Colegio Oficial de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Málaga Plataforma Visado Electrónico del Colegiado Málaga, Octubre 2.010 Versión 1.7 página 1 de 9
MANUAL DEL COLEGIADO PARA EL ENVIO Y LA RECEPCION DE LOS TRABAJOS PROFESIONALES MEDIANTE EL SISTEMA DE VISADO ELECTRONICO EN EL COAAT MALAGA 1.- ANTECEDENTES El presente documento pretende ser una Guía de Referencia para todos aquellos colegiados que deseen acogerse a la modalidad de Visado Electrónico mediante el sistema de. El visado electrónico se pone en marcha a raíz de diversas iniciativas de adaptación por parte del Colegio para la utilización y fomento de las Nuevas Tecnologías. Se plantea como alternativa al tradicional, y por tanto, serán de aplicación todas las normas y directrices establecidas para el mismo, con excepción de las indicaciones reseñadas en el presente documento. El Visado Electrónico facilita a los Colegios Profesionales la posibilidad de visar y registrar telemáticamente documentos que requieren de este trámite. El Visado Electrónico consiste en añadir la firma electrónica y el Sello de Visado del Colegio, a la firma del colegiado autor de documento. El Visado Electrónico presenta ventajas para el Colegio a la hora de economizar y maximizar sus sistemas de gestión documental. Y de cara a sus colegiados, es una herramienta muy útil para facilitarles el visado de sus proyectos, con ventajas de rapidez, comodidad, y costes, evitando desplazamientos innecesarios. 2.- OBJETIVOS Y ALCANCE El Visado Electrónico es un concepto de trabajo que va a permitir realizar el visado de los trabajos profesionales de una manera remota, esto es, sin tener que desplazarse a las diferentes oficinas colegiales a presentar y/o retirar el trabajo: se realiza a través de Internet. El colegiado, desde su casa, despacho u oficina, podrá conectarse mediante un ordenador y una conexión a Internet y enviar sus trabajos profesionales para que estos sean visados por el Colegio. Una vez visados estos trabajos, podrá retirarlos por el mismo procedimiento para su posterior impresión y presentación ante el organismo que corresponda. Es esta una eficaz herramienta cuya principal ventaja radica en evitar el desplazamiento del Colegiado al Colegio para realizar esta sencilla pero a veces complicada tarea. 3.- EQUIPAMIENTO Para poder realizarla, el Colegiado necesitará de unos pequeños requerimientos tanto de software como hardware, que pasamos a enumerar: SOFTWARE: Programa para convertir archivos al formato PDF (Se recomienda el ADOBE ACROBAT versión 7 o superior o en su defecto PDF Creator versión 3 o superior). Utilización de un programa de firma electrónica facilitado por el Colegio, herramienta Firmador, que podrá descargarse desde la página Web colegial. Certificado Digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que puedes obtener gratuitamente desde la Web www.cert.fnmt.es y completar el proceso de acreditación de identidad en el propio Colegio o en tu ayuntamiento más cercano. página 2 de 9
HARDWARE: PC compatible con conexión a Internet Banda Ancha ADMINISTRATIVOS: Los requisitos propios del Ejercicio Libre de la Profesión. Asistencia a la Jornada de Formación para el uso de Aceptación y firma del Contrato de Utilización de Servicios Digitales Cumplir las prescripciones del presente Manual de Uso. 4.- INSTALACION Certificado FNMT OBTENCION DEL CERTIFICADO DIGITAL Para obtener el certificado necesario para utilizar los servicios de la firma digital tendremos que solicitarlo en la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre en la dirección: http://www.cert.fnmt.es PASO 1 Para completar el primer paso tendremos que conectarnos a la dirección de internet mencionada anteriormente (http://www.cert.fnmt.es) y pinchar en el enlace "Solicitud del Certificado" para que nos lleve a la página en la cual nos solicita que introduzcamos nuestro DNI/NIF cuando solicitamos un certificado de usuario, el navegador genera un par de claves. La clave privada se guarda en el ordenador y la clave pública se envía a la FNMT-RCM para que se firme, lo que constituirá el correspondiente certificado. La FNMT-RCM asignará un código de solicitud a esa clave y se lo enviará para que lo presente en la acreditación. PASO 2 Una vez obtenido el código de solicitud nos deberemos personar en las oficinas colegiales de El Limonar (o cualquier oficina de la Agencia Tributaria, Junta de Andalucía o Ayuntamiento habilitado para ello) para acreditar nuestra personalidad aportando junto al código de solicitud que generemos en el apartado anterior nuestro DNI/NIF. PASO 3 Cuando nos hayamos identificado ante la Oficina de Acreditación nos volveremos a conectar a la dirección de Internet mencionada (http://www.cert.fnmt.es) y entraremos en el enlace titulado "Descarga del certificado" para una vez que introduzcamos nuestro DNI/NIF y nuestro código de solicitud proceder a descargar el certificado. Una vez se descargue tendremos que pinchar en el botón "Instalar". Muy importante: sólo podremos descargar el certificado desde el mismo ordenador y navegador desde el que lo solicitamos. Si todo el proceso ha sido correcto ya tendremos instalado en nuestro ordenador nuestra firma digital y podremos comenzar a utilizarla en las aplicaciones que estén preparadas para ello (firma de documentos colegiales mediante firmador, acceso a la zona privada de la web colegial, ) Si queremos comprobar si lo tenemos instalado, seguiremos los siguientes pasos: Una vez abierto el navegador Internet Explorer: página 3 de 9
Elegimos al menú 'Herramientas' Seleccionamos 'Opciones de Internet' Seleccionamos la pestaña 'Contenido' En 'Certificados' pulsamos el botón <Personal> Aparecerá una entrada con los Certificados instalados. 4 b) INSTALACIÓN programa Firmador En el área privada de la web Colegial accederemos al apartado @Visado Introducción y seleccionaremos la herramienta Firmador. Una vez descargada y descomprimida ejecutaremos el programa Setup que iniciará la instalación del software. Podremos comprobar que se ha instalado correctamente yendo a Inicio Todos los programas Firmador Colegiado Consideraciones previas: Dado que algunos procesos están automatizados, recomendamos, para evitar retrasos, que se sigan escrupulosamente estas normas. Recordemos que el sistema no permitirá visar trabajos que no cumplan con TODOS los requisitos, no aceptándose ni registrándose el trabajo, comunicándole al colegiado por correo electrónico, tal circunstancia. 5.- FUNCIONAMIENTO La operatoria para realizar el Visado Electrónico será la siguiente: a) Los distintos trabajos (memorias, nota de encargo, planos, etc.) realizados por los Colegiados serán exportados a formato PDF (conforme a las especificaciones que se detallan en el apartado MAQUETACION ) y posteriormente serán firmados digitalmente. A continuación se remitirán al Colegio a través de la plataforma integrada en la web Colegial. El personal del Colegio a su recepción, comprobará la corrección formal de la documentación aportada y verificará que la misma cumple con los requisitos de firma y nomenclatura de los distintos ficheros de los que conste el trabajo. A continuación se aceptará e integrará en el programa de Gestión existente en el Colegio que procederá al registro y trámite en la forma habitual. b) Todos los ficheros deberán estar INEXCUSABLEMENTE firmados electrónicamente con la firma del colegiado autor del trabajo. En caso de trabajos elaborados por varios colegiados, deberán estar igualmente, firmados por todos los intervinientes del mismo. c) Para el envío de los trabajos se deberán de conectar con nuestra Web http://www.coaat.es y en el apartado seleccionar la zona de Recepción de encargos. Allí deberá identificar el tipo de envío que se vaya a realizar en relación a una Nota Encargo: - Nuevos: permitirá el inicio de un expediente, debiendo elegir expresamente qué trámite se solicita del COAAT respecto del mismo. - Con Incidencias: mostrará un desplegable con los encargos bloqueados y la posibilidad de enviar la documentación requerida por los técnicos del COAAT para continuar la tramitación del expediente. - Previamente Visado: mostrará un desplegable de los trabajos del colegiado con la posibilidad de enviar documentación reformada, complementaria, etc. - Doc. Final de Obra: recogerá la posibilidad de enviar la documentación referente al final de obra del encargo, excepto el certificado final de obra conjunto y libro de órdenes. - Encargos por recepcionar: permitirá consultar la documentación enviada al COAAT y aún no recepcionada por el mismo. página 4 de 9
Una vez cumplimentado el formulario de la pestaña correspondiente, se procederá al envío del mismo, iniciándose el trámite correspondiente por parte del Colegio. d) El Colegiado podrá realizar un seguimiento de su expediente mediante los medios habituales que le proporciona el nuevo sistema (Web, notificaciones por mail, etc.) Si en el trabajo se detectara alguna incidencia por el departamento de Visados, se le comunicaría al colegiado mediante correo electrónico. Posteriormente este procederá a rectificar lo necesario, generar los pdf, firmarlos digitalmente y enviar el/los archivo/s completo/s a que afecte/n, no admitiéndose páginas sueltas del fichero. En este caso hay que tener en cuenta que con el fin de conservar el numero de expediente otorgado inicialmente cuando se vuelva a enviar el trabajo en la pantalla de envío de hay que seleccionar Encargo previamente registrado, e indicar el número que ya se le había asignado, al objeto de proceder a la resolución de dicho expediente. e) El expediente, una vez informado favorablemente por los Técnicos de Visados, aparecerá en el apartado Solicitud de Facturación, dentro de de la Web colegial, consignándose las cantidades a abonar para su visado. El sistema comprobará el saldo de la cuenta colegial de los intervinientes. Una vez ordenado el pago por todos los colegiados intervinientes en el encargo, el Colegio facturará, dentro del horario del mismo, con sus criterios habituales. f) Una vez facturado se procederá al visado digital de la documentación correspondiente que proceda, liberándose la posibilidad de descarga por parte del Colegiado. g) Como último paso, el Colegiado accederá al área Descarga de, y desde allí obtendrá la documentación sellada y visada digitalmente, para su posterior impresión y firma manuscrita, previa a la presentación en los Organismos competentes. Los ficheros a descargar tendrán la nomenclatura LLL_AA_NNNNNV.pdf donde LLL corresponderá a los tipos de fichero ya vistos anteriormente (PLP para planos, MEP para memorias, PRP para presupuestos, ) AA corresponderá al año del encargo y NNNNN al número de expediente en ese año asignado por el Colegio y V indicará que ha sido visado electrónicamente. En el caso de documentos relativos a Estudios de Seguridad y Salud la nomenclatura será PLS para planos, MES para memorias, PRS para presupuestos, Para imprimir los trabajos es suficiente con abrir estos ficheros con el programa Adobe Acrobat Reader versión 9 (gratuito y disponible desde la Web del Colegio), y en el menú Archivo/imprimir elegir las opciones adecuadas en función de nuestra impresora. 6.-INSTRUCCIONES DE MAQUETACIÓN DE DOCUMENTOS Consideraciones previas: Tiene que dejarse un margen por la derecha de 2 centímetros con la finalidad de que no se solape con los sellos, marcas y códigos de barras que, en su caso, genere el visado electrónico del Colegio. En el caso de los planos (previendo su plegado para posterior encuadernación) deberá respetarse un espacio en la esquina inferior derecha de modo que no solape el sellado digital del Colegio, que irá situado a 8 cm. del lado inferior y 2,5 cm. del lado derecho). Los documentos no deberán llevar la firma escaneada del/ de los Colegiado/Colegiados, ya que deberá firmarlos manuscritamente al final del proceso cuando haya descargado los ficheros visados electrónicamente por el Colegio. Sí deberá reservar ese espacio con su aclarafirmas habitual. A) Comunicación/Nota de encargo-presupuesto de servicios profesionales. Será el formulario en formato PDF tamaño A4 en posición vertical que se podrá descargar desde la Web colegial, en el apartado de impresos y formularios. No se admitirán Comunicación/Notas-Encargo en los que no se cumplimente el servicio colegial que se solicita y en consecuencia, caso de ser un visado a petición del cliente, la firma de éste (según Ley de Colegios Profesionales), amén de estar debidamente cumplimentadas todos los demás apartados según el tipo de actuación profesional encomendado. página 5 de 9
Se imprimirá en formato PDF y el fichero correspondiente se guardará con el nombre NEP_CC_NNNNN.pdf donde CC será el código del colegio (29 en el caso de Málaga) y NNNNN el número del colegiado con seis dígitos (rellenando con ceros por la izquierda). Ejemplo: El colegiado 29-795 nombraría el fichero como NEP_29_00795.pdf En el caso que se haya solicitado el visado por petición expresa del cliente, deberá adjuntarse un fichero con la nota de encargo escaneada en la que conste la firma manuscrita del cliente y firmada electrónicamente por el técnico/s, denominándose, igualmente NEP_CC_NNNNN, no precisándose la anterior. B) Los documentos correspondientes a memoria y/o pliego de condiciones de un proyecto o informe, irán en un único archivo en formato/tamaño de página A4 en posición vertical, cuyo nombre será MEP_CC_NNNNN.pdf donde CC será el código del colegio (29 en el caso de Málaga) y NNNNN el número del colegiado con cinco dígitos (seis para los procedentes del Colegio de Madrid), rellenando con ceros por la izquierda. Ejemplo: El colegiado 29-795 nombraría el fichero como MEP_29_00795.pdf Para la memoria/pliego de un Estudio de Seguridad irán tal como se ha mencionado en el párrafo anterior en un único archivo en formato/tamaño de página A4 en posición vertical, con la diferencia de que el nombre será MES_CC_NNNNN.pdf donde CC será el código del colegio (29 en el caso de Málaga) y NNNNN el número del colegiado con cinco dígitos (seis para los procedentes del Colegio de Madrid), rellenando con ceros por la izquierda. Ejemplo: El colegiado 29-795 nombraría el fichero como MES_29_00795.pdf C) Los documentos correspondientes a planos de proyecto o informe, etc., irán en un único archivo (no importa que dichos planos sean de distintos tamaños, ya que estos pueden convivir en el mismo archivo pdf), cuyo nombres será PLP_CC_NNNNN.pdf donde CC será el código del colegio (29 en el caso de Málaga) y NNNNN el número del colegiado con cinco dígitos (seis para los procedentes del Colegio de Madrid), rellenando con ceros por la izquierda. Los planos deberán estar, cuando se abra el fichero pdf, en posición horizontal, excepto los planos de tamaño A4 que vendrán en vertical, no debiendo estar girados en ninguno de los casos. Ejemplo: El colegiado 29-795 nombraría el fichero como PLP_29_00795.pdf Para los planos de un Estudio de Seguridad irán tal como se ha mencionado en el párrafo anterior, con la diferencia de que el nombre será PLS_CC_NNNNN.pdf donde CC será el código del colegio (29 en el caso de Málaga) y NNNNN el número del colegiado con cinco dígitos ((seis para los procedentes del Colegio de Madrid), rellenando con ceros por la izquierda. Ejemplo: El colegiado 29-795 nombraría el fichero como PLS_29_00795.pdf Solo se admitirán impresiones en tamaños standard tipo A4, A3, A2, A1 o A0. D) El documento correspondiente a mediciones y presupuestos irá en un único archivo en formato/tamaño de página A4 en posición vertical, cuyo nombre será PRP_CC_NNNNN.pdf donde CC será el código del colegio (29 en el caso de Málaga) y NNNNN el número del colegiado con cinco dígitos (seis para los procedentes del Colegio de Madrid), rellenando con ceros por la izquierda Ejemplo: El colegiado 29-795 nombraría el fichero como PRP_29_00795.pdf Para las mediciones y presupuesto de un Estudio de Seguridad irán tal como se ha mencionado en el párrafo anterior en un único archivo en formato/tamaño de página A4 en posición vertical, con la diferencia de que el nombre será PRS_CC_NNNNN.pdf donde CC será el código del colegio (29 en el caso de Málaga) y NNNNN el número del colegiado con cinco dígitos (rellenando con ceros por la izquierda). Ejemplo: El colegiado 29-795 nombraría el fichero como PRS_29_00795.pdf Lo anteriormente expuesto servirá, por analogía, para el envío de ficheros de cualquier otra actuación profesional: estudios y/o estudios básicos de seguridad y salud, estudios técnicos, informes, certificados, planos, etc. procediendo al envío del o de los ficheros correspondientes denominándole de la forma anteriormente expuesta. Ejemplo: Certificado con planos. El fichero del Certificado iría en el pdf de nombre MEP_29_00795.pdf mientras que el/los planos irían en el fichero de nombre PLP_29_00795.pdf. La valoración realizada iría en un fichero PRP_29_00795.pdf página 6 de 9
E) Aquellos otros documentos, que debiendo formar parte del trabajo NO estén firmados por el técnico autor del trabajo y no precisen de ser visados (planos de situación, resumen de presupuesto, cuadro de superficies de proyecto de arquitecto o ingeniero, estadística de tipología constructiva, planos catastrales, ortofotos fechadas, separatas, etc ), serán enviados en un fichero independiente de nombre AD1_CC_NNNNN.pdf. (AD2; AD3, etc. en sucesivos ficheros). NOTA: Con el fin de no colapsar las redes informáticas, se recomienda encarecidamente no enviar documentos que no forman parte del proceso de. A titulo de ejemplo, no procede enviar la memoria completa de un proyecto de arquitecto cuando solo se solicita un cuadro de superficies construidas en un encargo de dirección de ejecución de la obra. Ejemplo: Presupuesto, plano de situación y cuadro de superficies construidas del proyecto de un arquitecto, así como la estadística de tipología de materiales para un expediente de dirección de ejecución de obra: AD1_29_00795.pdf En el caso de que hubiera más de uno, irán nombrados como AD1_29_00795.pdf, AD2_29_00795, etc. F) Para encargos previamente visados a los que se quiera incorporar información de cualquier tipo (distinguiendo la que tiene que ser visada de la que no precisa de este requisito), se distinguirá el contenido de la información a enviar conforme a los apartados anteriores, firmada por el colegiado. Se le antepondrá la letra A al tipo de documento, además de adjuntar el documento Tramitación complementaria de expediente debidamente cumplimentado y firmado, definiendo de manera sucinta el contenido de la documentación aportada en referencia a la anteriormente visada, guardado con el nombre ATC_AA_RRRRR.pdf., donde AA es año en dos dígitos finales y RRRRR es el nº de registro del expediente existente. Ejemplo: Una variación de lo inicialmente proyectado en el expediente 09-00325. Para la memoria modificada: AMEP_09_00325.pdf Para los planos modificados: APLP_09_00325.pdf Para el presupuesto modificado: APRP_09_00325.pdf Para el documento Tramitación Complementaria de Expediente : ATC_09_00325.pdf En el caso de que hubiera más de uno, irán nombrados como AMEP1_09_00325.pdf, AMEP2_09_000325, etc. sucesivamente. Igualmente en el caso de que la modificación alcanzase a la redacción de un reformado del Estudio/ Estudio Básico de Seguridad, se referirá el número de registro que ya tiene en el sistema de Gestión de Encargos del Colegio y se operará de la misma forma que en el párrafo anterior. G) Documentación varia: Como ampliación de lo expuesto anteriormente, abordamos en esta sección la tramitación de diversos documentos que el técnico colegiado habitualmente tramita durante la obra o bien en la finalización de un expediente ya visado, tales como certificados final de obra, actas o informe de aprobación de plan de seguridad y salud, acta de paralización de obra, etc. que estén firmados exclusivamente por el Aparejador, Arquitecto Técnico o Ingeniero de Edificación actuante. A continuación detallamos la designación de los diferentes pdf: * Acta o Informe de Aprobación del Plan de seguridad y Salud en el Trabajo: XACP_CC_NNNNN.pdf, si es enviado junto con la nota de encargo y XACP_AA_RRRRR.pdf cuando previamente exista en el Colegio el encargo profesional. * Certificado Final de Obra, solo de Arquitecto/s Técnico/s: XCFU_AA_RRRRR.pdf, excepto cuando se envíe a la vez que el expediente de legalización, en cuyo caso se denominará XCFU_CC_NNNNN.pdf. * Documento de Finalización de la Coordinación de Seguridad en la Fase de Ejecución de Obra: XDFC_AA_RRRRR.pdf. * Actas Varias: XACV_AA_RRRRR.pdf. Ej: Acta de Replanteo e Inicio de Obra, Acta de Paralización de obra, Informe Estado de Obras, etc. * Anejos varios firmados del proyecto o informe: XAJV_AA_RRRRR.pdf página 7 de 9
* Anejo al CFO: XACF_AA_RRRRR.pdf, si bien en caso de legalización sería XACF_CC_NNNNN.pdf *Aviso de minuta de honorarios: AMH_AA_RRRRR ADVERTENCIA: Quedan excluidos de la tramitación por la plataforma de @Visado, el Certificado Final de Obra conjunto, Libro de Órdenes, Documentación firmada conjuntamente con otros técnicos ajenos a nuestro Colegio y en el caso de Coordinación de Seguridad y Salud en ejecución de obra, el Libro de Incidencias, que se efectuarán físicamente y recogerán en las dependencias colegiales, una vez sellados. @VISADO.- CUADRO RESUMEN DE TERMINOS DE ARCHIVOS -Primer visado: CC=código del colegio;nnnnn=nº de colegiado/a -Resto de archivos nombrar con el nº registro colegio: AA_RRRRR CONCEPTO Nota de encargo de servicios profesionales: (común a todas las nuevas actuaciones) Proyectos: Memoria/s, anejos de la memoria (cálculos, gestión de residuos, etc), Pliego de Condiciones Planos Mediciones y Presupuesto Estudios de seguridad y salud: Memoria/s, Pliego de Condiciones Planos Mediciones y Presupuesto Informes, dictámenes y certificaciones: Parte analítica (informe) Valoración (si la hubiere) Parte grafica (si la hubiere) Documentación informativa necesaria que NO esté firmada por el Arquitecto Técnico autor ó aún estando firmada, NO sea susceptible de ser visada.(p.e.: ficha de tipología, hojas del proyecto arquitecto firmadas por él; Plan de seguridad firmado por Constructora, etc.) Ídem en sucesivas ocasiones Hoja documentación complementaria/reformada: Para Memoria o Informe Para Planos Para Mediciones y presupuesto Actas varias inicio/durante/final de la obra y en seguridad y salud: Acta inicio/replanteo de obra, informe o certificación estado de obra; acta de paralización obra; acta de recepción obra; Escritos varios, etc. Acta o informe aprobación de plan seguridad Anejos completos varios de proyecto o informe: DESIGNACION ARCHIVO NEP_CC_NNNNN MEP_CC_NNNNN PLP_CC_NNNNN PRP_CC_NNNNN MES_CC_NNNNN PLS_CC_NNNNN PRS_CC_NNNNN MEP_CC_NNNNN PRP_CC_NNNNN PLP_CC_NNNNN AD1 _CC_NNNNN AD2,(AD3,) _CC_NNNNN ATC_AA_RRRRR AMEP_AA_RRRRR APLP_AA_RRRRR APRP_AA_RRRRR XACV_AA_RRRRR XACP_CC_NNNNN XAJV_AA_RRRRR página 8 de 9
Documentación Certificados final de obra Certificado final de obra (solo de Arq.Técn.) Anejo/s al certificado final de obra (Anejo II; Anejo I; Carta sustitutiva del Libro de Ordenes, etc. Documentación de control de calidad; estadística de tipología y del Mº de la Vivienda; fotocopias de Licencia de obra y de Apertura Centro de trabajo, etc. Documento de finalización de la coordinación XCFU_AA_RRRRR XACF_AA_RRRRR AD..._AA_RRRRR XDFC_AA_RRRRR Aviso de minuta de honorarios AMH_CC_NNNNN página 9 de 9