11/12/2016 TALENTO HUMANO 1/6 PROPÓSITO 1.00 Establecer los lineamientos que aplicarán para gestionar los permisos y garantizar el cumplimiento de la jornada laboral. ALCANCE 2.00 Aplica a todo empleado de Pacific Logging Venezuela, C.A.. 3.00 DEFINICIONES 3.1 Permisos Es la concesión otorgada al Empleado para ausentarse ó no asistir a su Jornada Laboral, por causa justificada y por tiempo determinado, cuya autorización está a cargo del Supervisor Inmediato y/o Recursos Humanos. 3.2 Permiso Remunerado Es la concesión del permiso con remuneración de salario durante la misma. 3.3 Permiso No Remunerado Es la concesión del permiso sin remuneración de salario durante la misma. 3.4 Ausencia Injustificada Inasistencia no esperada de un empleado a su centro de trabajo sin conocimiento y/o aprobación del Supervisor Inmediato y/o Recursos Humanos, según lo establecido en este procedimiento. 3.5 IVSS Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 3.6 LOTTT Ley Orgánica del Trabajo, Los Trabajadores y Trabajadoras. 3.7 LOPCYMAT Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo. 4.00 RESPONSABILIDADES 4.1 El Gerente General y el Gerente de, son responsables de: 4.1.1 Aprobar este procedimiento.
11/12/2016 TALENTO HUMANO 2/6 4.2 El Gerente de, es responsable de: 4.2.1 Controlar, distribuir y actualizar este procedimiento. 4.2.2 Garantizar el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento. 4.3 Los Supervisores, Coordinadores y Gerentes de Área, son responsables de: 4.3.1 Cumplir con la Jornada Laboral estipulada, así como del ejercicio de las acciones que surjan consecuencia de su incumplimiento. 4.3.2 Notificar las ausencias y/o permisos concedidos a su personal. 4.3.3 Garantizar el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento. 4.4 El Analista de Nomina de, es responsable de: 4.4.1 Llevar el control en un reporte en electrónico y archivar los respectivos permisos gestionados en el mes. 4.4.2 Garantizar el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento. 4.5 El Gerente de, es responsable de: 4.5.1 Elaborar los indicadores de gestión para medir el cumplimiento de este procedimiento. 4.5.2 Realizar mensualmente informe de gestión de cumplimiento de los indicadores elaborados para este procedimiento. 4.6 El Empleado, es responsable de: 4.6.1 Notificar inmediatamente la ausencia y/o permiso conjuntamente con el motivo que la justifica. 4.6.2 Cumplir con lo establecido en este procedimiento. 5.0 NORMATIVAS 5.1 Los Permisos se deberán solicitar, por lo menos, con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha efectiva del mismo. Sin embargo, en caso de reconocida urgencia, el Supervisor inmediato determinará la autorización de dicha solicitud. 5.2 El Supervisor inmediato deberá remitir copia anexa de la solicitud de permiso que corresponda los soportes que sustenten la misma, a la oficina de. 5.3 La Gerencia de validará dicho permiso en función de lo descrito en este procedimiento. 5.4 En los casos de las ausencias al trabajo que no hayan podido ser notificadas oportunamente a la empresa, el empleado deberá comunicar de inmediato y deberá justificarlas dentro del segundo (2 ) día de iniciada la inasistencia, caso contrario, se tomarán las acciones conforme lo establecido en este procedimiento. 5.5 Toda ausencia del empleado que no cumpla con los lineamientos establecidos en este procedimiento serán susceptibles a medidas disciplinarias. 5.6 En el caso de que el reposo médico amerite ausencias mayores a tres (3) días hábiles, deberá estar
11/12/2016 TALENTO HUMANO 3/6 convalidado por el IVSS o por el Médico Ocupacional. 5.7 Los reposos podrán ser sometidos a verificación por parte del médico ocupacional aún cuando esté avalado por el IVSS. 5.8 En los casos de cirugías por tratamiento de carácter estético y/o reposos donde se compruebe la alteración o falsificación del reposo entregado, la suspensión laboral aplicara de acuerdo a la LOTTT, es decir, a partir del 3er. día o reposos mayores a tres. (3) días y que no excedan de doce (12) meses. 5.9 Control Médico durante el Embarazo Se otorgará a la empleada, un (1) día o dos (2) medios días de permiso remunerado cada mes a los fines de su control correspondiente. 5.10 Reposo Pre y Post Natal: Se otorgará a la empleada en estado de gravidez, un descanso pre natal durante seis (6) semanas antes del parto y veinte (20) semanas de descanso post natal, de acuerdo a lo establecido en la normativa legal vigente. Una vez culminado el Reposo Post natal, el patrono tiene la obligación de otorgar las vacaciones a las que tenga derecho la madre, las cuales deberán ser solicitadas de acuerdo al procedimiento Vacaciones. 5.11 En los casos de adopción de un niño menor de tres (3) años, la empleada tendrá derecho a un descanso de maternidad durante un período máximo de diez (10) semanas, contadas a partir de la fecha en que le sea dado en colocación familiar, autorizada por el Instituto Nacional del Menor con miras a la adopción. 5.12 Permiso para la lactancia, la empleada, finalizado el período de licencia post-natal, notificará al patrono la oportunidad en que disfrutará los dos (2) descansos diarios para la lactancia, en conformidad con la Ley, los cuales serán de una hora y media (1 1/2) hora cada uno y no excederá de un período de doce (12) meses contados desde la fecha de parto. Cabe destacar que el tiempo máximo de lactancia a un niño son de seis (6) meses. 5.13 Permiso por Paternidad El Padre disfrutará de un permiso remunerado de catorce (14) días continuos, contados a partir del nacimiento de su hijo o hija, de acuerdo a lo establecido en la normativa legal vigente. En caso de parto múltiple el permiso o licencia de paternidad remunerada será de veintiún (21) días continuos. En caso de fallecimiento de la madre, el padre del niño o niña tendrá derecho a la licencia o permiso postnatal que hubiere correspondido a ésta. Al empleado a quien se le conceda la adopción de un niño o niña con menos de tres (3) años de edad, también disfrutará del permiso o licencia de paternidad de catorce (14) días continuos contados a partir de que la misma sea acordada por sentencia definitivamente firme por el Tribunal de Protección de Niños, Niñas y Adolescentes. 5.14 En ningún caso los días por licencia de paternidad serán postergables o acumulables, por otra parte, el patrono tiene la obligación de otorgar las vacaciones a las que tenga derecho el padre una vez culminado el permiso de paternidad, las cuales deberán ser solicitadas de acuerdo al procedimiento Vacaciones. 5.15 Por Consulta Pediátrica de Control, se otorgará un (1) día de licencia o permiso remunerado cada mes para concurrir al centro asistencial pediátrico, tanto en los casos de Paternidad o Maternidad. 5.16 A los Delegados de Prevención se le otorgará los permisos a los fines de que ejerza funciones
11/12/2016 TALENTO HUMANO 4/6 como delegado o delegada de prevención así como para la formación en materia de seguridad y salud en el trabajo. Estos permisos deberán ser previamente solicitados por el Delegado con el soporte de la invitación del organismo competente a su Supervisor y, a los fines de la planificación no solo operacional del Departamento sino también la coordinación de la logística que debe proveer el empleador para tal fin. 5.17 El Supervisor Inmediato podrá otorgar a sus empleados hasta siete (7) días de permisos al año para asuntos particulares. De estos siete (7) permisos al año, solo cuatro (4) permisos podrán ser remunerados y no podrá otorgarse más de un (1) permiso al mes. 5.18 Por Matrimonio del Trabajador, se concederá permiso de cinco (5) días continuos; causados por las nupcias del Trabajador, efectivos de forma inmediata con el matrimonio civil o eclesiástico de acuerdo a la solicitud del empleado. En ningún caso serán postergables o acumulables o podrán coincidir con otro tipo de permiso. 5.19 Por fallecimiento de Familiares, se concederá permiso remunerado ante el fallecimiento del cónyuge, ascendientes (Padre, Madre y Abuelos), descendientes (Hijos) ó hermanos por consanguinidad del trabajador. Este será concedido hasta por tres (3) días continuos ó hasta cinco (5) días continuos considerando el término de la distancia. En caso de muerte de Familiares afines (en la misma línea de parentesco) se podrá otorgar un permiso de hasta tres (3) días. 5.20 Permiso de Urgencia: En casos de Urgencia el supervisor podrá otorgar el permiso hasta por un máximo de cuatro (4) horas. 5.21 Ningún Empleado podrá ausentarse o salir de su lugar de trabajo en horas laborables sin permiso de su supervisor inmediato. 5.22 Toda ausencia a la jornada laboral no autorizada como permiso, se considerará una ausencia no justificada. La misma será descontada del salario, y podrá generar medidas disciplinarias al respecto. 5.23 Si el empleado ha faltado al trabajo sin causa justificada por siete (7) o más días durante el período de un (1) año, se le deducirán dichos días de su tiempo vacacional, siempre que la empresa le hubiese pagado el salario correspondiente a los días que faltó, sin menoscabo de las medidas disciplinarias a que haya lugar. 5.24 El Departamento de deberá revisar el control de entrada y salida del personal dentro de la jornada laboral y enviar notificación en caso de ausencias no justificadas al supervisor del área respectiva para su revisión y control del caso. 5.25 Es deber del Supervisor Inmediato informar a de las ausencias de su personal, a los fines de garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en esta materia. 6.0 PROCEDIMIENTO 6.1 Permisos por Razones de Salud 6.1.1 El empleado que requiera ausentarse por motivos de salud, debe notificar inmediatamente al Supervisor Inmediato, y debe presentar el reposo medico dentro de las 48 horas siguientes ante el Supervisor inmediato y/o al Departamento de.
11/12/2016 TALENTO HUMANO 5/6 6.1.1.1 Si el reposo es menor a tres (3) días hábiles, el empleado deberá entregar el reposo en original con los siguientes requisitos: - Nombre y Firma del Médico tratante. - Especialidad del Médico tratante. - Número de Registro en el Colegio de Médicos de Venezuela. - Diagnóstico y duración del reposo. 6.1.1.2 Si el reposo es mayor a tres (3) días hábiles, deberá entregar Fotocopia del Reposo al Supervisor Inmediato, quedando obligado a entregar inmediatamente el reposo convalidado por el IVSS o en su defecto por el Médico Ocupacional según el caso. 6.1.1.3 Si el reposo es mayor a quince (15) días, el Supervisor Inmediato debe notificar de inmediato al departamento de / de Relaciones Laborales a fin de determinar si aplica o no la suspensión Laboral: 6.1.1.3.1 En caso de aplicar la Suspensión de la relación Laboral, el departamento de Talento Humano/Analista de debe llenar el formulario Solicitud de Suspensión Laboral y entregar al Gerente de para su aprobación. 6.1.1.3.2 En caso de aplicar la Suspensión Laboral, el Analista de entrega el formato de Suspensión Laboral al departamento de nomina para su respectivo proceso. 6.1.1.3.3 El Analista de debe archivar este documento en el expediente de personal. 6.1.2 El Supervisor Inmediato continúa con el punto 6.6 de este procedimiento. 6.2 Permisos de Urgencia 6.2.1 El empleado que requiera ausentarse por un tiempo menor o igual a cuatro (4) horas, ocasionado por urgencia, debe llenar el formulario Solicitud de Permiso, y entregarlo al Supervisor Inmediato. 6.2.2 El Supervisor Inmediato deberá firmar la Solicitud de Permisos en calidad de aprobación y continuar con el punto 6.6 de este procedimiento. 6.3 Permisos otorgados por ley y/o Beneficios de la Empresa 6.3.1 El empleado que requiera ausentarse del trabajo, por permisos según lo especificado en la normativa del presente procedimiento, debe llenar el formulario correspondiente e informar inmediatamente a su supervisor. 6.3.2 El Supervisor Inmediato debe verificar que los días de permiso correspondan a la normativa del\ procedimiento y que estén los soportes que aplique en cada caso. 6.3.3 Si la información esta correcta, el Supervisor inmediato firma el formulario en calidad de aprobación y continúa con el punto 6.6 de este procedimiento. 6.3.4 De lo contrario, le notifica al empleado para que realice las correcciones pertinentes. 6.4 Permisos para los Delegados de Prevención 6.4.1 El Delegado de Prevención que requiera ausentarse del trabajo, a los fines de ejercer funciones como delegado o delegada de prevención o para asistir a procesos de formación en materia de seguridad y salud en el trabajo, debe llenar el formulario correspondiente e informar inmediatamente a supervisor. 6.4.1.1 En caso de extrema urgencia que amerite que el delegado de prevención se ausente de sus labores para cubrir una eventualidad cónsono con sus funciones como delegado, este deberá notificar inmediatamente al Supervisor, justificando la causa y el tiempo aproximado de la misma.
11/12/2016 TALENTO HUMANO 6/6 6.4.2 El Supervisor Inmediato debe verificar que la solicitud de permiso este acorde con sus funciones como Delegado de Prevención, si la información esta correcta, el Supervisor inmediato firma el formulario en calidad de aprobación y continúa con el punto 6.6 de este procedimiento. En el caso de que la solicitud de permiso corresponda a una invitación de adiestramiento, entonces dicha invitación deberá estar anexada a la solicitud de permiso. 6.5 De las Ausencia Injustificadas. 6.5.1 Toda ausencia a la jornada laboral no autorizada como permiso, se considerará una ausencia no justificada. La misma será descontada del salario, y podrá generar medidas disciplinarias al respecto; dependiendo del caso. 6.5.2 El Supervisor Inmediato una vez reincorporado el empleado a su labor ordinaria debe verificar el motivo de la ausencia, en caso de no tener justificación debe llenar el formulario Ausencia Injustificada y continuar con el punto 6.6 de este procedimiento. 6.6 El Supervisor Inmediato debe enviar el Formato del permiso y/o ausencia que aplicare al Analista de, adjuntando los soportes respectivos. 6.7 El Analista de valida que la información reportada en el formulario Ausencia Injustificada sea la correcta y contenga todos los soportes de acuerdo al tipo de permiso y/o ausencia reportado. 6.8 Si el reporte no contiene todos los soportes requeridos, deberá notificar al Supervisor Inmediato para que los consigne a la brevedad. 6.9 Una vez validada la información, envía el reporte al Analista de Nomina para su respectivo proceso de pago y/o descuento que aplicare. 6.10 En el caso de que la Ausencia Injustificada fuere mayor a tres (3) días debe notificar inmediatamente al Gerente de, a fin de determinar las medidas disciplinarias que aplicare. 7.0 INDICADORES DE GESTIÓN (KPI s) 7.1 Indicador de ausentismo. 7.2 Ausencias reflejadas en el Reporte de Asistencia Mensual VS Permisos Validados por Talento Humano. 8.0 DOCUMENTACIÓN RELACIONADA 8.1 Ley Orgánica del Trabajo, Los Trabajadores y Trabajadora y su Reglamento. 8.2 LOPCYMAT y su Reglamento.