Cómo elaborar un proyecto

Cómo elaborar un proyecto (Resumido de: ANDER-EGG Ezequiel y AGUILAR IDAÑEZ María José, Cómo elaborar un proyecto. Guía pata diseñar proyectos sociales y culturales, Editorial Lumen Humanitas, Buenos Aires) La elaboración de un proyecto supone la capacidad de traducir las ideas en acción. A la vez hay que pensarlos teniendo en cuenta los objetivos a alcanzar, junto con la capacidad para integrar la información recibida y la información elaborada... Para ello hay que organizar la mente; Ander-Egg y Aguilar, nos proponen que nos formulemos diez preguntas: Qué...se quiere hacer... Por qué...se quiere hacer... Para qué...se quiere hacer... Cuánto...se quiere hacer... Dónde...se quiere hacer Cómo...se va a hacer Cuándo...se va a hacer A quiénes...va dirigido... Quiénes...lo van a hacer... Con qué se va a hacer.....recursos Materiales. se va a costear...recursos Financieros. Naturaleza del proyecto. Origen y fundamentación. Objetivos, propósitos..metas. localización física(ubicación en el espacio). cobertura espacial. actividades y tareas. métodos y técnicas. calendarización o cronograma (ubicación en el tiempo) Destinatarios o beneficiarios..recursos Humanos. DENOMINACIÓN DEL PROYECTO El primer paso consiste en identificar el proyecto, titularlo; haciendo referencia a la institución u organismo responsable de la ejecución del proyecto, y, eventualmente a si forma parte de un conjunto de proyectos. Es importante concretar las actividades a desarrollar a través del título, sin plantear el problema previamente ni la solución. NATURALEZA DEL PROYECTO Aquí se plantearán los datos importantes como ser: a-descripción del proyecto. b-fundamentación del mismo. c-marco institucional. d-finalidad del proyecto. e-objetivos. f-metas. g- Beneficios. h-productos. 1

i-localización física y cobertura espacial. a-se pretende caracterizar y desarrollar la idea central; ampliando su título, que hasta ahora nos brindó una información limitada, pero sin extenderse demasiado. b-aquí se desarrollarán las razones que justifican su realización. Explicando la prioridad del problema, así como la evaluación de la propuesta más adecuada. Se considerarán razones técnicas como políticas. c-información que detallará las características de la institución donde se elabora y donde será aprobado el proyecto para su ejecución. Si la institución es la misma para ambos casos, la tarea será fácil. De no ser así, es importante detallar más ante la institución responsable. Qué hay que tener en cuenta? Naturaleza de la organización; Mandato; Situación jurídica y administrativa; Instalaciones y servicios; Estructuras orgánica; Procedimientos administrativos; Personal; d-para el caso en que el proyecto sea pequeño, se debe tener presente, que no todos tienen que explicitar las finalidades últimas. Para formular finalidades es necesario: -justificar el proyecto y sus objetivos, -verificar su trayectoria, -especificar una única o compatibilizarlo con otros fines. e-se indican los efectos que se pretenden alcanzar con su realización. Es optar por el positivo, promover algo. En torno a los objetivos, es que se da coherencia a las actividades del proyecto, de aquí que sea necesario el objetivo principal y objetivos específicos. El primero es la intención central; los específicos complementan, aunque a veces no son necesarios. No hay que confundir al decir: promover, coordinar, realizar una investigación, que aquí se están explicitando medios, pero NO fines. f-en este sentido los objetivos deben adquirir un carácter operativo y no quedar en buenas intenciones. Indicando cuánto se quiere lograr con la realización del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un espacio delimitado. g-aquí se identificará quiénes serán los beneficiarios inmediatos y los indirectos o beneficiarios finales. Para ellos debemos identificar con precisión los destinatarios, indicando por ejemplo: -su situación general, -ocupación, -acceso a los servicios. h-constituye los resultados específicos de las actividades de lo que se ha planificado. Depende de éstas. Los productos pueden ser: -RESULTADOS MATERIALES, -SERVICIOS PRESTADOS. 2

i-consiste en determinar su ubicación geográfica. Pudiéndose utilizar mapas, por ejemplo. Por su parte la COBERTURA ESAPACIAL, indicará la zona que cubrirá el proyecto. O sea el lugar en que se realizará y la zona de influencia. LAS ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR Se debe precisar las actividades que hay que ejecutar para alcanzar los objetivos propuestos. Un cuadro como el siguiente puede ser de utilidad:. META PRODUCTO ACTIVIDADES TAREAS TECNICAS Es necesario establecer un curso que fije la dinámica del proyecto. METODOS Y TÉCNICAS A UTILIZAR Se debe también explicitar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para las diferentes actividades. La idea consistirá en lograr el óptimo en la combinación de tecnologías apropiadas y de alto rendimiento; seleccionando la alternativa que mejor se adapte a los fines del proyecto. Para el caso de proyectos de trabajo social, por ejemplo, la selección de los métodos y técnicas es el de dar preferencia a los que promuevan la participación de la gente. DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS O CALENDARIO DE ACTIVIDADES Este ítem es el de la calendarización del proyecto ; que permite juzgar si el proyecto será factible. O sea si lo que se pretende hacer, realmente se va a poder llevar a cabo coherentemente. Se debe tener en cuenta que para la elaboración definitiva del calendario del proyecto, se debe contar previamente con el calendario financiero; que asegure el suministro de insumos para cuando sean necesarios. DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS Es imprescindible para su realización de un conjunto de bienes, medios y servicios. Que se pueden clasificar como: a-recursos humanos, b-materiales, c-técnicos y d-financieros. a.-personas adecuadas y capacitadas para la realización de las tareas. b- Es decir herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física. c-estableciéndose las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar. 3

d-estimación de fondos que se pueden obtener y las fuentes con las que se puede contar. Se debe hacer hincapié en los recursos financieros, ya que de éstos dependerá que el proyecto tenga curso y no sea una mera declaración de buenos propósitos, tal y como lo señalan los autores. CALCULO DE LOS COSTOS DE EJECUCIÓN Y ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Se busca especificar cada uno de los rubros, detallando todo lo necesario como por ejemplo la cantidad de personal, expresado en términos monetarios. El presupuesto comprende: -Costo de personal, -Dietas o viáticos, -Locales (construcción, compra o alquiler), -Material y equipo, -Gastos de funcionamiento, -Imprevistos (un 5% del presupuesto total de gastos), -Beneficios (ingresos financieros, provenientes del mismo proyecto). Para algunos casos debe hacerse un estudio de costos: a-directos, b-indirectos, c-fijos, d-variables, e-de capital, f-corrientes. a-se relacionan directamente con la prestación del servicio, inciden inmediatamente para la realización del mismo. b-servicios complementarios que surgen como resultado de la ejecución del proyecto. c-no sufren variación a corto plazo. d-varían con el nivel de prestación de servicios o con la magnitud de las actividades que se realizan. e-costos de las inversiones realizadas. f- Estos pierden su valor, cuando el gasto se ha efectuado. Es muy importante elaborar el presupuesto del proyecto. Porque para saber qué cosas hacer, es preciso tener asegurado con qué hacerlo. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTION DEL PROYECTO Su diseño debe presentar la estructura de gestión para ejecución del mismo; que es la columna vertebral en torno a la cual se estructuran y secuencian las distintas actividades. Asignándoseles responsabilidades a quienes ejecutarán y llevarán a cabo las actividades. Sería positivo hacer figurar en el diseño: a-un organigrama. b-manual de procedimientos, c-funciones del personal del proyecto, d-relaciones e interacciones del personal, e-modalidades y mecanismos de coordinación, 4

f-sistemas de evaluación interna y seguimiento, g-canales de información. a-donde se ubica el proyecto dentro de la organización ejecutante y cómo ésta se inserta. b-se indica como desempeñar el trabajo u cuáles son las normas y procedimientos. c-señalar el responsable y de qué parte del trabajo. d-determinar los niveles de autoridad y jerarquía y de todas las relaciones de comunicación. e-como se coordina tanto externa, como internamente. f-evaluación en cuanto a responsabilidades y funciones. g-a quién hay que informar y qué tipo de información; así como la frecuencia. Las formas de estructurar los proyectos pueden ser: a-funcional, b-por proyecto, c-matricial. Cualquiera de las formas de estructurarlo, va a presentar tanto ventajas, como virtudes. a-cuando el proyecto está inserto dentro de un organismo ya existente. b-crear una unidad administrativa-operativa para cada proyecto. c-el proyecto es dirigido por un director, con personal que pertenece a las unidades administrativas del organismo responsable. INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO Permiten comprobar a través de la experiencia, la progresión hacia metas. Los indicadores nos van mostrando los cambios o resultados de una actividad; los alcances de una meta. Deben permitir: -Comparaciones en espacio, -Comparaciones en tiempo, -Representar valores que se puedan consensuar. Deben reunir: a-independencia, b-verificabilidad, c-validez, d-accesibilidad. a-cada meta debe tener uno o varios indicadores. b-se debe poder comprobar los cambios que se van produciendo. c-deben medir lo que realmente pretenden medir. En conjunto deben reflejar la totalidad de los efectos perseguidos. d-que los datos se puedan obtener fácilmente. FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES O PRE-REQUISITOS PARA EL LOGRO DE LOS EFECTOS E IMPACTO DEL PROYECTO. 5

Se trata de los factores externos que intervienen en el proyecto.; en los cuales la gerencia del proyecto no tiene control, Por lo cual éstos deben explicitarse en el proyecto. Es bueno poder identificar estos elementos que no forman parte del proyecto, para poder mejorar su probabilidad de éxito. 6