PERFIL DE PROYECTO EQUIPAMIENTO DE OFICINA CENTRAL 2017 1 Antecedentes El Instituto Panameño Autónomo Cooperativo desde su constitución en 1980, ha venido ofreciendo al sector cooperativo una gama de servicios, que incluyen asistencia técnica, educación cooperativa, fiscalización, promoción y organización de nuevas organizaciones. Ante los cambios tecnológicos que se suceden con tanta rapidez, la institución debe actuar con prontitud a fin de adecuar su estructura de servicios a las fluctuantes variaciones que ocurren en el entorno; evaluaciones efectuadas con anterioridad reflejan que una de las limitaciones en materia de comunicación interna y de proyección hacia el sector cooperativo es la existencia de un equipo que no responde en cuanto a calidad del servicio que pueda ofrecer la entidad. De allí surge la estrategia de modernizar las oficinas, iniciando esta labor en planta central y posteriormente proyectarse hacia las Direcciones Provinciales; indudablemente que un componente importante en materia de modernización es el equipo, con el que los colaboradores desarrollan sus actividades y a través de los cuales se comunican a lo interno y externo de la institución. 2 Definición del Problema. Por lo planteado en el punto anterior, el problema se describe como insuficiencia de equipo moderno en la institución, lo cual trae consigo inconvenientes en materia de comunicación interna y por ende hacia lo externo de la institución. Anteriormente se han realizado evaluaciones y diagnósticos de la situación actual, luego del análisis minucioso se llega a la conclusión que la manera más efectiva para enfrentar el problema es mediante la dotación de equipo moderno basado en tecnología de punta. Con ello se persigue lograr una efectividad en el desarrollo de las labores de los funcionarios. 3 Objetivos del Proyecto 3.1 Objetivo General: Lograr la dotación de equipo a la Institución para un mejor desarrollo de las funciones.
3.2 Objetivo Específico: Lograr una mayor eficiencia en la realización de las labores de los funcionarios. - Obtener un mejor nivel de comunicación y en el desempeño de las actividades de cada colaborador. 4 Justificación. El proyecto se justifica bajo la perspectiva de crear las condiciones que permitan el ofrecimiento de servicios de calidad a los principales clientes, las organizaciones cooperativas; existe una relación directa entre las herramientas básicas con que se cuenta y el servicio que se ofrece. Adicional a ello, la institución debe adaptarse a los cambios que ocurren en su entorno y el componente tecnológico es uno de los más cambiantes; acuerdos internacionales de los que la institución forma parte, utilizan como premisa la disponibilidad de una plataforma de servicios, adecuada y que responda a las exigencias actuales desde el punto de vista tecnológico. Existe una marcada tendencia de las cooperativas, sobre todo las categorizadas como grandes en modernizar su estructura de servicios, lo cual conlleva que el IPACOOP en su calidad de ente sector del sector cooperativo, se ubique a la vanguardia de esta condición. En aspecto de fiscalización, dentro de cuya función se utiliza la metodología de intercambio continuo de información, se requiere disponer de los equipos y enseres lo más precisos y modernos posibles. La captación constante de información procedente de las cooperativas, el archivo de ésta y el procesamiento adecuado para posterior utilización es otro de los elementos que justifican la implementación de este proyecto. 5 El proyecto en el marco de los Políticas, y Estrategias de Desarrollo del País. Atendiendo a la lineamientos estratégicos, el proyecto se enmarca en el Eje Desarrollo Económico sostenible del Plan de Gobierno, tratando de cumplir el objetivo de ofrecer a los ciudadanos eficientes y eficaces servicios gubernamentales, toda vez que para ofrecer dichos servicios los colaboradores deben disponer de equipos adecuados y las herramientas tecnológicas modernas que garanticen tal propósito.
6 El estudio de mercado Al establecer una relación de demanda y oferta de productos o servicios, para el caso de la institución, es preciso señalar que el IPACOOP ofrece servicio a sus principales usuarios; dichos servicios se detallan en concepto de asistencia técnica asesoría contable, fiscalización educación cooperativa, asistencia agropecuaria y otros. Bajo esta perspectiva la demanda la generan las organizaciones cooperativas en función del número de asociados; el comportamiento histórico se estima en base al número de organizaciones existentes. Cooperativas Existente y Número de Asociados Año Cooperativas Asociados 2005 375 196,833 2010 529 207,770 2015 618 211,270 2020 720 215,000 2025 842 218,000 La información refleja un incremento tanto en el número de cooperativas como de asociados en el período 2005-2015. Igual tendencia muestra las proyecciones hacia el año 2025. Ahondando un poco más en la demanda de servicios, es importante resaltar que las cooperativas están clasificadas en 14 tipos diferentes de cooperativas, donde la mayoría se ubican en cooperativas de Servicios Múltiples, mostrándose diferenciación en los servicios demandados por uno y otro tipo de organización. Otro aspecto a tomar en cuenta lo constituye la categoría a la que pertenece cada cooperativas, pues las cooperativas grandes demandan servicios diferentes a los que requieren las cooperativas mediana y pequeñas. Se suma a la cantidad demandada de servicios, la asistencia y asesoría que emanan de los grupos en formación que cada año oscilan por el orden de 50 organizaciones que aspiran a obtener su personería jurídica. El análisis de demanda revela la existencia de una diversificación de servicios que ofrece la institución y que el crecimiento de las cooperativas, es determinante.
El alusión a la oferta, el IPACOOP es la única institución encargada de ofrecer servicios a las organizaciones cooperativas; anteriormente esta labor era compartida con las Federaciones, pero actualmente solo el ente rector del movimiento ofrece todos los servicios condición que es establecida por ley. La forma en que el IPACOOP ofrece servicios, tiene diferentes modalidades, que van desde la atención directa hasta la convocatoria a eventos masivos; estas actividades se dan a nivel de diferentes provincias, en las cuales sin lugar a dudas la adecuación a nivel central tendrá gran repercusión para atender las solicitudes de las cooperativas. La oferta actual y futura está en relación directa con la estructura de personal de que disponga la institución, misma que mantiene una tendencia creciente en la cantidad de funcionarios técnicos que ofrecen la asistencia a las cooperativas. Ello han sido producto de una mayor asignación presupuestarias año tras año y a la ubicación de atención al movimiento cooperativo La obtención de cooperación técnica de parte de organismos cooperantes también contribuye a incrementar la oferta de servicios de parte de la institución. De acuerdo a lo planteado, la oferta de servicio muestra una tendencia creciente para los próximos años aunque no en una cuantía que supla en su totalidad la demanda que generan las empresas cooperativas. 7 Estudio Técnico Se pretende mediante este análisis determinar la localización del proyecto, al igual que los costos de inversión requeridos, para poner en marcha el proyecto. En alusión a la localización, el proyecto se desarrollará en la sede central del IPACOOP, es decir en la provincia de Panamá. Como quiera que, el proyecto es de equipamiento, la inversión prevista realizar va dirigida a la adquisición de equipo; se trata del equipamiento, con unidades sofisticadas que modernicen el sistema de comunicación a lo interno y externo de la institución. El proyecto consiste en la instalación de un data center, cuyo plano de ingeniería se adjunta como anexo. Esta herramienta tiene disposición en las norma 942 y del NEC en la que se indica la cantidad de accesos que debe tener; respecto a las medidas de seguridad indica que debe tener dos entradas y dos salidas como máximo, se proyecta además dos salidas como emergencia y una entrada principal de equipos con bodega central
Costo de construcción de la ubicación de equipamiento de Oficina Central Componente Costo B/ Estudios 50,000 Elaboración de planos 50,000 Elaboración de pliegos y especificaciones 50,000 Construcción de obras civiles 350,000 Total.. B/. 500,000