MANUAL PARA EL ADMINISTRADOR DEL PORTAL WEB
Contenido 1. INTRODUCCIÓN... 3 1.1 Qué es el Administrador General?... 3 1.2 Quién puede ser el Super-Usuario?... 3 1.3 Componentes del Administrador General... 4 2. ADMINISTRACIÓN... 6 2.1 Administrador de Usuarios... 7 2.1.1 Ingreso de Nuevo Usuario... 8 2.1.2 Búsqueda y Edición de datos... 10 2.2 Grupos... 12 2.3 Editores por Categorías... 15 2.4 Newsletter (Boletín)... 17 2.5 Auditoría... 19 2.6 Mover Registros... 20 2.7 Papelera de Reciclaje... 21 2.8 Subsitios... 22 3. Últimas Recomendaciones... 25 Página 2 de 25
1. INTRODUCCIÓN MICROSITIOS en su diseño del Administrador General de Usuarios implementa un sistema de organización, auditoria y regulación de los usuarios y editores del portal Web. 1.1 Qué es el Administrador General? Es un módulo donde el administrador o (súper-usuario), previamente capacitado, crea usuarios de edición, les asigna permisos, hace auditoria de las labores de edición, envía correos masivos, administra imágenes y asigna editores por categoría. Idealmente sólo debe existir un súper-usuario para el portal, sin embargo, el sistema permite la creación de varios usuarios con este perfil. El sistema impide que el súper-usuario se elimine o cambie el nivel de acceso evitando que el sistema quede sin administrador. 1.2 Quién puede ser el Super-Usuario? La empresa deberá definir cuál es el funcionario que tiene la capacidad técnica para desempeñar esta delicada labor. Una vez entregado el sistema, este funcionario puede crear otros Super-usuarios. Nota: Es diferente el Super-usuario del usuario editor. El primero cumple funciones administrativas y normalmente sólo debe existir uno; por otro lado el usuario editor realiza labores de actualización y manejo de contenidos, tiene acceso únicamente a su área asignada y pueden existir varios de ellos. Página 3 de 25
1.3 Componentes del Administrador General Ingrese su username y password por la respectiva pestaña (Login), ubicada en la parte superior de la página e ingrese Usuario y Contraseña Fig. No1 Después de estar logueado, en la parte lateral izquierda sale un menú como el siguiente Fig. No2. Al dar click en la opción Administración se muestran nuevas opciones. Fig. No2 Página 4 de 25
Fig. No3 Las opciones del administrador son las siguientes: Usuarios: Permite crear, editar usuarios y registrar la información correspondiente. Grupos: Permite crear grupos para el envío del Boletín Electrónico o relacionarlos en vínculos de acceso restringido. Editores por Categoría: Da permisos a los editores, para el acceso y edición de secciones del portal. Newsletter: Creación del Boletín Electrónico y envío del mismo. Auditoria: Muestra con detalle las acciones realizadas por los editores del portal. Mover Registros: Facilita el desplazamiento de los vínculos de una categoría a otra. Papelera de Reciclaje: Los vínculos que son eliminados del portal pueden ser encontrados y recuperados por el Administrador, si es necesario. Subsitios: Administra la información destacada del portal, por ejemplo la galería de audio, fotos y videos que aparecen en el Home. Página 5 de 25
1.4 Administrador La persona que ingresa al módulo de Administración debe estar capacitada para: Crear y modificar los usuarios y sus permisos en la página Web. Vigilar con detenimiento los contenidos que administran los Editores, seleccionados según el perfil de información que manipulen. Dar prioridades y niveles de acceso para edición a los funcionarios de la Entidad. Crear accesos a nuevos editores, seleccionar y restringir prioridades de edición a cada uno de ellos. Alimentar y renovar la información personal de cada uno de los usuarios, editores y funcionarios. Creación y envío del Boletín Electrónico. Tener los conocimientos y perfil de un Web master (Editor maestro), según la GUÍA DEL EDITOR. Página 6 de 25
2. Opciones 2.1 Usuarios La plantilla muestra tres casillas superiores (filtros de búsqueda), la primera para escribir el nombre o ID del usuario, el segundo por Nivel: Visitante, Editor o Administrador y el tercero Estado: activo o Inactivo. Un botón de Filtrar, otros para Ingresar nuevo usuario y Exportar Usuario, además, el listado alfabético de los usuarios que contiene la base de datos del portal (Fig. No3). Fig. No3 Página 7 de 25
2.1.1 Ingreso de Nuevo Usuario Inicie dando click al botón Ingresar Nuevo Usuario, una nueva tabla emergerá solicitando los datos del usuario (Fig. No4) Fig. No4 Página 8 de 25
Ingrese los datos solicitados (las casillas resaltadas son obligatorias), la casilla Estado permite desactivar un Editor o Administrador, así no tendrá que eliminarlo directamente de la base de datos, después seleccione el Nivel que el usuario manejará en el portal (Visitante, Editor o Administrador (Fig. No4) Fig. No5 Página 9 de 25
Terminado el registro de click en Insertar para validar el usuario en la base de datos del Administrador. Si falta algún campo obligatorio por información, el sistema le avisa del error, de lo contrario regresa a la lista general, lo indexará y envía un aviso de la inserción exitosa. (Fig. No6) Fig. No6 2.1.2 Búsqueda y Edición de datos Si desea editar, consultar o agregar datos a uno de los usuarios de la base de datos, se remite a las casillas de filtro. La primera permite ubicar al usuario por nombre, apellido, mail o Id categoría, el sistema despliega automáticamente una pestaña, donde por letra o palabra inicial, filtra al usuario haciendo más fácil la recuperación del mismo. La segunda casilla permite filtrar el nivel o perfil del usuario que está en la base de datos (Visitante, Editor, Administrador) y la tercera indica el Estado, si está activo o inactivo. Teniendo la información requerida de click a Filtrar y el sistema trae el usuario requerido. Página 10 de 25
Filtrada la búsqueda, cada usuario presenta cuatro opciones de administración: Envío de correo al usuario, ajustado al Outlook del usuario y su PC Ver Auditoria del usuario Editar o agregar los datos del usuario Borrar o eliminar al usuario de la base de datos Página 11 de 25
2.2 Grupos Esta opción le permite crear listas para facilitar el envió del Boletín u otra información de carácter grupal. La plantilla muestra una casilla de búsqueda, el botón de crear nuevo grupo y la lista de grupos que han sido creadas por el administrador (Fig. No7) Fig. No7 Click al botón Ingresar Nuevo Grupo, una nueva tabla con un campo resaltado aparece. En el campo digite el nombre del grupo que va a crear (Fig. No8) Página 12 de 25
Fig. No8 La segunda casilla permite que el grupo sea visible en el vínculo de REGISTRO del portal, así los usuarios pueden registrarse, solicitar información y/o inscribirse al boletín. Dar click a insertar y el sistema regresa a la lista de grupos, validando la acción de creación. El botón edición permite la asociación de usuarios al grupo, usando dos perfiles, uno a uno o el Batch (selección múltiple Fig. No9) que aparecen al final de la lista al hacerle click al mismo. Fig. No9 Página 13 de 25
La casilla usuario permite la búsqueda de usuarios escribiendo el nombre y lo adhiere al grupo dando click en Insertar. Pero si la asociación de usuario al grupo diferencia en cantidad, se hará click en Insertar en Batch; de esta manera sale el listado de todos los usuarios y escogerlos señalando la casilla del costado derecho (Fig. No10). Fig. No10 Seleccionados los usuarios, se agregan al grupo con un click al botón Adjuntar Usuarios al Grupo. No importa la cantidad de grupos, los usuarios pueden pertenecer a uno o más, sin alterar el perfil o la información del mismo. Página 14 de 25
2.3 Editores por Categorías Este módulo otorga los permisos de los usuarios, desde ingresar a páginas restringidas hasta la edición a páginas especiales del portal. Esta plantilla tiene el mismo principio de filtración que la de Administrador de Usuarios, con la diferencia que el listado permite ver las categorías asignadas a los editores o las categorías que los editores han creado (Fig. No11) Fig. No11 Click a Ingresar Nuevo Editor por Categoría, se abre a una nueva plantilla con tres casillas de inserción. La casilla Usuario asocia al nuevo editor, puede digitar el nombre, apellido o mail a la casilla (Fig. No12) y se despliegan los usuarios que coincidan con el texto que se escribe. Al elegir el nuevo editor en la casilla se registra automáticamente un número que identifica al usuario dentro de la base de datos. Fig. No 12 Página 15 de 25
La casilla categoría también despliega las opciones a las que el editor tendrá acceso. Al igual que el usuario asocia el Id categoría del vínculo (Fig. No13). Fig. No13 Los permisos otorgan perfiles de seguridad en la edición de los contenidos, se asignara según la importancia del vínculo y la experiencia que el editor desempeñe en el portal. Fig. No14 Ver, Duplicar, Crear: Le permite al Editor crear nuevos vínculos de la principal categoría que se le otorgue, no le permite editar información, desactivarla o eliminarla. No puede Borrar: Se prohíbe al Editor borrar algún vínculo. Página 16 de 25
Todos los permisos: Aplica a los editores expertos o avanzados en el campo de Administración de la información del portal. Terminado el proceso, de click a Insertar, la plantilla regresa al listado dando el éxito de la inserción. Este módulo admite que varios usuarios estén asociados al mismo vínculo y puedan editarlo. 2.4 Newsletter (Boletín) Esta plantilla permite crear el Boletín Electrónico, personalizarlo y enviarlo vía mail a los usuarios que pertenecen al grupo del mismo nombre o manejar información para otros perfiles. Las casillas que presenta el módulo son obligatorias. La casilla Asunto referencia al título del Boletín, sea el número de publicación, edición u otra variable que identifique el inicio del tabloide. En el Mensaje de Saludo se escribe una bienvenida, introducción o información anexa al boletín, esta opción puede personalizarse a través de los cinco botones de la casilla gris. De esta manera al correo del usuario llega el mensaje de saludo con Nombre, Apellido, Nombre-Apellido, Mail, o Usuario, este caso depende de la edición del saludo. Para armar el cuerpo del boletín es necesario ubicar en la casilla Categorías los números Id categorías de los vínculos del portal que van hacer anexados, estos son escogidos a criterio del administrador o por los encargados de la información, separados por comas. Al finalizar la plantilla se encuentra la lista de Grupos creados. Seleccione el o los grupos a quienes se les va a enviar el Boletín (Fig. No14) Antes de enviar el Boletín el Administrador puede previsualizarlo dando click en Vista Previa, esto permite verificar como llegará al correo de los usuarios, el campo de saludo y las categorías adjuntas; al terminar la verificación de click a Regresar para el modo de edición del Boletín. Página 17 de 25
Finalizados estos pasos de click a Enviar, el sistema emite un mensaje exitoso en el envío del Boletín. Recuerde: Como su nombre lo indica el Boletín es una información de primera mano, básica y precisa, NO exceda limites en los números de las categorías, aunque el sistema permite el anexo de infinitas categorías, a los usuarios les puede parecer demasiada información. Fig. No 15 Página 18 de 25
2.5 Auditoría Permite conocer las actividades y movimientos de cada editor, buscar eventos específicos de edición utilizando los filtros de consulta: Categoría, Usuarios, Acción y Fecha (Desde, Hasta). El módulo presenta las casillas de filtrado y la lista de los últimos eventos que los editores o usuarios han hecho en el portal. La búsqueda se ajusta al criterio del administrador. (Fig. No16). Fig. No16 El filtro puede hacerse por Usuario, Categoría, Acción, y fecha dar click en Buscar y de esta manera realizar seguimiento de las actividades de cada editor. Si el listado es muy extenso, el sistema pagina el filtrado de búsqueda. Página 19 de 25
2.6 Mover Registros En la creación de vínculos con perfiles de noticia o información pueden haber errores en la ubicación de las Categorías, por esta razón, el módulo permite desplazar estos vínculos con todas sus Subcategorías anexas a otra Categoría sin alterar la información o los números de Id. El modelo presenta dos casillas, Categoría en la cual ingresamos el Id categoría del vinculo que va a ser desplazado o movido y Mover a el cual es el Id categoría destino. (Fig. No18). Fig. No17 Click en Mover para realizar la acción de desplazamiento del registro. Página 20 de 25
2.7 Papelera de Reciclaje La plantilla presenta una casilla de búsqueda para la recuperación de la información; además del listado de categorías eliminadas (Fig. No19). Fig. No18 El módulo captura los vínculos que son eliminados del portal Web, si alguno de estos es eliminado por error, el Administrador puede recuperar la información al sitio donde la categoría fue borrada, dando click en Restaurar. Después de este proceso puede verificar desde el portal Web la asociación nuevamente a la raíz de origen. Página 21 de 25
2.8 Subsitios Si el o los vínculos que están en el listado no son necesarios, pueden ser eliminados con dar click a. El módulo permite administrar la información principal de la Entidad, la cual se ve reflejada en el Home principal. La plantilla muestra en el nivel superior las casillas Categoría para ingresar el Id de la categoría y Buscar para filtrar información. Se muestra enseguida el listado de los subsitios que están creados dentro del portal Web. Fig. No19 Página 22 de 25
El Administrador puede editar la Multimedia para que los audios, videos y fotografías aparezcan en el Home y sean visibles para los visitantes. Se pueden agregar más campos si es necesario para la entidad que administre el portal Web; sin embargo, este proceso lo realiza un funcionario capacitado de Micrositios. Edite la información del portal Web o alguno de los Subsitios dando click a despliega un formulario con campos habilitados (Fig. No20)., se Fig. No20 Página 23 de 25
En el caso de Multimedia simplemente debe colocar los Id categoría de los archivos, ya sean audios, videos o fotos y separarlos por comas, dar click en Modificar para salvar los cambios hechos en las casillas respectivas. Fig. No21 En los espacios señalados se escriben los números de las categorías que quiere que se muestren en la página principal, separados por comas y sin espacio. Página 24 de 25
3. Últimas Recomendaciones Como Administrador de usuarios-editores debe tener conciencia del manejo de este módulo. Para otorgar permisos, enviar correos, no olvide primero el registro del usuario con los datos requeridos. El Administrador no sólo otorga permisos, sino que velará por el buen funcionamiento del portal Web y cada una de las personas encargadas de la edición (información, imágenes, etc.) Página 25 de 25