DE ABASTECIMIENTO Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 18 de Julio de 2011

Transcripción

1 DE ABASTECIMIENTO

2 INTRODUCCIÓN El Grupo Energía de Bogotá entiende que la compra y contratación de bienes y servicios requeridos para su operación y funcionamiento se realiza con terceros, con quienes constituye su cadena de abastecimiento. Esta política de abastecimiento de bienes y servicios establece el marco bajo el cual las empresas del Grupo Energía de Bogotá fomentan las mejores prácticas en la gestión de la competitividad, la calidad, de la seguridad industrial, de la salud ocupacional, ambiental y social con su cadena de abastecimiento, con el propósito de garantizar un suministro responsable, sostenible y efectivo en función del costo, del riesgo, del impacto y de la oportunidad. La presente Política obedece a los lineamientos establecidos en la Política Macro de Responsabilidad Corporativa del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todas las inversiones accionarias y a todos los procesos y procedimientos relacionados con el abastecimiento de bienes y servicios de todas las filiales que lo conforman. DECLARACIÓN DE COMPROMISO Con el propósito de asegurar el mejor negocio, las empresas del Grupo Energía de Bogotá asumen el compromiso de fortalecer las relaciones con su red de abastecimiento a través de prácticas de clase mundial entendiendo que el buen desempeño de sus proveedores y contratistas es importante para el logro de los objetivos estratégicos. Se pretende contribuir a la competitividad del Grupo mediante la adopción de estándares internacionales, la construcción de relaciones de confianza y el desarrollo de procesos y habilidades para la adquisición efectiva de bienes y servicios en función del tiempo, del precio y de la calidad, con reglas claras y justas. 2.

3 MARCO DE ACTUACIÓN Con el objetivo de lograr el cumplimiento del compromiso establecido en la Política de Abastecimiento de Bienes y Servicios, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá: Garantizan la efectividad de los procesos de abastecimiento en función del costo, del riesgo, del impacto y de las oportunidades del mercado. Aseguran eficiente y eficazmente la planeación periódica del abastecimiento de bienes y servicios Establecen estrategias de suministro que permiten lograr los objetivos y metas del Plan de Compras y Contrataciones y del Plan Estratégico Corporativo. Implementan estándares de clase mundial en el abastecimiento por medio de referenciaciones competitivas, que permitan agregar valor a la función de compras. Garantizan la transparencia en la contratación y el abastecimiento, expresada en el uso de un registro de proveedores de bienes y servicios, en la aplicación de una política y en un estatuto de contratación y en la verificación y divulgación de los procesos contractuales en los que actúan como comprador o contratante. 3.

4 Propician la creación de espacios de involucramiento con sus proveedores y contratistas para promover las condiciones que permitan lograr el mejor negocio. Promueven la gestión de la calidad, de la salud ocupacional y de la seguridad industrial y de la gestión ambiental en la cadena de abastecimiento. Implementan programas de desarrollo de proveedores, contratistas y redes de abastecimiento para fortalecer su competitividad y las relaciones de beneficio mutuo. Hacen extensivo el uso de prácticas de Responsabilidad Corporativa, los Valores Corporativos y las Políticas Corporativas pertinentes, hacia las redes de abastecimiento. Mejoran el entendimiento de las necesidades de abastecimiento y logran su gestión eficiente y eficaz mediante el fortalecimiento de las habilidades técnicas y profesionales de los colaboradores que participan en la función de compras y contrataciones. Desarrollan acciones para la democratización del abastecimiento. Promueven el uso y desarrollo de los recursos regionales en las zonas de influencia. Aseguran el desarrollo de sistemas de gestión, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen la implementación de la presente política, de acuerdo con sus particularidades 4.

5 ÁREA REPSONSABLE DE LA POLÍTICA Mónica De Greiff Presidente 5.

6 ANEXO A CONCEPTOS APLICABLES A LA POLÍTICA DE ABASTECIMIENTO Contratista: Persona natural, persona jurídica, consorcio, unión temporal u otro tipo de forma asociativa, con quien se celebra un contrato u orden. Mejor negocio: Resultante del análisis de los factores técnicos, comerciales, de valor agregado y de relación con el entorno, priorizando aquellos que se consideren críticos en cada contratación de bienes o servicios, de manera que se obtengan las condiciones justas, a través de reglas claras, tanto para las empresas del Grupo como para sus proveedores y contratistas. Mejores prácticas: Toda experiencia que ha arrojado resultados positivos, demostrando su eficacia y utilidad en un contexto concreto. Modelo de Posición de Suministro: Herramienta para priorizar el abastecimiento de bienes y servicios, teniendo en cuenta el impacto en la operación, medido éste en términos del riesgo, la oportunidad, y el nivel de gasto anual Plan Anual de Compras y Contratación PACC-: Proceso de planeación periódica de las necesidades inmediatas y futuras - demanda interna - para la adquisición de bienes y servicios en las empresas del Grupo. Establece el marco de referencia para cuantificar los recursos requeridos en el área de abastecimiento para el desarrollo de los procesos de compras y contratación. Igualmente, permite categorizar las oportunidades de reducción de costos - ahorros - derivados de estas mismas actividades. Incluye justificación, criticidad, requerimientos de especificaciones y diseño, posibilidades de estandarización y de agregación de la demanda, riesgos, etc. Proveedor: Aquel que suministra o proporciona bienes. Redes de Abastecimiento: Personas jurídicas y naturales que proveen los bienes y servicios que una empresa requiere para su operación, que respaldan el negocio de las empresas del Grupo con el suministro de bienes y servicios. Incluyen proveedores y contratistas directos y sus subcontratistas y subproveedores. Referenciaciones Competitivas: Corresponde a la identificación de la mejor práctica en relación tanto de productos, como de los procesos por medio de los cuales éstos son creados y entregados. Esta búsqueda de la mejor práctica se puede realizar bien sea dentro de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, de la misma industria, como en otras. El propósito de la Referenciación Competitiva es entender y evaluar la situación actual de la Empresa en relación con la mejor práctica e identificar áreas y medios para mejorar el desempeño.. ANEXO B LISTADO DE DOCUMENTOS QUE SIRVEN DE MODELO A LAS FILIALES DEL GRUPO ENERGÍA DE BOGOTÁ PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA DE ABASTECIMIENTO Como modelos que orientan y ofrecen un referente a las empresas del Grupo para la puesta en operación de la presente política, se cuenta con los siguientes documentos: Plan estratégico de abastecimiento. Todos los documentos que hagan parte del Proceso de Gestión de Abastecimiento de EEB. 6.