Manual de Usuario Módulo de EACP (Captura de documentos)
Identificación del documento Código del documento Nombre del documento Manual de EACP (Captura de documentos) Versión 1.0 Tipo documento: Formación Finalidad: Formación a Usuarios Información del documento Preparado por: Consultores UTE EACP Fecha de entrega: Validado por Fecha de revisión: Firma: Fecha de validación: Control de cambios Versión Fecha Descripción del Cambio Página 2 de 52
Índice 1. DATOS MAESTROS...4 2. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS - R A D y Nómina...5 2.1. Generación de los documentos...5 2.2. Alta de documento contable Pasos Genéricos a seguir...5 2.2.1. Datos de alta...5 2.2.2. Datos de gestión...8 2.2.3. Datos de Económicos... 11 2.3. Alta de documento contable Plurianual Pasos Genéricos a seguir... 15 2.4. Alta de Retenciones de Crédito (RC)... 16 2.4.1. Datos de alta... 16 2.4.2. Datos de Gestión... 16 2.4.1. Datos Económicos... 18 2.5. Alta de Autorizaciones de Crédito... 19 2.5.1. Autorización sin Referencia (A)... 19 2.5.2. Autorización con Referencia (A-RF)... 20 2.6. Alta de Disposiciones de Crédito (AD, AD-RF, D-RF)... 22 2.6.1. Autorización y Disposición sin referencia (AD)... 22 2.6.2. Autorización y Disposición con referencia (AD-RF)... 23 2.6.3. Disposición con referencia (D-RF).... 25 2.7. Alta de Documento complementario o barrado (COM AJUST).... 27 2.7.1. Observaciones y aclaraciones iniciales... 27 2.7.2. Proceso de captura del complementario... 28 2.7.2.1. Complementario Normal... 30 2.7.2.2. Complementario de Ajuste... 31 2.7.3. Tabla de relación entre Documento Origen Doc. Complementario... 34 2.8. Documentos de nómina (AD nómina)... 35 2.9. Documentos de nómina (ADN complementario nómina)... 37 2.10. Documentos de nómina (ADO Nómina)... 37 2.11. Documentos de nómina (ADO Complementario Nómina)... 43 2.12. Documentos de nómina (O Nómina con referencia)... 45 2.13. Documentos de nómina (O Complementario Nómina)... 49 2.14. Errores comunes en la captura de documentos contables... 50 2.14.1. Mensajes de advertencia en amarillo... 50 2.14.2. Mensajes de error en rojo... 50 3. Anexos... 52 3.1. Como consultar si una obligación está pagada o no... 52 Página 3 de 52
1. DATOS MAESTROS a) Entidad CP: Es el elemento de SAP R/3, bajo el cual se realizará el Presupuesto del Ente de Sector Público correspondiente. Se ha definido la Entidad CP con el valor único 1000 para todas las sociedades. A este nivel es al que se presupuesta y de definen las estructuras presupuestarias. b) Centros Gestores: Se corresponde con la clasificación orgánica. Los centros gestores existentes actualmente se cargan mediante un proceso de carga. c) Posiciones presupuestarias: Se crea la estructura presupuestaria introduciendo la codificación y descripción de las clasificaciones siguientes: Clasificación funcional de Gastos (también se denomina programa). Clasificación económica de Gastos Clasificación económica de Ingresos Se representará en el caso de gastos como G/funcional/económico y en el de ingresos como I/económico. Estas posiciones se darán de alta por ejercicio. d) Partida Presupuestaria: se compone de los siguientes elementos: Centro Gestor + Posición Presupuestaria + Programa financiación (Elemento PEP) + Fondo e) Programa financiación (Elemento PEP): será el proyecto de inversión, formando parte también de la estructura presupuestaria en aquellos capítulos que se parametrice. f) Fondos: permite asociar partidas de Gastos e Ingresos a un nivel de estructura presupuestario adicional o representar un mayor desglose de la partida, se propone para identificar las partidas provenientes de incorporaciones de remanentes. g) Familia y procedimiento: sirven para agrupar documentos que tienen características comunes. Se creará una única familia de documentos, que englobará a todos los documentos del sistema, bajo el epígrafe de documentos contables. Habrá dos procedimientos, gastos para los documentos contables y otro diferenciado para las modificaciones de crédito. h) Código de circuito (fase del documento): este parámetro define la fase de la propuesta del documento que vamos a dar de alta, es decir, encontraremos un código de circuito para las autorizaciones, autorizaciones con referencia, retenciones, etc. i) Código de modelo (clase del documento): permite un mayor desglose del código de circuito, indicando la clase de documento que se quiere dar de alta para cada fase del documento. Página 4 de 52
2. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS - R A D y Nómina 2.1. Generación de los documentos La ejecución del presupuesto de gasto se va a llevar a cabo a través de la denominada tramitación contable, cuya funcionalidad consiste en agrupar bajo un número de documento todas las acciones que se realizan sobre un documento desde su propuesta hasta su contabilización definitiva. El inicio de la tramitación contable comienza con la creación de un registro preliminar que ya consume presupuesto y que ya realiza chequeos y verificaciones sobre los datos en él introducidos. La creación de documentos preliminares supone el descuento automático del saldo de la partida o del importe abierto del documento de la fase anterior del que cuelga el documento que estamos registrando. El documento preliminar pasará a ser documento contable, cuando el usuario gestor lo contabilice. La captura de documentos sin factura, se realizará desde la transacción de Z82_TC_APER-Captura de Documentos Contables. 2.2. Alta de documento contable Pasos Genéricos a seguir 2.2.1. Datos de alta Los datos de introducción obligatoria a la hora de dar de alta un documento contable son los siguientes: Página 5 de 52
El alta de propuestas de documentos en el sistema se hará mediante documentos preliminares, los cuales ya consumen presupuesto de las partidas. Posteriormente al alta de la propuesta, el documento entrará en el circuito de tramitación correspondiente, hasta llegar a su aprobación y contabilización. El alta de las propuestas de los documentos en el sistema, vendrá dada siempre por 5 parámetros: Familia: la familia y el procedimiento, agrupan documentos que tienen unas características comunes. En SEFLogiC, para la tramitación de documentos contables se ha creado una única familia CONTAB Documentos Contables. Procedimiento: en SEFLogiC en el módulo de ejecución de gastos hay un solo procedimiento para los documentos: GASTOS: Tramitación de Documentos de Gasto; Órgano Gestor: con este Órgano Gestor, se indicará que órgano va a gestionar el alta y la tramitación del documento. Este campo tiene una ayuda para búsqueda que incluye todos los Órganos Gestores, así como una descripción de los mismos. Siempre estará formado por un número de 4 dígitos precedido de la letra G. Código de circuito: este parámetro, nos marcará la fase de la propuesta del documento que estamos dando de alta. Así, habrá un código de circuito para las retenciones de crédito, para las autorizaciones, autorizaciones con referencia, etc... Posteriormente, desglosaremos los códigos de circuitos en diferentes códigos de modelo que nos indicarán, dentro de las retenciones de crédito por ejemplo, que clase de retención estamos dando de alta, retenciones de ejercicio corriente, retenciones para plurianuales, etc. Este campo tiene una ayuda para búsqueda en la que se describen todos los códigos de circuito implementados. Los códigos de circuito para los documentos contables implementados son los siguientes: Página 6 de 52
Ejercicio: es el ejercicio presupuestario en el que se está dando de alta el expediente contable. Por defecto, el sistema lo rellena con el ejercicio en curso, salvo en periodo transitorio, que hay que cambiarlo manualmente por el ejercicio anterior si fuera necesario. Una vez que han sido completados los datos de introducción obligatoria se procederá al alta del documento, pulsando el botón Captura de Documentos. Se han dividido los datos de los documentos contables en dos pestañas: Página 7 de 52
Datos de gestión, que permitirán en un momento posterior que el documento siga una ruta u otra en el circuito de tramitación. Datos Económicos, en la que se introducirán los datos contables como la posición presupuestaria o el importe. 2.2.2. Datos de gestión La pestaña de Datos de Gestión, estará dividida en 2 bloques: - Datos Generales - Datos Adicionales a) Datos Generales Formarán parte de los datos generales los siguientes campos: Código de Modelo: Viene determinado por el código de circuito que se ha seleccionado en la pantalla previa. Se corresponde con las clases de documento definidas en el sistema. Sería el tipo de documento que el usuario esté creando. Este campo tiene una ayuda para búsqueda que incluye todas las opciones posibles dentro de cada circuito. Nota: La ayuda para búsqueda se despliega o bien pulsando el icono que aparece a la derecha del campo cuando el usuario se posiciona sobre él con el ratón, o bien con la tecla F4 del teclado. Página 8 de 52
Para la creación del contrato marco (desde el módulo de logística) deberá estar creado y contabilizado el documento logístico correspondiente que podrá ser un DA, DG, D8 o DB. Título del expediente: Texto que hace referencia al documento que se está creando, tiene 50 caracteres. Fecha de apertura: Es la fecha del día de alta del documento. El sistema toma por defecto la del día. Entidad CP: Entidad de contabilidad presupuestaria, vendrá rellena por defecto. Moneda: moneda en la que se va a dar de alta la propuesta. Será EUR y vendrá dada también automáticamente. Sociedad: código de la sociedad FI en la que se registra el expediente, el usuario podrá utilizar la ayuda de búsqueda para localizar la sociedad que corresponda en cada caso particular. Este campo aparecerá solo en los documentos con referencia. Expediente de origen. Si se introduce el documento al que se hace la referencia en este campo, se arrastrarán del documento origen los datos de sociedad, moneda y aquellos otros relacionados con el tipo de intervención, así como las partidas y los importes de las mismas. c) Datos Adicionales En este campo se introducirán datos administrativos. Página 9 de 52
Tipo de expediente: en este campo se indicará que tipo de expediente estamos dando de alta, diferenciando los distintos tipos. Subtipo de expediente desglosa en función del tipo de expediente seleccionado en el campo anterior. Nº de expediente administrativo: en este campo se introducirá el número de expediente administrativo, es un campo de texto que no realiza ningún tipo de validación contra otras aplicaciones, si bien permitirá explotar información a través de él. Nº Contrato: este campo será obligatorio dependiendo del tipo, subtipo y código de circuito. En caso de tener que introducir un valor, será un dato generado por la aplicación Plyca, externa al sistema SEFLogiC. Existirán tres validaciones para este campo: - Que se rellene dependiendo del tipo, subtipo y código de circuito. - Que el valor incluido sea único en el sistema. - Que tenga la estructura correcta. Será AAAA-YYYYY donde AAAA es igual al ejercicio e YYYYY es un numero entero de 1 a 5 cifras. Para unos determinados Tipos de expedientes se permite capturar Obligaciones sin referencia a factura. Son los siguientes. Tipo Descripción Tipo Subtipo Descripción Subtipo 01 OBRAS 0122 1% CULTURAL ORGANISMOS AUTÓNOMOS 08 SUBVENCIÓN ++++ Cualquier valor TRANSFERENCIA Y OTRAS 09 ++++ Cualquier valor APORTACIONES DINER 21 PROVISIONES DE FONDOS ++++ Cualquier valor 26 30 31 GASTOS PERSONAL PLURIANUALES LIBRAMIENTOS CENTROS DOCENTES PROVISIONES DE FONDOS DE CONSORCIO ++++ Cualquier valor ++++ Cualquier valor ++++ Cualquier valor Página 10 de 52
2.2.3. Datos de Económicos En esta pestaña como su propio nombre indica se introducen los datos propiamente contables (aplicaciones presupuestarias, importes, etc.). Cada documento requiere de diferentes campos para su gestión. A continuación, se detallan los campos de la pantalla de posiciones. En esta pantalla se podrán introducir: Año EC: ejercicio. Ce. Gestor (Centro Gestor): equivale a la clasificación orgánica. Posición Presupuestaria: equivale a la clasificación funcional y económica. Elemento PEP: proyecto presupuestario a nivel de ejecución. Fondo: identifica aplicaciones presupuestarias con financiación condicionada. Importe Propio: importe para la posición. Acreedor: codificación del tercero, se podrá hacer una búsqueda por NIF. Aparece a partir de documentos tipo D. Es opcional, si se introduce se validará que está dado de alta en el sistema. Al contabilizar se verifica que el acreedor está validado por Tesorería. Centro de Coste: este campo solo se mostrará al realizar obligaciones y es una subclasificación a nivel de contabilidad de costes. Territorio: es el área de origen del gasto. Los datos pueden introducirse bien manualmente, o bien mediante una utilidad (importar partidas) que permite al usuario realizar un filtrado de la estructura presupuestaria y capturar de una lista las partidas sin necesidad de tener que escribirlas. Página 11 de 52
Aparece un listado con todas las aplicaciones presupuestarias y sus importes disponibles, propios (campo Propio) y vinculados (campo Disponible NVJ), de forma que, desde ese propio listado, puedan capturarse los datos económicos sin que el gestor tenga que introducirlos manualmente. Además se muestra el Grupo de vinculación al que pertenece cada aplicación presupuestaria. Este listado permitirá hacer filtros y subtotales por aquellos campos que se desee. Se pueden seleccionar múltiples aplicaciones haciendo clic en su cabecera (a la izquierda de cada fila) manteniendo pulsadas las teclas de mayúsculas y/o control, o bien, haciendo clic en una y arrastrando hasta otra sin soltar el botón del ratón. Una vez que se han seleccionado las aplicaciones, se hace clic en el botón exportar partidas. El importe disponible real de la partida, es la cantidad de la columna Importe Vinculado. Este será el tope disponible para generar el expediente. Página 12 de 52
Una vez importadas las partidas, será posible introducir los importes y los demás datos necesarios (acreedor, centro de coste, territorio, etc.) dependiendo del tipo de documento que se está capturando. Esos datos tienen ayudas para la búsqueda del dato que necesitamos. El campo Acreedor será obligatorio en documentos con fase D, por ejemplo AD, ADO, D-RF, etc. El campo Centro de Coste y Territorio será obligatorio en documentos con fase O, por ejemplo ADO, O-RF, ON-RF, etc. Situados en esta pantalla, en la que se visualizan las distintas posiciones que se llevarán al documento contable, se puede realizar diferentes operaciones, como son: Importar Partidas: se recurrirá a esta opción en el caso de que sea necesario importar más partidas. Para realizar esta operativa se seguirán los pasos ya descritos con anterioridad. Borrar línea: marcando la partida o partidas que se quieran borrar y apretando este botón serán eliminadas. Duplicar: marcando la/s partida/s podrán ser duplicadas. Existe una opción para almacenar más datos referentes al expediente que estamos dando de alta en el sistema: Con el botón Hipertexto: mediante este botón, el gestor podrá incorporar información adicional a la introducida en el título del expediente. Al hacer clic sobre él, aparece la siguiente ventana en la que se introduce el texto necesario. Una vez introducido el texto se hace clic en grabar introducida. para grabar la informacion Página 13 de 52
El sistema devuelve un mensaje en la barra de estado mostrando el resultado de la operación. El sistema permite realizar una verificación en busca de errores antes de la grabación, pinchando en verificar entradas si la verificación no fuera correcta, se obtendrá como resultado una ventana emergente informando de los errores. Si todas las verificaciones han sido correctas el mensaje devuelto por el sistema será en cambio en la barra de estado. Si aparece un mensaje y no es de éxito (color verde), vaya al punto 2.14 Errores comunes en la captura de documentos contables. Una vez que se quiera proceder a la generación del documento el gestor procederá a utilizar Generar Captura. Tras lo cual si todas las validaciones han sido correctas el sistema devolverá un mensaje en la barra de estado informando del expediente creado. Adoptará la forma CLASE EJERCICIO Nº EXPEDIENTE. En el caso de documentos de gasto, la codificación será GASTO EJERCICIO Nº EXPEDIENTE. Existirá una única numeración consecutiva para todas las clases de documentos, independientemente del servicio que los capture, comenzando el primer documento en el 1, siendo el rango de números posibles de 9.999.999.999 Página 14 de 52
2.3. Alta de documento contable Plurianual Pasos Genéricos a seguir Los documentos Plurianuales están compuestos por partidas con importe para el ejercicio corriente más 1 a 4 años de futuro. Los pasos a seguir en un plurianual es exactamente la misma que un documento normal salvo en la pestaña de Datos Económicos. Cuando ya hemos importado la partida que queremos utilizar, hay que marcarla y pulsar el icono de duplicar línea, tantas veces como años de futuro queramos. Una vez pulsado, hemos duplicado la misma línea para dicha partida. Ahora simplemente hay que modificar el valor de las columnas Importe Propio y Año. Se podrán capturar un total de 4 ANUALIDADES. El control de disponibilidad para años futuros se realizará de acuerdo a los porcentajes definidos en la ley de presupuestos del año corriente. Una vez introducido el texto se hace clic en grabar para grabar la informacion introducida. El sistema devuelve un mensaje en la barra de estado mostrando el resultado de la operación. Página 15 de 52
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2.4. Alta de Retenciones de Crédito (RC) 2.4.1. Datos de alta El código de Circuito será igual a C-RC 2.4.2. Datos de Gestión Código de Modelo: en el caso de las retenciones de crédito estos podrán ser: Página 17 de 52
Tabla de distinción de código de modelo según su uso Código de Modelo Procesos Facturas Presupuestarias R0 Corriente y Plurianual R7 Anticipada Procesos Logísticos * R5 Corriente y Plurianual RB Anticipada (* Necesarios para generación de AD-RF para contratos marcos). Hay que completar los campos marcados como obligatorios: Título de expediente: Campo abierto y se rellena de forma manual Entidad CP: siempre será 1000 Sociedad: la que corresponda en cada caso particular. Moneda: EUR en ambos campos Tipo de Expediente: podemos utilizar la ayuda del matchcode Subtipo de Expediente: El usuario tendrá también la posibilidad de rellenar un Texto de Propuesta a través del botón. Página 18 de 52
Una vez rellenados todos los campos obligatorios y los opcionales que el gestor decidiera rellenar podrá acceder a la pestaña Datos Económicos. 2.4.1. Datos Económicos. Las posiciones del expediente se pueden introducir mediante el botón. El sistema facilita al gestor que está creando el expediente, una lista con todas aquellas aplicaciones presupuestarias a las que tiene acceso por su perfil de usuario. En la siguiente pantalla se establecen los datos para filtrar el listado de aplicaciones presupuestarias haciendo clic en o pulsando Intro. Una vez exportadas nos encontraremos de nuevo en la ventana de Datos Económicos. Hay que completar los datos de Importe propio. El territorio es opcional. Si aparece un mensaje y no es de éxito (color verde), vaya al punto 2.14 Errores comunes en la captura de documentos contables. Página 19 de 52
Pinchamos sobre el botón de generar captura y si la información es correcta el sistema realizara la grabación del expediente de gasto y del documento contable que lo contiene informándonos de ello en la barra de estado. En los expedientes referenciados con otro expediente origen, al igual que ocurre con los datos de gestión, también nos traerá toda la información económica, pudiendo las cantidades ser modificadas por el usuario. 2.5. Alta de Autorizaciones de Crédito. El proceso a seguir es el mismo que para un RC o cualquier otro documento. Hay que rellenar los Datos de Creación del Expediente, Datos de Gestión y Datos Económicos. A continuación desglosaremos el proceso para capturar una Autorización con o sin referencia. 2.5.1. Autorización sin Referencia (A). El código de Circuito será igual a C-A Código de Modelo: en el caso de las autorizaciones de crédito estos podrán ser: Página 20 de 52
Tabla de distinción de código de modelo según su uso Código de Modelo Procesos Facturas Presupuestarias A0 Corriente y Plurianual A2 Anticipada Procesos Logísticos * A5 Corriente y Plurianual A7 Anticipada (* Necesarios para generación de D-RF para contratos marcos). Podemos continuar en la pestaña de Datos Económicos yendo al punto 2.2.3 del manual. 2.5.2. Autorización con Referencia (A-RF) El código de Circuito será igual a C-A-RF Lo primero que haremos con estos documentos será introducir el documento de referencia, en este caso será un RC. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del RC. Página 21 de 52
De esta forma, el documento que estamos realizando hereda todos los datos (Titulo del expediente, tipo, subtipo y expediente administrativo) del documento origen. Lógicamente, también hereda los Datos Económicos. Código de Modelo: en el caso de las autorizaciones de crédito estos podrán ser: Tabla de distinción de código de modelo según su uso Código de Modelo Procesos Facturas Presupuestaria A3 Corriente y Plurianual AA Anticipada Procesos Logísticos * A6 Corriente y Plurianual AB Anticipada (* Necesarios para generación de D-RF para contratos marcos). El nuevo documento tendrá que ser de la misma naturaleza que el documento origen, es decir, si el padre es de carácter logístico, también este lo será (no podrá ser de presupuestaria). Página 22 de 52
Al pasar a la pestaña de Datos Económicos el importe que el gestor podrá ver en la columna de Importe Propio corresponde con el SALDO DEL DOCUMENTO ORIGEN. Nº Documento interno del RC Se pueden modificar estas cantidades para que el nuevo documento A-RF consuma de forma total o parcial el importe del RC. Se puede ver en el campo Nº Doc. Ref, el número interno del RC. Una vez introducido el texto se hace clic en grabar para grabar la informacion introducida. El sistema devuelve un mensaje en la barra de estado mostrando el resultado de la operación. 2.6. Alta de Disposiciones de Crédito (AD, AD-RF, D-RF). El proceso a seguir es el mismo que para un RC, un A o cualquier otro documento. Hay que rellenar los Datos de Alta, Datos de Gestión y Datos Económicos. A continuación se desglosa el proceso para capturar las distintas Disposiciones con o sin referencia. 2.6.1. Autorización y Disposición sin referencia (AD). El código de Circuito será igual a C-AD Página 23 de 52
Código de Modelo: en el caso de los AD estos podrán ser. Tabla de distinción de código de modelo según su uso Código de Modelo Procesos Facturas Presupuestarias D0 Corriente y Plurianual D2 Anticipada Procesos Logísticos * DA Corriente y Plurianual DG Anticipada (* Necesarios para generación de AD para contratos marcos). Podemos continuar en la pestaña de Datos Económicos yendo al punto 2.2.3 del manual. 2.6.2. Autorización y Disposición con referencia (AD-RF). El código de Circuito será igual a C-AD-RF Lo primero que haremos con estos documentos será introducir el documento de referencia, en este caso será un RC. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del RC. Página 24 de 52
De esta forma, el documento que está en proceso de creación hereda todos los datos (Titulo del expediente, tipo, subtipo y expediente administrativo) del documento origen. Lógicamente, también hereda los Datos Económicos. Código de Modelo: en el caso de los AD-RF estos podrán ser. Tabla de distinción de código de modelo según su uso Código de Modelo Procesos Facturas Presupuestaria D3 Corriente y Plurianual DE Anticipada Procesos Logísticos * D9 Corriente y Plurianual DC Anticipada (* Necesarios para generación de AD-RF para contratos marcos). El nuevo documento tendrá que ser de la misma naturaleza que el documento origen, es decir, si el padre es de carácter logístico también este lo será (no podrá ser de presupuestaria). Si cambiamos a la pestaña de Datos Económicos el importe que vemos en la columna de Importe Propio corresponde con el SALDO DEL DOCUMENTO ORIGEN. Página 25 de 52
Nº documento interno del RC Podemos modificar estas cantidades para que nuestro nuevo documento A-RF consuma de forma total o parcial el importe del RC. También habrá que informar del campo Acreedor. Podemos ver en el campo Nº Doc. Ref, el número interno del RC. Para continuar pulsamos sobre el botón Generar Captura 2.6.3. Disposición con referencia (D-RF). El código de Circuito será igual a C-D-RF Lo primero que haremos con estos documentos será introducir el documento de referencia, en este caso será un A. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del A. Página 26 de 52
De esta forma, el documento que estamos realizando hereda todos los datos (Titulo del expediente, tipo, subtipo y expediente administrativo) del documento origen. Lógicamente, también hereda los Datos Económicos. Código de Modelo: en el caso de los D-RF estos podrán ser. Tabla de distinción de código de modelo según su uso Procesos Facturas Directas Procesos Logísticos * Código de Modelo D5 Corriente y Plurianual D7 Anticipada D8 Corriente y Plurianual DB Anticipada (* Necesarios para generación de D-RF para contratos marcos). El nuevo documento tendrá que ser de la misma naturaleza que el documento origen, es decir, si el padre es de carácter logístico también lo será (no podrá ser de directas). Si cambiamos a la pestaña de Datos Económicos el importe que vemos en la columna de Importe Propio corresponde con el SALDO DEL DOCUMENTO ORIGEN. Nº documento interno del A Podemos modificar estas cantidades para que nuestro nuevo documento D-RF consuma de forma total o parcial el importe del A origen. Página 27 de 52
También habrá que informar del campo Acreedor. Podemos ver en el campo Nº Doc. Ref, el número interno del A. Una vez introducido el texto se hace clic en grabar para grabar la informacion introducida. El sistema devuelve un mensaje en la barra de estado mostrando el resultado de la operación. 2.7. Alta de Documento complementario o barrado (COM AJUST). 2.7.1. Observaciones y aclaraciones iniciales Existen 3 tipos de complementarios en el sistema. Complementario positivo: es un documento que aumenta el importe del documento al que complementa Complementario negativo o Barrado: disminuirá el importe del documento origen. Complementario de ajuste: este documento permite añadir nuevas líneas con partidas presupuestarias nuevas al expediente origen. Cuando creamos un complementario positivo, automáticamente se retiene el importe de la partida presupuestaria o del documento de la fase anterior al crear dicho documento pero, no estará disponible para ejecución hasta que no se contabilice en documento complementario. En los complementarios negativos, resta el importe del documento al que barra pero no se incorpora a la partida presupuestaria o fase anterior hasta que no se contabilice. - No se permite capturar un complementario sobre un documento R A D O preliminar, solo sobre documentos contabilizados. - No se permite capturar un complementario sobre otro complementario. - No se permite capturar un complementario sobre una posición que tenga a su vez otro complementario sin contabilizar. - No se permite capturar un complementario sobre un expediente que tenga un complementario de ajuste en preliminar. - Si se permite un complementario con varias partidas y anualidades al mismo tiempo. Página 28 de 52
- Para poder generar un ADO-COM, ADON-COM, O-COM o ON-COM es necesario que el expediente origen (ADO, ADON, O-RF, ON-RF) no esté pagado, tenga el bloqueo de pago en G y no esté ordenado. Durante la captura de un complementario se podrá determinar si es positivo o negativo, excepto para los ADO-COM, ADON-COM, O-COM y ON-COM que siempre será negativo. Se tramitan igual que los documentos R A D O desde órgano gestor hasta contabilizar. 2.7.2. Proceso de captura del complementario Los Códigos de Circuito que se pueden elegir para dar de alta un documento complementario o barrado son: Pulsamos y vamos a rellenar datos. Estos documentos siempre tendrán un expediente origen y deberá estar contabilizado. Página 29 de 52
Tras informar el expediente origen, heredaremos todos los datos del mismo y tan solo tendremos que rellenar el Código de Modelo. Existen 2 códigos de modelo. Complementarios [ACOM ADCOM DCOM RCCOM] Este código se utilizará para aumentar o disminuir partidas o anualidades del documento origen que ya existen en el mismo. (Incremento de gasto, aumento por inversión de sujeto pasivo, ajuste contable, etc.) Ejemplo práctico: Un AD plurianual con anualidades 2013 y 2014. Necesito aumentar 2014 y disminuir 2013. Utilizaríamos un ADCOM Ajuste de partidas [A_AJUST AD_AJUST D_AJUST RC_AJUST] Este código se utiliza para crear nuevas partidas o anualidades en el documento origen que no se incluyeron en el momento de su creación, es decir, que no existen. (Prórrogas, ampliación de contrato a más años, etc.) Ejemplo práctico: Un AD plurianual con anualidades 2013 y 2014. Necesito aumentar 2014 y crear 2015 y 2016. Utilizaríamos un AD_AJUST. Finalmente rellenamos el campo obligatorio Incidencia. Página 30 de 52
Existen más valores para el campo Incidencia, se recomienda utilizar el matchcode. Este valor debe ser elegido por el gestor. A continuación vamos a diferenciar entre la captura de un Complementario Normal y un Complementario de Ajuste. 2.7.2.1. Complementario Normal Para este ejemplo tenemos un AD plurianual con 2 anualidades. Vamos a aumentar la anualidad de 2013 en 250 y depreciar 2014 en 120. Tras pasar a la pestaña de Datos Económicos Nº documento interno del AD Columna Aumentar / Depreciar: Aquí marcamos el signo del complementario. Si queremos añadir importe o restarlo. Columna Importe propio: El importe mostrado es el saldo actual del documento origen. Tenemos que poner la cantidad que queremos añadir al documento AD. Nunca el total definitivo que queremos que tenga el AD origen. El resto de campos, no es necesario modificarlos. Para este ejemplo, he cambiado el Importe Propio. Página 31 de 52
Y cuando pulsemos se generará el complementario. 2.7.2.2. Complementario de Ajuste Ejemplo 1 para AJUST: tenemos un AD plurianual con 2 anualidades. Vamos a aumentar la anualidad de 2013 en 50, depreciar 2014 en 25 y CREAR UNA NUEVA ANUALIDAD para 2015 y 2016. Tras pasar a la pestaña de Datos Económicos Primero, actualizo las anualidades 2013 (aumento) y 2014 (deprecio) que necesito. Después, para añadir nuevas líneas de 2015 y 2016 podemos hacer una de las dos opciones: - Pulsar el botón Importar partidas: De esta forma añadimos nuevas partidas al documento. - Utilizar el botón de Copiar líneas: Tenemos que marcar la línea que queramos y pulsar Copiar líneas Página 32 de 52
Como son 2 años los que vamos a añadir, hemos pulsado 2 veces y se han creado dos nuevas líneas con los campos abiertos. Con los datos en pantalla tan solo debemos modificar las columnas de Aumentar / Depreciar Importe Propio Año A mano, rellenamos los importes y ponemos las nuevas anualidades que correspondan. Una vez con los datos completados, pulsamos complementario. y se generará el Podemos visualizar el expediente origen. Página 33 de 52
Ejemplo 2 para AJUST: tenemos un AD plurianual con 2 anualidades. Solo vamos a crear una anualidad para 2015. Siguiendo los pasos de antes, tras poner el expediente origen y código de modelo AD_AJUST, pasamos a la pestaña de Datos Económicos. 1º Copiar una de las 2 líneas. 2º Relleno la nueva línea. Solo cambio el Importe propio y ejercicio. Página 34 de 52
3º Elimino las líneas que no voy a tocar, es decir, las anualidades 2013 y 2014. Las marco y pulso sobre 4º Tras eliminar las líneas, me quedo solo con 2015. Para terminar pulsamos y se generará el complementario. 2.7.3. Tabla de relación entre Documento Origen Doc. Complementario. Códigos de circuito Documento Origen C-RC C-A :: C-A-RF C-AD :: C-AD-RF Documento Complementario C-RC-COM C-A-COM C-AD-COM Página 35 de 52
C-ADN C-D-RF C-DO-RF C-ADO :: C-ADO-RF C-ADON C-ACF C-O-RF C-ON-RF C-RC-NOD C-RC-NODPP C-ADN-COM C-D-COM C-DO-COM C-ADO-COM C-ADON-COM C-ACF-COM C-O-COM C-ON-COM C-RCND-COM C-RCNDPCOM 2.8. Documentos de nómina (AD nómina) El código de Circuito será igual a C-ADN Código de Modelo: en el caso de los ADN solo podrá ser. Página 36 de 52
El valor para el campo tipo y subtipo siempre serán 35 y 3501 respectivamente. Podemos continuar en la pestaña de Datos Económicos yendo al punto 2.2.3 del manual. En la pestaña de Datos Económicos, el acreedor será siempre el ACREEDOR NÓMINA por cada Sociedad y este valor será validado por el sistema. Sociedad SCS CAC ICIA SCE ICAP ISTAC ICM CES APMU ACEC ICV ICCA RTPC Acreedor Nómina TES000001 TES000015 TES000072 TES000087 TES000091 TES000108 TES000112 TES000127 TES000150 TES000165 TES000184 TES000205 TES000211 Página 37 de 52
2.9. Documentos de nómina (ADN complementario nómina) El código de Circuito será igual a C-ADN-COM Código de modelo: ADNCOM ó ADN_AJUS La captura de un documento complementario de nómina (ADN-COM) no tiene diferencia alguna con respecto a un documento complementario normal (AD-COM). Se recomienda leer el punto 2.7 Alta de Documento complementario o barrado (COM AJUST). En este apartado se explica cómo aumentar/depreciar las partidas de un ADN (Código modelo = ADNCOM) o cómo añadir nuevas partidas presupuestarias al documento (Código modelo = ADN_AJUS). Está permitido incluir varias partidas presupuestarias nuevas para el mismo ejercicio en un solo documento ADN_AJUS. 2.10. Documentos de nómina (ADO Nómina) El código de Circuito será igual a C-ADON Página 38 de 52
Código de Modelo: en el caso de los ADON solo podrá ser N0. Tras rellenar los datos de gestión accedemos a la pestaña de Datos Económicos. Dentro pulsamos el botón Importar Partidas: Nota: Las partidas para documentos de nómina son de capítulo 1. Para obtenerlas pondremos: Económico: 1* Seleccionamos las partidas que queramos y pulsamos Exportar Partidas Página 39 de 52
A continuación rellenamos los campos que aparecen en blanco: Importe propio Acreedor Centro de Coste Territorio Tras completarlos, pulsamos sobre Generar Captura Al ser un ADON, vamos a generar una orden de pago. Tenemos que recorrer las posiciones (en este caso 5, tantas como líneas) e informar de la vía de pago. Para los documentos de nómina la Vía de pago será siempre 7 El sistema recorrerá todas las posiciones del ADON por lo que es posible que necesitemos realizar la misma acción varios veces. Página 40 de 52
Podemos pasar de una a otra posición con los botones El sistema muestra cada posición y si el económico tiene asociado más de una cuenta de mayor, tendremos que seleccionar aquella que deseamos utilizar. Si la relación es un económico y una cuenta de mayor, el sistema la traerá automáticamente. Página 41 de 52
Para introducir las retenciones, procedemos de la siguiente forma: El acreedor genérico de nómina tiene todas las retenciones grabadas, introducimos aquellas que deseamos utilizar (recordando que el importe total de las retenciones no podrá superar el de la posición, de ser así, tendríamos que grabar la parte que excede en la siguiente posición). Página 42 de 52
Indicador Retención de Importe Base Importe Retención Una vez rellena la vía de pago y las retenciones en todas las posiciones, pulsamos Verificar Si aparece un mensaje y no es de éxito (color verde), vaya al punto 2.14 Errores comunes en la captura de documentos contables. Una vez completados los campos pulsamos en el botón grabar generándose la obligación de nómina. En ese momento se obtiene el número de expediente. Página 43 de 52
2.11. Documentos de nómina (ADO Complementario Nómina) El código de Circuito será igual a C-ADON-COM Código de Modelo: en el caso de los ADON-COM solo podrá ser 0N. Lo primero que haremos con estos documentos será introducir el documento de referencia, en este caso será un ADON. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del ADON. Solo se permiten los barrados en obligaciones con bloqueo de pago G y sin ordenar. No se puede realizar un barrado sobre una obligación pagada*. Si se da alguno de estos casos, hay que contactar con Tesorería. Página 44 de 52
(* Ver anexo 3.1 Como consultar si una obligación está pagada o no. Error! No se encuentra el origen de la referencia.) En este caso, al ser un complementario de un ADON de nómina siempre será negativo, por eso no tenemos donde marcar aumentar o depreciar. Para pasar a la siguiente pantalla pulsamos sobre Generar Captura Y para finalizar y capturar el ADON-COM pulsamos sobre Grabar y automáticamente nos genera un número de documento de nuevo en la parte inferior izquierda Página 45 de 52
2.12. Documentos de nómina (O Nómina con referencia) Se recomienda utilizar la transacción para la carga de fichero de nómina, para la generación de este tipo de documentos. El código de Circuito será igual a C-ON-RF Código de Modelo: en el caso de los ON-RF solo podrá ser N1. Lo primero que haremos será introducir el documento de referencia, en este caso será un ADN. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del ADN. Tras esto, pasamos a la pestaña de Datos Económicos. Página 46 de 52
Nº documento interno de AD Nómina El sistema nos muestra todas las posiciones (partidas) que tiene el documento origen ADN. Los importes corresponden al Saldo actual de cada posición del AD Nómina. Podemos modificar los campos abiertos Importe Propio, Ce. Coste (obligatorio) y Territorio (obligatorio). Si no queremos generar la obligación con todas las posiciones, seleccionamos las que no queramos y las eliminamos con el botón. Pulsamos sobre el botón de generar captura última ventana antes de crear el documento. y pasamos a la Al ser un ON-RF, vamos a generar una orden de pago. Tenemos que recorrer las posiciones (en este caso 4, tantas como líneas) e informar de la vía de pago. Para los documentos de nómina la Vía de pago será siempre 7 Página 47 de 52
Repito, el sistema recorrerá todas las posiciones del ADON por lo que es posible que necesitemos realizar la misma acción varios veces. El sistema muestra cada posición y si el económico tiene asociado más de una cuenta de mayor, tendremos que seleccionar aquella que deseamos utilizar. Si la relación es un económico y una cuenta de mayor, el sistema la traerá automáticamente. Al seleccionarla y continuar, pasaremos a la siguiente posición. En la parte inferior vemos el número total de posiciones y aquella en la que nos encontramos. Podemos pasar de una a otra posición con los botones Página 48 de 52
Para introducir las retenciones, procedemos de la siguiente forma: El acreedor genérico de nómina tiene todas las retenciones grabadas, introducimos aquellas que deseamos utilizar (recordando que el importe total de las retenciones no podrá superar el de la posición, de ser así, tendríamos que grabar la parte que excede en la siguiente posición). Importe Base Indicador Retención de Importe Retención Una vez rellena la vía de pago y las retenciones en todas las posiciones, pulsamos Verificar Página 49 de 52
Si aparece un mensaje y no es de éxito (color verde), vaya al punto 2.14 Errores comunes en la captura de documentos contables. Una vez completados los campos pulsamos en el botón grabar generándose la obligación de nómina. En ese momento se obtiene el número de expediente. 2.13. Documentos de nómina (O Complementario Nómina) El código de Circuito será igual a C-ON-COM Código de Modelo: en el caso de los ON-COM solo podrá ser 1N. La captura de este documento ON-COM, no tiene diferencia alguna con respecto a un documento complementario ADON-COM. Solo se permiten los barrados en obligaciones con bloqueo de pago G y sin ordenar. No se puede realizar un barrado sobre una obligación pagada*. Si se da alguno de estos casos, hay que contactar con Tesorería. Página 50 de 52
(* Ver anexo 3.1 Como consultar si una obligación está pagada o no. Error! No se encuentra el origen de la referencia.) Se recomienda leer el punto 2.11 Documentos de nómina (ADO Complementario Nómina) 2.14. Errores comunes en la captura de documentos contables Durante la captura de documentos pueden surgir una serie de errores provocados por el disponible superado, complementarios en preliminar y otras razones. A continuación, se muestran una serie de errores y como solucionar el problema. 2.14.1. Mensajes de advertencia en amarillo Estos mensajes aparecen cuando la cantidad del Importe Propio es superior al importe de la partida pero NO supera el importe vinculante. De esta forma, si podremos continuar con la captura del documento pulsando la tecla ENTER 2.14.2. Mensajes de error en rojo Si al capturar un documento contable aparece este error, debes revisar la naturaleza del expediente origen con respecto al nuevo que estás generando. Es posible que el expediente sea de carácter logístico y el código de modelo que has introducido sea para facturas directas. Para corregir este problema, debes revisar el campo Código de Modelo e introducir el valor correcto. Página 51 de 52
Este error lo genera el Control de Disponibilidad. Si tenemos este mensaje, nos informa que el documento que estamos generando está superando en X euros el disponible del vinculante. Tenemos que revisar el importe disponible del vinculante de la partida y asegurarnos que podemos generar o no este expediente. Este error se muestra cuando estamos generando una obligación cuya partida tiene PEP y no hemos puesto el territorio correcto. Simplemente con pulsar verificar Inversión, corregiremos el error. y poner el territorio asociado al Proyecto de Este mensaje aparece cuando estamos intentando barrar un ADO que ya ha sido ordenado para el pago por Tesorería. Tenemos que contactar con éstos para que anulen la ordenación del documento. Este mensaje se muestra cuando el bloqueo de pago de la obligación tiene un valor distinto a G. Tenemos que contactar con Tesorería para que modifiquen dicho valor a G para que el sistema nos permita barrar. Página 52 de 52
3. Anexos 3.1. Como consultar si una obligación está pagada o no. Accedemos a la transacción Consulta de Obligaciones y Pagos He introducimos el número de captura de una obligación: Se muestra el listado y buscamos la columna Fecha de Pago. De esta forma determinamos si la obligación está pagada o no. Página 53 de 52