CREACIÓN PLANES DE ACCIÓN Qué son planes de acción? El plan de acción es un instrumento de planificación que reúnen un conjunto de tareas organizadas las cuales deben ser ejecutadas por áreas específicas y recursos disponibles todo esto para la consecución de los objetivos fijados. Un plan de acción prioriza las iniciativas más importantes de la empresa para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción se constituye como una especie de guía que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto. Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos departamentos y áreas. El plan establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto. En cualquier empresa que se quieran lograr alcanzar unos resultados concretos se hace necesario no sólo organizar unos planes de acción generales sino también otros muchos más específicos que se establezcan por departamentos como, por ejemplo, en los de gerencia, comercialización o administración financiera. En concreto se puede decir que todo plan de acción se fija para alcanzar los objetivos propuestos, y con las siguientes características: Definir estrategias a seguir. Establecer los programas que se pueden emplear. Aclarar cuáles son las acciones inmediatas que se pueden llevar a cabo. Definir los recursos necesarios y con los que cuenta la empresa para llevar a cabo las acciones. Establecer fechas de inicio y finalización. Nombrar un responsable. Importante: Los planes de acción no sólo deben incluir las acciones que se deben realizar y como se van a ejecutar; también se pueden incluir las posibles restricciones, las consecuencias de las acciones y las futuras revisiones que puedan ser necesarias. Cuál es la ruta para crear planes? Para crear los planes en el Tablero de Indicadores se debe ingresar por la ruta: Herramientas - Parametrización de Planes
Al momento de ingresar se despliega la siguiente ventana: En la cual se deben seleccionar y parametrizar los siguientes campos: 1. Seleccionar: En esta casilla se despliegan las siguientes opciones para ir realizando la creación de cada una de ellas, como se visualiza y se describe a continuación:
a. Tipo de Plan: Posibilita la categorización de los planes, de tal manera que se pueda enfocar un poco la acción a realizar y se genere un orden para ejercer un mayor y mejor control. En esta opción es posible definir los tipos de planes de acción a implementar (Ejemplo: Acciones Correctivas, Acciones Preventivas.) Para crear un Tipo de plan es necesario dar clic en la pestaña que se habilita en la parte inferior de la pantalla, con ello se habilita el campo Nombre, en el cual se debe digitar la Descripción del Nuevo Plan a Crear. Ejemplo. Plan Financiero. Por ultimo dar clic en la pestaña b. Categoría: Esta opción permite que cada plan esté ligado a un proceso interno de la empresa o a un proyecto.
Para crear una Categoría es necesario dar clic en la pestaña que se habilita en la parte inferior de la pantalla, con ello se habilita el campo Nombre, en el cual se debe digitar la Categoría a la cual va ligada la acción. Ejemplo. Cartera. Por ultimo dar clic en la pestaña c. Área: Esta opción permite que cada plan esté ligado a un área específica de la empresa. Para crear un Área es necesario dar clic en la pestaña que se habilita en la parte inferior de la pantalla, con ello se habilita el campo Nombre, en el cual se debe digitar el área al cual va ligada la acción. Ejemplo. Recaudo.
Por ultimo dar clic en la pestaña d. Campos Libres: Esta opción se deja para las empresas que quieran llevar otro tipo de categorización. Para crear un campo librea es necesario dar clic en la pestaña que se habilita en la parte inferior de la pantalla, con ello se habilita el campo Nombre en el cual se debe digitar una descripción y un Tipo el cual corresponde a: Texto. Numérico. Fecha. Lógico. Texto Multilínea. Ejemplo. Nombre: Programación de Reuniones. Tipo: Texto. Por ultimo dar clic en la pestaña En dónde son utilizados los planes de acción? El plan de acción permite crear tareas y asignarlas a los usuarios que estarían involucrados en las tareas o acciones de cada indicador. La definición de los Planes de acción se realiza desde el Tablero de Indicadores, sobra cada uno de los Indicadores.
Importante: El software hace el seguimiento de los mensajes referentes al indicador, hasta que el usuario determine que la tarea ha sido terminada. Cómo se incluye un plan de acción a un indicador? Para ingresar a crear un plan de acción se debe: 1. Ingresar al Tablero de Indicadores y seleccionar el indicador al cual se le va a incluir el plan de Acción 2. Allí se debe dar clic en el icono Plan de Acción
3. De esta manera aparecerá la ventana donde se digitara el mensaje correspondiente a la acción que se llevará a cabo. Importante: Esta acción se ingresa con el fin de hacer un mejor seguimiento, evaluar mejor los resultados y asegurar el cumplimiento de la labor a realizar. 4. En esta opción se debe dar clic en el botón azul, con lo cual se habilita la siguiente ventana en la cual es posible el ingreso de la acción.
5. Descripción de la ventana a. Campos del Encabezado: Asunto: Corresponde al título del plan de acción. Descripción: Es un breve resumen que discrimina el Plan de Acción. b. Cuerpo del Plan de Accion: General: Seleccionar esta opción permite asociar los planes de acción de un indicador en cualquier TABLERO donde el indicador sea usado.
La finalidad de esta marcación es poder definir Planes de Acción aplicables a un Indicador independiente del tablero de indicadores donde se esté utilizando. Clasificación: En la clasificación se habilitan los campos de: Tipo de Plan, Área y Categoría, los cuales corresponden a la clasificación de los planes de acción, los cuales deben ser creados previamente por la ruta: Herramientas - Parametrizacion de Planes Ejecución: En la Ejecución se encuentran los siguientes campos: Importante: Cada indicador podrá ser semaforizado especificando el periodo, año y tipo de detalle. En el caso que se requiera semaforizar un indicador con el mismo valor para cualquier periodo, año y/o tipo de detalle, se debe seleccionar la opción No Especificado en las pestañas de Periodo y Año. El valor límite entre rojo y amarillo del indicador y el valor límite entre amarillo y verde, debe digitarse en el campo Límite Rojo/Amarillo y Límite Amarillo/Verde respectivamente. La flecha a manera de velocímetro indica que tan rojo, que tan amarillo y que tan verde se encuentra el indicador.
Importante: Tener en cuenta que los valores que aquí se definen en cada rango son valores absolutos. 1. Despues de haber definido los valores, se debe dar clic en la pestaña y automaticamente el sistema asignara los clores al indicador de acuerdo a los datos asignados en el semaforo, como se visualiza a continuacion: Importante: Los límites de los semáforos son a criterio del usuario y deben corresponder al tipo de valores del indicador; es decir si el indicador esta dado en miles de pesos, los límites se deberán establecer en miles de pesos.
Cómo se semaforiza un plan de acción? La semaforización de los planes de acción se basa en los estados del mismo, de acuerdo a la siguiente información. ESTADO DEL PLAN DE ACCION Programado Pendiente En Proceso Realizado Cancelado Sin Realizar COLOR Sin Color Color Amarillo Color Amarillo Color Verde Sin Color Color Rojo Fecha Inicio Realizado Fecha Final Realizado Reprogramado Avance Indicador Detalle Estado No 0% Rendimiento Periodo=12. Sin Realizar Año 2/1/2016 No 0% Rendimiento Periodo=8.Año En Proceso No 0% Rendimiento Periodo=12.Año Programado No 0% Rendimiento Periodo=12.Año Pendiente 3/1/2016 No 0% Rendimiento Periodo=12.Año Sin Realizar 3/1/2016 3/1/2016 No 0% Rendimiento Periodo=12.Año Realizado No 0% Rendimiento Periodo=12.Año Cancelado No 66% Rendimiento Periodo=12.Año Sin Realizar Los estados del plan de acción el sistema los asigna en forma automática de acuerdo a los siguientes criterios: Programado: Si no ha pasado la fecha Inicio Planeado. Pendiente: Si la Fecha Inicio planeado es antes de la fecha Final Planeado y no hay fecha inicio realizado. En Proceso: La Fecha Inicio es antes de la fecha Final Planeado y ya hay Fecha Inicio Realizado. Realizado: Cuando hay Fecha Final Realizado. Cancelado: Cuando se Cancela un Plan de Acción. Sin Realizar: No hay Fecha Final Realizado y ya paso la Fecha Final Planeado.