proveedores. Si no tiene este proveedor registrado no podrá ingresar el documento de compra. Ingrese los Artículos de la compra. Haga clic en el ícono Agregar líneas al detalle Ingrese el código del producto y presione enter para cargar los datos de este, si no recuerda el código, diríjase al Menú Archivo y haga clic en Listado de Artículos. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de artículos. Diríjase a la pagina 54 Si la factura de compra es exenta de IVA seleccione la opción Factura de Compra Exentas de IVA Indique valores y cantidades del artículo adquirido. Si desea ingresar un porcentaje de descuento presione F11, o bien F12 si el descuento lo quiere hacer por valor neto de la factura. Si desea ingresar números de serie del artículo adquirido, posesiónese con el cursor en el campo de las cantidades de los productos adquiridos, ahora presione F7 automáticamente aparecerá el módulo de registro de números de serie, ingrese los números de serie, presione enter. Una vez ingresada toda la información, vuelva a presionar F7 para salir del módulo. Finalmente grabe. Automáticamente le aparecerá un cuadro de diálogo consultando si desea ingresar los datos del pago. Acepte o si bien lo prefiere puede hacerlo más tarde. 33

34 Fig Ingresar Pagos de Factura de Compra Con este módulo usted, podrá obtener registros de las facturas pendientes de pago y de los documentos cobrados. Diríjase a la barra superior, opción Compras luego al submenú, Ingreso de compras, haga clic en Ingreso y cancelación de Compras, estando en el módulo, ingrese el número de la Factura de Compra a dar por cancelada, presione el ícono de búsqueda, esta opción le permitirá asociar el número de factura de compra con el proveedor, ya que en este módulo se pueden ingresar facturas con el mismo número de folio pero, distinto proveedor Haga doble clic sobre la factura seleccionada, automáticamente los datos serán traspasados a módulo inicial, presione ícono Control de Pagos Estando en el módulo de pago (Fig. 5.2), presione el ícono de Agregar línea de detalle, esta opción le permite agregar una línea de ingreso de pagos. Seleccione la Forma de Pago ya sea en cheques, efectivo, crédito etc., Ingrese los datos de identificación del documento en el caso que haya escogido el cheque. Para dar por cancelada un factura de compra, seleccione la opción Pagado, automáticamente quedará registrado y dará por cancelado el documento de compras en el módulo de informes de Pagos en Compra 34

35 Emitir Orden de Compra Fig. 5.3 Diríjase al Menú Compras luego al submenú Orden de Compra luego seleccione emitir Orden de Compra. Ingrese los datos solicitados de igual manera que lo hizo con la Factura de compra. Podrá obtener informes tales como Orden de Compra Según Fecha, Orden de Compra por vendedor Según Fecha, Orden de Compra por Proyecto, Visualizar Orden de Compra ya emitidas, etc. Además podrá imprimirlas o enviarlas por correo electrónico. 35

36 6. Módulos de Ventas. Una vez alimentada completamente nuestra base de datos, podemos dar inicio a la venta de nuestros productos emitiendo documentos de ventas tales como Factura de Venta, Guías de Despacho, Nota de Ventas, Boletas, Ticket, Notas de Crédito entre otros, podrá dar inicio a la apertura de caja, además de rescatar una serie de informes por módulo. 36

37 6.1. Cotizaciones La cotización es un documento de preventa que no descuenta artículos de bodega. Podrá imprimirla, enviarla por correo electrónico, importarla para su facturación en el caso que haya sido aceptada por el cliente. Diríjase al Menú Ventas, luego al submenú Cotizaciones, seleccione emitir Cotización Si es la primera vez que utiliza el módulo, seleccione el número de folio con el cual desea comenzar de ahí en adelante el número será correlativo. Ingrese las formas de pago de cancelación de la compra, ya sea contado, cheque crédito u otras. Seleccione el vendedor responsable de la venta Ingrese el RUT del cliente, presione enter para cargar los datos previamente ingresados en el maestro de cliente, si aún no lo a ingresado en el momento de ingresar el RUT, presionar enter, aparecerá un cuadro de diálogo el cual le permitirá entrar directamente al maestro de clientes e ingresarlo, tenga en cuenta que si no agrega los datos del cliente no podrá emitir el documento, por otro lado si desconoce 37

38 el RUT del cliente puede hacer la búsqueda mediante el nombre, para ello haga clic en el ícono de búsqueda, ingrese los datos a buscar. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de clientes diríjase a la página 56 Haga clic en ícono Agregar líneas al detalle. Ingrese el código del producto, presione enter para cargar los datos de éste, si no recuerda el código diríjase al Menú Archivo y haga clic en Listado de Artículos o bien mediante la tecla de acceso rápido F4. Para mas detalle sobre el uso de la búsqueda de artículos. Diríjase a la página 57 Haga clic en el ícono grabar para guardar o imprimir los datos del documento emitido. 38

39 6.2. Guía de Despacho Es el documento que acompaña las mercaderías en el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere, la emisión de la GD obliga en postergar la entrega de la factura, cuando no se trasladen bienes que no importan venta, la guía de despacho como tal, descuenta mercadería de su inventario al momento de ser emitida en el sistema Diríjase al Menú Ventas, luego al submenú Guía de Despacho, seleccione emitir Guía de Despacho Si es la primera vez que utiliza el sistema seleccione el número de folio con el cual desea comenzar de ahí en adelante el número será correlativo. Fecha de emisión y vencimiento del documento, este destalle se asignará de manera automática ya que se aplicó a cada cliente de manera independiente en el módulo de Maestro de Clientes Seleccione Centro de Costo al que le asignara la venta, el Centro de Costo es el departamento dentro de la empresa al que se le atribuirá la venta. Ejemplo. Sala de ventas, taller, reparación, etc. Ingrese las formas de pago en la cual su cliente cancelará la compra, ya sea contado, cheque crédito u otras. 39

40 Seleccione el vendedor responsable de la venta Si previamente hizo una orden de compra ingrese el número de esta. Ingrese el RUT del cliente, presione enter para cargar los datos previamente ingresados en el maestro de cliente, si aún no lo a ingresado en el momento de ingresar el RUT y presionar enter, aparecerá un cuadro de diálogo el cual le permitirá entrar directamente al maestro de clientes e ingresarlo, tenga en cuenta que si no agrega los datos del cliente no podrá emitir el documento, por otro lado si desconoce el RUT del cliente puede hacer la búsqueda mediante el nombre para ello haga clic en el ícono de búsqueda, ingrese los datos a buscar. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de clientes diríjase a la página 57. En el caso de generar un documento de traslado de artículos de una a otra bodega, debe marcar la opción traslado, para poder ingresar el número de la bodega asignada por el usuario Haga clic en el ícono Agregar líneas. Ingrese el código del producto, presione enter para cargar los datos de éste, si no recuerda el código diríjase al Menú Archivo y haga clic en Listado de Artículos o bien mediante la tecla de acceso rápido F4. Para mas detalle sobre el uso de la búsqueda de artículos. Diríjase a la página 56 Si desea puede hacer descuentos a la venta agregando directamente el porcentaje o bien el valor neto de la venta presionando la tecla F11 ó F12. Si la guía es exenta de IVA seleccione la opción Guías Exentas de IVA Presione el botón grabar, para guardar e imprimir los datos del documento emitido. 40

41 6.3. Nota de Venta Es el documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al cliente, una vez que el cliente ha aceptado el pedido, el vendedor emite la nota de venta, por lo que se compromete a entregar el pedido que se detalla en la misma, el cliente se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. La Nota de Venta es emitida por duplicado. Este documento no origina registros contables. La Nota de Venta como tal descuenta mercadería de su inventario al momento de ser emitida en el sistema. Diríjase al Menú Ventas luego al submenú Nota de Venta luego seleccione emitir Nota de Venta. Si es la primera vez que utiliza el sistema seleccione el número de folio con el cual desea comenzar de ahí en adelante el número será correlativo. Seleccione Centro de Costo al que le asignará la venta, el Centro de Costo es el departamento dentro de la empresa al que se le atribuirá la venta. Ejemplo. Sala de ventas, taller, reparación, etc. 41

42 Ingrese las formas de pago en la cual su cliente cancelará la compra, ya sea contado, cheque crédito u otras. Seleccione el vendedor responsable de la venta Si previamente hizo una orden de compra ingrese el número de ésta. Ingrese el RUT del cliente, presione enter para cargar los datos previamente ingresados en el maestro de cliente, si aún no lo a ingresado en el momento de ingresar el RUT, presionar enter, aparecerá un cuadro de diálogo el cual le permitirá entrar directamente al maestro de clientes e ingresarlo, tenga en cuenta que si no agrega los datos del cliente no podrá emitir el documento, por otro lado si desconoce el RUT del cliente puede hacer la búsqueda mediante el nombre para ello haga clic en el ícono de búsqueda, ingrese los datos a buscar. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de clientes diríjase a la página 57 Haga clic en el ícono Agregar líneas al detalle. Ingrese el código del producto, presione enter para cargar los datos de éste, si no recuerda el código diríjase al Menú Archivo y haga clic en Listado de Artículos o bien mediante la tecla de acceso rápido F4. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de artículos. Diríjase a la página 56 Si lo desea, puede hacer descuentos a la venta agregando directamente el porcentaje o bien el valor en pesos, presionando F11 ó F12, el descuento se realizara al valor neto de la venta. Si la Nota de Venta fuese exenta de IVA seleccione la opción Nota de Venta Exenta de IVA. Presione el botón grabar para guardar e imprimir los datos del documento emitido. 42

43 6.4. Nota de Crédito Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea por: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación. La Nota de Crédito genera un aumento en su inventario en el momento de ser emitida Diríjase al Menú Ventas luego al submenú Nota de Crédito luego seleccione emitir Nota de Crédito. Si es la primera vez que utiliza el sistema seleccione el número de folio con el cual desea comenzar de ahí en adelante el número será correlativo. Seleccione el periodo contable al cual desea agregar la nota de crédito, el periodo contable es un periodo de tiempo que se define mes a mes. Indique la factura a la que alude la nota de crédito. 43

44 Ingrese el RUT del cliente, presione enter para cargar los datos previamente ingresados en el maestro de cliente, si aún no lo a ingresado en el momento de ingresar el RUT y presionar enter, aparecerá un cuadro de diálogo el cual le permitirá entrar directamente al maestro de clientes e ingresarlo, tenga en cuenta que si no agrega los datos del cliente no podrá emitir el documento, por otro lado si desconoce el RUT del cliente puede hacer la búsqueda mediante el nombre para ello haga clic en el ícono de búsqueda, ingrese los datos a buscar. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de clientes diríjase a la página 57. Haga clic en el icono Agregar líneas al detalle Ingrese el código del producto a ser devuelto, presione enter para cargar los datos de éste, si no recuerda el código diríjase al Menú Archivo y haga clic en Listado de Artículos o bien mediante la tecla de acceso rápido F4. Para mas detalle sobre el uso de la búsqueda de artículos. Diríjase a la página 56. Si la Nota de Crédito es exenta de IVA seleccione la opción Nota de Crédito Exenta de IVA Presione el botón grabar para guardar e imprimir los datos del documento emitido. 44

45 6.5. Factura de Venta Es el documento que el vendedor entrega al comprador detallando la mercadería que ha vendido, indicando cantidades, precio, condiciones de la venta, etc. La Factura disminuye su inventario en el momento de ser emitida. ú Diríjase al Menú Ventas luego al submenú Facturas luego seleccione emitir Factura de Venta, o bien puede ir directamente al icono Factura del menú principal. Si es la primera vez que utiliza el sistema seleccione el número de folio con el cual desea comenzar de ahí en adelante el número será correlativo. Seleccione Centro de Costo al que le asignará la venta, el Centro de Costo es el departamento dentro de la empresa al que se le atribuirá la venta. Ejemplo. Sala de ventas, taller, reparación, etc. Ingrese las formas de pago en la cual su cliente cancelará la compra, ya sea contado, cheque crédito u otras. Seleccione el vendedor responsable de la venta Indique la orden de compra a la cual alude la factura 45

46 . Ingrese el RUT del cliente, presione enter para cargar los datos previamente ingresados en el maestro de cliente, si aún no lo a ingresado en el momento de ingresar el RUT y presionar enter, aparecerá un cuadro de diálogo el cual le permitirá entrar directamente al maestro de clientes e ingresarlo, tenga en cuenta que si no agrega los datos del cliente no podrá emitir el documento, por otro lado si desconoce el RUT del cliente puede hacer la búsqueda mediante el nombre para ello haga clic en el ícono de búsqueda, ingrese los datos a buscar. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de clientes diríjase a la página 57. Haga clic en el ícono Agregar líneas al detalle. Ingrese el código del producto, presione enter para cargar los datos de éste, si no recuerda el código diríjase al Menú Archivo y haga clic en Listado de Artículos o bien mediante la tecla de acceso rápido F4. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de artículos. Diríjase a la página 56 Si lo desea, además puede hacer descuentos a la venta agregando directamente el porcentaje o bien el valor mediante las teclas de función F11 ó F12, el descuento se realizará al valor neto de la venta. Haga clic en el ícono grabar, si lo desea, imprima los datos del documento emitido. Desde el módulo de la Factura de Venta usted puede Importar otros documentos de Ventas tales como: Cotizaciones, Guías de Despacho, Notas de Venta Orden de Trabajo y Ticket, podrá facturarlas sin tener que re-digitar los datos contenidos en estos documentos 46

47 Estando en el módulo Factura de Venta, diríjase a la opción Archivo que se encuentra en la barra superior. Haga clic en la opción importar. Seleccione el documento a importar e ingrese el número del documento a Facturar. Automáticamente los datos contenidos en los documentos seleccionados, serán traspasados a la factura de venta. Si desea hacer alguna modificación puede hacerlo. Finalmente grabar, si lo desea puede imprimir la factura e ingresar los detalles del pago. FACTURAR VARIAS GUÍAS DE DESPACHO a un mismo cliente. Módulo de Factura de Venta Facturación Masiva de Guías de un mismo Cliente 47

48 Estando en el módulo de factura de venta ingrese al cliente al cual le serán facturadas las Guías, ingrese el número de RUT o presione el ícono de búsqueda, indicando como referencia las primeras letras del nombre de la Razón social. Presione enter, haga doble clic sobre el cliente seleccionado para que los datos sean traspasados al módulo. Diríjase a la opción Archivo que se encuentra en la barra superior y seleccione la opción de Facturar varias Guías de Despacho. Se desplegará un módulo con todas las guías de despacho pendientes por facturar del cliente indicado por el usuario. Seleccione las Guías a facturar, presione la tecla Facturar Guías Automáticamente los datos contenidos en las GD, serán traspasadas a la Factura de Venta. Finalmente presione el botón grabar, si lo desea puede imprimir la factura y además ingresar los detalles del pago. Facturar Tickets Si esta trabajando con ticket de Pre-Venta ingrese el número de ticket a facturar en el campo de N de TICKET, presione enter, automáticamente se traspasarán los datos contenidos en el ticket de pre-venta a la factura de venta 48

49 6.6. Boletas Una boleta es un comprobante tributario que acredita la venta de un producto o servicio a un consumidor final. Al emitir este documento se debe registrar la fecha de emisión y el monto total de la operación. Toda boleta de compraventas debe presentar dos ejemplares: original vendedor y copia comprador. La Boleta disminuye su inventario en el momento de ser emitida. Permite dejar fija la forma de pago Permite dejar fijo al Vendedor 662 Diríjase al Menú Ventas luego al submenú Boletas luego seleccione emitir Boleta, o bien puede ir directamente al ícono Boleta del menú principal. Si es la primera vez que utiliza el sistema seleccione el número de folio con el cual desea comenzar de ahí en adelante el número será correlativo. Seleccione Centro de Costo al que le asignará la venta, el Centro de Costo es el departamento dentro de la empresa al que se le atribuirá la venta. Ejemplo. Sala de ventas, taller, reparación, etc. Ingrese las formas de pago en la cual su cliente cancelará la compra, ya sea contado, cheque crédito u otras. En este caso podrá dejar fijo la forma de pago si lo desea, seleccionando la opción de la fig

50 Seleccione el vendedor responsable de la venta, en este caso si lo desea podrá dejar fijo al vendedor, seleccione la opción de la fig Haga clic en el ícono Agregar líneas al detalle. Ingrese el código del producto, presione enter para cargar los datos de éste, si no recuerda el código diríjase al Menú Archivo y haga clic en Listado de Artículos o bien mediante la tecla de acceso rápido F4. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de artículos. Diríjase a la página 56 Si lo desea, además puede hacer descuentos a la venta agregando directamente el porcentaje o bien el valor mediante las teclas de función F11 ó F12, el descuento se realizará al valor neto de la venta. Haga clic en el ícono guardar, si lo desea imprima los datos del documento emitido. Si esta trabajando con ticket de Pre-Venta ingrese el número del ticket a importar a boleta de venta, se cargarán los datos automáticamente, de lo contrario omita este ítem. En este Módulo no es obligatorio ingresar el Cliente, si desea ingresar los clientes, Para más detalle del uso de clientes diríjase a la página

51 6.7. Ticket de Pre-venta Pymetec posee un sistema de pre-venta, que permite la atención al público en el mesón, emitiendo un vale o ticket el que se imprime en dos copias mediante impresora térmica o de vales, este Ticket es entregado al cliente el cual al pasar por la caja lo entrega al cajero quién estando dentro del módulo de factura o boleta, digita el código del ticket o lo pistolea con una lectora de códigos de barra, en ese instante el sistema recupera todos los datos anteriormente emitidos por el vendedor. Diríjase al Menú Ventas luego al submenú Ticket de Pre-Venta luego seleccione emitir Ticket de Pre-Venta, o bien puede ir directamente al ícono Ticket del menú principal. Si es la primera vez que utiliza el sistema seleccione el número de folio con el cual desea comenzar de ahí en adelante el número será correlativo. Seleccione el periodo contable en el cual desea agregar la venta, el periodo contable es un periodo de tiempo que se define mes a mes. Seleccione Centro de Costo al que le asignará la venta, el Centro de Costo es el departamento dentro de la empresa al que se le atribuirá la venta. Ejemplo. Sala de ventas, taller, reparación, etc. 51

52 Ingrese las formas de pago en la cual su cliente cancelara la compra, ya sea contado, cheque crédito u otras. Seleccione el vendedor responsable de la venta. Indique si la venta se realizará con factura o Boleta Ingrese el RUT del cliente, presione enter para cargar los datos previamente ingresados en el maestro de cliente, si aún no lo a ingresado en el momento de ingresar el RUT y presionar enter, aparecerá un cuadro de diálogo el cual le permitirá entrar directamente al maestro de clientes e ingresarlo, tenga en cuenta que si no agrega los datos del cliente no podrá emitir el documento, por otro lado si desconoce el RUT del cliente puede hacer la búsqueda mediante el nombre para ello haga clic en el ícono de búsqueda, ingrese los datos a buscar. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de clientes diríjase a la página 57. Haga clic en el ícono Agregar líneas al detalle. Ingrese el código del producto, presione enter para cargar los datos de éste, si no recuerda el código diríjase al Menú Archivo y haga clic en Listado de Artículos o bien mediante la tecla de acceso rápido F4. Para más detalle sobre el uso de la búsqueda de artículos. Diríjase a la pagina 56 Si lo desea además puede hacer descuentos a la venta agregando directamente el porcentaje o bien el valor mediante las teclas de función F11 ó F12, el descuento se realizará al valor de la venta. Haga clic en el icono grabar, para guardar e imprimir los datos del documento emitido. 52

53 6.8. Modificar un Documentos de Venta Ingrese al módulo de venta del documento que quiere modificar, diríjase al Menú Archivo, haga clic en Cambiar Nº de Folio o bien mediante la tecla de acceso rápido F6, ingrese el número del documento a modificar, presione enter aparecerán los datos del documento solicitado, efectúe las modificaciones. Para guardar presione el ícono modificar, luego le aparecerá un cuadro de diálogo consultándole si esta seguro de querer modificar el documento, presione el botón aceptar, si está seguro del cambio Anular un Documento de Venta Ingrese al módulo de venta del documento que quiere Anular, diríjase al Menú Archivo y haga clic en Cambiar Nº de Folio o bien mediante la tecla de acceso rápido F6, ingrese el número del documento a Anular y presione enter aparecerán los datos del documento solicitado y así poder comprobar que es el documento que realmente quiere anular. Para Anular presione el ícono anular, luego le aparecerá un cuadro de diálogo consultando si esta seguro de querer anular el documento, presione el botón aceptar, si está seguro, de lo contrario cancele la operación Eliminar un Documento de Venta Nota: Para poder eliminar un documento de venta primero debe anularlo. Ingrese al módulo de venta del documento que quiere Eliminar, diríjase al Menú del archivo, haga clic en Cambiar Nº de Folio o bien mediante la tecla de acceso rápido F6, ingrese el numero del documento a Eliminar y presione enter aparecerán los datos del documento solicitado y así poder comprobar que es el documento que realmente quiere Eliminar. Para Eliminar presione el icono eliminar, luego el sistema enviara un mensaje advirtiéndole que va a Eliminar el documento de venta, acepte si esta seguro, de lo contrario cancele la operación. 53

54 6.11. Ingresar Pagos de Factura de Venta. Fig Diríjase al Menú Principal y haga clic en el icono de Pagos que corresponde a los pagos de las Ventas de nuestros clientes Aparecerá el módulo de pago (Fig. 6.11). Seleccione el tipo de documento el cual desea ingresar el pago e ingrese el número de folio luego presione enter para cargar los datos. Para agregar las formas de pago presione el ícono Agregar línea al detalle Seleccione la Forma de Pago ya sea en Cheques, Efectivo, Crédito etc., Ingrese los datos de identificación del documento en el caso que haya escogido el cheque. Para dar por cancelado un pago seleccione la opción Pago, automáticamente dará por cancelado el pago del documento de venta, el cual quedará registrado en el modulo de informes en Pagos de Ventas. 54

55 6.12. Control de Caja En este módulo usted podrá ingresar las entradas y salidas de caja ya sea por concepto de apertura caja o salidas por compras o emergencias, etc. Con esta acción podrá obtener diversos listados Ingrese el tipo de movimiento entrada o salida de dinero Seleccione caja Ingrese el monto Ingrese el detalle de la transacción Finalmente Guarde 55

56 7. Módulos de Búsqueda 7.1. Módulo de Búsqueda F4 Este Modulo nos permite hacer búsqueda de artículos por su descripción dentro de los módulos de compra y venta, esto se utiliza mucho cuando usted no recuerda los códigos de los productos. La forma de utilizar es la siguiente. Una vez que este dentro de cualquier módulo de compra o venta y se disponga a ingresar los productos, diríjase al menú Archivo y haga clic en Listado de artículos o bien presione la tecla de acceso rápido F4. Se desplegará un módulo de búsqueda, indique la primera de las letras del artículo a consultar, presione enter, le aparecerá el listado de artículos solicitados. Modulo de Búsqueda Aquí usted selecciona el artículo Marque el artículo seleccionado y luego haga clic en el siguiente icono para cargar los productos al módulo de compra. Para salir del módulo de búsqueda presione F4. 56

57 7.2. Módulo de Búsqueda de Clientes y Proveedores La Búsqueda de clientes o proveedores por descripción se utiliza cuando usted desconoce el RUT del cliente o proveedor. Una vez dentro de cualquier módulo de venta o compra haga clic en el ícono de búsqueda Ingrese las primeras letras del nombre a buscar y presione enter Haga doble clic sobre el resultado de la búsquela para cargar los datos solicitados al módulo de venta o compra. 57