MÓDULO 4: SERVICIO DE EVENTOS Y CONVENCIONES Clase 3: Producción Gastronómica de los Eventos
La importancia del día y la hora En los eventos siempre hay un hecho que es tema de discusión: la comida. Naturalmente, conocemos las tres comidas básicas que existen durante un día, pero con el propósito de ser más específicos, detallaremos cada una para evidenciar cuál es la característica determinante de su composición y naturaleza.
La importancia del día y la hora Desayuno: El desayuno, debe servirse entre las 8h00 y 10h00. Está considerado como un acto fraternal, es decir que es un servicio adecuado para que los participantes interactúen de manera libre un tanto lejos de las formalidades. Cuando se ofrece desayuno, debe ser en un espacio independiente, un poco apartado del ruido para que su objetivo de fraternizar pueda cumplirse. Almuerzo: El almuerzo es el acto gastronómico del mediodía. Existen diferentes formas de servirlo puesto que depende del origen y cultura de los asistentes. En los almuerzos ejecutivos, por ejemplo, los asistentes -generalmente ejecutivos o empleados-, degustan gastronomía ligera; los almuerzos tipo lunch (palabra inglesa que se deriva de luncheon que hace referencia a al almuerzo) es un bocado que se sirve en muchas ocasiones sin salir de la oficina o en un área común. Cena: La cena es el acto gastronómico formal del final de la jornada. En la mayoría de las culturas es un tiempo para departir con familia y amigos. El menú puede constar de una serie de platos sucesivos.
Los eventos y las tradiciones Para elaborar una oferta gastronómica debemos considerar algunos factores que nos ayudarán a presentar alternativas más variadas. Es necesario considerar el origen cultural, étnico y las limitaciones religiosas que en algunos casos pueda tener el cliente. Es importante compaginar las características rituales de una religión con el servicio que vamos a ofrecer. Adicionalmente, conviene que los organizadores del acto conozcan todos estos detalles para no caer en situaciones embarazosas. Para ilustrarlo con un ejemplo, existen religiones que prohíben comer carne de ciertos animales; otra consideración específica podría ser lo referente acerca del protocolo en el que se exige que hay que darles muchísima atención a los ancianos o líderes.
Los eventos y los banquetes En primer lugar es vital reconocer las diferencias entre un evento y un banquete. Aunque ambos podrían tener similitud, los banquetes son alimentos servidos con el fin de celebrar un acontecimiento. Como ya lo habíamos estudiado en clases anteriores, cada evento tiene una producción gastronómica característica. Un banquete es un acontecimiento que está estrechamente asociado a la convocatoria de un evento social, entre sus características sobresalen la abundancia y la categoría excepcional de los alimentos que se sirvan. Un ejemplo sencillo de ello son las parrilladas, los almuerzos o cenas para todo el personal de una empresa, etc.
La planificación del servicio gastronómico Qué tipo de servicio requiere el cliente? : Desayuno, almuerzo, aperitivo o cena. Cuántos invitados o asistentes? : Número de invitados, distribución en grupos, nivel de protocolo, personalidades y puestos de honor. Dónde va a efectuarse el evento? : Espacio físico donde se va a ofrecer el servicio. Cuándo va a realizarse? : Día y hora del servicio. Hora de inicio y fin. Cómo? : Menú, utensilios de mesa, decoración y estilo del servicio.
El menú en detalle Una vez contestadas las preguntas para el inicio del servicio, los establecimientos hoteleros o de eventos disponen de menús modelo que se ofrecen al cliente como punto de partida de la negociación. En realidad son degustaciones que se le ofrece para que el cliente sea quien escoja la producción gastronómica de su evento a base de su experiencia y las expectativas de gusto de los asistentes. De la misma manera, el presupuesto del cliente es el que define el detalle del menú, como por ejemplo la cantidad a servir.
Puntos a tener en cuenta con el menú Con el fin de alcanzar los objetivos de satisfacción del cliente y garantizar resultados óptimos, los platos deben poder prepararse con facilidad y antelación suficiente para que llegue a la mesa en su justo punto. No debemos ofrecer platos cuya confección deba obligatoriamente hacerse al momento (ejemplo carnes a la parrilla), pues esto produciría retrasos en el servicio y quejas por parte de los invitados. Los mariscos son totalmente recomendables para ofrecerlos en el día, acompañados de vino blanco. Para la noche se estila carnes rojas y blancas (cerdo, pavo). Es deber del responsable de banquetes asesorar al cliente sobre este punto.
Puntos a tener en cuenta con el menú Considerar la estación del año para la inclusión de los platos que conformen el menú, tanto en lo que se refiere a los alimentos que cada época proporciona como a las apetencias del paladar según sea el clima y la temperatura ambiente. El motivo de la celebración de un banquete, también influye en el tipo de menú que se deba servir. No es recomendable servir piezas enteras (presas de pollo, trozos de chuleta, etc.) en los platos, puesto que dificulta su consumo y molesta a los comensales. A veces, por esa dificultad se opta por no consumirla. Al momento del servicio, la música debe ser suave, preferiblemente instrumental.
Tipos de menús y su montaje Coctel: Su naturaleza es meramente social. Es la oportunidad para que los asistentes a un evento principal puedan departir e intercambiar sus impresiones acerca del evento principal. Para citar un ejemplo, un coctel puede venir después de una rueda de prensa, presentación, etc. Dependiendo de las necesidades y presupuesto del cliente, se pueden montar mesas de comida y algunas de bebida donde los camareros preparan y sirven a los invitados. En otros, los camareros salen de la cocina con bandejas preparadas con la bebida, canapés, etc. paseándose entre los invitados. Su montaje es sencillo, puesto que no se facilitan plazas para sentarse ya que la idea es que la gente se mueva e interactúe con otros invitados, sin embargo, se debe estar preparado para eventualmente facilitar sillas para personas mayores, embarazadas, etc. No hay norma, pero la duración máxima de estos eventos es entre dos y tres horas.
Tipos de menús y su montaje Aperitivos o coffee breaks : Novedosa forma de servicio. Consiste en brindar un aperitivo como transición del evento para que los participantes interactúen. El término coffee break surge porque inicialmente, este servicio se limitaba a ofrecer café y algún bocadito, pero poco a poco fue evolucionando hasta convertirse en un servicio más completo. Su característica esencial es ser totalmente autoservicio. Si son pocos los asistentes, se recomienda disponer de una mesa en donde esté la oferta gastronómica, la cual es muy sencilla (bocaditos de sal, dulce, quesos, jamones, etc.). La ventaja de este servicio es que no requiere de camareros; o en su defecto puede haber una sola persona encargada de recoger la vajilla.
Tipos de menús y su montaje El montaje de este tipo de eventos se lo realiza en mesas redondas con capacidad hasta para 8 comensales. La idea es que puedan optimizar el espacio y al mismo tiempo tengan comodidad para servirse los alimentos.
Tipos de servicio en las recepciones Buffet: Es el servicio más lujoso y costoso, puesto que existe una variedad de alimentos a elección y gusto del cliente, quien puede servirse la cantidad que desea. No cabe duda que es un detalle distinguido y elegante pero a su vez muy costoso y complicado para calcular la cantidad. Plato Servido: Es el servicio a la mesa por un grupo de meseros. Ofrece más versatilidad al anfitrión para atender a sus invitados. La desventaja de este tipo de servicio, es que el menú incluye un único plato y no hay posibilidad de elegir qué comer, y es probable que a algunos invitados no les agrade o no puedan consumir el alimento y elijan no comer. A pesar de ello, es la opción mayormente ofrecida en el mercado de eventos.